HALKLA İLİŞKİLERDE ETKİN SUNUŞ TEKNİĞİ

SUNUŞUN PLANLAMASI AMACIN SAPTANMASI Sunuş, bir konuyu birden çok kişiye takdim etme, açıklama, anlatma anlamına gelir.Hazırlanan faaliyet programlarının hedef kitleye yönelik olarak aktarılmasıdır. Bir sunuşun etkili biçimde gerçekleşmesi için doğru olarak planlanması gerekir. Burada, amacın saptanması, bilgi toplanması ve konu sistematiğinin önceden belirlenmesi söz konusudur. AMACIN SAPTANMASI Öncelikle sunuşun hangi amaçla yapıldığının belirlenmesi gerekir. Brifing şeklinde bilgilendirme amacı güdülebilir ya da rapor sunma veya bir sorun üzerinde tartışmak istenebilir.Belirlenen amaca uygun olarak, yer, zaman ve hedef kitle doğru olarak saptanır.

BİLGİ TOPLANMASI Sunuş yapılacak konuya ilişkin ayrıntılı bilgi toplanması, ikinci aşamayı oluşturur.Burada hedef kitle üzerinde ön araştırmayla işe başlanır. Sunuşa katılanların beklentileri, eğitim ve statüleri, ilgi alanları araştırmalıdır. SUNUŞUN PROGRAMLANMASI Sunuşun giriş, gelişme ve sonuç sistematiği içinde ve belirli bir sürede bitirilmek üzere programlanmış olması gerekir.Sunulacak konuların belirli bir sıraya konulması ve birbiriyle bağlantı içinde bulunmasına özen göstermelidir. Sunuş açısından dikkat gerektiren bir önemli konuda kullanılacak görsel ve işitsel malzemenin önceden hazırlanmasıdır. Sunulacak konunun zenginleştirilmesi açısından bu tür araçlar son derece etkilidir.

SUNUŞUN PLANLAMASI Sunuş programının başarılı geçmesi için ayrıca kontrol listelerinin hazırlanması gerekir.Ön hazırlık planı çerçevesinde bu listelerden bir örnek verilebilir. -Sunuşun temel konusu seçilir. -Sunuşun amacı tanımlanır. -Katılımcılar belirlenir. -Açılışı yapacak kişi belirlenir. -Tahmini maliyet çıkarılır. -Sunuş yeri belirlenir. -Zamanı ve süresi saptanır. -Davetiye yazıları hazırlanır.

SUNUŞUN PLANLAMASI SUNUŞ SALONUNUN DÜZENLENMESİ : -Oturma düzeni, rahat sandalyeler -Platform, mikrofon -Basın masası -Işıklandırma -Havalandırma -Tahta -Projektör -Yemek -Yön gösteren levhalar -Konuşmacı isimlikleri -Sekreter masası

SUNUŞUN PLANLAMASI DİĞER DÜZENLEMELER: -Sunuş rozetleri (kokart -Sunuş özetleri, broşürler -Şema, grafik,fotoğraf vs. -Park ve ulaşım kolaylığı.

SUNUŞUN PLANLAMASI SUNUŞTAN ÖNCEKİ SON HAZIRLIKLAR: -Yön gösteren levhalar ve işaretleri kontrol etmek. -Oturuş düzenini kontrol etmek -Platformu kontrol etmek -Tahta,silgi,kalem vs. kontrol etmek -Mikrofonu ve yedeklerini kontrol etmek -Basına ayrılan yerleri kontrol etmek -Konuşmacının kullanacağı grafikleri,şema v.s. hazırlığını kontrol etmek -Işıklandırma,havalandırma ve temizlik kontrolü yapmak

SUNUŞUN PLANLAMASI SUNUŞTAN ÖNCEKİ SON HAZIRLIKLAR: -Projektör, tepe gözü,perde,hoparlör,voltaj,karartma,priz ve fişi kontrol etmek -Katılımcıların ve konuşmacıların adres ve telefonlarının kontrol etmek -Konuşmacıların özgeçmişi, isimliklerini kontrol etmek -Rozetleri,broşürler ve dağıtılacak malzemeleri kontrol etmek.

SUNUŞUN PLANLAMASI SUNUŞTAN ÖNCEKİ SON HAZIRLIKLAR: -Sunuş arası ve sonrası yiyecek,içecek ve kokteyl programını gözden geçirmek. -Konuşmacıların otel rezervasyonlarını kontrol etmek -Basın bültenini hazırlamak -Katılımcılara bloknot ve kalem hazırlığını kontrol etmek

SUNUŞUN PLANLAMASI SUNUŞ SIRASINDA YAPILMASI GEREKEN ÇALIŞMLAR: -Yiyecek,içecek ve temizlik düzenlenmesini kontrol etmek, -Ses kontrollerini sağlamak, -Basın,sekreter ve konuşmacı masasında istekleri kontrol etmek, -Telgraf ve mesajları başkana iletmek, -Havalandırma ve ışıklandırmayı kontrol etmek.

SUNUŞUN PLANLAMASI SUNUŞ SONRASINDA YAPILMASI GEREKENLER: -Sunuş sonunda kokteyl veya vedalaşma çayı hazırlamak, -Konuşmacı ve katılımcıların ulaşım sorunlarına yardımcı olmak, -Basın bülteni ve raporları dağıtmak, -Başkana ve konuşmacılara teşekkür mektubu yazmak, -Özetler hazırlamak ve kitapçıkları katılımcılara göndermek.

GÖRSEL-İŞİTSEL MALZEME KULLANIMI Sunuş sırasında görsel ve işitsel araçların kullanılması sunuşu zenginleştirir, renklendirir, hareketlendirir ve etkinliğini büyük ölçüde arttırır. Görsel –İşitsel Malzemeler: -Karatahta -Beyaz tahta -Tepegöz -Projeksiyon makinesi -Harita,şema,grafikler

ETKİN KONUŞMA Halkla ilişkilerde en can alıcı konuşma tekniğidir ETKİN KONUŞMA Halkla ilişkilerde en can alıcı konuşma tekniğidir. Bire bir konuşmalarda ikna becerisi ile toplum karşısında sunuş yapma özel bir yetenek ve bilgi gerektirir. ETKİN KONUŞMANIN NİTELİKLERİ Etkin bir konuşmada şu özellikler bulunmalıdır: -Konuşma çok açık ve anlaşılır olmalıdır. -Konuşmada doğal ve içten davranılmalıdır. -Konuşma ne çok yavaş,ne de çok hızlı olmalıdır. -Ses tonu çok alçak veya çok yüksek olmamalıdır. -Tekdüze konuşmak yerine monotonluğu bozan iniş ve çıkışlar, vurgulamalar, kısa duruşlar yapılmalıdır.

ETKİN KONUŞMANIN NİTELİKLERİ -Konuşma sırasında aşın olmamak üzere el ve kol hareketleri yapılmasında sakınca yoktur. -Konuşma sırasında dinleyiciler ile göz gezdirme yoluyla göz teması kurulmalıdır. -Ayakta konuşmak, oturarak konuşmaktan daha etkilidir. -Konuşmada kağıttan okumaktan kaçınılmalıdır. -Konuşurken kolları kavuşturmak doğru değildir.Kendini beğenmişlik mesajı verir. -Konuşurken geriye doğru yaslanmak, başı yukarıya doğru kaldırmak doğru değildir.

ETKİN KONUŞMANIN NİTELİKLERİ -Konuşulan mekan geniş ve çok sayıda dinleyici varsa gerilerde oturanlara bakmalıdır. -Eski ve çok yeni sözcükler kullanılmamalı,çok uzun ve ağdalı cümleler kurulmamalıdır. -Konuşan kişinin yüz ifadesi yumuşak ve hafif tebessüm içinde olmalıdır. -Konuşma süresi iki saati aşmamalı, uzun konuşmalara ara verilmelidir. -Konuşmaya bir güzel sözle başlanabilir. Zaman içinde küçük espriler ve yerinde fıkralar anlatılabilir.

ETKİN KONUŞMANIN NİTELİKLERİ -Konuşma sırasında canlı ve istekli olunmalıdır. -Konuşmanın giriş, gelişme ve sonuç olarak planlanması gerekir. -Konuşmanın sonunda dinleyicilere soru sorma hakkı tanınmalıdır.Sabırlı, anlayışlı ve hoşgörülü olmak gerekir.

SORU SORMA TEKNİĞİ: Birebir görüşme veya sunuş sırasında konuşmacı ile dinleyici arasında soru sorma iletişimin kalitesini yükseltir. Kişiler arasında diyalog oluşmasına katkıda bulunur ve yanlış veya eksik anlaşılma varsa açıklığa kavuşur, öte yandan konuşmacının yönelttiği sorularla dinleyici üzerinde yaratılan etki test edilmiş olur. Ancak bu ikinci durumda bir sınav havasına girilmemelidir. 1.Genel sorular: Bu sorular adından da anlaşılacağı gibi tüm gruba yönetilmiş sorulardır. Konuşmacının bu soru tipini seçmesindeki amaç, grubu oluşturan tüm bireylerin konu hakkında düşüncelerini almaktır.Genel sorular sunuşun başında bireyleri konuya ya da tartışmaya hazırlamak amacını da taşıyabilir.

SORU SORMA TEKNİĞİ: 2.Direkt Sorular: Bu tür sorular genel soruların aksine katılımcılardan herhangi birine yöneltilmiş sorulardır. Ancak bu tür soruları çok dikkatli kullanmak gerekir. Kişileri zor durumda bırakacak sorulardan kaçınılmalıdır. Daha çok grup içinde konunun uzmanı olan kişilere yöneltilmesinde yarar vardır. Ayrıca bu tür sorular kişilerin çekingenliğini giderir ve katılımcı olmalarını sağlar. Soru Sormanın Kuralları: Soru sormada etkinliği sağlamak için uyulması gereken kurallar şöyle özetlenebilir: -Sorular açık, kolay ve anlaşılır olmalıdır. -Direkt sorular katılımcıların uzmanlığına göre dengeli dağıtılmalıdır.

SORU SORMA TEKNİĞİ -Sorular geniş kapsamlı, dağınık değil bir konu üzerinde odaklanmalıdır. -Çekingen kişilere soru sorularak katılımcılık sağlanmalıdır. -Katılımcıların daha iyi ve aktif dinleyici olmaları için sorular düşündürücü olmalıdır. -Zor sorularla kişileri sıkıştırmak değil, katılımcı olmayı sağlamak amaçlanabilir.

KAYNAKLAR 1- Sabuncuoğlu, Z. (2004). İşletmelerde Halkla İlişkiler KAYNAKLAR 1- Sabuncuoğlu, Z.(2004). İşletmelerde Halkla İlişkiler. Aktüel Yayınları, İstanbul.

TEŞEKKÜRLER…..