Yerel Hizmetler için İş Prosedürleri

... konulu sunumlar: "Yerel Hizmetler için İş Prosedürleri"— Sunum transkripti:

1 Yerel Hizmetler için İş Prosedürleri

2 Tarafların üzerinde uzlaştığı proje
PROJE NEDİR? Uzmanların önerdiği proje Onaylanan proje Üst yönetimin gözden geçirdiği proje Uygulamadaki proje Tarafların üzerinde uzlaştığı proje Faydalanıcıların gerçek beklentileri

3 İLERLEYEN (PROGRESSIVE) RUTİN TEKRARLANAN OPERASYONLAR (MAINTENANCE)
PROJE NEDİR? İLERLEYEN (PROGRESSIVE) GEÇİCİ YENİLİKÇİ ÖZGÜN HEDEFE YÖNELİK PROJE YÖNETİCİSİ SÜREKLİLİK DÜZEN RUTİN GENEL PLAN İŞLEVSEL YÖNETİCİ RUTİN TEKRARLANAN OPERASYONLAR (MAINTENANCE) GÜNLÜK İŞLER

4 Sınıf Farklı Türde Projeler Zorluk düzeyi Basit Karmaşık Alan Tarım
BELİRLEYİCİ ÖZELLİKLER Sınıf Farklı Türde Projeler Zorluk düzeyi Basit Karmaşık Alan Tarım Kalkınma Kadın Ölçek Büyük, orta, küçük Çıktı Ürün Hizmet Kullanıcı Gençler Kadınlar Şehir halkı

5 PROJE YÖNETİM BİLGİLERİ PY BİLGİ ALANI
BİLGİ ALANLARI PROJE YÖNETİM BİLGİLERİ PY BİLGİ ALANI Proje Çevresi Kişisel Beceriler Standart ve Yönetmelikler Genel Yönetim Bilgi ve Becerileri

6 Kadın Girişimciliğinin B Bölgesinde Girişimcilik
Kalkınma Hedeflerinden Projelere PORTOFOLYO Kırsal Kalkınma PROGRAM Kadın Girişimciliğinin Desteklenmesi PROJE 1 B Derneği tarafından Kadın Kooperatifi ve Kırsal Turizm Projesi PROJE 2 B Bölgesinde Girişimcilik Okulu ve Doğal Ürünler Pazarı Kurulması

7 DERS ÇIKARMA BASİTLEŞTİRİLMİŞ PROJE SÜRECİ Tanımlama Uygulama
Değerlendirme Tasarım Gözden Geçirme İzleme DERS ÇIKARMA

8 Deneyimlerimizi, çalışmalarımıza nasıl yansıtabiliriz?
ÖĞRENME-YANSITMA-EYLEM Neler yaptık? Neler yolunda gitmedi? Neden yolunda gitmedi? Neler yapılabilir? Deneyimlerimizi, çalışmalarımıza nasıl yansıtabiliriz?

9 PROJELER NEDEN BAŞARISIZ OLUR?
Yetersiz/ zayıf proje planlama ve hazırlık Projeden faydalanacakların beklentileriyle ilgisi olmayan projeler Risklerin yeterince hesaba katılmaması Uzun dönemde projenin sürdürülebilirliğini etkileyecek faktörlerin dikkate alınmaması/yok sayılması Geçmiş hatalı proje uygulamalarının tekrar edilmesi

10 FAALİYETLERİ PLANLAMA BÜTÇE PLANLAMA
TASARIM AŞAMALARI PAYDAŞ ANALİZİ PROBLEM ANALİZİ MANTIKSAL ÇERÇEVE FAALİYETLERİ PLANLAMA BÜTÇE PLANLAMA PAYDAŞ ANALİZİ, PROBLEM ANALİZİ VE RİSK ANALİZİ ÇEŞİTLİ AŞAMALARDA TEKRAR YAPILABİLEN ARAÇLARDIR.

11 PAYDAŞ ANALİZİ Paydaş, projeden etkilenen veya projenin başarısını etkileyebilen kişi ve kurumlardır. Paydaşlar ortak ilgi alanlarına sahip STK’lar, insan grupları ve kurumlar olabilir. Devlet kurumları tek bir paydaş olarak düşünülmemelidir. Her kurumun farklı beklentileri ve ilgi alanları olabilir. KULLANICI GRUPLARI İLGİ GRUPLARI YARARLANICILAR KARAR VERİCİLER DIŞARDA KALANLAR

12 PAYDAŞLAR PROJENİN PLANLAMA AŞAMASINDA BELİRLENMEDİĞİ
PAYDAŞ ANALİZİ BİRİNCİL PAYDAŞLAR : PROJEDEN DOĞRUDAN OLUMLU VEYA OLUMSUZ ETKİLENEN KİŞİLERDİR. GENELLİKLE BİRİNCİL PAYDAŞLARIN REFAHI PROJENİN İYİLEŞTİRMEYE ÇALIŞTIĞI HİZMETLERE VE KAYNAKLARA BAĞLIDIR. BİRİNCİL PAYDAŞLAR PROJENİN UYGULANMA SEBEBİDİR. İKİNCİL PAYDAŞLAR : PROJE İLE İLGİSİ OLAN DİĞER TÜM KİŞİLER VE KURUMLARDIR. İKİNCİL PAYDAŞLAR PROJENİN AMAÇLARINA ULAŞMASINA HİZMET VE ARACILIK EDERLER. PAYDAŞLAR PROJENİN PLANLAMA AŞAMASINDA BELİRLENMEDİĞİ TAKDİRDE PROJENİN BAŞARISIZ OLMA RİSKİ YÜKSEKTİR.

13 PAYDAŞ ANALİZİ PAYDAŞLAR İLGİ ALANLARI PROJE ÜZERİNDEKİ OLASI ETKİLERİ ÖNCELİK DERECESİ BİRİNCİL İKİNCİL Projenizle uzaktan yakından ilişkisi olabilecek tüm paydaşların bir listesini çıkarın Listeyi birincil ve ikincil paydaşlar olmak üzere ikiye bölün. Listenizin projenize destek verenleri, muhalifleri gençleri kadınları vb. içermesi gerektiğini unutmayın. İkinci kolona her bir paydaşın ilgi alanlarını yazın. İlgi alanları kimi zaman açıkça ifade edilirken kimi zamanda gizli olabilir. Üçüncü kolona projenizin paydaşların ilgi alanları üzerindeki negatif ve pozitif etkilerini yazın. Böylece proje süresi boyunca her bir paydaşa karşı nasıl bir yaklaşım sergileyeceğinize karar verebilirsiniz. Etkiyi gösterebilmek için şu işaretleri kullanın: (+), (- ), (+/-), (?) Dördüncü kolonda her bir paydaşın ihtiyaçlarına nasıl ve hangi sırayla cevap vereceğinizi belirlemek için ihtiyaçları öncelik sırasına koyun. Her bir ihtiyaca 1’den 5’e kadar numara verin.

14 PAYDAŞ ANALİZİ A D B C DÜŞÜK YÜKSEK ÖNEM ETKİ

15 D C A B PAYDAŞ ANALİZİ 3 5 2 6 1 4 10 7 8 9 Düşük önem / Düşük etki
Yüksek etki Yüksek önem / BİRİNCİL PAYDAŞLAR 1. Yerel toplum 2. Kadınlar 3. Çocuklar 4. Erkekler 5. Komisyoncular İKİNCİL PAYDAŞLAR 6. Tarım İl Müdürlüğü 7. Doğa Koruma Vakfı 8. Ziraat Fakültesi 9. Köy Muhtarlığı 10. Donör 3 2 1 4 10 8 7 9 5 6

16 PAYDAŞ ANALİZİ KOLLEKTİF HAREKET İŞBİRLİĞİ/ORTAKLIK DANIŞMA
ZORLAMA BİLGİLENDİRME Paydaşlar projenin karar verme yönetiminde kontrol sahibidir Paydaşlarla birlikte projenin öncelikleri ve yol planı üzerinde ortaklaşa çalışılır Paydaşlara sadece danışılır; diğerleri analiz eder ve karar alır paydaşlar sadece bilgilendirilir; proje faaliyetlerini başkaları planlar ve süreci yönetir paydaşlar yönlendirilir; projenin planlanmasında ve yönetiminde paydaş katılımına izin verilmez BAŞKALARI KARAR VERİR PAYDAŞLAR KARAR VERİR

17 KATILIM TÜRÜ PROJE AŞAMALARI
PAYDAŞ KATILIM MATRİSİ KATILIM TÜRÜ BİLGİLENDİRME DANIŞMA ORTAKLIK İŞBİRLİĞİ PROJE AŞAMALARI TANIMLAMA TASARIM UYGULAMA VE İZLEME GÖZDEN GEÇİRME DEĞERLENDİRME

18 fikir materyal hedefler araçlar FİKİRDEN HEDEFE İçerme Eğitim Gelişim
Fırsat Spor ve oyunlar Farkındalık kampanyası Doğrudan destek Dezavantajlılar Engelliler Erkekler / Kızlar Evsizler Genç / Yetişkin Toplum İnsan hakları Sağlıklı insanlar Eğlenceli zaman fikir materyal hedefler araçlar

19 PROBLEM ANALİZİ ANA PROBLEMİ BELİRLEYİN PROBLEMİN SEBEBLERİNİ BELİRLEYİN PROBLEMİN ORTAYA ÇIKARDIĞI SONUÇLARI BELİRLEYİN PROBLEM AĞACI OLUŞTURUN

20 PROBLEM ANALİZİ PROBLEM SONUÇLAR PROBLEM SEBEPLER

21 PROBLEMİN NEDENLERİ

22 PROBLEMİN SONUÇLARI

23 SORUN DÖNGÜSÜNDEN AMAÇ DÖNGÜSÜNE

24 STRATEJİ ANALİZİ

25 SONUÇ AMAÇ ÇIKTI FAALİYET SORUN DÖNGÜSÜNDEN AMAÇ DÖNGÜSÜNE
Köylünün gelir seviyesi yükseldi Ürünler paketlendi Ürünler olumlu koşullarda pazara sevk ediliyor Köylüler ürünlerini uygun fiyattan sattı Aracılar devre dışı bırakıldı Paketleme ünitesi alındı Kooperatif kuruldu Örgütlenme eğitimleri verildi AMAÇ ÇIKTI FAALİYET

26 1 2 3 4 8 10 12 14 9 11 13 15 7 6 5 MANTIKSAL ÇERÇEVE Müdahale Mantığı
Doğrulanabilir Başarı Göstergeleri Doğrulama Araçları Varsayımlar Genel Hedef Proje Amacı Çıktılar/Sonuçlar Faaliyetler Önkoşullar 1 2 3 4 8 10 12 14 9 11 13 15 7 6 5

27 VARSAYIMLAR VARSAYIMLAR AMAÇLARI NASIL ETKİLER? Doğrulanabilir Başarı Göstergeleri Müdahale Mantığı Doğrulama Araçları Varsayımlar 1 8 9 Genel Hedef 2 10 11 Proje Amacı 3 12 13 7 Çıktılar/Sonuçlar 4 14 15 6 Faaliyetler 5 Önkoşullar

28 6 5 4 3 2 1 VARSAYIMLAR Genel hedefe katkıda bulunacak
Proje amacına ulaşırsa 4 Proje amacına ulaşacak 3 Eğer beklediğim sonuçlar ortaya çıkarsa 2 Beklediğim sonuçlar ortaya çıkacak 1 Eğer faaliyetlerim varsayımlarım doğrultusunda gerçekleşirse

29 AKIŞ ŞEMASI: VARSAYIM/RİSK DEĞERLENDİRME
Varsayım/risk gerçekleşirse çok etkili olur mu? Gerçekleşecek mi? Proje farklı şekilde yeniden tasarlanabilir ve dış faktörlerin etkisi azaltılabilir mi? Mantıksal çerçeveye dahil etmeyin Uygulanması çok riskli bir proje. Ya reddedilir yada siz uygulamaktan vazgeçin! Projeyi yeniden tasarlayın. Örneğin: yeni faaliyetler ve çıktılar ekleyin veya proje amacını yeniden yazın Riski gözlem altında tutun ve etkilerini azaltmanın yollarını arayın Mantıksal çerçeveye varsayım olarak ekleyin HAYIR İHTİMAL DIŞI HEMEN HEMEN KESİN EVET MUHTEMELEN

30 GÖSTERGELER Göstergeler amaçlarınızı ne kadar başardığınızı ve kaydettiğiniz ilerlemeyi gösteren ölçme araçlarıdır. Projenizde ne kadar yol katettiğinizi ve planladıklarınızın ne kadarının gerçekleştiğini veya gerçekte durumun ne olduğunu görmenizi ve ölçmenizi sağlarlar. Bir başka deyişle proje performasınızı göstergeler aracılığı ile ölçer ve izlersiniz. NİTELİK Ne kadar iyi? NİCELİK Ne kadar? Kaç adet? ZAMAN Ne zaman? Ne kadar süre? HEDEF KİTLE Kim? YER Nerede?

31 Etki Göstergeleri Sonuç Göstergeleri Çıktı Göstergeleri
Genel Hedef Etki Göstergeleri (Uzun dönemli etkiler) Proje Amacı Sonuç Göstergeleri (Direkt veya hemen görülebilen etkiler) Operasyonel amaçlar Çıktı Göstergeleri (Sunulan mal ve hizmetler) Proje Faaliyetleri GİRDİ

32 MALİYET KARMAŞIKLIK DOĞRULAMA ARAÇLARI PROFESYONEL ANKETLER
YARARLANICILARLA YAPILAN GÖRÜŞME KAYITLARI MALİYET UYARLANMIŞ MEVCUT İSTATİSTİKLER ELDEKİ İSTATİSTİKLER YÖNETSEL RAPORLARI İDARİ RAPORLAR KARMAŞIKLIK

33 FAALİYET PLANI

34 BÜTÇE

35 İZLEME VE DEĞERLENDİRME

36 İZLEME VE DEĞERLENDİRME
Çıktılar/ Müdahale Mantığı Doğrulanabilir Başarı Göstergeleri Doğrulama Araçları Varsayımlar Genel Hedef Proje Amacı Faaliyetler Önkoşullar İZLEME Müdahale Mantığı Doğrulanabilir Başarı Göstergeleri Doğrulama Araçları Varsayımlar Genel Hedef Proje Amacı Faaliyetler Önkoşullar GÖZDEN GEÇİRME Müdahale Mantığı Doğrulanabilir Başarı Göstergeleri Doğrulama Araçları Varsayımlar Genel Hedef Proje Amacı Faaliyetler Önkoşullar DEĞERLENDİRME

37 İZLEME VE DEĞERLENDİRME

38

39 ❶ ❷ ❸ ❹ ❺ ❻ ❼ Bilgi ve Beceri Çalışan Davranış Yapılan İşler
❷ ❸ ❹ ❺ ❻ ❼ İşyeri düzeni Temizlik ve dezenfeksiyon şartları Sağlık bilgisi Tesisat elemanları, özellikleri ve bakımı Elektrikli alet kullanımında dikkat edilecek hususlar Yanıcı ve patlayıcı maddelerin özellikleri Baca ve aspiratör temizliği  ÖLÇME Kesici ve delici aletleri doğru kullanır Ekipmanları hijyene uygun yerleştirir Ekipman ve aletleri, steril biçimde temizler Personel hijyenini sağlar Temizlik ve dezenfeksiyon planını hazırlar Nemli yerlerdeki tesisatı kontrol eder Hasarlı kablo ve prizleri değiştirir Motorlu ve elektrikli aletleri kontrol eder Günlük yiyecek üretim satış durumunu inceler Maliyet artış ve satış düşüşlerini araştırır Aylık bütçe tahmin raporlarını karşılaştırır Mutfak ve servis bölümünü koordine eder Bulaşıkhane bölümünü yönlendirir Muhasebe ile birlikte periyodik sayım yapar Teslim alma Depolama Hazırlama ve pişirme Bulaşık yıkama ve çöp toplama Sipariş ve satışlar İşletme karı Bilgi ve Beceri Çalışan Davranış Yapılan İşler İş Çıktıları Süreç Çıktıları Kurumsal Çıktı

40 DACUM İŞ GÖREV (8-12) İŞLEMLER (50-200)

41 Misafirhane sorumlusu
GENEL ÖZEL Misafirhane sorumlusu İŞ MİKTAR Yeşil alanların bakımını yapmak GÖREV Çimleri biçmek İŞLEM Elektrik bağlantısını yapmak ADIM

42 DACUM İş veya mesleğin bütünü, süreç ve fonksiyonlar GÖREVLERE bölünür
Görevler İŞLEMLERE bölünür İŞ ANALİZİ İşlem:…………………………………………….. İŞLEM ANALİZİ Adım Performans standardı Alet, Ekipman ve Sarf Malzemesi Bilgi Beceri Tutumlar Kararlar 1. 2. 3. 4.