İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ Doç. Dr. Osman TİTREK İKY İŞ ANALİZİ

İş Analizi; Personel tarafından yürütülen iş kapsamında yer alan görevlerin, İşin yapıldığı ortamın, İşi yapan işgörenin taşıması gerekli niteliklerin araştırılması ve belgelenmesi sürecidir. İş analizi bir araştırma (bilgi toplama ve inceleme) etkinliğidir.

İş Analizinin Kullanım Alanları İş Tanımı İş Gerekleri İş Akış Çizelgeleri İŞ TANIMI İŞ AKIŞ ÇİZELGELERİ İŞ ANALİZİ İŞ GEREKLERİ

İş Tanımı İşin içeriğindeki görevleri, sorumlulukları, çalışma koşullarını, ve işin diğer yönlerini açıklayan yazılı bir bir belgedir. İş tanımının yazılması; Mümkün olduğunca kısa ve yalın cümleler kullanılmalıdır, Cümleler herkes tarafından aynı şekilde anlaşılacak nitelikte olmalıdır, İşin tüm yönleri ortaya konulmalıdır, Geniş zaman eki kullanılmalıdır (yapmak, sağlamak, yapar, sağlar)

BÖLÜM Kreş İŞİN ADI Kreş Yöneticiliği KODU S1002 BAĞLI OLDUĞU BİRİM Hastane Müdürlüğü İŞİN ÖZETİ GÖREVLER 1- 2- ... KULLANILAN ARAÇ GEREÇLER KULLANILAN MALZEMELER GÖZETİM MALİ SORUMLULUK ÇALIŞMA KOŞULLARI TEHLİKELER KİŞİSEL NİTELİKLER

İş tanımları, organizasyona düzen kazandırır. görev görev görev görev görev görev görev görev görev görev

İş tanımları koordinasyon ve denetimi kolaylaştırır. Pozisyon (Yönetici) görev pozisyon görev pozisyon

İş Gerekleri İşin gereği gibi yapılması için işi yapacak iş görende aranan nitelikleri ortaya koyan belgedir. İş Tanımı işin profilini, iş gerekleri işi yapacak iş görenin profilini ortaya koyar. İşi yapacak personelde aranacak nitelikler dört ana grupta toplanmaktadır. Yetenek Gerekleri, Çaba Gerekleri, Sorumluluk Gerekleri, Çalışma Koşulları.

İŞ KİMLİĞİ İŞİN ADI TARİH İŞİN KODU BÖLÜM BECERİ GEREKLERİ EĞİTİM DENEYİM ÖZEL BİLGİ VE YETENEK ÇABA GEREKLERİ BEDENSEL ÇABA DÜŞÜNSEL ÇABA SORUMLULUK MALZEME MAKİNA SORUMLULUĞU GÖZETİM SORUMLULUĞU DİĞER KİŞİLERİN KORUNMASI MALİ SORUMLULUK ÇALIŞMA KOŞULLARI İŞ ÇEVRESİ İŞ RİSKİ

İş Akışı Analizi İş akışında girdinin (örneğin bir evrakın) nerede (örneğin hangi birimde) ne zaman (hangi zaman sırasına göre) ne ile (örneğin hangi insanlarla ve hangi araçlarla) iş görevine uygun gerçekleştirileceğini belirlenmektedir. Amacı; Bir birimde işi oluşturan çeşitli aşamaların birbirini izleyen şekilde ortaya konulmasıdır. İş akışında zaman ve emek israfına yol açacak ve maliyetleri arttıracak unsurların belirlenip ortadan kaldırılmasıdır.

NASIL NİÇİN NE ZAMAN NEREDE NE KİM NİHAİ İŞ YAPISI İŞ GÜCÜNÜN ZİHİNSEL VE FİZİKSEL ÖZELLİK- LERİ YERİNE GETİRİLMESİ İSTENEN İŞLER ÖRGÜTÜN COĞRAFİ KONUMU, İŞ ALAN- LARININ KONUMLARI YAPILACAK İŞLERİN TARİHİ, ÇİZELGE ESNEKLİĞİ ÖRGÜTSEL AMACI; ÇALIŞAN- LARIN AMAÇLARI METOT- SÜREÇ NİHAİ İŞ YAPISI

İş Etüdünün Tanımı ve Amacı İş etüdü verimliliği arttırmak amacıyla işi yapacak kişinin gücünü ve gereksinimlerini göz önünde bulundurarak, işin en iyi yapılış biçimi ve tamamlanma süresini saptamak için iş sistemleri üzerinde yapılan çalışmalardır. Hedefi; İşletmelerde ekonomikliği arttırmak insan yapısına uygun iş akışları ve çalışma koşulları sağlamaktır. Aşamaları; hareket etütü ve iş ölçümüdür.

İş Analizi Süreci Hazırlık Aşaması Örgütlenme İş Analizi Yöntemi Seçme Uygulama Raporlandırma İş analizi süreci sonunda iş tanımları ve iş gerekleri ortaya çıkar.

İş Analizine Hazırlık Örgütle ilgili bilgi toplama (amaç, yapı, işlevler, girdiler, çıktılar) Analiz edilecek işlerin (makamların) belirlenmesi (yöneticilerle görüşme, maaş bordoları, eski iş tanımları vb).

2. İş Analizi Örgütlenmesi İş analizi ekibinin seçilmesi, İş sayısı ve analiz yöntemine dayalı olarak analizci sayısının belirlenmesi, Analizcilerin eğitimi ve gerekli niteliklerin kazandırılması, ön uygulama yaptırılması.

İş analizini kim yapmalı ? Kurum içi ekip Uzman kuruluş

İş analizci sayısının belirlenmesi; N= I /GxS N: Gerekli analizci sayısı I: Analiz edilecek iş sayısı G: Günlük ortalama görüşme sayısı (genellikle 4) S:Tüm iş analizi için öngörülen tamamlanma süresi

N= 120 / 4x10 = 3 analizci. Örnek: N : 120 G: 4 S:10 gün N= I /GxS Bir kurumda analiz edilecek iş sayısı: 120, Günlük ortalama görüşme sayısı: 4 İş analizi için öngörülen tamamlanma süresi 10 gün ise kaç tane iş analizi personeli istihdam etmek gereklidir ? N : 120 G: 4 S:10 gün N= I /GxS N= 120 / 4x10 = 3 analizci.

Analizcide Aranan Nitelikler Başkalarıyla iyi geçinme, Anlayış ve sabır, Tarafsız görüş, İyi görünüm, Veri analizi ve yorumlama becerisi, Kısa ve açık yazabilme yeteneği, Kendi başına çalışabilme yeteneği.

3. İş Analizi Yöntemleri Gözlem; Gözlem yönteminde iş analizcisi, belirli bir işin gerçekleştirilmesi için personel tarafından gösterilen davranışları izlemekte veya doğrudan not etmekte ya da daha önceden hazırlanmış olan kontrol listesini doldurmaktadır. Anket(Soru formu); Araştırma aracı olan anket, iş analizi çalışması yapılacak kurumun ve işlerin nitelikleri dikkate alınarak geliştirildikten sonra yanıtlanmak üzere personele verilir. Görüşme(Mülakat); Görüşme yönteminde, iş analizcisi işin yapıldığı yere giderek, personel ile yüzyüze görüşmektedir. Bu yöntemde planlı görüşme aracı olarak ankete benzeyen soru formu veya iş kontrol listesi kullanılmaktadır. Karma(Birleşik); Karma ya da bileşik yöntem, yukarıda sayılan iş analiz yöntemlerinin birarada kullanıldığı yöntemdir .

İş analizi: İKY temeli İş analizi sonuçları, insan kaynakları yönetiminin tüm işlevlerine dayanak oluşturur, işlevler arasında tutarlılık sağlar.

PERSONEL PLANLAMASI PERSONEL SAĞLAMA PERSONEL SEÇME İŞ TANIMI EĞİTİM İŞ ANALİZİ İŞ DEĞERLEME İŞ GEREKLERİ ÜCRETLEME BAŞARI DEĞERLENDİRM. ÇALIŞMA İLİŞKİLERİ İŞ GÜVENLİĞİ

İŞ TANIMLARI İş analizini izleyen ilk adım iş tanımlarıdır. İş tanımları, iş analizlerinden elde edilen bilgilerin gösterildiği bir çizelge ya da iş analizlerinin yerleştirildiği yazılı bir formdur. Başka bir ifadeyle iş tanımı; iş ile işe ilişkin görev şartlarını belirleyen yazılı bir rapordur. İş analizi ve iş tanımı bir bakıma iki perdelik bir oyun gibi düşünülmektedir. Birinci perdesi iş analizi, ikinci perde ise; iş tanımları olarak bilinmektedir.

İş tanımları hakkında geliştirilen çok sayıda açıklama bulunmaktadır İş tanımları hakkında geliştirilen çok sayıda açıklama bulunmaktadır. Bu açıklamaların birleştirilmesi sonucunda iş tanımını oluşturan etmenlerin bazılarını aşağıdaki gibi sıralamak mümkündür. İş tanımları, işe ilişkin görev şartlarını belirtir, İşin gerektirdiği görev ve sorumlulukları ortaya koyar, İşin işletmedeki yerini belirtir, İşletmedeki personel-arası ilişkileri içerir,

İş tanımlarının yapılış amaçlarını aşağıdaki gibi sıralamak mümkündür: İşletmelerde uygun bir personel seçimi sistemi geliştirmede yardımcı olur: İşletmelerdeki görevler hakkında ayrıntılı ve gerçek bilgiler almadan personel seçimi tatmin edici olmamaktadır. Bu da ancak iş tanımlarının yapılmış olmasıyla mümkündür. Örgütlemede ilk adımı oluşturur: Örgütlemenin ilk adımı, amaca ulaşmak için gerekli olan faaliyetlerin daha ayrıntılı bir şekilde belirlenmesidir. Bu amaçla örgütleme faaliyetlerinde öncelikle görevlerin tanımlanması gerekir. Organizasyon şemalarının hazırlanmasında bir araç olarak kullanılır. İşe alma, eğitim ve yükseltme gibi konularda yardımcı olur. İş değerlemesinde bilgi kaynağı olarak kullanılır. İşletmelerde esneklik sağlar ve morali yükseltir.

İŞ GEREKLERİ iş gerekleri çizelgesi; belirli bir işin belirli ayrıntılara inilerek gerekli biçimde yapılabilmesi için ne düzeyde eğitim, öğretim, görgü, tecrübe, muhakeme, analiz ve yorum niteliğini, öncelik, yaratıcılık, çok yönlülük, algılama gücü, iş bilgisi, sorumluluk, fiziki görünüş vb. nitelikler gerektirdiğini belirleyen çizelgelerdir. Bir işin en iyi biçimde yapılabilmesi için personelde bulunması gerekli olan nitelikleri ortaya koyan bu bilgiler, açık olan işlerin doldurulmasında nasıl bir yol izlenmesi gerektiğini gösterir.

Bir iş gerekleri formu şu bölümlerden oluşmaktadır: İşin Kimliği : İşin adı, işin kodu, işin yapıldığı bölüm, işin düzeyi, tarihi, işi yapan personelin bağlı olduğu ilk yönetici ve formu hazırlayan kişinin adının yer aldığı bölümdür. Yetenek Faktörleri : Eğitim ihtiyacı, öğretim, deneyim, eylemler ve kullanılan özel araçlar bu gerekler arasında yer almaktadır. Çaba Faktörleri : Bir işin amaçlara uygun biçimde gerçekleşmesi için harcanan enerji ve güç çaba gereği olarak tanımlanabilir. Bu güç fiziksel veya düşünsel nitelikte olabilir. Algılama, dikkat, önsezi, karar verme, yargılama, yaratıcılık, inisiyatif gibi faktörler bir işin yapılması gerekli olan düşünsel çabalara örnek olarak gösterilebilir. Çalışma Koşulları : Çalışma saatleri, işin neden olabileceği sağlık veya güvenlik tehlikeleri, seyahat etme zorunluluğu gibi faktörler çalışma koşulları içinde irdelenmektedir.

Bu bölümlerden oluşan bir iş gerekleri formu örneği aşağıda gösterilmektedir: Kadro Ünvanı : Tarih : Bölümü : Kadro no: İşin adı : İş Gerekleri : 1. Eğitim : 2. İş tecrübesi : 3. Yetenekler : 4. Cinsiyet : 5. Askerlik : 6. Medeni Durum : 7. Yaş Grubu : 8. Özel İnceleme :

İŞ ETÜDÜ İş etüdü, örgütlerde gereksiz işlemlerden kurtulmak, gerekli işleri olanaklı olan en iyi şekilde düzenlemek, uygun iş yöntemlerini standartlaştırmak, işle ilgili doğru zaman standartlarını belirlemek ve personeli eğitmek amaçlarıyla yapılan bir çalışmadır. Hareket etüdü ve iş ölçümünden oluşmaktadır.

HAREKET ETÜDÜ Hareket etüdü belirli bir işin yapılabilmesi için insan – makine ilişkisinin dikkate alınarak en uygun çalışma yöntemlerinin, tasarımlarının belirlenmesi ve üretim yöntemlerinin standartlaştırılması faaliyetleridir. Hareket etüdü, işi inceleyerek işi yaparken gereksiz hareketlerden kaçınmayı, malzeme, araç, makine düzeninin iyi kurularak, bunlara en kısa yoldan ulaşmayı, süreç ve işlemlerin geliştirilmesini, çalışma koşullarının iyileştirilmesini amaçlayan bilimsel bir işlemler dizisidir.

İş ölçümü, iş tanımları ve iş gereklerine göre, işe uygun bir insanın normal koşullar altında ve normal bir çalışma temposu ile belirli bir işi tamamlayabilmesi için gereken zamanın belirlenmesidir. Bu nedenle; iş ölçümüne zaman etüdü de denilmektedir. İnsan ve üretim aracının gerçekleştirdikleri iş akışları için öngörülen zamanlarda, insan için ayrılan zaman; temel zaman, dinlenme zamanları ve dağılım zamanlarını kapsar. Standart zaman = Normal zaman + eklemeler

İŞ TASARIMI İş tasarımı, verimlilik artışı amacıyla işlerin niteliklerinin ve yapılarının değiştirilme süreci olarak tanımlanmaktadır. Uygulamada karşılaşılan teknikleri şunlardır: 1. İş Yalınlaştırma : Belli bir işlemi oluşturan hareketlerin incelenmesi, gereksiz görülenlerin atılması, bazılarının birleştirilmesi, sıralarının değiştirilmesi ve hareketlerinin daha kısa zamanda yapılmasının temini gibi faaliyetleri içeren bir tekniktir. Bu yöntem ile işin yalnızca birkaç işlevden oluşan en küçük parçalara ayrılması söz konusu olmaktadır. Böylece uzmanlaşma mümkün olacaktır. İş yalınlanacak olduğundan uzun süre eğitime gerek kalmayacak ve işi herkes yapabilecektir.

2. İş Genişletme : Bu yöntemle iş basitleştirmenin tersine işe ilişkin farklı birkaç görevin bir araya getirilmesi söz konusudur. İş genişletme sayesinde söz konusu iş yatay olarak çeşitlendirilmektedir. İş genişliği kişinin doğrudan sorumlu olduğu görevlerin sayısıyla belirlenir. Bu sayı sürekli tekrarlanan bir işin sayısından aynı nitelikte birkaç değişik işi içine alan bir dizi görevin sayısına kadar çeşitlilik göstermektedir. Bu teknikte genellikle dar bir iş genişliğine sahip çalışanlara işlerinde duydukları monotonluğu azaltmak amacıyla bir dizi görev daha verilmektedir.

3. İş Rotasyonu : Personelin değişik zamanlarda değişik görev yapması olarak tanımlanmaktadır. İş genişletmeden farkı, personelin yaptığı işlerin birbirinden tümüyle farklı olabilmesidir. İş rotasyonu ile iş alanı yatay doğrultuda değiştirilmektedir. İş çalışan için sıkıcı olmaya başladığında, kişi benzer beceriler gerektiren aynı düzeyde başka bir işe gönderilmektedir. Aslında iş rotasyonunda değişiklik işin yapısal özellikleri değil, kişinin yaptığı faaliyetlerdir. Bu tür değişikliklerde işin yapısı aynı kalırken, genellikle kişi çalıştığı yeri, aleti ya da makineyi değiştirmek durumundadır. İlk bakışta iş rotasyonunda işin yapısal özelliklerinde herhangi bir değişiklik yapılmadığı için bu teknik bir iş tasarımı faaliyeti olarak görülmeyebilir.

4. İş Zenginleştirme : İşin çalışanlar açısından daha anlamlı hale getirilmesi için girişilen çabaların toplamı demektir. Bu çabalar daha çok işin niteliğini değiştirme biçiminde değil, yönetim kademelerinde bulunan işi planlama ve karar verme yetkisinin aslarla paylaşılması anlamında anlaşılmalıdır. Çalışanların yapacakları iş ile ilgili olarak; sadece icra etme değil, onları planlayabilme, yön verebilme ve kontrol edebilme bakımından sorumluluklar verildiği takdirde, çalışan hem insiyatif sahibi olarak ileriyi görebilmekte ve düşünme yeteneklerini geliştirebilmekte, hem de sadece başkalarının vermiş olduğu kararları icra etmek yerine kendi zihinsel çabaları sonucu oluşan kararlarını ifa edebilme olanağına kavuşmaktadır.

5. İşte Uzmanlaşma : Bu şekilde öğrenme zamanı ve faaliyet değişiminde harcanan zaman azaltılmakta, yeterlilik artmakta, daha doğru ölçüm ve kontrol sağlanmaktadır. Ancak uzmanlaşma, mekanik hıza uyum sorununu doğurmakta, tekrar edilme riskini gündeme getirmekte, çalışanların yeteneklerinden yararlanmada güçlükler yaşanmasına yol açmakta, ürün ve hizmetin küçük bir kısmında yoğunlaşmaya neden olmakta ve sınırlı sosyal etkileşime yol açarken düşünmeyi de en aza indirmektedir.

6. Kalite Çemberleri : 8-10 kişiden oluşan bu gruplar, üretimin niceliği ve niteliği ile ilgili değerlendirmeler yapan, sorunları gidermeye çalışan gruplardır. Düzenli olarak toplanarak karşılaştıkları özellikle kalite sorunlarını tartışmak da, sorunların nedenlerini araştırmakta ve bu sorunlara çözümler bularak düzeltici faaliyetlere girişmektedirler.

7. Özerk Çalışma Grupları : Kendi kendini yöneten çalışma grupları olarak da tanınan bu gruplar iş zenginleştirmenin grup boyutunda uygulanmasının bir sonucu olarak ortaya çıkmaktadır. Özerk çalışma grubu uygulamasında ekibin önüne bir hedef konulur ve bunun başarılması için gerekli çalışma düzeni konusunda grup özgür bırakılır. Tam özerk gruplarda, grup üyeleri birlikte çalışacakları kişileri kendileri seçebilmekte ve başarılarını değerlendirebilmektedirler. Bu şekilde gözetim derecesi azalmakta hatta bazı durumlarda tümüyle ortadan kalkmaktadır.

8. Bütüncül Çalışma Grupları : Bu teknik, iş genişletmenin grup boyutunda uygulanmasının sonucudur. Bir personele rutin bir görev verilmesi yerine çok sayıda farklı görev bir gruba verilir. Grup üyeleri kendi aralarında rotasyon biçiminde, görevi paylaşarak gerçekleştirirler. Uygulamada, grup faaliyetlerinden sorumlu bir gözetmeni bulunmaktadır. İnşaat işçilerinin bina ve yol yapımındaki çalışma tarzı bu tür gruplara örnek olarak gösterilmektedir.  

İŞ DEĞERLENDİRME İş değerlendirme, bir işletmedeki işlerin beceri, çaba, eğitim, sorumluluk ve iş koşulları gibi faktörler açısından birbirine oranla taşıdıkları değerlerin belirlenmesidir. İş değerlendirme, bir işin diğer işlere göre değerini belirlemek için biçimsel ve sistematik olarak karşılaştırılmasını içerir. İşin göreceli değeri, görülmesi aracılığı ile örgütsel amaçlara yapılan katkıyı gösterir. Doğal olarak örgütsel amaçlara en fazla katkıyı yapan iş, diğer işlere göre daha önemlidir ve daha fazla ücreti hak eder. Örgütsel amaçların gerçekleştirilmesine en fazla katkı sağlayan işe en fazla ücretin ödenmesi, eşit işe eşit ücret uygulama ilkesinin özüdür.

İşlerin göreceli önemlerini belirlemeye yönelik iki yaklaşım bulunmaktadır. Birinci yaklaşım işi bir bütün olarak ele almaktadır. Analitik olmayan iş değerlendirme yöntemleri, bu yaklaşıma dayanmaktadır. İkinci yaklaşım ise işi öğelerine veya faktörlerine ayırmaktadır. Analitik iş değerlendirme yöntemleri de bu yaklaşıma dayanmaktadır

Beni dinlediğiniz için teşekkür ederim. Doç.Dr. Osman TİTREK