Ö ğ r. Gör. Dr. İ nanç GÜNEY Adana MYO BÜRO YÖNETİMİ Muhasebe ve Vergi Uygulamaları Programı.

... konulu sunumlar: "Ö ğ r. Gör. Dr. İ nanç GÜNEY Adana MYO BÜRO YÖNETİMİ Muhasebe ve Vergi Uygulamaları Programı."— Sunum transkripti:

1 Ö ğ r. Gör. Dr. İ nanç GÜNEY Adana MYO BÜRO YÖNETİMİ Muhasebe ve Vergi Uygulamaları Programı

2 Büroların İş levleri Bilgi toplanması, Elde edilen bilgilerin analizi, Bilginin i ş levsel hâle getirilmesi, İş levsel bilginin bilgi havuzlarında depolanması, Yönetimin ihtiyacı olan bilgilerin iletilmesi.

3 1. Bilgi Toplanması Örgütün ihtiyacına yönelik olarak bilgilerin derlenmesi safhasıdır. Örne ğ in, bir ara ş tırma sonucu kitap, makale, rapor gibi yazılar, gazeteler, görsel-i ş itsel ileti ş im araçları {internet, radyo, TV}, düzenlenen konferans ve seminer programları, örgüte yazılan dilekçeler, doldurulan formlar ve mektuplar büronun bilgi ihtiyacının kar ş ılanabilece ğ i en önemli bilgi kaynaklarıdır.

4 2. Elde Edilen Bilgilerin Analizi Bürolar için derledi ğ imiz bilgiler ham veri niteli ğ i ta ş ımaktadır. Bu verilerin hangilerinin büro için gelecekte faydalı olabilece ğ i veya hangilerinin elenmesi gerekti ğ ine yönelik i ş lemlerin yapıldı ğ ı sürece bilginin analiz edilmesi denir. Herhangi bir ortamda kayıtlı veya sözlü olarak bulunan veriler, büroların ihtiyaçları do ğ rultusunda ayıklama i ş lemine tabi tutulur. Ancak bu i ş lemden önce büroların hem geçmi ş te i ş ine yaradı ğ ı hem de gelecekte ihtiyaç duyaca ğ ı bilgilerin öngörülmesi gerekmektedir. Bundan dolayı büro yöneticisi örgütle ilgili tüm faaliyetleri takip etmek durumundadır. Elde edilen bilgiler analiz edilirken, kurumun öncelikli bilgi gereksinimleri saptanmalıdır.

5 3. Bilginin İş levsel Hâle Getirilmesi Bilginin düzenlenmesi olarak ifade edilen bu a ş amada, sisteme giren bilginin anlamlı sonuçlara dönü ş türülmesi için a ş a ğ ıdaki i ş lemler yapılır: Özetleme Ço ğ altma Gruplama Sıralama Hesaplama Kar ş ıla ş tırma

6 Özetleme: Sisteme giren bilginin detay seviyesinin belirli kriterlere göre azaltılması i ş lemidir. Ço ğ altma: Gerekli oldu ğ u durumlarda sisteme giren bilginin çe ş itli araç ve yöntemlerle fazlala ş tırılmasıdır. Gruplandırma: Farklı dokümanlarda bulunan aynı tür verilerin aynı konu ba ş lıkları içersine alınması i ş lemdir. Sınıflama ş eklinde de nitelendirilir. Sıralama: Dizinleme veya indeksleme olarak da bilinir. Aynı konuya ait dokümanların belirli kriterlere göre sıraya sokulması i ş lemdir. (Eser adına göre alfabetik, konuya göre alfabetik gibi...) Hesaplama: Matematiksel ve istatistiksel modellerin uygulanmasıdır. Kar ş ıla ş tırma: Sisteme giren sayısal bilgiler arasında yapılacak kıyaslama i ş lemidir.

7 4. İş levsel Bilginin Havuzda Depolanması Toplanan bilgilerin, yönetimin kararlarında etkin bir ş ekilde tekrardan kullanılabilmeleri için bilgi havuzlarında depolama (ar ş ivleme) i ş lemine tabi tutulurlar. Örgüt için önemli bilgilerin depolandı ğ ı havuzdaki bu türden bilgiler, üçüncü a ş amadaki i ş lemlerden sonra kolayca bulunabilirler. O nedenle eri ş ilmeleri, anla ş ılmaları kolaydır ve pragmatiktir.

8 5. Yönetimin İ htiyacı Olan Bilgilerin İ letilmesi Ham veri önce i ş leme tabi tutulur ve bilgi haline dönü ş türülür. Sonra bunlar gerekli düzenlemeler yapıldıktan sonra bilgi havuzlarında ar ş ivlenir. Tüm bunların yönetimin bilgi ihtiyacının anında kar ş ılanmasına yönelik olarak yapılan faaliyetlerdir. Yönetim karar verme a ş amasında iken, tablo, grafik, metin veya ş ekil biçimlerinde olabilen i ş levsel bilgiler (yani özetlenmi ş ve düzenlenmi ş bilgiler) bir biçimde yönetime iletilir. Bu i ş lemin adı da yönetimin ihtiyacı olan bilgilerin iletilmesidir. Yöneticiler ihtiyaç duydukları bu türden bilgileri, yönetsel kararlarda kullanmak üzere tüketmektedirler.

9 Büro Türleri 1. Açık Bürolar Açık büroları “5” ile “100” ki ş inin çalı ş tı ğ ı yerler olarak görebiliriz. Bu tür bürolara “Salon Bürolar” da denir. 150-3000 m2 arasında de ğ i ş en büyüklüklerde olan bu tür bürolarda ortak çalı ş ma mekânları içinde birimler de ğ i ş ik bölümlere ayrılır. Açık bürolar, grup çalı ş ması yapılması için veya aynı hacim içinde çalı ş ması gereken bir kısım personel tarafından kullanılması amacı ile planlanan bürolardır. Günümüzde mevcut bankaların büroları açık büro olarak çalı ş maktadır. Büroların yerle ş tirilmesinde daha verimli çalı ş ma ko ş ullarının sa ğ lanabilmesi için düzenleme yapılmalıdır.

10 Açık büroların avantajları: Küçük ve özel bürolardakinden daha fazla kontrol sa ğ lanır, çünkü büro yöneticisinin ve ya kontrolörün personelin ço ğ unu ya da hepsini görme ş ansı vardır. Yerden tasarruf sa ğ lar. Personel için daha fazla hareket özgürlü ğ ü vardır. Di ğ er birimlere giderken, ne duvar ne de kapı engeli vardır. Haberle ş me daha kolaydır. Dâhili telefonların kullanımına çok az ihtiyaç vardır, dolayısıyla gürültü azdır. Ayırma duvarları olmadı ğ ından, düzenlenmesinde büyük esneklik vardır. Mobilya ve araç-gereçleri hareket ettirmek daha kolaydır. Tüm içi alanında dokümanlar bir birimden di ğ erine kolayca geçtiklerinden i ş akı ş ını kolayla ş tırır. Makine ve gereçlerin ortakla ş a kullanım kolaylı ğ ı vardır.

11 Açık büroların dezavantajları: Ş ahsi olmayan bir atmosfere sebebiyet verir ve personelin içinde birlik hissinin olu ş umunu engeller Genel gürültü seviyesinde ve dikkat da ğ ılımında bir artı ş vardır. Çalı ş anların, civarda yürüyen di ğ er çalı ş anlar veya i ş ortamının bir yerinde meydana gelen olaylar nedeniyle dikkatleri da ğ ılabilir Herkesin bir arada olması nedeniyle statüler açıkça belli de ğ ildir. Bula ş ıcı hastalıkların daha hızlı yayılması mümkündür.

12 2.Kapalı bürolar Özellikle üst yönetim için tercih edilen büro türüdür. 1-4 ki ş inin birlikte oturup çalı ş tı ğ ı odalardır. Bunlara “özel bürolar” da denilmektedir. Bazı hizmetler için özel bürolar ayrılması gerekli, hatta zorunlu olabilir. Ki ş isel prestije önem veren, statüsü gere ğ i yönetici, patron durumunda olan ki ş iler kapalı (tek kisilik) büroları tercih ederler. Ayrıca gizlilik gerektiren plan-proje çalı ş maları, dikkat gerektiren hesap isleri, ara ş tırma, dosya incelemesi, mülâkat (özel görüsmeler) ve zihni çalı ş ma ya da gizli kalması gereken isler yapan personele özel bürolar ayrılmalıdır.

13 2.1. Özel Bürolar 1 ile 4 ki ş inin birlikte oturdu ğ u ve çalı ş tı ğ ı, Kapalı Büro da denilen büro tipidir. Gizlilik özelli ğ i ta ş ıyan i ş lerin yapılması açısından ihtiyaç duyulmaktadır. Örne ğ in; ara ş tırma, planlama, dosya incelemesi gibi i ş ler. Açık büroların sahip oldu ğ u avantajlar özel bürolar için dezavantaj; açık büroların sahip oldu ğ u dezavantajlar özel bürolar için avantaj olmaktadır.

14 2.2. Panoramik Bürolar Açık bürolar statüsünde bulunan bu tür bürolar aynı zamanda do ğ al manzaralı bürolar olarak da adlandırılmaktadır. Geni ş bir alanda, i ş akı ş ına dikkat edilerek çalı ş anlar grup halinde bir kö ş e olu ş turarak ayrı yönlere do ğ ru asimetrik ş ekilde yerle ş tirilirler.

15 - Ev bürolar: Çalı ş anlarına çalı ş ma yerinin seçimi konusunda esneklik veren bir uygulamadır. Bilgi i ş lem ve ileti ş im teknolojisinin sa ğ ladı ğ ı olanaklardan yararlanarak bazı i ş leri yapan ki ş ilerin evlerinde çalı ş malarına olanak sa ğ lar. Tipik bir ev büroda, bir ki ş isel bilgisayar (masa üstü, dizüstü ya da defter), bir yazıcı ve modem ile telefon ba ğ lantısı gerekli otomasyonu sa ğ lamaktadır. Ayrıca evde çalı ş an ki ş inin bilgisayarına ba ğ lı bir kamera aracılı ğ ıyla evinden çıkmadan merkez büroyla yüz yüze görü ş me yapabilmesi mümkündür.

16 Mobil bürolar: İş in hareket halinde yapılabilmesine olanak tanıyan bir uygulamadır. Mobil ortamda bilginin toplanması, i ş lenmesi ve gereksinim duyanlara aktarılması zaman ve i ş gücü kaybını ortadan kaldırması ve hizmet kalitesini artırması açısından büyük önem ta ş ımaktadır. Özellikle nakit para akı ş ının sınırlı oldu ğ u, rekabet ko ş ullarının a ğ ırla ş tı ğ ı, mü ş teriye sunulan hizmet kalitesinde ve çe ş itlenmesinde farklıla ş manın bir zorunluluk oldu ğ u sektörlerde, mobil ortamlardaki i ş lemlerin izlenmesi ve kontrol edilmesi gerekmektedir. Bu tür çalı ş ma, örne ğ in, satı ş elemanlarının, ürün tanıtıcılarının, piyasa ya da kamuoyu ara ş tırması yapanların i ş lerinde geçerli oldu ğ u gibi, tüketicilere ula ş ıp yüz yüze ileti ş im kurmayı gerektiren ve belli bir i ş yerine ba ğ lı olmadan yürütülebilen faaliyetler için geçerlidir. Mobil ileti ş im araçları, dizüstü ya da defter bilgisayarlar, el ya da avuç içi bilgisayarlar, e-posta yetene ğ i bulunan mobil telefonlar ve ça ğ rı cihazlarıdır. Yakın gelecekte, gerek mobil büroların, gerekse ev büroların daha da yaygınla ş ması beklenmektedir. Ancak bu geli ş me, fiziksel olarak geleneksel büroları ortadan kaldırmayacaktır. Koordinasyonu sa ğ lamak, mü ş terilere fiziksel bir imaj sunmak ve çalı ş anların i ş le ilgili ya da sosyal amaçlı yüz yüze etkile ş imlerini sa ğ lamak üzere fiziksel büro gereksinimi devam edecektir. Hatta çalı ş anların sürekli büro dı ş ında (evde ya da gezgin) olmaları yerine günün belli saatlerinde ya da haftanın belli günlerinde büro ortamında olacakları ş ekilde düzenlemeler yapılması tercih edilmektedir.

17 2.2. Sanal Bürolar Sanal büro kavramı, bilgi ve ileti ş im teknolojileriyle desteklenen ve belli bir fiziksel mekâna ba ğ ımlı olmayı gerektirmeyen ofis anlamına gelmektedir. Sanal ofisler, sanal çalı ş an grubun, ortak kullanımına sunulmu ş bir web sitesi üzerinde faaliyetlerin sürdürüldü ğ ü ofislerdir. Sanal ofislerde görülen i ş ler, sanal i ş lerdir. Sanal i ş ler; sanal çalı ş mayı, tele i ş e gidip gelme (telecommuniting) ve tele-çalı ş mayı (teleworking) mümkün kılan i ş lerdir.

18 Sanal Büroların Faydaları Zamandan ba ğ ımsız bir ş ekilde çalı ş ma olana ğ ı sa ğ lar. Çalı ş anlar istedikleri bilgiye istedikleri anda ula ş ırlar. Birçok mal ve hizmet tanıtımını aynı anda görme ve kıyaslama imkânı var. Fiziki bir ortama ihtiyacı yoktur. Sanal (virtual) ortamda varlı ğ ını sürdürür. Maliyeti dü ş ürür. Sınırsız ileti ş im olana ğ ı vardır. Zamandan tasarruf sa ğ lar. Tüketicilerin büroya gelme gibi bir zorunlulu ğ u yoktur. Personel giderleri sanal büro çalı ş anları ile sınırlıdır.

19 Sanal Büroların Sakıncaları Birebir ili ş ki ile tüketicileri etkileme olana ğ ı yoktur. Teknolojiyi takip etmeyene uygun de ğ ildir. Tüketicilerin, ürünü bizzat görme ş ansları yoktur. Bilgi ve İ leti ş im teknolojilerinden kaynaklanan veri iletimi problemleri ile hizmetlerde aksaklıklar olu ş abilir. Çalı ş anların denetimi zordur.

20

21

22