İÇ TETKİK EĞİTİMİ İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ

İÇ TETKİK EĞİTİMİ İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ
İTFAİYE DAİRE BAŞKANLIĞI İÇ TETKİK EĞİTİMİ İtfaiye Destek Hizmetleri Müdürlüğü Araştırma Planlama Koordinasyon Amirliği © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

EĞİTİMDE HEDEFLENENLER © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı
Kalite kavramları ve kalitenin gelişiminin açıklanması, Kalite Prensiplerinin anlaşılmasının sağlanması, TS EN ISO 9001:2008 “Kalite Yönetim Sistemi standard maddelerinin tetkikçi gözüyle değerlendirilmesini sağlamak Kalite Yönetim Sisteminin etkin olarak uygulanmasına yönelik iç tetkik faaliyetinin temel unsurlarının kavranması Tetkik faaliyetinin planlamadan raporlama aşamasına kadar tüm basamaklarının anlaşılması. İyi bir tetkik görevlisi özelliklerinin anlaşılmasını sağlamak. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

© 2011 itfaiye Daire Başkanlığı
KALİTE Yapısal karakteristikler kümesinin şartları yerine getirme derecesi (TS EN ISO 9000:2007) Kullanıma uygunluktur. (Juran) Şartlara uygunluktur. (Crosby) İhtiyaçların karşılanabilme oranıdır. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

ISO 9000 SERİSİ STANDARDLARIN AMAÇLARI © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı
Kalite yönetim sisteminin geliştirilmesi, uygulanması ve etkinliğinin iyileştirilmesi, Müşteri şartlarının karşılanması yoluyla müşteri memnuniyetinin arttırılması, için proses yaklaşımının benimsenmesidir. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

ISO 9001: 2008 STANDARDININ AMACI NEDİR ?
Kalite Yönetimi için genel bir çerçeve sağlar (yönetim sistemi ve yapısı) Kuruluşlar arasında güven ortamı yaratır. Proseslerin yönetilmesiyle ürün/hizmet kalitesinin sağlanması, devam ettirilmesi, ve iyileştirilmesine olanak verir, Müşteriye ürün ve hizmetlerin tutarlılığının güveninin verilmesini sağlar. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TS EN ISO 9000 NE DEĞİLDİR ? Kaliteyle ilgili tüm problemleri çözmez. Neyin yapılacağını söyler, nasıl yapılacağını değil. Etkin bir Kalite Yönetim Sistemi için minimum şartları belirtir. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TS EN ISO 9001 : 2008 SERİSİ STANDARDLAR
TS-EN ISO 9000: 2007 : Kalite Yönetim Sistemleri – Temel Kavramlar, Terimler ve Tarifler TS-EN ISO 9001: 2008 : Kalite Yönetim Sistemleri – Şartlar TS-EN ISO 9004: 2001 : Kalite Yönetim Sistemleri – Performans İyileştirilmeleri İçin Kılavuz (Yeni versiyon hazırlanmaktadır) ISO :2002 Çevre ve Kalite Yönetim Sistemleri Tetkik Kılavuzu. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

STANDARDLARIN YAPISI - 1 © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı
TS-EN ISO 9000:2007 Temel Kavramlar, Terimler ve Tarifler Kalite Yönetim Sistemlerinin temelleri ve elemanları Proses yaklaşımının altını çizer ve jenerik modelin tanıtılması © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TS-EN ISO 9004:2001 TS-EN ISO 9001 in yapılanmasına paralellik gösterir ve TS-EN ISO 9001 in standard maddelerinin tamamını içerir. Özdeğerlendirme için kılavuz sağlar. İyileştirme için bir metod sağlar. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

MADDE İÇ TETKİK Kuruluş, kalite yönetim sisteminin; a) Plânlanmış düzenlemelere (bkz. Madde 7.1), bu standardın şartlarına ve kuruluş tarafından oluşturulan kalite yönetim sistemi şartlarına uyup uymadığını, b) Etkin olarak uygulanıp uygulanmadığı ve sürekliliğinin sağlanıp sağlanmadığını belirlemek için plânlanmış aralıklarla iç tetkikler gerçekleştirilmelidir. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

MADDE İÇ TETKİK Bir tetkik programı, tetkik edilecek alanların ve proseslerin durum ve önemleri ve bunun yanı sıra geçmiş tetkiklerin sonuçları göz önünde bulundurularak planlanmalıdır. Tetkik kriterleri, kapsamı, sıklığı ve metotları tanımlanmalıdır. Tetkikçilerin seçimi ve tetkikin gerçekleştirilmesi, tetkik prosesinin objektifliğini ve tarafsızlığını güvence altına almalıdır. Tetkikçiler kendi işlerini tetkik etmemelidir. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

MADDE İÇ TETKİK Tetkiklerin plânlanması, gerçekleştirilmesi, kayıtların oluşturulması ve sonuçların rapor edilmesi için sorumluluk ve şartları tanımlamak amacıyla dokümante edilmiş bir prosedür oluşturulmalıdır. Tetkiklerin ve tetkik sonuçlarının kayıtları muhafaza edilmelidir (bkz. Madde 4.2.4). © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

MADDE İÇ TETKİK Tetkik edilen alandan sorumlu yönetim, tespit edilmiş uygunsuzlukların ve bunların nedenlerinin ortadan kaldırılması için gereksiz bir gecikme olmaksızın gereken düzeltmelerin ve düzeltici faaliyetlerin gerçekleştirilmesini güvence altına almalıdır. Takip faaliyetleri, gerçekleştirilen faaliyetlerin doğrulanması ve doğrulama sonuçlarının raporlanmasını kapsamalıdır (bkz. Madde 8.5.2). Not – Kılavuzluk için ISO standardına bakılmalıdır. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİK 9000 : 2007’ E GÖRE Tetkik kriterlerinin (Madde 3.9.3) yerine getirilme derecesini belirlemek amacıyla tetkik delilini (Madde 3.9.4) elde etmek ve objektif olarak değerlendirmek için yapılan sistematik, bağımsız ve dokümante edilmiş proses (Madde 3.4.1). © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİK TS EN ISO : 2004’ E GÖRE Tetkik delilini elde etmek ve hangi tetkik kriterlerinin karşılandığına karar vermek amacı ile delilleri objektif olarak değerlendirmek için sistematik, tarafsız ve dokümante edilmiş bir prosestir. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİK GENEL TANIM KALİTE İLE İLGİLİ
KURUMSAL FAALİYETLERİN VE SONUÇLARIN, PLANLANAN DÜZENLEMELERE UYUP UYMADIĞININ VE AMACA ULAŞMAK İÇİN UYGUN OLUP OLMADIĞININ SİSTEMATİK VE TARAFSIZ OLARAK İNCELENMESİDİR. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİK KRİTERİ TS EN ISO : 2004’ E GÖRE Referans olarak alınan politikalar, prosedürler ve şartlar takımı. (TS EN ISO 19011:2004) bunlar Müşteri ihtiyaç ve beklentileri Kuruluş şartları (KEK, Prosedürler / iş talimatları v.b.) Kalite Yönetim Standardları Yasal şartlar, tabii olunan dernek v.b. şartları Belgelendirme Kuruluşunun Kuralları olabilir. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİK DELİLİ TS EN ISO : 2004’ E GÖRE Tetkik kriterleri (Madde 3.2) ile ilgili olan ve doğrulanabilen kayıtlar, gerçeklik beyanları veya diğer bilgiler. Not – Tetkik delili nicel veya nitel olabilir. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİK BULGULARI TS EN ISO : 2004’ E GÖRE Toplanan tetkik delilinin (Madde 3.3) tetkik kriterleri (Madde 3.2) ile karşılaştırılmasının sonuçları. Not – Tetkik bulguları tetkik kriterleriyle uyumu veya uyumsuzluğu gösterebilir veya iyileştirme fırsatlarını belirtebilir. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİK SONUCU TS EN ISO : 2004’ E GÖRE Tetkik hedeflerinin ve bütün tetkik bulgularının (Madde 3.4) dikkate alınmasından sonra tetkik ekibi (Madde 3.9) tarafından sunulan bir tetkikin (Madde 3.1) sonucu. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİK MÜŞTERİSİ TS EN ISO : 2004’ E GÖRE Tetkiki (Madde 3.1) talep eden kuruluş. Not: Tetkik müşterisi tetkik edilen kuruluş veya kanuni ve sözleşmesel olarak tetkiki talep etme hakkı olan başka bir kuruluş olabilir. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİK EKİBİ TS EN ISO : 2004’ E GÖRE Tetkiki (Madde 3.1) yapan ve gerektiğinde teknik uzmanlarca (Madde 3.10) desteklenen bir veya daha fazla sayıda tetkikçi (Madde 3.8). Not 1 – Tetkikçilerden biri ekip başkanı olarak atanır. Not 2– Tetkik ekibinde eğitim gören tetkikçiler bulunabilir. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TEKNİK UZMAN TS EN ISO : 2004’ E GÖRE Tetkik ekibine (Madde 3.9) özel bilgi veya uzmanlık sağlayan kişi. Not 1 – Özel bilgi veya Uzmanlık ; kuruluşla, tetkik edilen prosesle veya faaliyetle ; dil veya kültürle ilgili olabilir. Not 2– Teknik uzman tetkik ekibinde tetkikçi (Madde 3.8) olarak görev yapmaz. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİK PROGRAMI TS EN ISO : 2004’ E GÖRE Belirli bir zaman dilimi için planlanan ve özel bir amaca yönelik olan bir veya daha fazla sayıdaki tetkik (Madde 3.1) dizisi. Not – Tetkik programı tetkiklerin planlanması, organizasyonu ve icrası için gerekli olan bütün faaliyetleri içerir. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİK KAPSAMI TS EN ISO : 2004’ E GÖRE Tetkikin (Madde 3.1) genişliği ve sınırları. Not: Tetkik kapsamı genellikle fiziksel yerlerin, kuruluş birimlerinin, faaliyetlerin, proseslerin ve kapsanan zaman periyodunun tarifini içerir. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİK PRENSİPLERİ TS EN ISO 19011 : 2004
Tetkikin özünde belli prensiplere bağlı olma vardır.Bunlar, tetkiki, yönetim politikalarını ve kontrollerini destekleyen etkin ve güvenilir bir araç yapar ve kuruluşa performanısını iyileştirmek için üzerinde işlem yapabileceği bilgileri temin eder. İlgili ve yeterli tetkik sonuçlarının elde edilmesi ve birbirinden bağımsız olarak çalışan tetkikçilerin benzer şartlarda benzer sonuçlara ulaşabilmesi için bu prensiplere bağlı kalmak ön şarttır. Tetkik görevlilerinin kişisel özellikleri ile ilgili üç prensip; Ahlaki davranış: Profesyonelliğin temeli. Güven, bütünlük, gizliliğe saygı ve sağduyu tetkik için temel şartlardır. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

Adil temsil: Gerçek ve doğru bildirim mecburiyeti. Tetkik bulguları, tetkik sonuçları ve tetkik raporları tetkik faaliyetlerini gerçek ve doğru olarak yansıtır. Tetkik esnasında karşılaşılan önemli zorluklar ve tetkik ekibi ile tetkik edilen arasında ortaya çıkan ve çözümlenemeyen görüş ayrılıkları bildirilir. Profesyonel özen: Tetkikte titizlik ve doğru karar verme. Tetkikçiler yapmakta oldukları işin önemine ve tetkik müşterileriyle diğer ilgili tarafların kendilerine gösterdiği güvene uygun bir özenle çalışır. Gerekli yeterliliğe sahip olmak önemli bir faktördür. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

Tarifi gereği bağımsız ve sistematik olan tetkikle ilgili başka prensipler de vardır: Bağımsızlık: Tetkikin tarafsızlığının ve tetkik sonuçlarının objektifliğinin esası. Tetkikçiler tetkik edilmekte olan faaliyetten bağımsızdır, önyargı ve menfaat çatışmasına sahip değildir. Tetkikçiler, tetkik bulgularının ve sonuçlarının sadece tetkik delillerine dayalı olmasını sağlamak üzere, tetkik boyunca objektif bir düşünce yapısını muhafaza eder. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

Delile dayalı yaklaşım: Sistematik bir tetkik prosesinde güvenilir ve yeniden üretilebilir tetkik sonuçlarına ulaşabilmek için kullanılan makul metot. Tetkik delilleri doğrulanabilir olmalıdır. Tetkikler sınırlı bir zaman dilimi içinde ve sınırlı kaynaklarla yapıldığı için tetkik delilleri eldeki bilgi numunelerine dayandırılır. Numune alma işleminin uygun şekilde kullanımı tetkik sonuçlarına duyulan güvenle yakından ilgilidir. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİK TÜRLERİ İÇ TETKİK ( Birinci Taraf Tetkik ) Kuruluşun, kendi sistem ve prosedürlerine uygun olarak düzenlediği tetkiklerdir. Hedefi, kalite sisteminin sürekliliğini, gelişmesini ve iyileştirmesini sağlamaktır. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİK TÜRLERİ İKİNCİ TARAF TETKİKİ ( Taşeron Tetkikler ) Kuruluşun kendi yan sanayisine ve taşeronlarına düzenlediği tetkiklerdir. Hedefi, taşeronların uygunluğunu tayin etmek; taşeron performansını değerlendirmektir © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİK TÜRLERİ ÜÇÜNCÜ TARAF TETKİKİ ( Belgelendirme Tetkikleri ) Bağımsız bir belgelendirme kuruluşu tarafından yapılan kalite sistem tetkikleridir. Hedefi, bir kuruluşun belirlenen standarda uygun dokümante edilmiş ve uygulanabilir bir kalite sisteminin olup olmadığının incelenmesidir. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİK TÜRLERİ ÜRÜN TETKİKİ Hedefi, Ürün kalitesinin mevcut şartlarda ve sistemde müşteri isteklerine uygun şekilde üretilip üretilmediğinin saptanması, olumsuz durumlarda hata kaynaklarının tespit edilmesidir. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİKİN FAYDALARI İletişimi Artırır. Eğitim Aracıdır. Müşteri Şikayetlerinin Azalmasına Olanak tanır. Öz Eleştiri Alışkanlığını Geliştirir. Sürekli İyileşme Taahhüdüne Kaynak Sağlar Üçüncü Taraf Denetim ve Teftişlere Hazırlık imkanı Verir. Sistem Bilincinin Gelişini Sağlar. Yasal Uyumsuzlukları Önler © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİK PROGRAMI HEDEFLERİ © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı
Tetkiklerin planlamasını ve icrasını yönetmek üzere tetkik programlarının hedefleri belirlenmelidir. Bu hedefleri tespit ederken aşağıdaki hususlar dikkate alınabilir : Yönetimin öncelikleri, Ticari amaçlar, Yönetim sistemi şartları, Yasal ve / veya sözleşme şartları, Tedarikçi değerlendirme ihtiyacı, Müşteri şartları, Diğer ilgili tarafların şartları, Kuruluşa gelebilecek riskler, © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİK UYGULAMA AKIŞI TETKİKİN BAŞLATILMASI (6.2)
Tetkik Ekibi başkanının atanması Tetkik hedeflerinin, kapsamının ve kriterinin belirlenmesi Tetkikin fizibilitesinin belirlenmesi Tetkik Ekibinin Seçilmesi Tetkik Edilenle ilk temasın kurulması DOKÜMANLARIN GÖZDEN GEÇİRİLMESİ (6.3) Raporlar dahil olmak üzere,ilgili yönetim sistemi dokümanlarının gözden geçirilmesi ve tetkik kriterlerine göre bunların yeterliliği konusunda karar verilmesi © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİK UYGULAMA AKIŞI SAHADAKİ TETKİK FAALİYETLERİ İÇİN HAZIRLIK YAPILMASI (6.4) Tetkik planının hazırlanması Tetkik ekibine görev verilmesi Çalışma Dokümanlarının hazırlanması SAHADAKİ TETKİK FAALİYETLERİNİN YAPILMASI (6.5) Açılış toplantısının yapılması Tetkik esnasındaki iletişim Rehberlerin ve gözlemcilerin rolleri ve sorumlulukları Bilgilerin toplanması ve doğrulanması Tetkik bulgularının üretilmesi Tetkik sonuçlarının hazırlanması Kapanış toplantısının yapılması © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİK UYGULAMA AKIŞI TETKİK RAPORUNUN HAZIRLANMASI, ONAYLANMASI VE DAĞITILMASI (6.6) Tetkik raporunun hazırlanması Tetkik raporunun onaylanması ve dağıtılması TETKİKİN TAMAMLANMASI (6.7) TETKİK TAKİBİNİN YAPILMASI (6.8) Kesik çigzi tetkik takip işlemlerinin genellikle tetkikin bir parçası sayılmadığını gösterir. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİKİN BAŞLATILMASI (6.2) © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı
Tetkik Ekibi Başkanın Atanması Kendilerine tetkik programı yönetme sorumluluğu verilenler, söz konusu tetkik için bir tetkik ekibi başkanı atanmalıdır. Tetkik Hedeflerinin, Kapsamının ve Kriterlerinin Belirlenmesi Tetkik hedefleri, tetkikle neyin elde edilmeye çalışıldığını tarif eder. Tetkik kapsamı fiziksel yerler, kuruluş birimleri, tetkik edilecek faaliyetler ve prosesler ile tetkikin kapsayacağı zaman dilimi gibi tetkikin genişliğini ve sınırlarını tarif eder. Tetkik kriterleri, uyum durumunun belirlenmesi için referans olarak belirlenir.Tetkik kriterleri, politikaları, prosedürleri, standardları, kanunları ve yönetmelikleri, yönetim sistemi şartlarını, sözleşme hükümlerini ve endüstri/ iş kolu sektörü çalışma kurallarını içerebilir. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİKİN BAŞLATILMASI (6.2) © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı
Tetkikin Fizibilitesinin Belirlenmesi Aşağıdaki hususların varlığı dikkate alınarak tetkikin fizibilitesi belirlenmelidir. Tetkikin planlanması için yeterli ve uygun bilgiler Tetkik edilenle yeterli işbirliği Yeterli zaman ve kaynak Tetkik Ekibinin Seçilmesi Tetkik hedeflerine ulaşmak için gerekli yeterlilik dikkate alınarak tetkik ekibi seçilmelidir. Tetkik Edilenle İlk Temasın Kurulması © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

DOKÜMALARIN GÖZDEN GEÇİRİLMESİ (6.3) © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı
Sahadaki tetkik faaliyetlerinden önce tetkik edilenin dokümantasyonu gözden geçirilmelidir. Bu dokümanlar KYS kayıtları ve tetkik kayıtlarıdır. Dokümantasyon gözden çerilimesi öncesi kısaca bir saha gezinmesi yapılabilir. Dokümantasyon eksik ise karşılıklı anlaşma ve tetkik başkanın kabulü ile tetkik askıya alınabilir. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

SAHA TETKİK FAALİYETLERİ İÇİN © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı
HAZIRLIK YAPILMASI (6.4) Tetkik Planın Hazırlanması Bir tetkik planı hazırlanmalıdır. Tetkik planı aşağıdakileri kapsamalıdır: Tetkik hedefleri Tetkik kriterleri ve referans dokümanları Tetkik kapsamı Saha tetkik faaliyetlerinin yapılacağı yerleri,tarihleri,zamanı ve süresi Refakatçiler Gizliliğe ilişkin konular Tetkik Ekibine Görev Verilmesi Tetkik ekibi başkanı, ekibe danışarak görevlendirme yapar.görevlendirmeler tetkikçinin yeterliliğine uygun olmalıdır. Çalışma Dokümanlarının Hazırlanması © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

HAZIRLIK YAPILMASI (6.4) KONTROL (SORU LİSTESİ) HAZIRLIĞI; Kontrol Listesinin Yararları; Tetkik amaçları ile alakalı örnek sağlar Tetkik prosedürünü tanımlar Araştırma gerektir Tetkikin plan dahilinde devam etmesine yardım eder Tetkik amaçlarını açık hale getirir Tetkik raporu için bir referans teşkil eder (Rapor) Tetkik esnasında Tetkik Görevlisinin iş yükünü azaltır Tetkik Görevlisinin profesyonelliği konusunda tetkik edilene güven verir © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

HAZIRLIK YAPILMASI (6.4) Kontrol Listesinin Dezavantajları; İşaretleme listesine dönüşebilir, Bir çok “Evet / hayır” sorusu içerebilir, Kontrol Listesinde yer almayan bir konu tetkik edilmeyebilir, İşlemlerde inisiyatifi ve analizi azaltabilir. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİK KAYITLARI Tetkik programının uygulandığına dair kayıtlar aşağıdakileri içermelidir; Tetkikle ilgili olanlar; - tetkik planları, - tetkik raporları, - uygunsuzluk raporları, - düzeltici ve önleyici faaliyet raporları, - uygun olduğunca takip raporları Tetkik programını gözden geçirme kayıtları, Tetkik personeli ile ilgili olanlar; - tetkikçi yeterliliği ve performans değerlendirmesi, - tetkik ekibi seçimi, - yeterliliğin sürdürülmesi ve iyileştirilmesine dair kayıtlar. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

Tetkik, saha ziyaretleri, proseslerin incelenmesi, karşılıklı görüşmeler, gözlem v.b. şekillerde yürütülür. Tüm tetkik ekibi aşağıda belirtilenlerden oluşur. Ekip Lideri ve diğer tetkik görevlisi/görevlileri, Rehber, Yönetim Temsilcisi, Tetkik edilen alandaki çalışanlar, Tetkik grubuna eşlik eden diğer gözlemciler ( tetkik görevlisi adayları, uzman v.b. ), Tercüman ( tetkik görevlilerinin tetkik edilen tarafın lisanını konuşamadığı hallerde ). © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

AÇILIŞ TOPLANTISI Tetkik edilenin yönetimi ve uygun olduğunca tetkik edilen proses ve fonksiyonların sorumlularının katılımı ile gerçekleştirilir. Açılış toplantısının amaçları şunlardır; Tetkik planının teyidi, Tetkik faaliyetlerinin nasıl yürütüleceğinin kısaca anlatılması, İletişim kanallarının teyidi, Tetkik edilene soru sorma imkanı verilmesi. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

Tetkik programının gidişatı ile ilgili tetkik edilenin bilgilendirilmesinin teyidi, Tetkik ekibinin ihtiyacı olan kaynakların ve imkanların elde edilebilir olmasının teyidi, Tetkik ekibi için rehberlerin görevlendirilmesi ve rollerinin açıklanması, Açıklayıcı bilgiler © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

Raporlandırma metotları ile uygunsuzlukların derecelendirilmesinin açıklanması, Tetkik edilenin tetkik sırasında ve tetkikten sonra yapacakları bildirimlerle ilgili sistem. Gizlilik ilkesinin açıklanması, Teknik emniyet, güvenlik ve acil durumlarla ilgili prosedürlerin görüşülmesi, Tetkikin hangi koşullar altında sonlandırılabileceği, © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİK ESNASINDAKİ İLETİŞİM Tekikte Sorulması Gerekenler; Doğru sorular, Açık sorular, Konulu sorular, Genişletici sorular, Araştırma yapılması, Beden dilinin kullanılması ve okunması, Tekikte Sorulmaması Gerekenler; Hayali sorular Yönlendirici sorular Kapalı sorular Varsayımlı Sorular Yargılayıcı Sorular (NİÇİN?) © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

SORU SORMA TEKNİKLERİ Tetkikte sorular 5N1K prensibinden hareketle sorulmalıdır. Ne, Niçin, Ne Zaman, Nasıl, Nerede, Kim Kapalı sorulardan (cevabı evet yada hayır olan sorular) ziyade açık sorular (cevabı evet yada hayır olmayan sorular) tercih edilmelidir. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

Konulu Sorular; “yazılımların doğrulanmasından bahsetmişken,..... şu konuyu nasıl yapıyorsunuz?” gibi. Genişletici Sorular; “Başka hangi alanları düşünmektesiniz?” gibi. Kanaat Soruları; “Sizce en etkili şey ne olabilir....?” gibi. Araştırma Soruları; "Bu bakış açısı hakkında ne düşünüyorsunuz ..?", "Bunun, şu anda uygulanan metoda nasıl uyacağını hissetmektesiniz?“, gibi. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

Sözlü Olmayan Sorular; Beden dilinin kullanıldığı, göz temasının mevcut olduğu anda kaşların kaldırılması, v.b. Tekrarlı Sorular; “Yazılı bir prosedürün gerektiğini sanmıyorum”, ve Tetkik Görevlisi, “Yazılı bir prosedürün gerektiğini sanmıyor musunuz?” gibi. Hipotetik sorular; anahtar bireylerin mevcut olmaması vb gibi hallerde ne yapılacağının sorgulandığı sorulardır. Yönlendirici Sorular; istenilen cevaba yönlendirme yapan sorulardır. Bu tür sorularda tetkiklerde kullanılmamalıdır. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

KARŞILIKLI GÖRÜŞMELER Görüşmeler tetkik kapsamında faaliyetleri veya görevleri yürüten uygun seviyelerdeki kişilerle yapılmalıdır, Görüşmeler normal çalışma saatlerinde ve uygun olduğunca görüşme yapılan kişinin çalışma alanında yapılmalıdır, Görüşmeden önce ve görüşme sırasında görüşülen kişi ile rahat bir dialog kurulması sağlanmalıdır. Görüşme sebepleri ve görüşme sırasında tutulan notlar açıklanmalıdır. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

Görüşmeler görüşme yapılan kişinin yaptığı işi tarif etmesi ile başlatılmalıdır, Yönlendirmeli sorulardan kaçınılmalıdır, Görüşme sonuçları özetlenmeli ve görüşme yapılan kişi ile gözden geçirilmelidir, Görüşülen kişiye katılımları ve yardımlarından dolayı teşekkür edilmelidir. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

REHBERLERİN VE GÖZLEMCİLERİN ROLLERİ VE SORUMLULUKLARI Rehber ve gözlemciler tetkik ekibi içinde yer almakla birlikte tetkik ekibinin bir parçası değillerdir. Tetkikin gidişatına müdahale edemezler ve etkide bulunamazlar. Tetkik edilen tarafından atanan rehberler tetkik ekibine yardımcı olur ve baş tetkikçi istediğinde devreye girer. Rehberlerin sorumlulukları aşağıda verilmiştir; Görüşmeler için iletişimi ve zamanlamayı ayarlamak, Kuruluşun özel bölümlerindeki ziyaretleri ayarlamak, Saha emniyeti ile ilgili kuralların ve güvenlik prosedürlerinin tetkik ekibi tarafından bilinmesinin sağlamak, Tetkik edilenin namına tetkike şahitlik etmek, Açıklığı sağlamak ve bilgi toplanmasına yardımcı olmak © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİKTEKİ BİLGİ KAYNAKLARI © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı
Çalışanlar ve diğer personelle yapılan görüşmeler, Faaliyetlerin, çalışma ortamının ve çalışma şartlarının gözlemlenmesi, Politika, hedefler, planlar, prosedürler, standardlar, talimatlar, belge ve izinler, spesifikasyonlar, çizimler, şözleşmeler v.b. dokümanların incelenmesi, Muayene kayıtları, toplantı tutanakları, tetkik raporları, izleme ve ölçme sonuçları v.b. kayıtlar, Veri özetleri ve analizi, Tetkik edilenin örnekleme planı hakkında bilgi ile örnekleme kontrolu ve ölçüm prosesleri hakkında bilgi, Müşteri geri beslemesi, diğer ilgili taraflardan gelen bilgiler, tedarikçi değerlendirme raporları v.b. raporlar, Bilgisayarda oluşturulmuş veri tabanları ve internette oluşturulmuş kuruluş sitesi. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİKTE ÖRNEKLEME Tetkikler %100 kontrol olmayıp örnekleme metodu ile yapılır. Örnek seçerken firmayı temsil edecek örnekler seçilmeli. Tetkikin başarısı Örnekleme başarısına bağlıdır. Sürekli aynı örnekler üstünde çalışılmamalı ,çeşitlendirme yapılmalı. İyileştirme amaçlanıyorsa kimsenin bakmadığı örneklere odaklanılmalı. Mümkün olduğunca çok örnek alınmalı. Vardiyalı firmalarda tüm vardiyalardan örnekler alınmalı. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİKİN YÜRÜTÜLEMESİ © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı
Alana giriş, Rehberce karşılanıp tanışma, Görmek istediğinizi açıklayın, Gerekirse, derinlemesine araştırın, Her hangi bir problem bulunmaz ise, diğer alanlara geçin, Tetkik işlemini, mutlaka bir problem tespit edilmesi gayesi uğruna sürdürmeyin © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİKİN YÜRÜTÜLMESİ Objektif delilleri inceleyin, Açık anlaşılabilir sorular sorun, Dokümanlardan, kayıtlardan ve soru listelerinden faydalanın, Notlar alın, Olayları gözlemleyin. SOR - DİNLE - GÖR © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

OBJEKTİF DELİL SAĞLAYINİ © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı
Tetkik edilenden yardım alın Bulguları doğrulayın Bütün delilleri kaydedin - Kesin gözlem - Nerede, nasıl, ne, vb. Niçin bir uygunsuzluk ve başka husus olduğunu tespit edin Kim olduğunu beyan edin (gerekli ise) - Muhtemelen iş ünvanı ile birlikte © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

NOT TUTULMASI Objektif Delillerin Kaydedilmesi: Tetkik edilen tarafından verilen bilgiler Doküman numaraları ve yayınlanma / revizyon durumları Ürün ve hizmetle ilgili tanımlayıcılar (ürün no., sözleşme no., kalibrasyon durumu vb.) Bölümler Tetkik Edilenin Adı © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİK BULGULARI Tetkik delilleri tetkik kriterine göre değerlendirilmeli tetkik bulguları elde edilmelidir. Tetkik bulguları, tetkik kriterine uygunluğu veya uygunsuzluğu işaret eder. Tetkik kriterine uygunluk tetkik edilen sahaları, fonksiyonları ve prosesleri işaret etmelidir. Uygunsuzluklar ve bu uygunsuzlukları destekleyen bilgiler kayıt edilmelidir. Uygunsuzluklar derecelendirilmelidir; Uygunsuzluklar; Majör Uygunsuzluk Minör Uygyunsuzluk © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

UYGUNSUZLUKLAR Müşteri şartlarına /yasal gerekliliklere uymama, Sözleşme şartlarına uymama, KYS şartlarına uymama, KYS El Kitabına uymama, Prosedürler veya talimatlara aykırı bir durum v.b. durumlarda aşağıdaki nedenlerden dolayı ortaya çıkabilir; Dokümanın KYS şartlarını sağlamaması, Dokümanda tanımlanan metodun uygulanmaması yada eksik uygulanması, Uygulamanın etkin olmaması. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİK SONUÇLARININ HAZIRLANMASI © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı
Tetkik ekibi kapanış toplantısından önce biraraya gelerek aşağıdaki konuları görüşmelidir; Tetkik bulguları ve tetkikte elde edilen diğer bilgilerin tetkik kriterlerine göre gözden geçirilmesi, Tetkik sonuçları ile ilgili mutabakata varılması, tetkikteki belirsizlikler, Tetkik amaçlarında var ise tavsiyelerin belirlenmesi, © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİK SONUÇLARI Yönetim sisteminin tetkik kriterine uygunluğu, Yönetim sisteminin uygulanması, muhafazası ve iyileştirilmesi, Yönetimin gözden geçirmesi prosesinin; uygunluğun sürdürülebilirliği, yeterliliği, etkinliği ve yönetim sisteminin iyileştirilmesine katkı düzeyi konularını içermelidir. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

GÖZDEN GEÇİRME TOPLANTISI © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı
Gözden geçirme toplantısı, süre olarak genellikle 15 ile 20 dakika sürebilir ve gün sonunda veya bir sonraki tetkik gününün başlangıcında yapılabilir. Bu toplantıda aşağıdaki hususlar, yönetim ile veya rehberlerle gözden geçirilir : (1. ve 2. taraf tetkiklerinde) Uygunsuzlukların gözden geçirilmesi Problemlerin çözülmesi Tetkik gelişiminin rapor edilmesi Yanlış anlaşılmaların giderilmesi Uygunsuzluklarla ilgili imzaların alınması © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİK EKİBİ TOPLANTISI © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı
Kapanış Toplantısı hakkında plan Ekip lideri Tetkik raporunu hazırlar Sistem etkinliğinin gözden geçirilmesi Ekip, uyumsuzluk raporlarını tamamlar Ekip, uyumsuzluk raporlarını gözden geçirir © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

KAPANIŞ TOPLANTISI Teşekkür; Bulguların Sunumu; Tetkik Sonuçlarının Bildirimi; Tetkik Sonrası İşlemlerin Bildirimi; Tetkik sonucuna ilişkin varsa farklı görüşler görüşülmeli ve çözümlenmelidir. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

Kapanış toplantısında tetkik ekibi aşağıdaki hususlara dikkat etmelidir ; Gerçeklerin ifade edilmesi; Tespit edildiği yer; Tespit Edilen Nedir; Niçin bir Uygunsuzluktur; Yerel terminolojinin kullanımı; Düzeltici faaliyetin tanımı; İyileştirme; © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİK RAPORLARI Tetkik amaçları, Tetkik kapsamı, tetkik edilen fonksiyonlar, birimler veya prosesler ve tetkik zamanı ile süresi, Tetkik edilenlerin isimlerini, ünvanları, Ekip lideri ve üyelerinin isimleri, Saha tetkikinin yapıldığı yerleri ve tarihleri, Tetkik kriteri, Tetkik bulguları, Tetkik sonuçları. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİK RAPORLARI Tetkik planı, Tetkik edilenlerin temsilcilerini, Belirsizlik, engellemeler v.b tetkik sonuçlarının güvenilirliğini azaltacak hususlar da dahil olmak üzere tetkik prosesinin özeti, Tetkik kapsamı çerçevesinde tetkik planı ile uyumlu bir biçimde tetkik amaçlarına ulaşıldığının doğrulanması, Tetkik kapsamında olmasına karşın tetkik edilmeyen sahalar, alanlar, Tetkik ekibi ile tetkik edilenler arasında çözümlenemeyen hususlar, Gerekli durumlarda takip faaliyetlerinin terminleri, © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TAKİP DÖNEMİ İŞLEMLERİ © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı
Tetkik edilen uygunsuzluk raporunu alır Düzeltici tedbir planı hazırlanır Plan tetkik görevlisine sunulur Tetkik görevlisi bu cevabı değerlendirir Tetkik edilen planı tatbik eder Tetkik edilen etkinliği değerlendirir © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TAKİP DÖNEMİ İŞLEMLERİ © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı
Tetkik edilen gerekirse planı gözden geçirir Tetkik edilen değişiklikleri gerekli ise doküman haline getirir Tetkik edilen tatbikatı ve etkinliğini doğrular Alınan her tedbire ait kayıtlar tutulur (tetkik görevlisi ve tetkik edilen tarafından) Tetkik ekibi takip tetkikini gerçekleştirir © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİK GÖREVLİSİNİN ÖZELLİKLERİ © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı
1. Tarafsızlık, 2. Sabır, 3. Nezaket, 4. Profesyonellik, 5. Güncellik, 6. Çalışkanlık, 7. Mükemmellik ve Pratiklik, 8. Dakiklik, 9. Prensip sahibi olmak, 10. Yapıcılık, 11. Fayda sağlayan, 12. Hazırlılık. © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

BAŞ TETKİK GÖREVLİLERİNİN SORUMLULUKLARI
Tetkik programını geliştirir Ekibin her zaman dakik olmasını sağlar Üzerinde uzlaşılan programa uyulmasını sağlar Geçerli kısıtlamalara uyulmasını sağlar Ekip üyelerinin verilen görevleri tamamlamasını temin eder Gizliliğin muhafaza edilmesini sağlar Münakaşalardan kaçınılmasını sağlar © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

BAŞ TETKİK GÖREVLİLERİNİN SORUMLULUKLARI
Bireylere yönelik eleştirilerin yapılmamasını sağlar Tüm Toplantılara başkanlık eder ; açılış, gözden geçirme, ekip ve kapanış toplantıları Bulguların özetini yapar Önerilerde bulunur Tetkik raporunu dosyalar © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

TETKİK GÖREVLİLERİNİN SORUMLULUKLARI © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı
Ekip Liderini desteklemek Kontrol listesi hazırlamak Görevine zamanında gelmek Verilen görevleri yürütmek Zaman cetveline uymak Bütün bulguları dokümanlaştırmak Raporlarda ekip liderine yardımcı olmak Bütün dokümanları korumak Gizliliği sürdürmek © 2011 itfaiye Daire Başkanlığı

İÇ TETKİK EĞİTİMİ İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ

Benzer bir sunumlar

... konulu sunumlar: "İÇ TETKİK EĞİTİMİ İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ"— Sunum transkripti:

Benzer bir sunumlar

Proje hakkında

Geri bildirim

Giriş

Sosyal ağ üzerinden giriş yapmak:

İÇ TETKİK EĞİTİMİ İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ

Benzer bir sunumlar

... konulu sunumlar: "İÇ TETKİK EĞİTİMİ İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ"— Sunum transkripti:

Benzer bir sunumlar

Proje hakkında

Geri bildirim