PROTOKOL KURALLARI

PROTOKOL Protokol / Fransızca “protocole” “Resmi ilişkilerde ve törenlerde önde gelme hakkı ve törensel davranış konusunda uyulması gereken kurallar bütünü.” (Robert, 1992:706, 1555)

PROTOKOL AMAÇ; düzeni bozmak değil, varsa düzensizliğe son vererek toplumsal ilişkilerin gelişmesini sağlayan nezaket ve karşılıklı saygı ortamını yaratmaktır.

(Kutlu Yönetim Bilgisi) PROTOKOL 1069 – 1070 Yusuf Has Hacip Kutadgu Bilig (Kutlu Yönetim Bilgisi) Bir ahlâk, adalet, inanç eseri olduğu kadar, bir hükümet protokol ve görgü kılavuzudur.

PROTOKOL Türkiye Cumhuriyeti’nde devlet protokolünün tüm yetki ve sorumluluğu Atatürk’ün Cumhurbaşkanı olarak imzasını taşıyan, Ocak 1927 tarihli ve 4611 sayılı Bakanlar Kurulu Kararnamesi ile Dışişleri Bakanlığı Protokol Genel Müdürlüğü’ne verilmiştir.

PROTOKOL Siyasi Protokol Kurumsal Protokol Toplumsal Protokol

PROTOKOL GİYİMDE TANIŞMA ve TANIŞTIRILMADA, YAZARKEN ve KONUŞURKEN HİTAP ETMEDE, SELAMLAŞMADA TELEFONLA KONUŞMADA, OTOMOBİLDE, KARŞILAMA ve UĞURLAMADA, ZİYARET ve GÖRÜŞMELERDE, DAVETLERDE TÖRENLERDE ARMAĞAN ALIP VERMEDE ÇİÇEK GÖNDERMEDE

GİYİM Güzel bir kıyafet, iyi bir tavsiye mektubudur. (Cenap Şehabettin) İnsanlar giyimi ile karşılanır,kelâmıyla uğurlanır. (Atasözü) Biçim içeriğin aynasıdır. (Prof. Dr. Feyzi Uluğ)

GİYİM Temiz, sade giyinmek, bakımlı görünmek önemlidir. Bulunulan yere ve ortama göre giyilecek kıyafet değişir. Resmi toplantı ve törenlerde koyu renk (Lacivert) takım/döpiyes; düz renk gömlek, giysiyle uyumlu çorap ve ayakkabı giyilmesi gerekir. 3 düğmeli cekette, alttaki düğmenin açık bırakılması daha uygun olur. Gömlek beyaz olmalıdır. Açık mavi tonları de olabilir. Gömlek tek renk ise kravat çizgili olabilir. Gömlek çizgili ise tek renk kravat takılmalıdır.

GİYİM Takım elbiseyle ince çerçeveli, spor kıyafetlerle kalın çerçeveli güneş gözlüğü kullanılmalıdır. Kravatın boyu, kemer tokasını kapatacak şekilde olmalıdır. Giyimde ayakkabı, çorap, kemer, çanta ve kravatın uyumu şarttır.

TANIŞMA – TANIŞTIRMA - TOKALAŞMA Unvan ve isimlerin söylenmesi gereklidir. Tanışma veya tanıştırmanın zamanı önemlidir. Tanıştıran kişi daima ayakta kalmalıdır Oturan erkek kiminle tanıştırılırsa tanıştırılsın ayağa kalkmalıdır Yeni gelenler var olanlara; Erkekler bayana(Devlet Bşk. ve Cumhurbaşkanı hariç) Astlar üstlerine, küçükler büyüklerine, gençler yaşlılara, genç kız yaşlı erkeğe ve kadına tanıştırılır. Bir yere girdiğinizde önce kendinizi tanıtın Kendinizden üst birine ve eşine unvan ve görevinizi de söyleyin

TANIŞMA – TANIŞTIRMA - TOKALAŞMA Protokolde ve resmi ilişkilerde el ve yanak öpme yoktur El sıkmada ilk davranış, daima büyükten ve üst rütbeliden gelmelidir. Kadınla el sıkışırken, önce kadın el uzatmalı, erkek karşılık vermelidir. Uzatılan el havada kalmamalıdır. El sıkarken gücünüzü göstermeyin,karşınızdakinin gözüne bakın.

SELAMLAMA Her türlü selamlamalarda genel kural, ast üstü, erkek bayanı, ayrılan kalanları, gelenler var olanları selamlar. Üstlerinize, eş düzeydekilere önce siz selam verin, astlarınızın selamlarını da alın.

SELAMLAMA Cumhurbaşkanı, cenaze, ülkemizi ziyaret eden devlet başkanları, istiklal marşı çalınırken, göndere bayrak çekilirken cephe alınarak selamlanır. Bir toplantıda önce ev sahibesi selamlanır. Ayrılırken de yine önce ev sahibesi selamlanır. Yanınızdakileri selamlayan birini siz de selamlayın. Yanlışlıkla size selam verenlerin selamını alın.

YAZIŞMALAR 02 Aralık 2004 tarihli ve 25658 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Resmi mektuplarda genellikle “Sayın” ile başlanıp “Saygılarımla” ile bitirilmelidir “RİCA ETMEK”, emir vermek; “ARZ ETMEK” sunmak ya da talep etmektir.

İMZA İmza daima ad ve soyadın üstüne atılır. İyi bir imza okunabilen ve kişiyi temsil eden imzadır. Önemli yazılar, onaylar ve kararlar daima lacivert mürekkepli dolma kalem ya da imza kalemi ile atılır.

HİTABET ve KONUŞMALAR ( Telefon-Tören vs) Dil ola kese savaşı, Dil ola kestire başı, Dil ola ağulu aşı, Yağ ile bal ede bir SÖZ. Yunus Emre

HİTABET Hitapta genel kural, söze büyük olan başlar, konuyu o seçer ya da değiştirebilir Sözlü iletişimin başlaması ve kurulmasında kadının önceliği vardır. İnsanlara, isimleriyle ya da unvanlarıyla hitap etmek gerekir. Bir topluluğa hitap ediliyorsa, önce oradaki en üst olana, sonra sırasıyla diğerlerine hitap edilmelidir. Resmi konuşma yaparken “ben” yerine “biz” denmeli, kurum parantezinde konuşmaya devam edilmelidir. Başkalarına “siz” , “lütfen” diyerek hitap edilmelidir. “Sen” diyebilmek için samimiyet olmalıdır.

HİTABET Eş düzeydekilere ve astlarınıza adıyla (Nejla Hanım), unvanıyla (Müdür Bey), soyadıyla (Sayın Pehlivan ) ya da “Sayın Daire Başkanı” gibi hitap edin. Üstlerinize ve eş düzeydekilere “Beyefendi/Hanımefendi” deyin. Ast konuşurken üst söze girerse ast hemen konuşmasını keser. Astlar izin istemeden konuşmamalıdır. Üst konuşur ast dinlerken, onu dinlediğinizi belirtmek için ara sıra “evet” “evet efendim” denilmelidir. Genel Müdür Yardımcısına normalde "Genel Müdürüm" denilir. Ancak Genel Müdürün yanında "Sayın Müdürüm" denilmelidir. İl Milli Eğitim Müdürü Sayın Osman Nuri GÜLAY(Sayın kelimesi isime bitişiktir) Milli Eğitim Eski İl Müdürlerimizden, "Eski" başa alınmaz

TELEFON KONUŞMALARI Alo diye telefon açılması manalı değildir Telefon açtığınızda önce kendinizi tanıtmakla söze başlayın Telefonu kim açtı ise onun kapatacağını unutmamalı. Üst ile konuşurken önce üstün telefonu kapatması beklenmeli. Eş düzey ve üst ile görüşmeye başlarken ve görüşme sonunda saygı ifadesi kullanılmalı. Üstler sekreter aracılığı ile aranmamalı. Üstünüzle konuşurken, ondan önce telefonu kapatmayın. Üstünüz ve eş düzeydekilere, telefon görüşmesinin başında ve sonunda saygı sunun.

TÖREN KONUŞMALARI Kamusal yaşamda bütün yöneticiler temsil ve protokol gereği toplantı ve törenlerde daima kurumları adına konuşurlar.Resmi konuşmalar,protokol konuşmasıdır.Bu yüzden,her yönetici protokol kurallarına uygun olarak konuşmayı bilmeli;konuşma bilgi ve becerisini geliştirmelidir.

ARAÇ PROTOKOLÜ Şoför kullanıyorsa resmi araçlarda protokol makamı aracın sağ arka köşesidir. Üst burada oturur. Ancak, makamdan üst biri ya da konuk araca bindiğinde arka sağ ona bırakılır Bir yere gidildiğinde, varsa ev sahibinin aracına binilmelidir. Üstün eşi sol koltukta oturur; ancak, eşinden önce inecekse trafik durumuna göre sağda oturabilir. Üstünüzü aracınıza aldıysanız, o inerken sizin de inmeniz gerekir. Resmi otomobile binerken önce üst, sonra kıdemsiz biner; inerken önce üst iner.

KARŞILAMA - UĞURLAMA Karşılama ve uğurlamada katılanlar kıdem ve makamlarına göre protokoldeki yerlerine dizilirler. Karşılamada varsa onur kıtasından önce, uğurlamada ise kıtadan sonra yerlerini alırlar. Karşılamada ve uğurlamada, töreni kabul eden kişi (Konuk), sağda görülecek biçimde yer alınır. Üstleri uçaktan ya da otomobilden indiklerinde karşılarken başta kıdemli sonra kıdemsizler, uğurlarken de önce kıdemsizler sonra kıdemli yer alır. Uçağa binerken önce küçükler biner, inerken üst olan iner. Karşılamada en üst olan, konuğa ilk önce “hoş geldiniz!” der ve elini sıkar. Uğurlamada ise, ilk önce ast olan “Güle güle” der, en üst olan da en son “Güle güle” der ve elini sıkar. Yani konuk, en son en üstte “hoş cakalın” der ve elini sıkar. Elini sıkarken önce el uzatma hakkı üst olanındır

KARŞILAMA - UĞURLAMA Ev sahibi önden gider. Ancak önde yol gösteren biri varsa ya da bilinen bir yere gidiliyorsa/giriliyorsa ev sahibi konuğun ya da üstün soluna geçerek yürür ve buyur eder. Üst odanın kapısında değil binanın kapısında karşılanmalı ve uğurlanmalıdır. Eş düzey ise odanın kapısında , Ast konuk da odada ayağa kalkarak ve elini sıkarak karşılayıp uğurlanmalıdır. Uğurlamalarda üst salonu terk etmeden kimse salonu terk etmemelidir. Üst otomobile kadar uğurlanır. Araba hareket etmeden geri dönülmemelidir. Karşılamada uygulanan kurallar uğurlama için de geçerlidir.

KARŞILAMA - UĞURLAMA Nazilli’de Ulu Önder’ e çocuklar tarafından yapılan bir karşılama töreni  (9 Ekim 1937)

ZİYARET - GÖRÜŞME Ziyaret zamanı çok iyi seçilmeli ve bir iki gün önceden randevu alınmalıdır. Aynı gün için yapılan ziyaret istemleri rahatsızlık yaratabilir. Ziyaret istemlerinin yerine getirilmesinde küçük büyüğe uyar. Büyük istediği zaman randevu verebilir. Eşit düzeydeki ziyaret istemini tarih olarak bir iki seçenek sunabilir. Uygun seçenekte anlaşılabilir. İade edilmesi gereken ziyaretler zamanında yapılmalıdır. Ziyaretlere gidilirken çiçek veya mütevazı armağanlar götürmek her zaman geçerlidir.

ZİYARET - GÖRÜŞME Öğleden önce 10.00 – 11.00, Öğleden sonra 15.00 – 17.00 saatleri en uygun zamandır. Resmi ziyaretler kısa olmalıdır; 15-20 dakika, en çok 30 dakika. Üste saygılı olunmalı, taşıdığı unvana göre makama girdiğinde selamlayarak hitap edilmeli, üst oturmadan oturulmamalıdır Oturuş pozisyonu, ayakların ve ellerin duruşu, yöneticinin özgüveni ciddiyetini, görüntünün asilliğini gösterir. Konuşmalarda saygılı ifadeler kullanılmalıdır. Konuşmayı dinlerken üst yöneticimizin gözlerine bakılmalıdır. Üstümüz bizi karşılarken ya da uğurlarken el sıkmak için elini uzatmıyorsa biz önceden elimizi uzatmamalıyız.

ZİYARET ve GÖRÜŞME Astın ziyareti sırasında oturacağı koltuk; üst yöneticinin makamına yakın ve uygun olan koltuktur. İçerdeyken üst birisinin gelmesi ile kalkarak bir koltuk geriye gitmek gerekir. Eğer üst makama birden çok kişi ile gidilmiş ise; düzey ve kıdeme göre sıralanmalı ve en kıdemli olan üst yöneticiye en yakın oturmalıdır. Üstün astı ziyaretinde ilke olarak ast makam koltuğunda oturmayarak konuk koltuğuna, yani konuk karşısında oturur. Sizden alt düzeydeki kişileri makam koltuğunuzda oturarak kabul edin. Ancak eş düzeydekiler yaş, kıdem ve diğer yönden sizden üst iseler, onları konuk koltuğunda oturarak kabul etmek saygıyı gösterir.

ZİYARET ve GÖRÜŞME İlke olarak, saygı duyduğunuz kişilere eşit düzeyde oturun. Bunun için odanızda olanaklıysa bir eşitliğin göstergesi olan bir yuvarlak masa ve konuk koltukları olan bir yer hazırlayın. İkramları (Örneğin çay) önce konuğunuza (en büyüğünden başlamak üzere) sunun/sundurun. En son size sunulmalıdır. Göreve yeni başladığınızda kutlamaya gelenlere ikramda bulunun, size gelenlerle ilişkileri sürdürmek teşekkür etmek (iade-i ziyaret) için isimleri not edin. Gelemeyecek durumda olanlara siz gidin ve kendinizi tanıtın. Sizden sonra atanan akran ve üst yöneticilere de kutlama için önce siz gidin.

ÖDÜL VE PLAKET TÖRENİ Programın sonunda bir ödül ya da plaket töreni varsa: En üst makam konuşmasını yaptıktan sonra yerine oturtturulmaz.Eğer kendisine bir plaket verilecekse önce ona verilir sonra kendisinin vereceği plaketler sırayla verdirilir ama bu arada kendisi başka bir protokol üyesini de sahneye almak isterse davet edilir ve hep birlikte plaketler verdirilir.

Plaket töreninde yine önceden hazırlık çok önemlidir Plaket töreninde yine önceden hazırlık çok önemlidir.Sahne arkası ya da önüne bir plaket masası kurulur ve üzerine yetkili kişilerce verme sırasına göre plaketler dizilir.O masadan sorumlu kişiler masanın başında bekler ,verme anında sıralama ve düzenlemeyi yapar .Protokole bu ödülleri getirme sırası da o sorumlu kişilerindir.Sunucu sadece anons eder,plaket masasından almak yada vermek zorunda değildir ama zorunlu hallerde elbette bu görevi de geçici olarak ,o andaki durumu kurtarmak adına yapabilir.

Plaket alma verme işlemi tamamlandıktan sonra protokol toplu halde fotoğraf çektirmek isteyebilirler ki –genelde istenir-bunun için sunucu estetik ve şık bir anons yapabilir(örn:Bu güzel anı gelecekte anımsamak üzere Sn.Valimiz ve değerli konuklarımız objektiflere gülümsüyorlar…gibi)

Sonrasında tüm protokol üyelerine teşekkür edip yerlerine alınır … Sonrasında tüm protokol üyelerine teşekkür edip yerlerine alınır ….Eğer programda halk oyunları,tiyatro gibi herhangi başka bir uygulama yoksa program sunucunun kısa bir konuşması ve teşekkürleri ile kapanır ama uygulamalar varsa onlarda anons edilir gösterilerin bitiminden sonra teşekkür edilip protokol uğurlandıktan sonra, program sunucu tarafından kapatılır.

Ve Sunucu hemen ortadan kaybolmaz kürsüsünde bir müddet bekler zira Vali vb…devlet büyükleri çağırıp teşekkür etmek isteyebilirler. Not: Sunucu burada da oldukça resmi olmalıdır .Protokol teşekkür edince –ben de teşekkür ederim efendim saygılarımla—diyerek hafif bir gülümseme ile karşılık vermeli ve protokol salondan ayrılmadan yerinden ayrılmamalıdır.

Not 2: Genelde protokol ve devlet büyüklerine merhaba,nasılsınız gibi samimi yaklaşımlarda asla bulunulmaz.Soruyu devlet büyükleri sorar karşıdakiler uygun bir nezaket ve saygı diliyle kısa kısa net cevaplar verir,yorum yapmaz…..

benim için vaşinkton portakaldır protokol portakal orda kal ! can yücel