Proje İnsan Kaynakları Yönetimi

... konulu sunumlar: "Proje İnsan Kaynakları Yönetimi"— Sunum transkripti:

1 Proje İnsan Kaynakları Yönetimi
Birçok kişi BY çalışan havuzunu büyütmenin kaygısına düştü. Ama problem: BT çalışanları uzun saatler çalışıyorlar ve hatta o alandaki gelişmeleri kaçırabiliyorlardı Standart ve benzer çalışanlara olan talep birçok kişinin kariyer beklentilerini değiştirdi...örneğin kadınlar Karları ve verimliliği artırmak için iş saatlerinin tekrar tanımlanması ve ödüller belirlenmesi çalışmaları başlatıldı. Buda daha iyi insan kaynakları yönetimi kavramını getirdi. Proje Yönetimi

2 Proje Yönetimi

3 İçerik Proje İnsan Kaynakları Yönetimi Nedir İnsan Yönetme
Verimliliği Artırmak Organizasyonal Planlama Kaynak Seviyelendirme Sosyal Stil Profili, Sosyal Stiller Ödül ve Farketme Sistemleri İçerik Proje Yönetimi

4 9 Proje insan Kaynakları Yönetimine Genel Bakış
9.1 İnsan Kaynakları Planının Geliştirilmesi 1.Girdiler a. Aktivite Kaynak Gereksinimleri b. Çevresel İşletme Faktörleri c. Organizasyonel Süreç Varlıkları 2. Araçlar & Teknikler a. Organizasyon Şemaları ve Pozisyon Tanımları b.İlişki Ağı Kurma c.Organizasyon Teorisi 3.Çıktılar a.İnsan Kaynakları Planı 9.2 Proje Ekibinin Oluşturulması 1.Girdiler a.Proje Yönetimi Planı b.Çevresel İşletme Faktörleri c.Organizasyonel Süreç Varlıkları 2.Araçlar ve Teknikler a.Önceden Atama b.Personel Görüşmeleri c.Personel Alımı d.Sanal Ekipler 3.Çıktılar a.Proje Personeli Atamaları b.Kaynak Takvimleri c.Proje Yönetimi Planı Güncellemeleri 9.3 Proje Ekibinin Geliştirilmesi 1.Girdiler a.Proje Personeli Atamaları b.Proje Yönetimi Planı c.Kaynak Takvimleri 2.Araçlar & Teknikler a.Kişilerarası İlişki Becerileri b.Eğitim c.Ekip Kurma Aktiviteleri d.Temel Kurallar e.Bir arada Çalışma f.Takdir ve Ödüller 3.Çıktılar a.Ekip Performansı Değerlendirmeleri b.Çevresel İşletme Faktörleri Güncellemeleri 9.4 Proje Ekibinin Yönetilmesi 1.Girdiler a.Proje Personeli Atamaları b.Proje Yönetim Planı c.Ekip Performansı Değerlendirmeleri 2.Araçlar & Teknikler a.Gözlem ve Söyleşiler b.Proje Performansı Değerlendirmeleri c.Çatışma Yönetimi d.Sorun Kaydı e.Kişiler Arası İlişki Becerileri 3.Çıktılar a.Çevresel İşletme Faktörleri Güncellemeleri b.Organizasyonel Süreç Varlıkları Güncellemeleri c.Değişiklik Talepleri d.Proje Yönetimi Planı Güncellemeleri Proje Yönetimi

5 1.Aktivite kaynak gereksinimleri 2.Çevresel işletme faktörleri
Girdiler 1.Aktivite kaynak gereksinimleri 2.Çevresel işletme faktörleri 3.Organizasyonel süreç varlıkları Araçlar & Teknikler Organizasyon şemaları ve pozisyon tanımları 2.İlişki ağı kurma Organizasyon teorisi Çıktılar 1.İnsan kaynakları planı Proje Yönetimi

6 Proje İnsan Kaynakları Yönetimi
Aktivite Kaynaklarının Tahmin Edilmesi İnsan Kaynakları Planının Geliştirilmesi Proje Yönetim Planının Geliştirilmesi Aktivite kaynak gereksinimleri Çevresel İşletme faktörleri Organizasyonel süreç varlıkları Maliyetlerin Tahmin Edilmesi Projeye ait rollerin, sorumlulukların, gerekli becerilerin ve raporlama ilişkilerinin belirlenmesi ve belgelenmesi ve personel yönetimi planının geliştirilmesi sürecidir. İnsan kaynakları planında proje rolleri ve sorumlulukları, proje organizasyon şemaları ve personel görevlendirme ve göreve son verme zaman tablolarını içeren personel yönetimi planı belgelenir. İnsan kaynakları planı, ayrıca, eğitim ihtiyaçlarının ekip oluşturma stratejilerinin takdir ve ödül planının mevzuata uyum konularının, emniyetle ilgili sorunların ve personel yönetimi planının organizasyon üzerindeki etkilerinin belirlenmesini de içerebilir. Az bulunan ya da sınırlı insan kaynaklarının kullanabilirliği ve bu kaynaklar için rekabet etme konularına önem verilmelidir. Kişilere ya da gruplara proje rolleri atanabilir. Bu kişi ya da gruplar, projeyi yürüten organizasyonun içinden ya da dışından olabilir. Başka projeler aynı yetkinliklere ve beceri gruplarına sahip kaynaklar için rekabet içinde olabilir. Bu faktörler, proje maliyetlerini, zaman çizelgelerini, riskleri, kaliteyi ve diğer alanları önemli ölçüde etkileyebilir. Etkin bir insan kaynakları planlaması için bu faktörler göz önünde bulundurulmalı ve planlanmalı ve insan kaynakları seçenekleri oluşturulmalıdır. İşletme / Organizasyon İnsan kaynakları planı Veri akış Şeması Proje Yönetimi

7 SAM PY Hiyerarşik Türde Organizasyon Şeması
Rol Sorumluluklar Yetki Hiyerarşik Türde Organizasyon Şeması Matris Tabanlı Sorumluluk Şeması Metin Odaklı Format Proje Yönetimi

8 Proje İnsan Kaynakları Yönetimi Nedir?
Projede yer alan kişilerin en etkin kullanımı için gereken süreçlerdir. Bu süreçler; Organizasyonal Planlama Personel Edinimi Ekip Geliştirme Proje Yönetimi

9 İnsan Yönetme - anahtarlar
Psikologlar ve yönetim teorisyenleri işyerinde insanları yönetme konusunda birçok araştırma yapmaktadırlar Proje Yönetimi ile ilgili önemli olan başlıklar; motivasyon etki ve güç etkinlik Proje Yönetimi

10 Motivasyon Abraham Maslow ihtiyaçlar hiyerarşisini geliştirerek, insan davranışlarının belirli ihtiyaçlar sıralamasında oluştuğunu savunmaktadır. Maslow ayrıca insanların kendi kaderlerini kontrol etmek için bazı bireysel tercihlerde bulunduklarının da altını çizer. Proje Yönetimi

11 Maslow’un İhtiyaçlar Hiyerarşisi
Proje Yönetimi

12 Herzberg’in Motivasyon ve Hijyen Faktörü
Frederick Herzberg çalışan motivasyonu üzerine birçok kitap yazmıştır. İki kavrama dikkat çeker; Motivasyonel faktörler: başarma, farkına varılma, işin kendisi, sorumluluk, kazanç, büyüme ve iş tatmini Hijyen faktörleri: Mutsuzluk olmasa bile bu çalışanların daha fazla iş yapmasını sağlamaz. Örneğin daha fazla ücret, daha fazla destek yada daha iyi iş ortamı Proje Yönetimi

13 McClelland’In Edinilen İhtiyaçlar Teorisi
Özel ihtiyaç ve alışkanlıklar zaman içerisinde ve hayat deneyimleri çerçevesinde edinilirler: Başarma (nAch): Başaranlar projeleri başarılacak hedefler olarak görürler ve sürekli geri besleme isterler. Birliktelik (nAff): Birliktelik duygusu yüksek olanlar başkaları ile birlikte çalışmak ve onlar tarafından onaylanmak isterler. Yöneticiler bu kişiler için birlikte çalışma ortamı oluşturmalıdırlar. Güç: (nPow): Bazıları kişisel güç isterler, bazıları ise organizasyonel güç. Organizasyonel güç isteyenler yönetimce desteklenmelidirler. Proje Yönetimi

14 McGregor’un X ve Y Teorisi
Douglas McGregor 1960’larda yönetimsel insan ilişkileri kavramı üzerine çalışmıştı. X Teorisi: Kimse çalışmayı sevmez, yöneticiler çeşitli tekniklerle işi yaptırmak zorundadırlar. Y Teorisi: Çalışanlar sanki çok normal bir şeymiş, oyun oynarmış gibi çalışırlar ve önemli olan kendilerini tatmin etmeleri ve heyecan duymalarıdır. Z Teorisi: 1981’de William Ouchi tarafından bir Japon yaklaşımı olarak benimsenmiş ve çalışanları motive etme, güven aşılama, kalite, ortak karar alma ve kültürel değerlerin önemi üzerinde durmuştur. Proje Yönetimi

15 Thamhain ve Wilemon’un Projelere İlgi çekme yolları
1. Otorite: hiyerarşik bir hak olarak kullanılır 2. Atama: proje yöneticisi çalışanları farklı işlere atar. 3. Bütçe: proje yöneticisi bütçesini hesaba katmalıdır. 4. Promosyon: çalışanın yükselmesi yada kariyer pozisyonu 5. Para: çalışanın ücret yada ödeneklerinin artırılabilmesi 6. Ceza: proje yöneticisinin ceza verebilmesi 7. İş Fırsatı: çalışanın yapmaktan mutluluk duyacağı yada fırsat olarak algılayacağı işleri verme 8. Deneyim: proje yöneticisi bu projede yer almanın bilgi katkısını tanımlamalıdır. 9. Arkadaşlık: kişisel ilişkileri geliştirme fırsatı Proje Yönetimi

16 Güç İnsanlara istemedikleri bir şeyi yaptırabilme, yada sadece yaptırabilme yetisidir. Güç tipleri; Zorba Adaletli Uzman Ödülcü Yagılayıcı Proje Yönetimi

17 Verimliliği Artırmak - Covey’in 7 Kuralı
Proje Yöneticileri bu 7 kuralı uygulayarak verimliliği artırabilirler; Proaktif olun Bitişi düşünerek başlayın İlk işleri ilk yapın Kazan/Kazan düşünün Önce anlamaya çalışın, sonra anlamış olmaya Sinerji oluşturun Resmi netleştirin İyi proje yöneticileri empatik dinleyicilerdir; anlamak için ilgi ile dinlerler Başkaları ile iletişim kurabilmek için öncelikle uyumu yakalamanız lazım Kopyalama uyumluluk için kullanılan bir tekniktir. BT uzmanları öncelikle empatik dinleme özelliklerini proje ekibine paydaşları ile iyi iletişim kurabilmek için geliştirmelidirler. Proje Yönetimi

18 Kullanıcı ve Geliştiriciler arasındaki ilişkilerin geliştirilmesi
Bazı organizasyonlar yeni BT yatırımları için BT personeli yerine iş adamlarını tercih etmektedirler. Genel Müdürler ve CIO’lar yönetim tarafının tüm teknolojik kararları alabilecek şekilde kendisini yetiştirmesi konusunda baskı yapmaktadırlar. Bazı firmalarsa kendi BT birimlerini danışmanlık pozisyonuna çevirmektedirler. (Outsourcing) Proje Yönetimi

19 Organizasyonel Planlama
Organizasyonal planlama proje rollerinin, sorumlulukların ve raporlama ilişkilerinin dokümante edilmesidir. Bu sürecin çıktıları Proje organizasyon şemaları İş tanımlama ve atama süreci Sorumluluk atama matrisleri Kaynak histogramları Proje Yönetimi

20 Örnek : Büyük Bir BT Projesi için Organizasyonal Şema
Proje Yönetimi

21 Örnek : İş Tanımlama ve Atama Süreci
RFP, Kontrat, Proje Kartı, Kapsam Durumu Adımlar Anahtar Çıktılar Kesinleşmiş İhtiyaçlar Nasıl Yapılacaklar İş Ayrışımı İş Tahsisi Kesinleşmiş proje kapsam ve teknik temeller Program/Grup Yaklaşımı ve Teknik yaklaşımlar İş Ayrışım Yapısı(WBS), Aktivite tanımları Organizasyonel Ayrışım Yapısı(OBS) ve Sorumluluklar Proje Yönetimi

22 Örnek : Sorumluluk Atama Matrisi (SAM)
Proje Yönetimi

23 Örnek : Paydaş rollerini gösterir SAM
Proje Yönetimi

24 Örnek: RACI (Sorumluluk+Yeterlilik+Danışmanlık+Bilgilendirme) Tablosu
Proje Yönetimi

25 Örnek : Kaynak Histogramı
Kaynak Yükleme bir takım bağımsız kaynaklara proje programı uyarınca belirli bir sürelik iş vermektir. Kaynak Histogramları kişilerin iş yüklerini gösterirler. Fazla yükleme aynı kişiye aynı anda birden fazla iş verildiğini gösterir. Proje Yönetimi

26 Microsoft Project ile Kaynak kullanım tablosu görüntüsü
Proje Yönetimi

27 Örnek : Fazla yükleme yapılan bir kişi
Proje Yönetimi

28 Kaynak Seviyelendirme
Kaynak Seviyelendirme, fazla yükleme olduğunda kişinin iş yükünü aktivitelerden birini erteleyerek ortadan kaldırmaktır. Kaynak seviyelendirmenin ana amacı kaynak kullanımını düzenlemek ve fazla yüklemelerden projeyi korumaktır. Proje Yönetimi

29 Örnek : Kaynak Seviyelendirme
Gün Gün Gün Proje Yönetimi

30 Ekip Geliştirme Ekip geliştirme aktiviteleri Fiziksel değişiklikler
Psikolojik gösterge çalışmaları Birçok projeyi başarı ile tamamlama iyi bir ekip çalışması ile olur. Eğitim kişilerin birbirlerini anlamalarına ve bir ekipte bir arada nasıl çalışabileceklerini anlamalarına yardımcı olacaktır. Proje Yönetimi

31 1.Proje personeli atamaları Araçlar & Teknikler Çıktılar
Girdiler 1.Proje personeli atamaları 2.Proje yönetimi planı 3.Ekip performansı değerlendirmeleri 4.Performans raporları 5.Organizasyonel süreç varlıkları Araçlar & Teknikler 1.Gözlem ve söyleşiler 2.Proje performansı değerlendirmeleri 3. Çalışma yönetimi 4.Sorun kaydı 5.Kişilerarası ilişki becerileri Çıktılar 1.Çevresel işletme faktörleri güncellemeleri 2.Organizasyonel süreç varlıkları güncellemeleri 3.Değişiklik talepleri 4.Proje yönetimi planı güncellemeleri

32 Proje İnsan Kaynakları Yönetimi
Proje Ekibinin Oluşturulması Proje Ekibinin Geliştirilmesi Proje Yönetim Planının Geliştirilmesi Proje personeli atamaları Ekip performansı değerlendirmeleri Proje yönetim planı güncellemeleri İnsan kaynakları planı Proje Ekibinin Yönetilmesi Entegre Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi Performans Raporu Performans raporları Değişiklik talepleri Organizasyonel süreç varlıkları Çevresel işletme faktörleri güncellemeleri Organizasyonel süreç varlıkları güncellemeleri İşletme/Organizasyon

33 Meyers-Briggs’in Tip Göstergesi (MBTI)
MBTI kişisel tercihlerin ve ekip üyelerinin birbirlerini anlamaları için kullanılabilecek popüler bir araçtır. 4 boyutu vardır: Dışadönük/İçedönük (E/I) Bilgiye odaklı/İç güdülerine güvenen (S/N) Mantıklı/Hisseden (T/F) Yargılayıcı/Kabullenici (J/P) BT çalışanları farklı olup dışadönük yada duygusal karar verici değillerdir. Proje Yönetimi

34 Sosyal Stil Profili İnsanları 4 gruba ayırabiliriz:
Drivers – İtici – sürükleyici Expressives – Gösteren - anlatan Analytical - Analitik Amiable – Yumuşak başlı Bunlar zıt köşededirler ve bir arada olmaları gerçekten zordur. Proje Yönetimi

35 Soyut Kavramsallaştırma
Sosyal Stiller Somut Deneyim (Hissederek) Aktif Deneme (Yaparak) Yansıtıcı Gözlem (İzleyerek) Somut Deneyim (Concrete Experience)/ (Hissederek): Yeni bir deneyim edinmeye ve hissetmeye dayalı bir öğrenmeyi içermektedir. Bunlar, sosyal ortamlardan ve gerçek olayların içinde bulunmaktan mutlu olurlar. Yeni görüşlere açık, inceleme yapmayı seven kişilerdir. Yansıtıcı Gözlem(Reflective Observation) / (İzleyerek): Gözlem ve yansıtma etkinliklerine temel oluşturan fikrî gözlemi benimsemiş kişiler, olayın özünü kavrama, fikirlerin oluşmasında kendi düşünce ve duygularına güvenme, sabırlı ve tarafsız olma, dikkatli düşünerek karar verme ve olaylara değişik açılardan bakabilme konularında başarılıdırlar. İzleyerek ve gözleyerek öğrenme baskındır. Soyut Kavramsallaştırma(Abstract Conceptualization)/(Düşünerek): Düşünerek öğrenme temelli, soyut kavramsallaştırmada, daha önce edinilen gözlemleri açıklamak için kuramlar geliştirilir. Bu aşamada düşünce ve olayların mantıksal analizini yaptıktan sonra hareket geçme, başka bir ifadeyle öğrenme söz konusudur. Aktif Deneme (Active Experimentation) / (Yaparak): Aktif deneme stiline sahip kişiler, çevreleri üzerinde etkili, risk alma konusunda duyarlı, başladıkları işe veya hedefe odaklanabilen, başarılı ve yaparak öğrenmeye yatkındırlar. Bu öğrenme biçimlerinden hareketle dört çeşit öğrenme stili orataya çıkmakta. Kişi birden fazla öğrenme stili özelliklerine sahip olabilir. Fakat bunlardan sadece birini taşıyorsa, bu kişinin baskın öğrenme stilini ortaya koyar. Bunları şöyle sıralayabiliriz: Dönüştürücü (Converging): Soyut kavramsallaştırma+aktif deneme Sorun çözme, karar verme, düşüncelerin mantıkî analizlerini yapma, sistematik planlama konularında başarılıdırlar. Pratik çözümler üretirler. Yaparak öğrenme eğilimindedirler ve ilgi alanları sınırlıdır. Nesnelerle uğraşmayı severler. Özellikle uzmanlık ve teknolojik mesleklerde bu öğrenme becerileri önem taşır. Ayırt Edici (Diverging): Somut Deneyim+Yansıtıcı Gözlem Duyarlıdırlar. Olaylara bir çok açıdan yaklaşırlar ve öncelikle veri toplamak için gözlem yaparlar. Farklı fikirler üreterek bunların üzerinde yoğunlaşmayı severler. Sabırlı ve dikkatlidirler. Tarafsız karar almada başarılıdırlar. İyi özet ve sentez yaparlar. Empatileri gelişmiştir. Üretken ve sosyaldirler. Özümleyici (Assimilating): Soyut Kavramsallaştırma+ Aktif Deneme Geniş kapsamlı bilgileri anlayarak, mantıklı bir bütün haline getirir ve kavramsal modeller ortaya koyabilirler. Duygular yerine, soyut düşünce ve kavramlar üzerinde yoğunlaşırlar. Çoklu fikirler üretirler. Mantıklı ve sistematiktirler. Bilimsel kariyer açısından bu öğrenme önem taşımaktadır. Uyum Sağlayıcı (Accomodating): Somut Deneyim+Aktif Deneme Panlar yapıp, kararlar uygulama ve yeni yaşantılar geçirme konusunda başarılıdırlar. Değişime çabuk ayak uydurabilen ve açık fikirli düşünebilen kişilerdir. Sezgileri güçlüdür, esnek, pragmatik ve fevri hareket edebilen kişilerdir. Eylem ve girişim gerektiren konularda bu öğrenme stili önem taşır. Esra Aydan Soyut Kavramsallaştırma (Normal) Proje Yönetimi

36 Ödül ve Farketme Sistemleri
Ekip temelli çalışmalarda ödül ve takdir oldukça işe yaramaktadır. Spesifik hedeflere ulaşan ekip ödüllendirilmelidir. Ekibe zaman ayırıp nasıl birbirlerine yardımcı olacakları, hedeflere nasıl ulaşacakları ve insan kaynaklarını geliştirebilecekleri anlatılmalıdır. Proje Yönetimi

37 Ekiplere ilişkin genel tavsiyeler
Proje hedeflerine ve pozitif sonuçlar alınmasına odaklanılmalıdır. İnsanları eleştirmek yerine problemi çözmeye odaklanın Düzenli ve etkin toplantılar yapın Ekibin birbirine destek vermesi için yüreklendirin. Bireysel ve grup başarılarını açıklayın Proje Yönetimi

38 Kaynak Proje Yönetimi