Ecz.Fahri Yağlı ( Micro MBA&CRM Uzmanı) Yeditepe Üniversitesi Eczacılık Fakültesi Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM) ECZANELERDE ETKİN STOK YÖNETİMİ.

... konulu sunumlar: "Ecz.Fahri Yağlı ( Micro MBA&CRM Uzmanı) Yeditepe Üniversitesi Eczacılık Fakültesi Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM) ECZANELERDE ETKİN STOK YÖNETİMİ."— Sunum transkripti:

1 Ecz.Fahri Yağlı ( Micro MBA&CRM Uzmanı) Yeditepe Üniversitesi Eczacılık Fakültesi Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM) ECZANELERDE ETKİN STOK YÖNETİMİ

2 FİNANSAL ANALİZ İşletmenin faaliyetlerini ne derece etkinlikte yaptığını ölçen oranlar.. Alacak Devir Hızı Alacakların ortalama tahsil süresi Stok Devir Hızı Stok Tutma Süresi Ticari Borçların Ortalama Ödeme Süresi Ticari Borç Devir Hızı İşletme Sermayesi Devir Hızı Öz Sermaye Devir Hızı Nakit Döngüsü Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM) 2) Faaliyet Oranları:

3 FİNANSAL ANALİZ Stok Devir Hızı: Stoklarınızı satıp yerine kaç kez koyduğunuzu gösterir. Amiyane tabirle stoklara attırılan taklanın göstergesidir. Bu değerin yüksek olması herkesin en büyük arzusudur. Ne kadar çok artırırsak o kadar talep gördüğümüzü ifade eder. Satılan Malın Maliyeti(SMM) Stok Devir Hızı : -------------------------------------------------- (Dönem Başı Stok+Dönem Sonu Stok) / 2 Stok Gün Sayısı: Mevcuttaki stoğunuzun size kadar daha yeteceğini gösterir. Yine klasik tabirle stock-out yada Over-stock olmamak için satış periyodunuzdaki temponuzun stoklarınız tarafından karşılanıp karşılanamayacağını veya stok fazlasını gösterir. 365 (yıl gün) Stok Gün Sayısı : ---------------------------- Stok Devir Hızı Her iki göstergede işletmeler için son derece kritik değerlerdir. Karıştırılması çok yanlış sonuçlara neden olabilir. Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM) 2) Faaliyet Oranları:

4 FİNANSAL ANALİZ Stok Devir Hızı(sdh) ve Ortalama Stokta Kalma süresi Örnek 31/12/2013 tarihinde toplam stok miktarı : 500 adet 31/12/2014 tarihinde toplam stok miktarı : 600 adet 2014 yılında satılan malların toplam stok miktarı : 3000 adet Stok Devir Hızı =Dönem içinde satılan toplam stok miktarı/ ((Dönem başı stok miktarı + Dönem sonu stok miktarı) / 2) = 3000 / [(500+ 600)] / 2 = 5,45 * İkinci adım ortalama stokta kalma süresini ve dolayısıyla stokların aktife hangi ayda girdiklerini bulmaktır. Ortalama Stokta Kalma süresi =Dönem gün sayısı / Stok devir hızı = 365 / 5,45 = 67 gün Stok devir hızını gün olarak hesaplama için 365’i yukarıdaki formülden çıkan çarpana bölmek gerekir. Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM) 2) Faaliyet Oranları:

5 FİNANSAL ANALİZ Stok devir hızı şu şekilde yorumlanabilir; Yüksek olması stokların hızlı bir şekilde raf sürecinden satış geçtiğini gösterir. Stok devir hızının yüksek olması her zaman olumlu değerlendirilmeyebilir, örneğin stok sıkıntısı çeken, yetersiz stoklarla çalışan Eczaneler de bu oran yüksek görünebilir. Yavaş olması ise Ürün tercih hatası, pazarlama desteğinin azaltılması, ya da satış alanında aksaklıklar yaşadığının habercisi olabilir. Veya eczanenin Aynı zamanda spekülatif amaçlı stok tutuyor da olabilir. Bunların dışında Eczane ve Ecza deposu stok yapısının da mutlaka incelenmesi gerekir. Bazı Ürünler hızlı bir şekilde üretim sürecinden satışa hazırlanırken bazı sektörlerde bu mümkün değildir. Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM) 2) Faaliyet Oranları:

6 Eczanede Stok Yönetiminde İki Önemli Sorun: 1. Eczanelerde çok çeşitli stok kaleminin olması, stokları takip edebilmek açısından zorluk yaratmaktadır. 2. Eczanelerde stokların maliyetinin hesaplanması uzun zaman almaktadır. Pharma MBA eğitimin amaçlarından birisi de bu sorunlara çözümler sunabilmektir. Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM)

7 Eczanelerde Stok Yönetimi Neden Önemlidir? Eczanelerde stoklar toplam varlıkların önemli bir bölümünü oluşturmaktadır. Stokların likiditesi diğer dönen varlıklara göre daha düşük olduğu için stok yönetiminde yapılan hataların düzeltilmesi zaman alabilir ve pahalıya mal olur. ECZANELERDE STOK YÖNETİMİ Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM)

8 ECZANELERDE STOK YÖNETİMİ Eczanelerde Stok Yönetiminin Amaçları Nelerdir? Eczane için gerekli olan stoğun miktar ve zamanlamasının etkin olarak yapılması, Stok maliyetlerinin düşürülmesi, Eczanenin kârlılığının arttırılması, Eczanenin değerinin arttırılması. Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM)

9 Eczanelerde Stok Yönetiminin Önemi Stok Yönetiminin Amacı Stok Bulundurmanın Nedenleri Stok Türleri Stoklarla İlgili Maliyetler Stok Değerleme Yöntemleri Ortalama Maliyet Yöntemi İlk Giren İlk Çıkar (FIFO) Son Giren İlk Çıkar (LIFO) ECZACILAR İÇİN STOK YÖNETİMİ Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM)

10 Stok Kontrolü Stok Devir Hızı (SDH) Nasıl Hesaplanır? Ne İşe Yarar? Gözle Kontrol Yöntemi Stok Sayımı (Sürekli ve Aralıklı Envanter Yöntemleri) Sürekli Envanter Yönteminde Stok Kartı Stok Kontrolde ABC Analizi Stok Plânlama Sipariş Verme Teknikleri i.Ekonomik Sipariş Miktarı Modeli ii.Sabit Sipariş Periyodu Modeli iii. Tam Zamanında Stoklama (JIT) Fazla Stok Bulundurmak Neden Yanlış? Son Söz Değerlendirme ECZACILAR İÇİN STOK YÖNETİMİ Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM)

11 ECZANELERDE STOK YÖNETİMİ Eczanelerde Stok Bulundurmanın Nedenleri Nelerdir? Hastaya yapılacak satışı gerçekleştirebilmek (ecza depolarının arzı yetmediği ya da geciktiği zamanda bile satışa devam edebilmek), Belirsizliği azaltmak için güvenlik stoku oluşturabilmek, Esnekliği arttırmak, Taşıma maliyetlerini azaltmak, Fazla miktarda satın alma indiriminden yararlanmak, Enflasyon ve fiyat artışlarından etkilenmemek, Yatırım yapmak. Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM)

12 VAKA ÇALIŞMASI 1-b Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM) 10+1 % 5010+5 %28 İlacın Fiyatı PSV17.172 TL11.934 TL % 8 KDV1.272 TL KDV siz Fiyatı15.900 TL10.662 TL Kurum İskonto % 247.950 TL28%2.985 TL Ara Toplam7.950 TL7.677 TL %24 Eczacı Karı İskontosu1.908 TL24%1.842 TL Ara Toplam6.042 TL5.834 TL %8 KDV 0, 483 TL 0,467 TL Maliyet Toplamı6.525 TL6.301 TL 0 TL 1 MF KDV0,483 TLKDV % 80,467 TL 10 Kutu65.250 TL Fatura Net Tutarı 10+165.733 TL10+567.584 TL Birim Maliyeti 1/115.976 TL1/156.144 TL Satış Fiyatı8.586 TL8290,7712 1194.446 TL15124.362 TL Alış Maliyeti65.733 TL67.584 TL Brüt Karlılık28.713 TL56.778 TL %43,68%84,01%

13 ECZANELERDE STOK YÖNETİMİ Stok Türleri:  Dönen Stok  Güvenlik Stoğu  Mevsimsel Stok  Spekülatif Stok  Promosyon Stoğu  Transit (yoldaki) Stok  Ölü Stok Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM)

14 ECZANELERDE STOK YÖNETİMİ Stoklarla İlgili Maliyetler: Stok Fiyatları Stok Tedarik Maliyeti Yazılı ve her türlü haberleşme giderleri, Taşıma giderleri. Stok Bulundurma (Elde Tutma) Maliyeti Depolama maliyetleri (kira, çeşitli vergiler, ısıtma ve aydınlatma, soğutma, steril ortam sağlama, güvenlik giderleri), Sigorta primleri, Stok personelinin maliyeti, Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM)

15 ECZANELERDE STOK YÖNETİMİ Stoklarla İlgili Maliyetler (devam):  Hasar, bozulma, kırılma riskleri,  Talep azalmaları riski,  Eskime, demode olma riski,  Fiyat düşmelerinden doğan risk,  Küçük hırsızlıklar,  Paranın zaman değeri (faiz)  Stok Bulundurmama Maliyeti  Yeterli stok bulunmaması nedeniyle kârlı satış fırsatlarının kaçırılması,  Hastaların güveninin yitirilmesi. Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM)

16 STOK DEĞERLEME YÖNTEMLERİ 1. Ortalama Maliyet Yöntemi 2. İlk Giren İlk Çıkar (FIFO) 3. Son Giren İlk Çıkar (LIFO) Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM)

17 İLAÇ ALIMINDA BİRKAÇ ÖNEMLİ NOKTA.. Yüklü İlaç Alımının Taşıdığı Riskler:  İlacın elde kalma riski.  Hasta azalması,  Doktorun tayininin çıkması,  Hastanenin alımını değiştirmesi. İhaleyle içeriden satış yapılması riski.  Fiyat düşüşlerinden azami ölçüde etkilenme riski.  SGK ödemelerinde sıkıntı yaşama riski. Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM)

18 ECZANELERDE STOK KONTROLÜ STOK DEVİR HIZI (SDH) NEDİR? NE İŞE YARAR? SDH = Satışların Maliyeti/Ortalama Stoklar Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM)

19 ECZANELERDE STOK KONTROLÜ Eczanelerin ortalama yıllık stok devir hızları İlaç11-30 İlaç dışı4 Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM)

20 ECZANELERDE STOK KONTROLÜ Stok Sayımı “Sürekli Envanter Yöntemi” uygulanamıyorsa, belirli periyotlarla stokların tamamı veya bir kısmı sayılmalıdır. Özellikle A sınıfı stoklar daha sık sayılmalıdır. Hırsızlıklar söz konusu olabilir. Sayım ile doğru ve güvenilir stok kayıtları sağlanır. Stok hatalarının bulunmasına ve önlem alınmasına olanak sağlar. Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM)

21 ECZANELERDE STOK KONTROLÜ Sürekli Envanter Yönteminde Stok Kartı Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM)

22 ECZANELERDE STOK KONTROLÜ Sürekli Envanter Yönteminde Stok Kartı Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM)

23 ECZANELERDE STOK KONTROLÜ Stok Kontrolde ABC Yöntemi  Stokları A, B, C olarak sınıflandırır.  Genellikle kıyaslama için yıllık değer alınır.  Yıllık değer = yıllık talep x birim maliyet.  A sınıfı stok malları daha önemli.  Önemli kalemleri daha sıkı kontrol etmeli..  A sınıfı stoklara olan ihtiyacı daha dikkatli tahmin etmeli.. Stok Kalem Stok Değeri A sınıfı: %5-10%75-80 B sınıfı: %20-25%10-15 C sınıfı: %60-65%5-10 Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM)

24 ECZANELERDE STOK KONTROLÜ 0 20 40 60 80 100 100 80 60 40 20 0 “C” türü stok kalemleri (düşük değerli veya önemsiz kalemler) “B” türü stok kalemleri (orta değerli kalemler) “A” türü stok kalemleri (hayati veya yüksek değerli kalemler) Stok kalemlerinin sayıca yüzdesi ABC sınıflamasına göre birikimli stok yatırımının dağılımı Birikimli stok yatırımının yüzdesi Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM)

25 ECZANELERDE STOK KONTROLÜ Etkin Bir Stok Kontrolü İçin: 1.Muhasebe ile entegre bir bilgisayar sistemi 2.Faturalama sisteminin yeniden gözden geçirilmesi 3.Stok kontrolü ile ilgili çalışacak bir kişinin istihdam edilmesi veya görevlendirilmesi Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM)

26 ECZANELERDE STOK PLÂNLAMA Sipariş Verme Teknikleri Ekonomik Sipariş Miktarı Modeli Sabit Sipariş Periyodu Modeli Tam Zamanında Stoklama (JIT) Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM)

27 ECZANELERDE STOK PLÂNLAMA Stoklar optimum düzeyde olmalı! Alt sınır: Yok satmak.. Üst sınır: Fazla stok bulundurmak… Kâr marjı yüksek olan ilaçları bulundurmak. Stok devir hızı yüksek olan ilaçları bulundurmak. Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM)

28 EKONOMİK SİPARİŞ MİKTARI MODELİ Zaman Miktar Yeniden sipariş düzeyi Doğru sipariş miktarı Burada yeniden sipariş ver Adet olarak emniye t stoku Zaman cinsinden emniyet payı Zaman cinsinden temin süresi Stok her gün sürekli düşmek- tedir 0 Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM)

29 EKONOMİK SİPARİŞ MİKTARI (ESM) MODELİ ESM = 2 x Toplam Talep x Sipariş Maliyeti Bulundurma Maliyeti Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM)

30 STOK KONTROLDA ÇEŞİTLİ SİPARİŞ MİKTARLARI VE ORTALAMA ENVANTER DÜZEYLERİ Depodaki miktar Günler 20406080100120 600 300 Ortalama envanter (300) 20 40 60 80 100 120 100 Ortalama envanter (50) Günler 600 ‘lük sipariş ver 100 ‘lük sipariş ver Siparişin verilmesi Siparişin gelişi Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM)

31 SABİT SİPARİŞ PERİYODU MODELİ Belli zaman aralıklarında sipariş verilir. Sipariş verilirken stok seviyesi belirli bir üst seviyeye kadar doldurulur. Sipariş miktarı her seferinde değişir. Sürekli stok sayımı (kontrolü) yoktur. Bu nedenle, periyotlar arası stoksuz kalma riski vardır. Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM)

32 TAM ZAMANINDA STOKLAMA SİSTEMİ (JUST-İN-TİME/ JIT) Doğru ürün Doğru zamanda İstenen miktarda Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM)

33 TAM ZAMANINDA STOKLAMA SİSTEMİ (JUST-İN-TİME/ JIT) Japonlar tarafından geliştirilmiş bir yöntem (Toyota Üretim Sistemi). Sıfır stok, sıfır hata! Az sayıda satıcıdan yüksek kalitede ürünü, küçük partiler halinde ve tam zamanında almak.. Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM)

34 FAZLA STOK BULUNDURMAK NEDEN YANLIŞ? Gereksiz yere kaynak kullanımına neden olur (insan, yer, zaman). İlaçlar kaybolabilir, karışabilir. Kutular devrilip altta kalanlar ezilebilir, kırılabilir. Yer kaplayıp diğer ilaçların akışını engeller. Fiyat düşüşlerinde ciddi zararlar doğabilir. Sorunları görmemizi engeller. Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM)

35 TEMEL MESAJLAR İyi ve etkin bir stok yönetimi:  Gerçek değerleriyle stoklarımızda yer alan ilaçlar,  Stoklar için en uygun değerleme yöntemini uygulayarak gerçek olmayan kârlar üzerinden vergi ödenmesinin önlenmesi.  Satışlarda esneklik kazanılması,  Dış şartlardan daha az etkilenilmesi,  Yatırımların çeşitlendirilmesi ve etkinliği  Yatırımların kârlılığının artması,  Satışların artması,  Kârlılığın artması,  Nakit yönetiminde etkinlik sağlanması,  Müşteri bağlılığının artması,  Eczanenin değerinin artması. Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM)

36 Eczane İşletme Sermayesi Dönen varlıkların toplamına “(Brüt) İşletme Sermayesi”denir. Bu kavram, bir eczanenin cari aktiflere yaptığı yatırımı işaret eder. İşletme sermayesi yönetimi bir eczanenin cari aktiflerini idare etmesi ve onları finanse etmesini kapsamaktadır. Dolayısıyla işletme sermayesi yönetimi aşağıdaki kararları kapsar: Nakit yönetimi Stok Yönetimi Alacak Yönetimi Özellikle Eczane gibi kurumlarda işletme sermayesi analizi daha fazla önemlidir. Eczaneler yatırımlarını cari değerler üzerine yoğunlaştırmışlar; diğer taraftan ECZANE/KOBİlerin kredi kuruluşlarından yararlanmaları ve sermaye piyasalarına girmeleri zordur Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM)

37 Eczane İşletme Sermayesi Tanımlar KuruluşDönemi:Yatırım önerisinin ortaya çıkışından eczanenin işletmeye açılmasına kadar olan zaman İşletme Dönemi: Eczanenin tam üretime geçmesinden projenin “faydalı ömrü”sonuna kadar geçen dönem(Faydalı ömür; makine teknik ömrü, teknolojik eskime –Örn 10-12 yıl) Sabit Sermaye Yatırım Giderleri:Eczanenin fiziki olarak kurulması için yapılması gereken harcamalar(Demirbaş ve tadilat ve inş) İşletme (Çalışma) Sermayesi: Eczanenin düzenli bir biçimde işletilmesi için gereken kaynaktır Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM)

38 Eczane İşletme Sermayesi Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM)

39 Eczane İşletme Sermayesi Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM) İşletme sermayesi İhtiyacını etkileyen faktörler 1.Kredi bulma fırsatları ve zorlukları. 2.Satın alma ve satış uygulamaları 3.Stok politikası ve stok devir hızı 4.Faaliyete geçme süresi 5.Faaliyet maliyeti 6.İşletmenin türü 7.Piyasadaki rekabet seviyesi 8.Diğer faktörler (faktör piyasasında beklenmeyen şekilde ekonomik değişimler vb.)

40 Eczane İşletme Sermayesi Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM) Başlangıç yatırımı= $ 100,000 Tahmini yıllık nakit akışı= $ 25,000 Geri dönüş süresi = 4 yıl

41 Eczane İşletme Sermayesi Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM) GERİÖDEME SÜRESİ-KURAL 1-Sermayedarın kabul ettiği asgari bir geri ödeme süresiyle söz konusu eczane yatırımının geri ödeme süresinin karşılaştırılması yoluyla red veya kabulü hakkında karar verilebilir. 2-Alternatif projeler arasında bir seçim yapıldığında ise Geri ödeme süresi en kısa olan projeye öncelik verilmesi hususunda bilgi sahibi olunabilir

42 TEŞEKKÜRLER... Ecz. Fahri Yağlı ( Pharma MBA&CRM)