KASIM 2009 HAZIRLAYAN: ANIL DİNÇSOY. Çerçeve Anlaşmalar ve Bağlı Münferit Alımların Sağlıklı Olarak İfa Edilebilmesi Yönünde Görüş ve Önerilerimizdir.

... konulu sunumlar: "KASIM 2009 HAZIRLAYAN: ANIL DİNÇSOY. Çerçeve Anlaşmalar ve Bağlı Münferit Alımların Sağlıklı Olarak İfa Edilebilmesi Yönünde Görüş ve Önerilerimizdir."— Sunum transkripti:

1 KASIM 2009 HAZIRLAYAN: ANIL DİNÇSOY

2 Çerçeve Anlaşmalar ve Bağlı Münferit Alımların Sağlıklı Olarak İfa Edilebilmesi Yönünde Görüş ve Önerilerimizdir. Kasım 2009

3 Çerçeve Anlaşma İhalelerinde ; alıma konu işin ifa edilmesi çerçeve anlaşma kapsamında bulunan firmalar ve kurumlar arasında yapılacaktır. Bir alımın ilan edildiği anda ; o alıma ilişkin teklifin esasını etkileyebilecek özellikte olan faktörlerin bilinmemesi, veya sonradan belirlenmesi veya değiştirilmesi ; Kamu İhale Kanunu ‘na aykırıdır. Bu sebeple her ne kadar teslimat koşullarının düzenlenmesi münferit sözleşme ile belirlenmesi imkanı idarelere tanınmış ise de ; bu çerçeve anlaşma idari şartnamelerinde veya çerçeve anlaşma metinlerinde teslimat koşullarının çerçeve anlaşma esnasında belirlenmeyebileceği olarak mütalaa edilmemelidir. Zira bu şekilde mütalaa edilirse yukarıda açıklandığı şekliyle Kamu İhale Kanunu’nun genel prensiplerine aykırılık teşkil edecektir. Ayrıca ; çerçeve anlaşma da teslimat şartlarının açıkça belirtilmiyor olması; bu ihaleye katılmak isteyen potansiyel isteklilerin ihaleye iştirak etmesine engel teşkil edeceğinden ; rekabetin tesis edilememesi ve hatta ihalenin yapılamamasına sebep olabilecektir. Öneri 1 : Çerçeve Anlaşma metni içerisinde teslimat süresinin 30 gün olarak belirtilmesi ve münferit aşamada bu limitler dahilinde hastaneler tarafından belirlenmesi. Öneri 2 : Genelge seviyesinde bir iç yazı marifeti ile hastanelere teslimat süresinin 30 günün altında tanzim edilmemesi hususunda talimat verilmesi.

4 Çerçeve Anlaşma İhalelerinde ; alıma konu işin ifa edilmesi çerçeve anlaşma kapsamında bulunan firmalar ve kurumlar arasında yapılacaktır. Bir alımın ilan edildiği anda ; o alıma ilişkin teklifin esasını etkileyebilecek özellikte olan faktörlerin bilinmemesi, veya sonradan belirlenmesi veya değiştirilmesi ; Kamu İhale Kanunu ‘na aykırıdır. Bu sebeple her ne kadar ödeme koşullarının düzenlenmesi münferit sözleşme ile belirlenmesi imkanı idarelere tanınmış ise de ; bu çerçeve anlaşma idari şartnamelerinde veya çerçeve anlaşma metinlerinde ödeme sürelerinin koşullarının çerçeve anlaşma esnasında belirlenmeyebileceği olarak mütalaa edilmemelidir. Zira bu şekilde mütalaa edilirse yukarıda açıklandığı şekliyle Kamu İhale Kanunu’nun genel prensiplerine aykırılık teşkil edecektir. Ayrıca ; Bakanlığımızın ödemelere ilişkin 90 günü aşmayacak şekilde hükümler tanzim edilmesi yönünde genelgeleri mevcut olup, çerçeve anlaşma da ödeme şartlarını açıkça belirtilmiyor olması; bu ihaleye katılmak isteyen potansiyel isteklilerin ihaleye iştirak etmesine engel teşkil edeceğinden ; rekabetin tesis edilememesi ve hatta ihalenin yapılamamasına sebep olabilecektir. Öneri 1 : Çerçeve Anlaşma metni içerisinde yayınlanan münferit sözleşme tasarılarında ödemeye ilişkin fatura tarihinden itibaren 90 günü aşmayacak şekilde tanzim edilmiş hükümlerin hazırlanmış olması. Öneri 2 : Genelge seviyesinde bir yazı marifeti ile hastanelere münferit sözleşmelerdeki ödeme ile ilgili maddelerin ödeme süresinin fatura tarihinden itibaren 90 gün içinde ödenecek şekilde düzenlenmesi hususunda talimat verilmesi.

5 Çerçeve Anlaşma İhalelerinde ; idarelerin herhangi bir alım zorunluluğu bulunmamaktadır. Ancak çerçeve anlaşma listesinde bulunan istekliler, herhangi iki münferit sözleşmeye fiyat atamadığı durumda ilgili kaleme ilişkin çerçeve anlaşma listesinden düşürülecektir. Bu durumda isteklinin o kaleme ilişkin çerçeve anlaşma kapsamında diğer münferit alımlara iştirak etme ve ticaret yapma hakkı kısıtlanmaktadır. Bu çerçeve anlaşma kapmasında kanunca hedeflenen karşılıklı eşitlik ve özgürlük ilkesine aykırıdır. Ayrıca, %80 nin ithal ürünler ile karşılandığı, yerli imalatında büyük oranda ithal hammadde ye dayandığı ilaç sektöründe tedarik sıkıntıları çok sık rastlanan bir durumdur. Bu durumda isteklilerin tedarik sıkıntısı yaşandığı dönemde münferitlere iştirak edememesi ve çerçeve anlaşmaların üç isteklinin altına düşülmesi sebebiyle sağlıklı yürütülememesi gerçekleşmesi kuvvetli senaryolardan bir tanesidir. Bunun dışında ödeme süresi ve teslimat süresinin belirlenmesinin münferit alımlara bırakılıyor olması ve teknik şartnamelerde görülebilen keyfi maddelerden ötürü, fiyat verilmesi ticari olarak mümkün olmayan alımlarda ne yazık ki yaşanacaktır. Bu gibi durumlarda isteklilerin bu tarzda tanzim olunmuş münferit alımlardan çekinmesi doğal karşılanmalıdır. Öneri 1 : Münferit alımlarda fiyat vermeme için belirlenmiş olan üst sınırın tamamen kaldırılması ve bunun yayınlanacak KIK Genel Tebliği içinde hukuki dayanak bulması ( Antalya toplantısında KIK uzmanı tarafından dile getirilmiş çözüm önerisidir. ) Öneri 2 : İdarelerin yayınlamış olduğu alım kalemleri ve miktarlarından ve üç aylık tahmini alım programlarını belirlemeleri ve bu program dahilinde, toplam çerçeve miktarını aşmamak kaydı ile +/- %10 tolerans içinde alım yapma zorunluluğu getirilmesi.

6 Çerçeve Anlaşma kapsamında münferit alım yapacak idarelerin çerçeve anlaşmaya konu edilen ürünlerden hangi miktarlarda hangi sıklıkta veya hangi zaman diliminde sipariş edileceğini belirlenmiyor olması, özellikle lojistik imkanların zorlandığı coğrafyalarda, birimlerde ve/veya tedarikinde sıkıntı olan ithal ürünlerde sıkıntı yaratmaktadır. Bu aynı zamanda yapılacak sefer sayısının tahmin edilememesine yol açtığından sağlıklı maliyet hesabı yapılmasına da engeldir. Gerek MKYS zorunlulukları gerekse özellikle ithal ilaçlarda yaşanan sıkıntıların önüne geçilmesi için idarelerin ürünlerin miktar ve zaman tanımlı teslimat programlarını yapmaları ve bunun çerçeve anlaşma aşamasında belirlenmesi tedarik sürelerinin kısaltılması; daha verimli ve düşük maliyetli hizmet verilmesine imkan tanıyacaktır. Ayrıca halen yayınlanmış olan çerçeve ihalelerinde bir çok kalemin ve bir çok kaleme ait miktarların incelemesi yapılırsa, BU MİKTARLARIN VE KALEMELRİN O ÇERÇEVE KAPSAMINDAKİ HASTANELERİN İHTİYAÇLARINA GÖRE SAĞLIKLI BİR BİÇİMDE DÜZENLENMEMİŞ OLDUĞU GÖRÜLECEKTİR. Öneri 1 : İdarelerin çerçeve anlaşma ihalelerinde miktarlar ile birlikte kapsam içindeki hastaneler bazında üç aylık alım planlarını da ihale dokümanı ile birlikte yayınlamaları. Öneri 2 : İdarelerin yayınlamış olduğu alım kalemleri ve miktarlarından ve üç aylık tahmini alım programlarını belirlemeleri ve bu program dahilinde, toplam çerçeve miktarını aşmamak kaydı ile +/- %10 tolerans içinde alım yapma zorunluluğu getirilmesi.

7 Çerçeve Anlaşma Mal Alım Yönetmeliği nin 4 numaralı maddesinde “Elektronik posta yoluyla veya faks ile yapılan bildirimlerde, bildirim tarihi tebliğ tarihi sayılır. Bu şekilde yapılan bildirimlerin aynı gün idare tarafından teyit edilmesi zorunludur. Aksi takdirde bildirim yapılmamış sayılır. Teyit işleminin gerçekleşmiş kabul edilmesi için tebligatın iadeli taahhütlü mektupla bildirime çıkarılmış olması yeterlidir.” hükmü yer almaktadır. Günümüz koşullarında şehir içinde verilen iadeli taahhütlü tebligatların bile 15-20 günde gerçekleştiği aşikardır. Bu durumda davet yazısının iadeli taahhütlü postaya verilmiş olmasının teyit edildiğine ispat teşkil etmesi, özellikle işlem sürelerinin çok kısıtlı tutulduğu durumlarda ; yüklenicinin veya isteklinin haberdar olmadığı ve aslında resmen tebliğ edilmediği halde hak mahrumiyeti veya cezai yaptırımlar ile karşılaşması durumlarına imkan tanımaktadır. Çerçeve ve münferit alım aşamalarında sürelerinin kısa olması ve bu alım türünde süratli işlemler yapılması hedef alındığından, faks ve/veya elektronik posta ile tebligatın yapılması iki tarafın ortak menfaatidir. Ancak bu sorumluluk asimetrisi sebebiyle bu yöntem kullanılmamaktadır. Öneri 1 : Mevcut mevzuatta bu konuda bir değişiklik yapılmasını beklenilmeden; şartnamelerde yer alan tebligat esaslarında istekli veya yüklenicinin faks ile aldığı belgeyi faks ile teyit etmesi anlamında bir madde ile bu konunun güvence altına alınması ve bunun genelge seviyesinde bir talimat ile birimler iletilmesi. Öneri 2 : Münferit Alım Davet Yazısı, Kesinleşen İhale Kararı, Sözleşmeye Davet vb gibi alıma ilişkin tebligat sürelerinin uzatılması.

8 Ülkemiz coğrafyası üzerinde özellikle kış koşulları içerisinde ulaşım ve erişim imkanları düşünüldüğünde Münferit Sözleşmeye Davet yazısının; alımdan 3 gün önce haberdar olacak şekilde tebliğ edilmesi ve 3 gün içerisinde tüm maliyet ve dokümantasyon çalışmalarını tamamlayıp ihale konusu bölgeye intikal edilmesi çok güç, bazı bölgeler için ise imkansızdır. Sürenin kısa olması özellikle ulaşımın zor olduğu coğrafyalarda yada iklim koşullarına dayalı olarak isteklilerin teklif verememeleri sonucunu getirecektir. Münferit alımlara teklif vermeme durumu iki kere ile sınırlandırıldığından, bu istekliler için hak mahrumiyetinin doğmasına idareler için ise çerçeve anlaşmaların sağlıklı yürütülememesine veya yeterli rekabet sağlanamadığından ekonomik olmayan satın almaların gerçekleşmesine sebep olacaktır. Öneri 1 : Üç gün olarak belirlenmiş bu sürenin 10 iş gününe çıkarılması. Öneri 2 : Tebligat esaslarına ilişkin önerimizin değerlendirilmesi.

9 Sağlık Bakanlığı ‘nın ilgili genelgesi ile Faturaların tahakkuk işlemlerini tamamlayarak fatura tarihinden itibaren 10 gün içerisinde ödeme evraklarının tamamlayarak saymanlığa sevk edilmesi talimatlandırılmıştır. Ancak muayene komisyonlarının yedek üye eksikliğinden veya diğer sebeplerden toplanamaması, Taşınır kayıtlarının imzalarının tamamlanamaması, tahakkuk dosyasında olması gereken belgelerdeki idari imzaların tamamlatılmaması, izin, yeniden görevlendirme vb sebepler ile vekalet sisteminin işletilememesi gibi bir çok gerekçeye dayandırılarak bu talimat gereği yerine getirilmemektedir. Öneri 1 : Bakanlığımızın ilgili genelgesi gereği ödeme evraklarının tamamlanarak fatura tarihinden itibaren 10 gün içerisinde tahakkuk işlemlerinin tamamlanarak saymanlığa geçirileceği yönünde hükümlerin idari şartnamelerde Çerçeve Anlaşma esnasında ödeme evraklarının düzenlenmesine ilişkin madde içinde tanzim edilmesi ve bu şekilde imza edilecek münferit sözleşme hükümlerinin oluşturulması ödeme evrakları ve taahhüt süreleri Sağlık bakanlığı ‘nın ilgili maddesinin fiilen uygulanması. Öneri 2 : Genelge düzeyinde bir yazı ile idarelerin Bakanlığımızın ilgili genelgeye uygun ihale dokümanı hazırlaması yönünde talimatlandırılması.

10 Malumunuz üzere ilaç ve serumların fiyatları Sağlık Bakanlığı ‘nın ilgili genelgeleri ile belirlenmektedir. Fiyatının serbest olarak belirlenemediği bir ürün için belirli bir süreye dayalı aşılamayacak en üst fiyatın belirlenmesi ve tatbik edilmesi çok güçtür. Şu an mevcut durumda dahi 12 ay boyunca fiyatını garanti edemeyen imalat ve ithalatçılar var iken; bunu 12 ayı aşan sürelerde garanti etmeye yanaşacak tedarikçi firma bulmak imkansız olacaktır. Öneri 1 : İlaç, serum, aşı vb gibi fiyatları Bakanlığımızca belirlenen ürünlerin Fiyat Farkı Kararnamesi içerisine dahil edilmesi. Öneri 2 : Çerçeve Anlaşmalarda belirlenen fiyatların Bakanlık tarafından yapılan fiyat değişiklikleri oranında ilaç bazında idareler tarafından güncellenmesi. Öneri 3 : Çerçeve anlaşmalarda hiç fiyat teklifi verilmemesi, sadece yeterliliğe göre liste hazırlanması ( Antalya ‘daki toplantıda Sn. KIK Uzmanı tarafından dile getirilmiş önderidir. )

11 Özellikle değişen mevzuat durumlarında ( Özellikle Ambalaj Yönetmeliği ) kurumların teknik şartnamelerde belirlemiş olduğu hususlar mevzuata aykırı olabilmekte; veya münferit olarak tatbiki zor veya imkansız uygulamalar teknik şartnamelerde yer alabilmektedir. Keza söz konusu ilaç, serum, aşı vb gibi farmasotik ürünlerin spesifikasyonlarını düzenleyen hem ulusal hem de ülkemizce kabul görmüş uluslar arası standartlar mevcut ve yürürlülükte olup Sağlık Bakanlığı tarafından belirlenerek yürütülmektedir. Buna rağmen ilaçların üzerinde imalat tarihinin bulunması, fatura ile teslimat yapılamayacağı, hasta ölümlerinde yüklenicinin açılacak davalardan sorumlu olacağı gibi maddeler teknik şartnamelerde yer alabilmektedir. Öneri 1 : Genel İlaç, serum, kan ürün vb gibi ilaç ana gruplarında Bakanlığımız bünyesinde standart teknik şartnameler düzenlenmesi ve idarelerin bu teknik şartnameleri kullanması. Öneri 2 : Genelge düzeyinde bir genelge ile idarelerde teknik şartnamelerde yapılan yanlış uygulamalara ilişkin hastanelerin uyarılması.

12 Ne yazık ki, idarelerin tüketimine göre ürün tedarik etmemesinden kaynaklanan çok ciddi bir milli servet kaybı yaşanmaktadır. MKYS ile bunun önüne geçilmesi için adımlar atılmış olsa bile yayınlanmış ihale şartnamelerde halen miadında tüketilmeyen ilaçların değiştirilmesine yönelik maddelerin yer aldığı görülmektedir. Halbuki hem tedarik etme hem kullanma hem de MKYS için oluşturulmuş mevzuat gereği bu ürünlerin doğru alınması, doğru miktarda alınması ve süresi içinde tüketilmesi idarelerin sorumluluğundadır. Bunun yapılaması durumunda idare, Devlet Kaynakları, Milli Servet, Endüstri, yüklenici de dahil olmak üzere tüketimin tüm muhatapları zarar görmekte ; ancak şartnamelerde yer alan bu tarz hükümlerden dolayı idareler bu zarar karşısındaki sorumluluklarından kurtulmuş olmaktadır. Ancak bu değer kaybı halen devletimizin kaynakları ile karşılanmaktadır. Öneri 1 : Miadında tüketilemeyen ürünlerin yükleniciler tarafından değişiminin istenilmemesi ve bunun genelge düzeyinde bir talimat ile hastanelere bildirilmesi. Öneri 2 : Miadında tüketilmeyen ürünlerin yükleniciler tarafından değişimi istenecek ise ; a.Değişimi istenecek miktarın o alımda yapılan alımın %5 i geçmemesi, b.Değişimi istenecek ürünlerin miadının dolmasına toplam raf ömrünün yarısı tamamlanmadan talep edilmesi, c.Değişimi talep edilen ürün yerine başka ürün verilmesinin yüklenicinin mutabakatı ile sağlanması.

13 Ülkemizde piyasaya arz edilen ilaçların muhtelif çeşit ve sayıda muadil ürünleri mevcut olup; bunların kendi aralarında rekabeti piyasada sağlanmaktadır. Ancak çerçeve anlaşmalarda ve münferit alımlarda sadece üç teklifin çıkmış olması yeterli sayılmaktadır. Bu aynı marka ve/veya aynı üreticiye ait ilacın üç istekli tarafından teklif edilmesi halinde muadil rekabeti sağlanmadan alımın ifa edilmesine sebep olacaktır. Öneri 1 : Çerçeve anlaşma ve münferit alımlarda üç ve üstü muadili bulunan ürünlerde tüm muadillerinin rekabetinin aranması yönünde hastanelerin ve çerçeve anlaşmayı gerçekleştirecek idarelerin bilgilendirilmesi ve talimatlandırılması, Öneri 2 : Yukarıda belirtilen önerimizin KIK genel Tebliği içerisinde hukuki dayanağa kavuşturulması.

14 Dokümantasyona dayalı süreçlerin kısaltılması ve ihale katılım maliyetlerinin düşürülmesi adına ihale için istenilmesi gereken belgelerin Çerçeve Anlaşma aşamasında bir kereye mahsus istenilmesi prensipte doğrudur. Ancak bu evrakların münferit sözleşmeye teklif ve münferit sözleşme imza edilmesi aşamalarında tekrar istenilip istenilmeyeceğinin yayınlanmış şartnameler ile idare insiyatifine bırakılmış olması doğru olarak belirlenmiş bu prensibi işlevsiz kılmakta ; maliyetlerin azalması sonucunu ortadan kaldırmakta ve bürokrasi ve kırtasiyeyi azaltmamaktadır. Öneri 1 : Tüm ihale ve sözleşmelerin edimlerinin ifa edilmesi aşamalarında istenilecek belgelerin çerçeve anlaşma aşamasında belirlenerek bir sefer teslim edilmesi yönünde hastanelerin talimatlandırılması. Öneri 2 : Yukarıda belirtilen önerimizin KIK genel Tebliği içerisinde hukuki dayanağa kavuşturulması.

15 Konu başlığında belirtilen konularda ve sadece imalatçı/ithalatçı firma tarafında tanzim edilebilen ve doğruluğunu sadece imalatçı/ithalatçı firmanın taahhüt edebileceği bilgi ve belgelerin ihale, sözleşme ve sözleşme sonrasında yüklenici sorumluluğunda bırakılması sakıncalıdır. Sağlık Bakanlığı hali hazırda istenilen bu tip belgeleri kontrol etmektedir ve bu konuda amir yetkiye sahiptir. Teslim edilen ilaç ve serumların imalatçı/ithalatçı firma dan çıkış anına kadar olan tüm süreçlere ilişkin bilgi ve belge taleplerinin imalatçı/ithalatçı firma dışında yükleniciden talep edilmesi ve ihale –sözleşme-teslimat süreçlerinde yüklenici sorumluluğunda bırakılması sakıncalıdır. Öneri 1 : Teslim edilen ilaç ve serumların imalatçı/ithalatçı firma dan çıkış anına kadar olan tüm süreçlere ilişkin bilgi ve belge taleplerinin imalatçı/ithalatçı firmadan talep edilmesi ve ihale – sözleşme-teslimat süreçlerinde yüklenici sorumluluğundan çıkartılması yönünde hastanelerin talimatlandırılması. Öneri 2 : Yukarıda belirtilen önerimizin genelge marifeti ile talimatlandırılması.

16