KEPMutabakat Çözümü.

... konulu sunumlar: "KEPMutabakat Çözümü."— Sunum transkripti:

1 KEPMutabakat Çözümü

2 İçerik Sorun Çözüm Fayda İstatistik
MUTABAKAT işleminin neden gerekli olduğundan bahsedeceğiz Çözüm MUTABAKAT işleminin ne şekilde daha verimli hale getirilebileceği sorusuna örnekler ve senaryolarla yanıtlar arayacağız Fayda Çözümün size sunacağı faydaları görüp inceleyeceğiz İstatistik Bazı istatistiksel veriler üzerinden örnekler vereceğiz

3 Mutabakat neden gereklidir?
Takdim Tehir Faturaların personel kaynaklı hatalardan dolayı kaybolması Kargo ve taşıma sürecinde kaybolan belgeler Yanlış ve eksik işlem yapılarak tamamlanan belgeler Belge onay sürecinin gereğinden uzun olması İşlemlerin tarihlerinde oynamalar yapılabilmesi Yasal yükümlülük - Türk Ticaret Kanunu Madde 94

4 4 Adımda Mutabakat Giriş Hazırlama Gönderim Geri Bildirim
Kullanıcı seviyesine göre yetkilendirme Hazırlama ERP’den otomatik oluşturma Excel dosyasından yükleme Gönderim Toplu Gönderim Seçim yaparak belirli kişilere gönderim Geri Bildirim Eş zamanlı işlem durumu bildirimi

5 Entegrasyon Opsiyonları
Web Service Firma Bilgileri Cari Hesap Hareketleri Form BA/BS Hareketleri SQL Connection

6 Özet Görünüm Geçmişte gönderilen mutabakatlar özet listesi
Kaç firmaya gönderildiği Ne kadarının mutabık olduğu Ne kadarının mutabık olmadığı Kaç firmaya ulaşılamadığı Kaç firmanın cevap vermediği

7 Yeni Mutabakat Hazırlama
Yeni Mutabakat Hazırlama Yöntemleri ERP Entegrasyon Hangi ERP sistemi kullandığınızın önemi yoktur. Excel Sadece gerekli alanlarla hızlıca yükleyip işlem yapılabilir.

8 Yeni Mutabakat – ERP Entegrasyon
Yeni Mutabakat Listesi ERP Entegrasyon Bakiye Tarihi Mutabakat yapılacak tarih Özel Defteri Kebir Avans gibi işlemleri alt kırılım ile özelleştirme

9 Yeni Mutabakat – Gönderim Listesi
Liste firma, para birimi ve eğer varsa ÖDK bazında gruplanarak hazırlanır. Listenin içinde arama yapmak için Ara yazan alandan eş zamanlı arama yapabilir ve sonuçları aynı anda görebilirsiniz.

10 Yeni Mutabakat - Gönderme
Listede seçili firmalara gönderilecek mutabakat mailinde Kimden ve Konu alanı varsayılan şablon olarak gelecektir, dilerseniz bu alandaki bilgileri değiştirebilirsiniz. Kimden ve Konu kısmında hem gönderen firmanın vurgulanması, hem de gönderimin hangi mutabakat ve dönemi için yapıldığı bilgisinin net olarak belirtilmesi maillerin açılma oranlarını olumlu yönde etkilemektedir. Mail gönderimlerinde profesyonel mail servisleri ile çalışılmaktadır. Gönderim yapılmak istenen mutabakat sayısı ne kadar fazla olursa olsun, tüm gönderim dakikalar içerisinde tamamlanabilmektedir.

11 Yeni Mutabakat – KEP Gönderim
Gönderilen KEP / SEP iletisi içeriğinde firma ve bakiye bilgileri gibi özel bilgiler doğrudan gösterilmez. Oldukça sade ve açık bir şekilde tasarlanmış mutabakat maili, kullanıcıyı online mutabakat sayfasına yönlendiren bir içerik barındırmaktadır Bilgi kirliliği oluşturmadan kullanıcı doğrudan mutabakata yönlendiren tek bir buton «Mutabakat için tıklayınız» bulunmaktadır. Güvenlik kısıtlamalarından dolayı bazı firmalarda mail içerisindeki kodlar ve imajlar gösterilmeyebilir bu nedenle mail içeriğinde doğrudan mutabakat sayfasına ulaşılabilecek bağlantıya yer verilmektedir.

12 Mutabakat Cevabı Firma Unvanı Mutabakat talebi gönderilen firma bilgisi Bakiye Tarihi Mutabakat Talebi gönderilen bakiye tarihi Bakiye Borç veya Alacak tutarı

13 Mutabakat Cevabı – Onay
Onaylıyorum Kullanıcı alışkanlığı açısından ikinci adımda onay alınır.

14 Mutabakat Cevabı – Onay
Onaylandı Onay bilgisi geri bildirim olarak alınır.

15 Mutabakat Cevabı – Onay Sonrası
Onay Sonrası Talep onaylandıktan sonra kendini işleme kapatır ve uyarı verir.

16 Mutabakat Cevabı – Red Karşı firma mutabık değilse, mail telefon ve faks trafiği uzar gider ve kaybolur. KEPMutabakat bunların hepsini ortadan kaldırır. Hayatı kolaylaştırır.

17 Mutabakat Cevabı – Red KEPMutabakat Hayatı Pratikleştirir
Mesajlaşma Karşı taraf neden mutabık olmadığını mesajla iletilebilir

18 Mutabakat Cevabı – Red KEPMutabakat Hayatı Pratikleştirir
Mesajlaşma Karşı taraf neden mutabık olmadığını mesajla iletilebilir Dosya Yükleme Karşı taraf kendi ekstresini yükleyebilir

19 Mutabakat Cevabı – Red KEPMutabakat Hayatı Pratikleştirir
Mesajlaşma Karşı taraf neden mutabık olmadığını mesajla iletilebilir Dosya Yükleme Karşı taraf kendi ekstresini yükleyebilir Bakiye Bilgisi Karşı taraf kendi bakiyesini yazabilir

20 Mutabakat Cevabı – Red KEPMutabakat Hayatı Pratikleştirir
Mesajlaşma Karşı taraf neden mutabık olmadığını mesajla iletilebilir Dosya Yükleme Karşı taraf kendi ekstresini yükleyebilir Bakiye Bilgisi Karşı taraf kendi bakiyesini yazabilir Online Ekstre Gönderilen Cari Hesap Ekstresi görüntülenebilir

21 Geri bildirim Mail Durum Bilgisi alanında, her gönderilen mail için bir log tutulur ve son duruma göre güncellenir. Mutabakat loglarının bulunduğu alanda yüklenmiş olan genel dosyaları, bakiye bilgilerini ve mesajları görülebilir.

22 Geri Bildirim Gönderilen mutabakatı onaylayan firmaların durumları yeşil renk ile işaretlenir. Mutabık olmayanlar için de kırmızı renk ve çarpı işareti kullanılır. Gönderilen mailin durum bilgisi de Gönderildi, Ulaşmadı, Hatalı Mail gibi uyarılarla gösterilir.

23 Sağladığı Faydalar Arşivleme kolaylığı
Geçmişte mutabık olup da o tarihteki bakiyenin değişmesinin kolay yoldan takip edilebilmesi Çapraz kontrol mekanizmasının kurularak denetim yapılabilmesi Mutabık olmama durumunda gerekli donelerin karşı tarafa online sağlanması ve mutabakat sürecine firmanın online katkısının sağlaması

24 Geri Bildirim İstatistikleri

25