İç Tetkikçi Eğitimi Abdullah ANAR. Ne Konuşacağız ● KALİTE KAVRAMI ● ISO 9001:2000 ● İÇ TETKİK.

... konulu sunumlar: "İç Tetkikçi Eğitimi Abdullah ANAR. Ne Konuşacağız ● KALİTE KAVRAMI ● ISO 9001:2000 ● İÇ TETKİK."— Sunum transkripti:

1 İç Tetkikçi Eğitimi Abdullah ANAR

2 Ne Konuşacağız ● KALİTE KAVRAMI ● ISO 9001:2000 ● İÇ TETKİK

3 Kalite Nedir? ● sizce???

4 Kalite Nedir? ● Tanımı zor, tanıması kolay, ölçmesi imkansız (Kikchenman) ● Yapısal Özellikler kümesinin şartları yerine getirme derecesi (ISO 9001:2000) ● Kullanıma Uygunluk (Juran) ● Şartlara Uygunluk (Crosby) ● Müşteri gereksinim ve beklentilerini karşılayan bir ürün oluşturma becerisi ● Bir yaşama biçimi...

5 ISO nedir? ● Latince eşit yada düzenli anlamına gelen isos kelimesinden gelmektedir. ● ISO (International Standardization for Organization, International Organization of Standart) ● İsviçre'nin Cenevre kentinde bulunmakta ● 90'dan fazla üye ülkeye sahip ● Türkiye'de TSE ve yabancı kuruluşlar var. ● TUV, Nizzert, DNV, BVQI vs...

6 ISO 9001 Nedir? Bir sistem standardıdır Mutfağın iyiliğini belgeler, yemeğin iyi olup olmadığını değil. ISO 9000 belgesi der ki : Bu mutfak dünya standardında bir mutfaktır. Bu mutfakta iyi yemek pişebilir, bu yemekler lezzetli olabilir.

7 ISO 9000 Serisi ● ISO 9000:2000 KYS Temel Terimler ve Sözlük, ● ISO 9001:2000 KYS Şartlar ● ISO 9004:2000 KYS Performans iyileştirmesi için Klavuz ● ISO 19011 : Çevre ve KYS Tetkik Klavuzu

8 ISO 9000:2000 Tarihçe ● İlk revizyon 1987 ● 1994'de küçük revizyon ● 2000'de kapsamlı revizyon – ISO 9001:1994, ISO 9002:1994 ve ISO 9003:1994 iptal edilmiş ve yerine ISO 9001:2000 tek standart olarak gelmiştir. ● 6 yılda bir revize edilmeye devam etmektedir.

9 ISO 9001'de Temel Amaç ✔ Hata ve kusurları, azaltmak, ortadan kaldırmak ve daha önemlisi önlemektir. ✔ Müşteri gereksinim ve beklentilerini karşılayan kaliteli ürün ve hizmetlerin sağlanması. ✔ Müşteri-Tedarikçi ilişkisinin etkinliğini artırmak ✔ Yönetici-Çalışan ilişkisini artırma ✔ Verimlilik ve üretkenliği artırma

10 Ürün Nedir? ✔ Bir prosesin sonucu ✔ Donanım ✔ Yazılım ✔ Hizmet ✔ İşlenmiş Maddeler

11 Bizde Ürün Nedir? ✔ Bir prosesin sonucu ✔ Donanım ✔ Yazılım ✔ Hizmet ✔ İşlenmiş Maddeler

12 Temel Döngü Kalite Yönetim Sistemi Sürekli İyileştirme MÜŞTERİMÜŞTERİ Yönetimin sorumluluğu Kaynakların yönetimi Ölçüm analiz iyileştirme Ürün (ve/veya hizmet) üretilmesi ürün/hizm et memnuniyetmemnuniyet MÜŞTERİMÜŞTERİ Çıktı Girdi İşlem

13 8 Temel Prensip ● Müşteri odaklılık, ● Liderlik, ● Çalışanların katılımı, ● Süreç yaklaşımı, ● Sistem yaklaşımı, ● Sürekli iyileştirme, ● Verilere dayalı karar verme, ● Tedarikçilere karşı çıkar ortaklığı ilişkisi.

14 ISO 9001 Temel Yapı ● Standart 8 maddeden oluşmaktadır. – Giriş (0) – Kapsam (1) – Referanslar (2) – Terim ve tanımlar (3) – Kalite Yönetim Sistemi (4) – Yönetim Sorumluluğu (5) – Kaynakların Yönetimi (6) – Ürün gerçekleştirme (7) – Ölçme, analiz ve iyileştirme (8)

15 ISO 9001 Temel Yapı ● 4.1 Genel Gereklilikler ● 4.2 Dokümantasyon gereklilikleri – 4.2.1 Genel – 4.2.2 Kalite El Kitabı – 4.2.3 Doküman Kontrolü – 4.2.4 Kayıtların Kontrolü

16 Temel Yapı KALİTE EL KİTABI PROSEDÜRLE R DESTEK DOKÜMANLARI, FORMLAR, TALIMATLAR, STANDARTLAR Stratejik Seviye Taktik Seviye Uygulama Seviyesi Anayasa Kanun Yönetmelik KAYITLAR Kalite Politika ve Hedefleri

17 5.0 Yönetimin Sorumluluğu 5.1 Yönetimin Taahüdü, 5.2 Müşteri Odaklılık, 5.3 Kalite Politikası, 5.4 Planlama, 5.4.1 Kalite Hedefleri, 5.4.2 KYS Planlaması,

18 5.0 Yönetimin Sorumluluğu 5.5 Sorumluluk Yetki ve İletişim 5.5.1 Sorumluluk ve Yetki 5.5.2 Yönetim Temsilcisi 5.5.3 İç İletişim 5.6 Yönetimin Gözden Geçirmesi 5.6.1 Genel 5.6.2 Gözden geçirme girdileri 5.6.3 Gözden geçirme çıktıları

19 6.0 Kaynakların Yönetimi 6.1 Kaynakların Sağlanması 6.2 İnsan Kaynakları 6.2.1 Genel 6.2.2 Yeterlilik, farkında olma (bilinç) ve eğitim 6.3 Alt Yapı 6.4 Çalışma Ortamı

20 7.0 Ürün Gerçekleştirme 7.1 Ürün Gerçekleştirmenin Planlaması 7.2 Müşteri ile ilgili süreçler 7.3 Tasarım ve geliştirme 7.4 Satınalma 7.5 Üretim ve hizmetin sağlanması (sunulması) 7.6 İzleme ve ölçüm cihazlarının kontrolü

21 8.0 Ölçme Analiz ve İyileştirme 8.1 Genel 8.2 Ölçme ve izleme 8.2.1 Müşteri tatmini 8.2.2 İç Tetkik 8.2.3 Süreçlerin ölçülmesi ve izlenmesi 8.2.4 Ürünün ölçülmesi ve izlenmesi 8.3 Uygun olmayan ürünün kontrolü

22 8.0 Ölçme Analiz ve İyileştirme 8.4 Veri analizi 8.5 İyileştirme 8.5.1 Sürekli iyileştirme 8.5.2 Düzeltici faaliyet 8.5.3 Önleyici faaliyet

23 Ne Dedik? ● KALİTE; Müşteri gereksinim ve beklentilerini karşılayan bir ürün oluşturma becerisi, ● ISO 9001; Ürün ve müşteri odaklıdır. ● ISO 9001; Bir sistem standardıdır. ● Temel ürünümüz hizmet, ● Zorunlu prosedürler; ● Doküman Kontrolü, Kayıtların Kontrolü, İç Tetkik, Uygunsuzluk, Düzeltici faaliyet, Önleyici faaliyet.

24 İÇ TETKİK Kavramlar

25 İç Tetkik : Kavramlar Tetkik Tetkik kanıtlarını elde etmek ve belirlenmiş tetkik kriterinin sağlandığını somut olarak değerlendirmek için sistematik, bağımsız ve dokümanter süreç.

26 İç Tetkik : Kavramlar Tetkik Programı Bir veya daha fazla tetkikin belirli bir amaca yönlendirilerek belirli bir zaman aralığında planlanmış hali. Tetkik Kapsamı Tetkikin içerik ve sınırları. Tetkik Kriteri Referans olarak belirtilmiş herşey. Politika, El Kitabı, prosedür, yasal şartlar vs.

27 İç Tetkik : Kavramlar Tetkik Müşterisi Tetkik talep eden kuruluş, birim veya kişi. Tetkik Edilen Tetkike tabi tutulan kuruluş veya birim. Tetkik Ekibi Tetkiki gerçekleştiren kişi veya grup.

28 İç Tetkik : Kavramlar Tetkik Kanıtları Belirlenmiş kritere uygun ve karşılaştırılabilen kayıt, gerçek durum veya diğer bilgiler. Tetkik Bulguları Tetkik sonuçları. Tetkik Kararları Bütün Tetkik bulgularının dikkate alınması ile Tetkik ekibince sağlanan Tetkik çıktısı.

29 İç Tetkik : Kavramlar Tetkikçi Tetkik gerçekleştirmek üzere atanan kişi. Tetkikçi vasıfları Bir kişinin denetçi olarak atanabilmesi için gerekli kişisel nitelik, öğrenim, eğitim, iş ve Tetkik deneyimi ve uzmanlık alanlarının bileşimi. Teknik Uzman Belirli bir kuruluş, süreç, faaliyet veya konuda özel bilgi ve deneyime sahip kişi.

30 İç Tetkik : Neden? Kalite sisteminin yeterliliğini uygunluğunu etkinliğini ölçer, değerlendirir.

31 İç Tetkik : Amaç ✔ Kalite ile ilgili faaliyetlerin ve ilgili sonuçların planlanan düzenlemelere, standart şartlarına ve kuruluşun KYS'sine ugunluğunu doğrulamak ✔ Kalite sisteminin etkinliğini belirlemek ✔ Faaliyet ve süreçleri değerlendirmek ✔ Sistematik ve tarafsız olarak kanıt toplamak ✔ Kalite sisteminin gelişmesi için fırsatları belirlemek ✔ Standart şartını yerine getirmek ✔ Yasal gerekliliklere uyumu değerlendirmek ✔ Tedarikçi değerlendirmek ✔ Yönetimi bilgilendirmek

32 Kapsam ✔ Ürün ✔ Proses ✔ Sistem Uygulayan Taraf ✔ İç tetkik ✔ Tedarikçi tetkiki ✔ Belgelendirme tetkiki İç Tetkik : Tetkik tipleri

33 ✔ Tetkik programlarının yönetimi için bir veya fazla kişi atanmalıdır. ✔ Atananlar Tetkik yetenekleri, prensipleri ve metotları, konusunda bilgi sahibi olmalıdır. ✔ Gerekli kaynaklar sağlanmalıdır. İç Tetkik : Sorumluluk

34 ✔ Planlama-duyuru / faaliyetlerin koordinasyonu, denetçi atanması, gereken araçların temini ✔ Hazırlık ✔ Tetkikin Gerçekleştirilmesi ✔ Bulguların Değerlendirilmesi / Kabulü ✔ Raporlama- gözden geçirme ve dağıtım ✔ Takip İç Tetkik : Aşamaları

35 ✔ Tetkik amaç, kapsam ve kriterleri ✔ Tetkik edilecek faaliyetlerin durumu/önemi ✔ Önceki tetkikler/düzeltici faaliyetler ✔ Önceki tetkiklerden beri performans ✔ Kalite sistem dokümantasyonunun durumu ✔ varsa diğer veriler esas alınır. İç Tetkik : Planlama

36 ✔ Her bir Tetkikin açıkça belirlenmiş amaç, kapsam ve kriteri olmalıdır. Amaçlara örnek; ✔ Yönetim sisteminin belirlenen şartlara uygunluğu ve etkinliği ✔ Yasal gerekliliklere uyum Kapsam ise; ✔ Fiziksel sahalar, ✔ Faaliyetler ✔ Süreçler gibi faktörler İç Tetkik : Amaç, Kapsam ve Kriter

37 ✔ Tetkik yapılacak organizasyon birimlerini ✔ Hangi birimin, kaç kez tetkik edeceğini, ✔ Bu birimleri tetkik edecek tetkikçileri, ✔ Tetkik zamanlarını hafta ya da ay olarak içerir. Plan organizasyona duyurulur İç Tetkik : Yıllık Plan

38 Ekip lideri ve tetkikçiler, aşağıdaki faktörler değerlendirilerek oluşturulur. ✔ Tetkik amaçları, kapsamı ve tetkik kriterleri, tetkik yapılacak sahalar, ✔ Dil gereklilikleri, ✔ Bağımsızlık, ✔ Ekibin birbirleri ile yeteneklerin birleşerek çalışabilme yeteneği, ✔ Tetkik edilen ile etkin bir şekilde iletişim gerçekleşmesi. İç Tetkik : Ekip Oluşumu

39 Detay Plan’da, ✔ İncelenecek konular / kriterler ✔ Organizasyon birimleri, sahalar ✔ Tarih ve zamanlama ✔ Ekip lideri ve tetkikçiler ✔ İlgili dokümantasyon ✔ Toplantıların başlangıç/bitiş zamanları ✔ Kimlerin katılacağı bilgileri yer alır. Ekip lideri tarafından ekip üyelerinin görüşleri alınarak hazırlanır. İç Tetkik : Detay Plan

40 Program yöneticisi veya ekip lideri denetlenen ile temas kurarlar, ✔ Plan teyit edilir. ✔ Gerekli dokümanlar ve Tetkikde gerekecekler istenir. İç Tetkik : Tetkik edilen ile temas

41 ✔ Detay planın paylaşımı, spesifik roller ✔ Dokümanların gözden geçirilmesi ✔ Soru listelerinin hazırlanması ve gözden geçirilmesi İç Tetkik : Hazırlık

42 ✔ Tetkikler arasında farklılıklar azalır ✔ Tüm ilgili konular kapsanır ✔ Planlanan ile gerçekleştirilen arasında karşılaştırma imkanı sağlar ✔ Bir hatırlatma aracıdır ✔ Tetkikin temposunu kontrol eder ✔ Not almada kullanılabilir ✔ Yeni tetkikçiler için yararlıdır İç Tetkik : Soru Listesi Yararı

43 ✔ Tetkiki sınırlamayacak, ✔ Zaman içinde değiştirilebilecek, ✔ Tetkik soru listesine tam bağımlı olmayacak. İç Tetkik : Soru Listesi

44 ✔ Kim? ✔ Ne? ✔ Nerede? ✔ Nezaman? ✔ Nasıl? ✔ Neden? ✔ Görebilirmiyim? İç Tetkik : Soru Sorarken, Sorular, Açık Hedefe yönelik olacak !

45 ✔ Standartlar (9001, 14001, 18001, HACCP) ✔ Kalite dokümantasyonu ✔ Önceki tetkiklerin raporları ✔ Organizasyona ilişkin bilgiler ✔ Önceden hazırlanmış soru listeleri ✔ ??? (Başka) İç Tetkik : Soru Kaynakları,

46 ✔ Kaynak yetersizliği, ✔ Zaman yetersizliği, ✔ Tetkikçilerin yetersizliği, ✔ Tetkik edilenin tepkisi, ✔ Yönetim desteği olmaması, ✔ Moral üzerindeki olumsuz etkisi, ✔ Monotonlaşma, ✔ Gizlilik İç Tetkik : Tipik Tetkik Sorunları,

47 ✔ Tetkik gereksinim ve amacının belirlenmesi, ilgililerin bilgilendirilmesi ✔ Etkin ve verimli tetkik için kaynak sağlanması (Finans, zaman, seyahat, eğitim vb.) ✔ Tetkik raporunun alınıp değerlendirilmesi ✔ Nelerin takip edileceğinin karara bağlanması ve tetkik edilene duyurulması ✔ Düzeltici faaliyetin tamamlanmasının sağlanması ✔ Tetkik sonuçlarının gözden geçirilmesi İç Tetkik : Üst Yönetimin Sorumluluğu,

48 ✔ İlgili personelin bilgilendirilmesi ✔ Tetkikçilere tetkik işlemi süresince yardımcı olacak kılavuz/sorumluların belirlenmesi ✔ Tetkik ekibine etkin bir tetkik için gerekli kaynakların sağlanması ✔ Tetkikçilere yardım edilmesi ve kanıtlara erişim olanağı sağlanması ✔ Düzeltici faaliyetlerin belirlenmesi ve uygulanması İç Tetkik : Tetkik edilen birim yöneticisinin Sorumluluğu,

49 ✔ Tetkik kurallarına uyulması ✔ Tetkik edilenlere bilgi verilmesi ✔ Tetkik kapsamındaki görevlerin planlanması ve uygulanması ✔ Ekip lideri tarafından verilen görevlerin gerçekleştirilmesi ✔ Bulgu ve gözlemlerin kaydedilmesi ✔ Tetkik sonuçlarının raporlanması ✔ Görevlendirildiğinde takip yapması ve etkinliğin değerlendirilmesi İç Tetkik : Tetkikçinin Sorumluluğu,

50 ✔ Gizlilik prensibine uymak ✔ Tetkik kapsamı içinde kalmak ✔ Yansız davranmak ✔ Tetkik edilenin kalite sistemi ile ilgili sonuçlara (karar) ulaşılmasını sağlayacak uygun ve yeterli kanıt toplamak ve analiz etmek ✔ Sorulara cevap aramak ✔ Kalite yönetim sisteminin ilgili maddesini karşılayacak dokümanlar var mı, yeterli mi, anlaşılmış mı, uygulanıyor mu? İç Tetkik : Tetkikçinin Sorumluluğu,

51 ✔ Tetkik ekibinin seçilmesine yardımcı olunması ✔ Detay Tetkik planının yapılması ✔ Tetkik ekibinin temsil edilmesi ✔ Tetkikin tüm aşamalarının gerçekleştirilmesi ✔ Tetkik ekibinin yönetilmesi ✔ Tetkik ekibinin sözcülüğünün yapılması ✔ Tetkikin gerçekleştirilmesi ✔ Tetkik son kararlarının verilmesi ✔ Tetkik raporunun sunulması ✔ Görev verilirse düzeltici faaliyetin takibi İç Tetkik : Ekip Liderinin Sorumluluğu,

52 İç Tetkik : İletişim, Tetkik amacına ulaşmak için tetkikçi ve tetkik edilen arasıdaki iletişim çok önemlidir !!!

53 İç Tetkik : İletişim, ✔ Sözler ✔ Vücut lisanı ✔ Konuşma tonu ve stili ✔ Yüz ifadesi ✔ Doğru zamanlama, doğru soru

54 İç Tetkik : İletişim, % 55 Vücut lisanı Yüz ifadesi % 7 Sözler % 38 Konuşma tonu ve stili

55 İç Tetkik : İletişim, Beden dili yüz ifadesi, duruş, davranış ve hareketler Konuşma Stili ses tonu, hız, vurgu öksürme ve titrek, korkulu, güvensiz ses

56 İç Tetkik : Pasif Davranış, ✔ kendi hakkını koruyamamak ✔ kendini ifade edememek ✔ sürekli çatışmayı önlemek ✔ başkalarını memnun etmek

57 İç Tetkik : Saldırgan Davranış, ✔ Sadece kendi hakkını korumak ✔ Başkalarının haklarına tecavüz etmek ✔ Kendi ihtiyaç, istek, görüş ve duygularını uygun olmayan yollarla ifade etmek ✔ Diğerlerinin ihtiyaç, istek, görüş ve duygularını umursamamak ✔ Gerektiğinde başkalarına zarar vermek pahasına kazanma hedefine sahip olmak

58 İç Tetkik : Dengeli Davranış, ✔ Kendi hakkını korumak ✔ Diğerlerinin haklarına saygı göstermek ✔ Kendi ihtiyaç, istek, görüş ve duygularını uygun yollarla ifade etmek ✔ Dürüst olmak ✔ Tüm grupların ihtiyaç ve isteklerini tatmin eder yönde çalışmak ✔ Yapıcı olmak, ✔ Ekibin bir parçası olduğunun bilincinde olmak.

59 İç Tetkik : Tetkikçi özellikleri, ✔ Sakin ✔ Nazik ✔ Hazırlıklı ✔ Kararlı ✔ İlgili ✔ Sabırlı ✔ Yapıcı ✔ Empatik ✔ Araştırıcı ✔ Dinlemeyi bilme ✔ Önemliyi ayırt edebilme ✔ Dakik ✔ Ön yargısız ✔ Tarafsız ✔ Bilgili

60 İç Tetkik : Tetkikçi özellikleri, ✔ Açık görüşlü–Alternatif fikir veya görüşleri değerlendirmeye isteklilik ✔ Diplomatik–Zaman ve durumun gerektirdiği davranışlarda bulunma ve bu konuda becerili olma ✔ Farkında olabilme–Duyularını kullanabilme (görüş, koku, ses gibi) ✔ Algılayabilme–Tetkikçi sezgilerini de içerir ✔ Azimkar olma–Odaklanabilme yeteneği, amaçlara doğru yönlenebilme ve bu konularda ısrarlı olmak

61 İç Tetkik : Tetkikçi özellikleri, ✔ Kesin sonuca götürme – Mantıksal nedenlere ve analitik becerilere dayalı karar verebilme ✔ Kendine güvenme – Diğerleri ile etkin olarak etkileşimde bulunurken, kendi doğrultusunda davranış ve işlevleri gerçekleştirme yeteneği ✔ Güvenilir – Doğru, samimi, namuslu ve sağduyulu

62 İç Tetkik : Tetkik Uygulaması, ✔ Açılış toplantısı ✔ Tesisin ya da birimin kısaca gezilmesi (daha çok yan sanayi Tetkiklerinde) ✔ Veri toplama aşaması ✔ Bulguların kılavuzlara aktarılması ✔ Denetçilerin kendi aralarında toplanmaları ✔ Kapanış toplantısı

63 İç Tetkik : Açılış Toplantısı, ✔ Denetçilerin yanısıra kılavuz ve varsa gözlemciler ✔ Tetkike tabi tutulan organizasyon birimi yöneticileri ✔ Dış Tetkikde, firmanın yönetim temsilcisi ve firma üst yönetimi katılır.

64 İç Tetkik : Açılış Toplantısı, ✔ Katılımcıların kendilerini tanıtmaları ✔ Amaç ve kapsamının belirtilmesi ✔ Uygulanacak yöntemin açıklanması ✔ Uygunsuzluğun tanımlanması ve raporlamanın açıklanması ✔ Tetkik planının görüşülmesi ✔ İş emniyeti, acil durum ve emniyet konularının açıklığa kavuşturulması ✔ Gerekli ise kılavuzların bulunabilirliği ve rollerinin açıklanması ✔ Soru ve yanıtlar

65 İç Tetkik : Klavuzun Görevleri, ✔ Tetkikçilere eşlik etmek, yardımcı olmak ✔ Tetkikçileri ilgili alan ve kişilere ulaştırmak ✔ Bulunan uygunsuzlukları teyid etmek, şahitlik yapmak ✔ Ortaya çıkan iletişim problemlerini gidermek ✔ Tetkikçilere programa uyma konusunda yardımcı olmak ✔ Sağlık ve emniyet konularında tetkikçilere yardımcı olmak

66 İç Tetkik : Veri Toplama, ✔ Görüşmeler ile, ✔ Faaliyetlerin ve çalışma ortamının gözlenmesi ✔ Politika, hedefler, prosedürler, şartname, kalite planları, talimat gibi dokümanların incelenmesi ✔ Toplantı tutanakları, muayene ve ölçüm sonuçları, raporlar gibi kayıtların incelenmesi ✔ Ölçme ve analiz gösterge ve verilerinin incelenmesi ✔ Müşteri geri besleme rapor ve verilerinin incelenmesi

67 İç Tetkik : Veri Toplama, İ Soru Sorma Görüşmeler GÖZLEME İş ortamı, faaliyetler İNCELEME Doküman, kayıt

68 İç Tetkik : İletişim Ortamı Yarat, İ ✔ Uygun ortamı oluşturun ve korkuyu ortadan kaldırın ✔ Denetleneni rahatlatın ✔ Amaçı açıklayın ✔ Uygun beden dilini kullanın ✔ Uygun konuşma stilini kullanın ✔ Arkadaşça ve samimi olun

69 İç Tetkik : Görüşmeler İ ✔ Tanışma ✔ Tetkiçinin ✔ amacı açıklaması ✔ neden not aldığını belirtmesi ✔ karşıdaki kişiden yaptığı işi açıklamasını istemesi ✔ soru sorması ✔ Doküman ve kayıtların incelenmesi ✔ Bütün bulguların kaydedilmesi ✔ Bulguların denetlenene özetlenmesi hatta denetlenen ile doğrulanması ✔ İşbirliği için teşekkür edilmesi...

70 İç Tetkik : Soru Sorma İ ✔ Soru konuyla ilgili olmalı ✔ Cevabı önermemeli ✔ Duygusal veya yargılı sözcükler kullanılmamalı ✔ Sorular normal konuşma tarzında sorulmalı ✔ Mümkünse sorular genel konuşma içinde sorulmalı ✔ Çapraz soru sorulmamalı ✔ Soru cevap şeklinden kaçınılmalı ✔ Açık sorular ve arada kapalı sorular kullanılabilir ✔ Açıklığa kavuşturucu sorular sorulmalı ✔ Yönlendirici ve Kışkırtıcı sorular sorulmamalı

71 İç Tetkik : Dinleme İ ✔ Kapsam için dinleyin ✔ Dinlediğinizi gösterin ✔ Yargısız dinleyin ✔ Konu için anlamaya çalışın ve zihinizi konuya yönlendirinin,dinlerken başka şey düşünmeyin ✔ Anladığınızı teyit edin ✔ Açıklığa kavuşturmayı sağlayın ✔ Sahte ilgi veya ilgisizlik göstemeyin ✔ Aşırı tepki göstermeyin ✔ Konuşmayı kesmeyin ✔ Bakmadan dinlemeyin

72 İç Tetkik : Somut Kanıt İ Yazılı belgeler –Dokümanlar –Kayıtlar Gözlemler

73 İç Tetkik : Tetkik Bulguları İ ✔ Uygunluk veya uygunsuzluk olabilir ✔ Tetkik ekibi bulgularını belirli aralıklarda paylaşmalı ve özellikle kapanış toplantısından önce gözden geçirmelidir. ✔ Uygun durumlar, yer, fonksiyon ve tetkik edilen şartlar açısından özetlenmelidir.

74 İç Tetkik : Uygunsuzluk Saptama İ ✔ Standarda ve dokümantasyona aykırı durum belirlendiğinde ✔ Mevcut durum ve bu durumun bir uygunsuzluk oluşturduğu kılavuza aktarılır ✔ Uygunsuzluk raporu doldurulur

75 İç Tetkik : Uygunsuzluk Saptama İ ✔ Ara toplantıların sonunda ✔ Önceden belirlenmiş aralıklarla ✔ Kapanış toplantısında denetlenen bölüm yöneticisinin dikkatine sunulur.

76 İç Tetkik : Uygunsuzluk Tipleri İ ✔ Kritik Uygunsuzluk: Standartın bir maddesinin karşılanmaması ✔ Kritik Olmayan Uygunsuzluk: Standartdaki madde detaylarının karşılanmaması ✔ Kritik olmayan uygunsuzluklar biraraya gelerek kritik bir uygunsuzluk oluşturabilir

77 İç Tetkik : Uygunsuzluklar İ ✔ Objektif olmalı, somut gerçeklere dayanmalı ✔ Açık ve anlaşılabilir olmalı ✔ Standartın/dokümantasyonun ilgili madde numarası verilmeli ✔ Diğer denetçilerce de bulunabilecek şekilde tanımlanmış olmalı ✔ Mevcut durumu tanımlamalı ✔ Kritik/kritik olmayan şeklinde sınıflandırılmalı ✔ İlgili birim yöneticisi tarafından kabul edilmeli

78 İç Tetkik : Tavsiyeler İ ✔ Mevcut kriterlere göre uygunsuzluk olarak değerlendirilmeyen fakat ileride bir uygunsuzluk yaratabilecek hususlar ✔ Sağlık/güvenlik kurallarına uymayan hususlar iyileştirici gözlem ve tavsiyeler olarak not alınır.

79 İç Tetkik : Önlemler ve zaman İ ✔ Önlemler için en iyi karar verecek olanlar ilgili bölüm yöneticileridir ✔ Zaman da yine onların sorumluluğundadır ✔ Gerçekçi uygulama süreleri verilmelidir ✔ Denetçiler dahili Tetkiklerde tavsiyelerde bulunabilirler

80 İç Tetkik : Ara Toplantılar İ ✔ Plandaki olası değişiklerin, ✔ Tüm hususların kapsandığının, ✔ Bilgi değişimini gerçekleştirildiğinin, ✔ Problemli hususların, ✔ Tetkik kapsamı dışı bulguların ortaya çıkarılması ve tartışılması amacıyla düzenlenilir.

81 İç Tetkik : Kapanış Toplantısı İ ✔ Bulgu ve diğer bilgilerin gözden geçirilmesi ✔ Bulguların tam bir listesinin çıkartılması ✔ Sonuçlarda anlaşma sağlanması ✔ Kapanış toplantısındaki rol ve görevlerin açıklığa kavuşturulması ✔ Tavsiyelerin hazırlanması ✔ Varsa takip konularında anlaşma ✔ İç Tetkiklerde bu konu daha basit ele alınabilir.

82 İç Tetkik : Kapanış Toplantısı İ ✔ Tetkike tabi tutulan organizasyon birimi yöneticileri, ✔ Denetçilerin yanısıra kılavuz ve varsa gözlemciler, ✔ Firmanın yönetim temsilcisi, ✔ Dış Tetkikde firma üst yönetimi katılır.

83 İç Tetkik : Kapanış Toplantısı Gündem İ ✔ İşbirliği için teşekkür ✔ Olumlu bulgular ✔ Uygunsuzluk ve gözlemler ✔ Düzeltici önlemler ve bunlara ilişkin zamanlar ✔ Varsa iyileştirme önerileri ✔ Yazılmış ise, raporun her iki tarafca imzalanması

84 İç Tetkik : Öneriler İ ✔ Talep ediliyorsa yapılabilir ✔ Tektikçi hiç bir zaman kendi fikrini kabul ettirmeye çalışmamalıdır ✔ Olayı kalite güvencesi açısından değerlendirmelidir

85 İç Tetkik : Tetkik Raporu İ ✔ Tetkike tabi tutulmuş organizasyon birimini ✔ Tetkikin amaç, kapsam ve planını ✔ Tetkike esas alınmış dokümanları ✔ Tarih, yerler ve gerekiyorsa süreleri ✔ Tetkikin kısa bir özeti, katılanları, varsa kısıtları ✔ Tetkik bulgularını ✔ Saptanmış olan uygunsuzlukları, bunları ortadan kaldırmak için alınacak önlemleri ve terminleri ✔ İyileştirilecek noktaları ✔ Dağıtım yerlerinin listesini içerir

86 İç Tetkik : Takip Tetkiki İ ✔ Tetkik Program Sorumlusu’nun sorumluluğundadır ✔ Düzeltici faaliyetlerin terminine uygun olarak gerçekleştirilmesi Bölüm Yöneticisi’nin sorumluluğundadır ✔ Kararlaştırılan sürenin sonunda yapılır ✔ Uygunsuzlukların giderilip giderilmediği takip öncesi bildirilir ✔ Atanmış denetçiler tarafından doğrulanır ✔ Aynı Tetkik ekibinin görevlendirilmesi uygundur ✔ Sonrası bir rapor hazırlanabilir.

87 MUTLU SON :)