MUHASEBE VE PERSONEL 15/11/2014 GENEL SEKRETERLER HİZMET İÇİ EĞİTİM SEMİNERİ.

... konulu sunumlar: "MUHASEBE VE PERSONEL 15/11/2014 GENEL SEKRETERLER HİZMET İÇİ EĞİTİM SEMİNERİ."— Sunum transkripti:

1 MUHASEBE VE PERSONEL 15/11/2014 GENEL SEKRETERLER HİZMET İÇİ EĞİTİM SEMİNERİ

2 1.Sorumluluklar 2.Muhasebe Biriminin Görevleri 3.Giderlerin yapılmasında dikkat edilmesi gerekenler 4.Harcamalar 5.Muhasebede kullanılacak fiş ve makbuzlar 6.Kullanılacak defterler 7.Muhasebe defterlerine kayıt kuralları 8.Vekalet ve Tedvir 9.6552 sayılı torba yasa 10.Katılım payı ve Eğitim Bütçesi 11.Banka İşlemleri 12.Personel Konuları

3 SORUMLULUKLAR   Raporlama amaçlarına uygun ve etkin bir muhasebe sisteminin oluşturulmasını sağlamak üzere esnaf ve sanatkâr kuruluşu ve muhasebe birimlerinin yöneticileri aşağıdaki maddeleri uygulamakla yükümlüdürler.   İşlemlerin sistemli olarak ve zamanında muhasebeleştirilmesi, yeterli güvenlikte ve banka hesap raporlarının karşılaştırılmasını sağlayan etkin bir defter sisteminin oluşturulması,   Bütün gider ve gelir işlemlerinin hesaplara aynı metot ile kaydedilmesi,   Net olarak tanımlanmış kavramlar ve belgelere dayalı bir muhasebeleştirme sürecinin kurulması,   Malî raporlar ve tabloların düzenli olarak hazırlanması,

4   Bütçe ödeneklerinin her aşamada kaydını ve kullanımını izleyecek bir sistemin oluşturulması,   Malî raporların dipnotlarında muhasebe politikalarının belirtilmesi ve bilgilerin doğru yorumlanmasını sağlayacak yeterli detayda açıklamaların yer alması,   Borçlar ve malî yükümlülükler ile ileride yükümlülük doğurabilecek taahhüt ve garantilerin kaydı, izlenmesi ve genel kurullara açıklanması konularında gerekli tedbirlerin alınması. (Muh. Yönet. Mad.62)

5 MUHASEBE BİRİMİ GÖREVLERİ   Kanun, tüzük ve bu Yönetmelikte belirtilen defterleri tutup, aylık mizan cetvellerini, bütçe, bilanço ve kati hesap rapor ve cetvellerini hazırlamak,   Lüzum hissedilen fasıl ve maddeler arasında aktarma tekliflerini yönetim kuruluna sunmak,   Bilimum giderlerin tahmini bütçe esasları çerçevesinde mevzuata uygun olarak yapılmasını ve bütçenin uygulanmasını sağlamak,   Usulüne uygun olarak gelirlerin tahakkuk ve tahsili ile giderlerin hak sahiplerine tediyesini yapmak, defterlere işlenmesini sağlamak,   Esnaf ve sanatkâr meslek kuruluşlarının alacak ve borçlarının zamanında tahsil edilmesi ya da tediyesini sağlamak,

6   Vezne işlemlerinin usulüne uygun şekilde yürütülmesinin denetimini sağlamak,   Tahsil ve tediye fişlerinin günlük kesilerek, bu fişlerin muntazam bir şekilde kasa defterine işlenmesini sağlamak, Tanzim edilen ilgili evrak kayıtlarının en geç on gün içinde ilgili deftere intikalini sağlamak,   Aylık, üçer aylık dönemler hâlinde geçici mizan cetvelleri, yılsonunda da 31 Aralık itibarıyla kesin hesap cetvellerini hazırlamak,   Kasa hesabı ile ilgili günlük nakit akımı da dikkate alınarak, kasada yönetim kurulu kararı gereği olması gereken tutardan fazla para bulundurulmamasını ve paranın ilgili banka hesaplarına yatırılmasını temin etmek,  Bankalar, vergi daireleri ve Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) ile ilgili işlemlerin sürdürülmesi ve takibini sağlamak,  Yönetim kurulu kararı gereği personele kullandırılacak geçici avansların, muhasebe resmî kayıtlarda izlenilmesini sağlamak ve bunun kontrolünü yapmak,  Çalışılmış olan banka şubeleriyle aylık ekstralar alınmak suretiyle hesap mutabakatını her ay sonu düzenli olarak sağlamak,

7   İhtiyaca göre alınan demirbaş malzemelerin demirbaş defterine gününde ve düzenli bir şekilde işlenmesini ve mevcut demirbaşların, demirbaş defterindeki sıra numarasına göre numaralandırılarak, ekonomik ömrünü yitiren ve kullanılmayacak olan demirbaşların yönetim kurulu kararı gereği kayıtlardan çıkarılmasını ve ayrıca demirbaş ve ambar kayıtlarının defterlere uygunluğunu sağlamak,   Tahmini bütçe yapmak, başkanlık, denetim kurulu ücretleri ile yönetim kurulu oturumları, başkanlık, denetim, yönetim kurulu harcırahları ve benzeri seçimle gelen yöneticilerin ödeneklerinin tahmini bütçede net olarak tespitini yapmak, yapılan tahmini bütçede, dönem içinde fasıllar arasında aşma olursa, yönetim kurulu kararı gereği gerekli aktarmaları yapmak, genel kurulda onaylanan tahmini bütçe rakamları ile kesinleşen rakamlar arasında büyük farklılıklar doğarsa, yönetim kurulunca izahı yapılmak üzere genel kurula bilgi sunulmasını sağlamak,

8   Hizmet karşılığında ödenen fazla çalışma, ücret, ikramiye, huzur hakkı adı altında yapılan tüm ödemelerin SGK, gelir vergisi ve benzeri kesintilerinin tahakkukları yapılarak kuruluşlara gününde ödenmesini sağlamak   Ücret adı altında yapılan hiçbir ödemenin tahakkuku yapılmadan gider makbuzu ile ödememek, ücret ödemelerinde, ödenecek ücret durumunu gösteren hesap pusulası verilmesini sağlamak,   Kıymetli evrak defteri ihdas edip, tüm kıymetli evrakların bu deftere işlenmesi ve kontrolünü sağlamak,   Sanayi ve Ticaret Bakanlığı Teftiş Kurulu Tüzüğü ve ilgili yönetmelik hükümleri gereği teftiş defteri tutup, yapılan teftişlere ait müfettişlerce verilen raporların ve tebliğlerin teftiş dosyasında muhafaza edilmesini ve teftiş defterine kaydedilmesini sağlamak,

9   Hesap işlerinin en az üç aylık dönemler itibarıyla denetim kurulu tarafından incelenmesini müteakip buna ilişkin raporların dosyada muhafaza edilmesini sağlamak,   Bankalar tarafından yılsonu vadesiz hesaplara tahakkuk eden faizlerin dekontlarının alınmasını sağlayıp, bu gelirlere bankalarca vergi tahakkuk ettirmemek,   Eğitim bütçesini oluşturup, ayrı hesaplarda izlenilmesini sağlamak,   4857 sayılı İş Kanununa tabi olarak işe alınan personelin işe başlamadan önce, işçi ise işe giriş bildirgesi, emekli ise sosyal güvenlik destek bildirgelerinin tanzim edilerek bağlı oldukları kuruluşlara bildirilmesini sağlamak   Aylık prim ve hizmet belgelerinin bağlı olunan Sosyal Sigortalar Kurumu, bölge çalışma müdürlüğüne zamanında verilmesini sağlamak ve işyerinde bulundurmak,

10   Giderlerin kanun, ana sözleşme, kararname, yönetmelik, genelge ile yönetim ve yürütme kurullarının kararlarına uygun ve tahakkuk için gerekli belgelerin tam olmasını sağlamak,   Muhasebe işlemleri hakkında başkanlık ve genel sekreterlikçe istenen her türlü bilginin verilmesini sağlamak,   Gelirlere, giderlere ve muhasebeye ilişkin her türlü belge, defter ve makbuzların yasal süre sonuna kadar saklanmasını sağlamak,   Muhasebe ile ilgili diğer iş ve işlemlerin yerine getirilmesini sağlamak. ( ( Muh.Yön. Mad.65)

11 GİDERLERİN YAPILMASINDA DİKKAT EDİLMESİ GEREKENLER a) Bütçede yeteri kadar ödenek bulunması, b) Giderin bütçedeki faslına uygun olması, c) Giderin kanun, ana sözleşme, kararname, yönetmelik, tebliğ, genelge ve kararlara (mevzuata) uygun olması, d) Belgelerde ve işlemlerde maddi hata bulunmaması, e) Tahakkuk için gerekli belgelerin tamam olması, f) Hak sahibinin kimliği,

12 HARCAMALAR Esnaf ve sanatkâr meslek kuruluşlarının harcama yetkilisi başkan veya başkan vekillerinden birisi ile genel sekreterdir. Yönetim kurulu bu yetkinin bir bölümünü, niteliğini ve sınırlarını belirterek genel sekretere devredebilir. Acil ve normal zamanlarda en çok ne miktara kadar harcama yapılabileceği ve kasada ne kadar para bulundurabileceğini yönetim kurulu tespit eder. Ancak, her hâlükârda ilgili esnaf ve sanatkâr meslek kuruluşunun kasasında bulundurulacak para miktarı, içinde bulunulan dönem tahmini bütçesinin %5’ini geçemez. (Muh. Yön. Mad.77)

13 MUHASEBEDE KULLANILACAK FİŞ VE MAKBUZLAR A) TAHSİL FİŞİ: Kasaya giren bilumum paraların niçin alındığını ve hangi hesaba kayıt edileceğini göstermek maksadıyla tanzimi mecburi olan fiştir. Tahsil fişinin altına fatura, gelir makbuzu ve belge eklenmesi yasa gereğidir. B) TEDİYE FİŞİ: Kasadan çıkan bilumum paraların ne için verildiğini, hangi hesaba kayıt edileceğini göstermek maksadıyla tanzimi mecburi olan fiştir. Bu fişler harcamanın yapılmasını gerektiren evrakın alınmasından sonra düzenlenir. Tediye fişinin altına da ödemenin nedenini gösteren fatura, makbuz ve belge eklenmesi gerekir.

14 C) MAHSUP FİŞİ: Kasa ile ilgisi olmayan işlemlerin muhasebeleştirilmesi için sol tarafı borç, sağ tarafı alacak kaydına mahsus fiştir. Günlük işlemlere ait kasa, tediye ve mahsup fişleri muhasebe birimince toplanarak ayrı ayrı sıra numarası verilir. D) GİDER MAKBUZU: Fatura ve belge ibraz edemeyen 3 üncü şahıslara verilen para karşılığında imzalattırılan bir belgedir. Yetkili imzaları taşıması mecburidir. Gider Makbuzunda vergi tahakkuku yapılır. (Örnek; Temizlik gideri, Hammaliye) (Muh. Yön. Mad.87) (Muh. Yön. Mad.87)

15 KULLANILACAK DEFTERLER Esnaf ve sanatkarlar meslek kuruluşlarında kullanılan ve başta bilanço ve işletme hesaplarının esaslarını oluşturan defterler olmak üzere tasdiki zorunlu defterler ; a-Gelir Gider defteri b-Yevmiye Defteri (Gelir Gider defteri tutmayanlar) c-Büyük Defter (Gelir Gider defteri tutmayanlar) d-Kasa Defteri e-Demirbaş Eşya Defteri f-Kıymetli Evrak Defteri

16 MUHASEBE DEFTERLERINE KAYıT KURALLARı Defterler ve kayıtlar Türkçe tutulurlar. Defterler mürekkeple yazılır. İstampa ve sair damga aletleri kullanılması, Maliye Bakanlığı’nın müsaadesi alınarak hareketli yapraklı Kanunu Defter kullanılıyorsa bunların makinede yazılması, kopya kağıdı kullanılması mümkündür. Toplamlar geçici olarak kurşun kalemle alınabilir. Defterlerde usulen yazılmaya ayrılmış satırlar çizilmeksizin boş bırakılamaz ve atlanamaz. Satır aralarına yazılamaz. Defterlerin sayfaları ciltten koparılamaz, yırtılamaz. Hareketli yapraklı defter kullanılıyorsa bunların sırası bozulamaz, yırtılamaz. Defterlere geçirilen bir kaydı çizmek, silmek veya kazımak suretiyle okunamaz hale getirmek yasaktır. Yevmiye defterlerinde yapılan yanlışlar ancak muhasebe kurallarına göre düzeltilebilir. Yevmiye defteri dışında kalan defterlerdeki yanlışlar, yanlış yazılan rakam veya yazının okunacak şekilde çizilmesi üst ve yan tarafından yada ilgili bulunduğu hesaba doğrusunun yazılması yoluyla düzeltilebilir. Günlük Kasa defterlerine işlemler günü gününe kaydedilir.

17 VEKALET VE TEDVİR VEKALET Oda, birlik veya federasyonu imzası ile taahhüt altına sokan veya bir idari tasarrufun yetki ve sorumluluğunu taşıyan, mali, nakdi ve ayni sorumluluğu olan görevlerde bulunan personelin; kanuni izin, geçici görev, disiplin cezası uygulaması veya görevden uzaklaştırma nedenleriyle, görevlerinden geçici olarak ayrılmaları halinde ya da boş olan bir kadroya kurum içinden bir personel, asli görevi ile ilişiği kesilmeksizin iki ayı aşmayan süreyle sınırlı olmak üzere genel sekreterin önerisi ve yönetim kurulu kararı ile vekalet görevi verilebilir. 1) Vekalet görevi verileceklerin asilde aranan niteliklere sahip olmaları gerekir. Dışardan geçici dahi olsa personel çalıştırıldığı takdirde SGK girişleri yapılmalıdır. 2) Personel birden fazla göreve vekalet edemez. Vekalet süresi genel sekreter ve/veya yönetim kurulu tarafından belirlenir.

18 TEDVİR Oda, birlik veya federasyonu imzası ile taahhüt altına sokan veya bir idari tasarrufun yetki ve sorumluluğunu taşıyan, mali, nakdi ve ayni sorumluluğu bulunan görevlere personel, asli görevi ile ilişiği kesilmeksizin tedviren görevlendirilebilir. Tedvir ile görevlendirilen personel tedvir ettiği görevi nedeniyle imza atabilir. Genel sekreter, genel sekreter yardımcısı, hukuk müşaviri ile birim müdürlerinin izin, istirahat ve geçici görevli olmaları halinde; birimlerinde kendilerinden sonra gelen görev unvanlarında çalışan personelden biri otuz güne kadar tedviren görevlendirilebilir. Biriminde bu nitelikleri haiz personel yoksa tedviren görevlendirme, nitelikleri asilde aranan şartlara uygun olan personel arasından yapılır. Tedviren görevlendirmelerde asli görev ücreti dışında ek ücret ödenmez. (Personel. Yön. Mad.38) (Personel. Yön. Mad.38)

19 6552 SAYILI BORÇLARIN YAPILANDIRILMASINA DAİR KANUNU   Odalara Nisan / 2014 tarihine kadar borcu olan üyelerin borçlarını esbis üzerinden üye detay sayfasından aidat tahsilata girildiğinde torba kanun taksitlendir butonuna tıklayarak borcu taksitlendirebilirsiniz.   Çıkan tabloda borcu yapılandır dediğinizde taksitlendirme işlemi sona ermiş olacaktır. Torba kanun peşin ödeme butonundan yapıldığında borç anapara nın altında kalmaktadır. Buna tedbir olarak sadece asıl parayı tahsil ediniz.   SGK ve Vergi Dairelerine borcu bulunan odalarımız ‘ında 01/12/2014 tarihine kadar bu kanundan yaralanmalıdırlar.

20 6552 KANUN TAKSITLENDIRME

21 KATILIM PAYI VE EĞİTİM BÜTÇESİ 5362 sayıılı kanunun 11. maddesi R bendine göre ; Her yılın Bilanço ve gelir ve gider hesap cetvelini takip eden yılın (01.01.2014-31.12.2014) arası hesap raporu, 28.02.2015 tarihine kadar, bağlı bulunduğu birliğe ve federasyona göndermek zorundadır. 5362 Sayılı yasanın 61.md. D bendine göre ; Odaların Üst kuruluşlara ödeyecekleri Katılma payı hesaplamasında; bu Kanuna göre üst kuruluşlardan satın alınan evrak gideri, toplam gelirden mahsup edilir. Çıkan sonuç matrah olarak değerlendirilir, bunun %3 ü katılım payı olarak Birliğe nisan ve ekim aylarında iki eşit taksitte ödenir. yine matrahın %5 i eğitim bütçesi olarak ayrılır. Odalar ayırdıkları bu payın beşte birini birliğe, beşte birini varsa federasyona, beşte birini Konfederasyon bünyesindeki Meslek Eğitimi Fonuna, hesap yılını takip eden mart ayı sonuna kadar öderler. Geri kalan miktarı da kendileri meslekî eğitim için kullanırlar. Odaların Üst kuruluşlara ödeyecekleri Katılma payı hesaplamasında; bu Kanuna göre üst kuruluşlardan satın alınan evrak gideri, toplam gelirden mahsup edilir. Çıkan sonuç matrah olarak değerlendirilir, bunun %3 ü katılım payı olarak Birliğe nisan ve ekim aylarında iki eşit taksitte ödenir. yine matrahın %5 i eğitim bütçesi olarak ayrılır. Odalar ayırdıkları bu payın beşte birini birliğe, beşte birini varsa federasyona, beşte birini Konfederasyon bünyesindeki Meslek Eğitimi Fonuna, hesap yılını takip eden mart ayı sonuna kadar öderler. Geri kalan miktarı da kendileri meslekî eğitim için kullanırlar.

22 HESAP RAPORU HAZIRLANMASINDA ÖNEMLİ NOT   2014 Yıllı haziran ayından itibaren Sicil işlemlerindeki tahsilatların Banka kanalıyla yapıldığından dolayı 03.06.2014 tarihinden sonra kayıtlardan Birliğe, federasyona ve Konfederasyon ödenmesi gereken katılım payı tutarları direk olarak aktarılmaktadır.   Buna istinaden 2014 yılı kayıt gelirlerinizi hesap raporlarınızda 01.01.2014-03.06.2014 e kadar olan kayıt geliri ve 03.06.2014- 31.12.2014 tarih arası kayıt gelirini iki ayrı grup olarak yazmanız gerekmektedir.

23 BANKA İŞLEMLERİ  Bankaya yatan kayıt ücretlerinin her birine yatan tutar kadar gelir makbuzu kesilmelidir.  Gelir-Gider Defter kaydı tutan odalarımız kestiği gelir makbuzunu gelir gider defteri GELİR kısmına kayıt ücreti olarak girecek ve aynı zamanda GİDER kısmına da aynı işlemi yaparak banka bölümüne işleyecektir.  TESK muhasebe programını kullananlar ise mahsup fişini işleyerek 102 (bankalar) hesabı tutar kadar borçlandıracak, karşılığında ise 600 01 (Kayıt gelir) hesabını tutar kadar alacaklandıracaktır.

24 BANKAYA YATTıĞıNDA GELIR TARAFıNDA YAPıLMASı GEREKEN

25 BANKAYA YATTıĞıNDA GIDER TARAFıNDA YAPıLMASı GEREKEN

26 TESK MUHASEBEDE BANKAYA YATAN KAYıT IÇIN

27 ARŞİVLİK MALZEMENİN SAKLAMA SÜRELERİ NE KADARDIR?   Arşivlenen malzemeden yazışma evrakı 5 yıl, muhasebe evrakı 10 yıl süreyle saklanır.   Bazı dokümanlar sürekli saklanır.( karar defteri, sicil kayıtları, üye kayıt defterleri, personel dosyaları, muhasebeye ait saklanması gereken defterler gibi).

28 ÖZLÜK DOSYALARI Personel için bir özlük dosyası açılır. Bu dosyada(Per.Ynt. 7. maddede belirtilen belgeler) Personel için bir özlük dosyası açılır. Bu dosyada(Per.Ynt. 7. maddede belirtilen belgeler) 1.İş başvuru dilekçesi, 2.Nüfus cüzdanının onaylı örneği, 3.Cumhuriyet Savcılığından alınacak adli sicil kaydı, 4.Öğrenim belgesinin aslı ya da onaylı örneği 5.Tam teşekküllü hastaneden alınacak sağlık kurulu raporu 6.Askerlik durumunu gösterir belge, 7.Altı adet vesikalık fotoğraf Belirtilen belgelerle, atama, yükselme, yer değiştirme, izin ve benzeri özlük işlemlerine ilişkin her türlü onay ve yazışmalarda bu dosyada bulunur. (Personel Yön. Mad.73) (Personel Yön. Mad.73)

29 5362 Sayılı kanun MADDE 59 Esnaf ve sanatkârlar meslek kuruluşlarının yetkili organlarının üyeleri ve genel sekreterleri ile personeli, görevlerini yerine getirirken görevleriyle ilgili suç teşkil eden fiil ve hareketlerinden ve özellikle bu kuruluşların paraları ile para hükmündeki evrak, senet ve diğer malları aleyhine, bilanço, kesin hesap, rapor, diğer her çeşit evrak ve defterleri üzerinde suç işledikleri takdirde, bu suçlardan dolayı, adli olarak kamu görevlileri gibi ceza görürler. SORUMLULUKLAR

30 Türk Ceza Kanunu MADDE 257 (1) Kanunda ayrıca suç olarak tanımlanan hâller dışında, görevinin gereklerine aykırı hareket etmek suretiyle, kişilerin mağduriyetine veya kamunun zararına neden olan ya da kişilere haksız bir kazanç sağlayan kamu görevlisi, bir yıldan üç yıla kadar hapis cezası ile cezalandırılır. (2) Kanunda ayrıca suç olarak tanımlanan hâller dışında, görevinin gereklerini yapmakta ihmal veya gecikme göstererek, kişilerin mağduriyetine veya kamunun zararına neden olan ya da kişilere haksız bir kazanç sağlayan kamu görevlisi, altı aydan iki yıla kadar hapis cezası ile cezalandırılır. (3) İrtikâp suçunu oluşturmadığı takdirde, görevinin gereklerine uygun davranması için veya bu nedenle kişilerden kendisine veya bir başkasına çıkar sağlayan kamu görevlisi, birinci fıkra hükmüne göre cezalandırılır.

31 TEŞEKKÜR EDERIZ.