SANAL ORGANİZASYONLAR

Sanal kavramı, gerçekte var olmayan ancak sanki varmış gibi görünen ve anlaşılan anlamındadır. Günümüz işletmelerinin yeni yapısını “Bilgi Yönetimi”, “Teknoloji Yönetimi” ve “İlişki Yönetimi” oluşturmaktadır. Günümüz organizasyonları geleneksel fonksiyonlar tabanında değil, süreç yönetimi tabanında kurulmuştur.

Küresel rekabet ortamında müşteri isteklerine hızlı cevap verme önemli bir avantaj sağlama kriteri oluşturmuştur. Bunu sağlamak için iki yol vardır: Organizasyon birleşmeleri ve üretim teknolojisidir. İleri üretim teknolojileri ürün maliyetlerinde artış olmaksızın değişen müşteri isteklerine hızlı cevap verecek ürün çeşitliliği sağlayacaktır.

Bu değişimler Pazar yerinde oluşacak fırsatların tüm faydalarını almayı sağlayacak organizasyon yapılarını gündeme getirmiştir. 21. yüzyılın karmaşık ürün pazarları ticari ürünlerin artan çeşitlerini çabucak ve küresel dağıtımını yapma yeteneği isteyecektir. Bu ürünlerin sadece üretimi değil, tasarımında da müşteri katkısı sağlamalı ve ürünle birlikte yapılan hizmetlerde de farklılaştırma sağlanmalıdır.

Üretim işletmesi sadece üretimle uğraşmamalı aynı zamanda satıcılar, müşteriler, mühendislik ve diğer hizmet fonksiyonları ile de ilgilenmelidir. Ayrıca, işletmelerin dağıtım sistemlerinde ve iç organizasyonunda daha fazla müşteri odaklı ve müşteri yönetimli olacak şekilde esaslı bir değişim olacağı beklenmektedir.

Zamanla müşteriler; satıcıların varlıkları, tasarımları, sırları ve gizliliklerine varana kadar satıcılarla bütünleşecektir. Açıkça, satıcılar kendi müşterilerine oldukça bağımlı hale gelecekler ve aynı şekilde müşterilerde satıcılar gibi bağımlı hale geleceklerdir. Sonunda, daha öneki organizasyon yapılarından farklı olarak “sanal organizasyonlar” oluşacaktır.

Bu organizasyonlar tamamıyla bir işletme gibi görünmek yerine çok çeşitli ilişkiler ortasında sürekli değişen genel faaliyetler kümesi olarak görünecektir. Bu işletme devrimine göre, rekabetçi kalmak isteyen işletmeler “bilgi” ve “ilişki” kavramlarının hakimiyetini ve etkin yönetimini başarmak zorundadır.

Sanal Organizasyon Nedir? Literatürde yer alan sanal organizasyon tanımlarının bir kaçı aşağıdaki gibidir: Sanal organizasyon, değişik coğrafi bölgelerdeki işletmelerin belirli ürünlerin üretilmesi amacıyla haberleşme teknolojisi yardımıyla birbirine bağlanan, uyumlu hale gelen ve sanki tek bir işletme varmış gibi çalışan bir organizasyon olarak tanımlamak mümkünür.

Sanal organizasyon, çalışanların belli bir yerde toplanmadığı değişik mekanlardaki işletmelerin bir ürün veya hizmetin üretiminin belirli aşamalarında yer aldığı, bilgisayar imkanlarıyla sürekli haberleşmenin içinde bulunan ve sanki tek bir organizasyon gibi müşterilerine mal ve hizmet sunan organizasyondur.

Sanal organizasyon yapısı gerçekte var olmayan ama varmış gibi algılanan farklı faaliyet alanlarından, belki farklı coğrafi alanlarda faaliyet gösteren işletmeler birleşerek varmış gibi görünen bir çekirdek organizasyon oluşturmaktadır. Bu yapılanmada yer alan her işletme kendi en iyi yeterliliğini birleştirmektedir. Bu birleşmede enformasyon ve iletişim teknolojileri önemli bir rol oynamaktadır. Bu yapı geleceğin işletmelerine bir örnek teşkil etmektedir.

Özellikle bir çağının başarılı işletme yapıları şekilde görüldüğü gibi olacaktır.

Sanal Organizasyonların Özellikleri Günümüzde, organizasyonlar için en iyi kuruluş yeri ve kuruluş süreçleri radikal değişim geçirmiştir. Çünkü, enformasyon ve iletişim teknolojilerinin sağladığı imkanlarla organizasyonlar bulundukları farklı cografi alanlardan üretimin çeşitli aşamalarına katılabilmekte ve bu teknolojiler, mekan kavramının sınırlarını aşabilmektedir.

Bugünün ortak girişimleri ve stratejik birlikleri geleceğin organizasyonları olan sanal organizasyonlara öncü olabilirler. Bu organizasyonlar hızlı değişen fırsatları kendi çıkarı için kullanmak amacıyla bir araya gelen işletmelerin oluşturdukları geçici ağdır.

Sanal organizasyonlarda; işletmeler maliyetleri, yetenekleri paylaşabilmekte ve her bir işletme kendi “en iyi yaptığı iş “ neyse onunla katkıda bulunmaktadır. Bu üstünlükle özellikle küresel pazarlara girilmektedir. Bu gibi organizasyonların temel özellikleri mükemmelliktir.

Mükemmellik dışındaki özellikler aşağıdaki gibidir. Bu organizasyonlarda her ortak kendi en iyi yeterliliklerini faaliyetlerinde, teknolojide ve bilgi ağları üzerinde birleştirmektedir. Elektronik anlaşma temeline dayanan ortaklık, birleşmeyi hızlandırmaktadır. Sanal organizasyonlar fırsatçıdır.

Sanal organizasyonlarda ortaklık sürekli değildir Sanal organizasyonlarda ortaklık sürekli değildir. Ayrıca ortaklık daha az resmidir ve özel Pazar fırsatlarını karşılamada daha da fazla fırsatçıdır. Sanal organizasyondaki ilişkiler işletmeleri daha da yakınlaştırmakta ve bu ise daha öncesi ile kıyaslandığında daha fazla güven gerektirmektedir.

İşletme sınırları yoktur İşletme sınırları yoktur. Bu yeni ortaklık modeli işletmenin geleneksel sınırlarının yeniden tanımlanmasını gerektirmektedir. Rakiplerle, satıcılarla ve müşterilerle daha fazla ve sıkı işbirliği bir işletmenin nerede başlayıp bittiğini yani sınırlarını belirlemeyi zorlaştırmaktadır. Bir başka ifade ile bugünün organizasyonları için, bilgiye, teknolojiye ve yönetimine bütüncü ve işbirlikçi yaklaşım önemli olmaya başlamıştır.

Sanal organizasyonların müşterilere cevap verme yeteneği çok yüksektir. Sanal organizasyonlarda bireyin yüz yüze ilişkileri azalmıştır. Sanal organizasyonların önemli özelliklerinden bir diğeri ise; her bir organizasyonun kendilerine uygun alanlarda yoğunlaşması ve diğer işleri dışarıdaki işletmelerle anlaşmalar yapmak yani dış kaynaklardan yararlanma suretiyle yaptırmalarıdır.

Sanal organizasyonlar geleneksel organizasyon yapılarından farklı olarak hiyerarşiyi tamamen veya büyük ölçüde ortadan kaldırmaktadır. Çünkü, bu karmaşık yapı kurumsal bir nitelik taşımamaktadır. Kurumsal olmayan yapıda da emir-komuta alt-üst ilişkisinden bahsetmek pek mantıklı olmamaktadır.

Sanal Organizasyon Unsurları Bilgi, teknoloji ve ilişki yönetimi ve yönetim unsurları bu yeni organizasyonlar için temel yapı taşı olarak tanımlanmaktadır. Sanal organizasyonların unsurları, bilgi yönetimi, teknoloji yönetimi, süreç yönetimi ve ilişki yönetimidir.

Bilgi Yönetimi Sanal organizasyonların en önemli yapı taşlarından biridir. Sanal organizasyon olabilmek için etkin bilgi yönetimi mutlaka hayata geçirilmelidir. Zaten başarılı sanal organizasyonların en belirgin özellikleri bilgiyi yönetmeyi bilmeleridir.

Teknoloji Yönetimi Teknoloji yönetimi sanal organizasyonların diğer bir unsurudur. Teknoloji yönetimi, organizasyonun stratejik ve faaliyetsel amaçlarını şekillendirmek ve başarmak için teknolojik yeteneklerin planlanması, geliştirilmesi ve uygulanmasına yönelik bilim ve mühendislik disiplinleri ile ilgilidir. Kısaca teknoloji, bilimin ticarete dönüştürülmesi olarak tanımlanabilir. Teknoloji, hizmet, süreç ya da yeni bir ürün için bilimsel bilgilerin sistematik olarak uygulamaya geçirilmesi anlamındadır.

Teknolojinin üç ana öğesi vardır. Bunlar Bilgi Bilginin uygulanmasını sağlayan araçlar Bilgi ve araçların kullanılması sonucu ve deneyimle kazanılan özümseme olduğu söylenebilir.

Teknoloji yönetimi, yöneticilik ile teknik uzmanlık arasında bir bağlantı kurmakta, işletmenin rekabet edebilmesi ve büyüyebilmesi için hangi teknolojiye ne şekilde yatırım yapılacağı, teknolojinin ne şekilde üretilebileceği konuları ile ilgilenmektedir.

Literatürde teknoloji yönetiminin çok çeşitli tanımları yapılmaktadır Literatürde teknoloji yönetiminin çok çeşitli tanımları yapılmaktadır. Bu tanımların bazıları aşağıdaki gibidir. Teknoloji yönetimi, stratejik öncelikler arasında bağlantının sağlanması ve düzenlemenin yapılması, zamanında sonuca ulaşabilmek için projelerin yönetilmesi ve işletmelerin iç ve dış bağlantılarını etkin şekilde kullanması olarak tanımlanabilir.

Teknoloji yönetimi organizasyonların yarattlıkları değerin arttırılmasına yardım etmektedir. Teknoloji yönetimi Pazar hacmi ve ürün özelliklerini belirleyen üretim planlaması yoluyla dağıtılan değer üzerinde etkili olabilecektir.

İlişki Yönetimi Başarılı bir sanal organizasyon olabilmek için ilişki yönetimi önemli bir unsurdur. İlişki yönetimi, tamamlayıcı kabiliyet ve kapasiteler ile birlikte müşteriler, satıcılar ve diğer ortaklarla ekonomik ilişkilerin tanımlanması, kurulması, devam ettirilmesi ve kuvvetlendirilmesidir. Böylece, anlaşmaya varılmış ve kabullenilmiş stratejiler yoluyla organizasyonların ve onların diğer ortaklarının amaçları karşılanabilecektir.

İlişki yönetimi ortak üretimi içermektedir İlişki yönetimi ortak üretimi içermektedir. Burada, “yönetilmiş” ortak kader başarı için önemli olmaya başlamıştır. Etkili ilişki yönetimi çatışma yerine işbirliğinin veya gerekli rekabetin yeni ekonominin en önemli özelliği olduğu görüşünün yönetime uygulanması gerektirmektedir.

İlişki yönetimi, müşterilerle ve çalışanlarla ilişkilere değer verilmesi ve bu değerin de işletmeye en karlı biçimde dönmesini amaçlayan bu fikri ortaya atmakta ve aynı zamanda işletmenin tüm iletişim kabiliyetlerini kullanarak, çalışanlarını, müşterilerini ve tüm toplumu kendine bağlamanın sistematik yoludur.

Bu şekilde, işletme ve müşterileri ile ilişkileri arasında bir uyum, bir denge yaratılmış olacak; işletme, insana ve ilişkilerine önem vererek ve onları yöneterek rakiplerin oranla stratejik bir üstünlük elde edebilecektir. En basit haliyle ilişki yönetimi, başkalarıyla birlikte ve başkaları vasıtasıyla işleri yapmaktır.

Süreç Yönetimi Süreç yönetiminin geleneksel yönetimden temel farkı işletmenin fonksiyonlarından ibaret olduğu görüşünün bırakılmasıdır. Süreç yönetimi, süreçlerin tanımlanması, sahiplerinin, tedarikçilerinin, müşterilerinin, müşteri ihtiyaçlarının belirlenmesi, gerekli adımlarla ölçümler alınarak performansının izlenmesi ve gerekli iyileştirmelerin yapılmasıdır.

Süreç odaklı olmak sanal organizasyonların özelliğidir Süreç odaklı olmak sanal organizasyonların özelliğidir. Bu özellik sanal olanın gerçek olmasını sağlamıştır. Sanal olma ise, değer zinciri yapısını kullanarak işletmeler arası ortaklık yeteneğini tanımlamaktadır. Organizasyonlar müşterilerine dağıtılan değeri maksimum yapmak için bir arada çalışmaktadır. Süreç yönetiminin faaliyet alanı stratejik veya faaliyetsel görevlere ve yapılara kadar uzanmaktadır.

Yeni işletme modeli, rekabet avantajı sağlayacak zaman ve esnek cevap verme üzerinde oluşturulmalıdır. Ürün- Pazar anlayışından Pazar-ürün anlayışına kayma, şimdiki ürün tabanlı Pazar anlayışının, Pazar odaklı ve Pazar tabanlı stratejilere dönüşmesine neden olmuştur. Günümüzde artık müşteriler küresel ve uluslar arası alışveriş yapabilmektedirler. Daha fazla rekabet ve daha fazla işbirliği kendine zarar verecek davranışlardan, müşteri tatminine odaklı işbirlikçi yaklaşıma kaymıştır.

Örneğin, Sony ve Philips genel optik medya standartları geliştirmek ve birbirilerine ürün parçası satmak için işbirliği anlaşması yapmışlardır. Aynı şekilde Avrupa’da otomotiv sektöründe varılan işbirliği dizel motor gelişmeleri ile sonuçlanmıştır. Buradan da anlaşılacağı gibi bir organizasyonun, aynı zamanda hem alıcı, hem satıcı ve hem de rakip olduğu pazarların sayısı her geçen gün artmaktadır.

Organizasyonlar “yeni müşteri tabanı”na genişlemek yerine uzun süreli müşteri ilişkilerini tercih etmektedirler. Organizasyonlar artık, ürünler veya satış bölgeleri için değil de müşteriler için organize olmaktadır. Bu organizasyonlar için, müşteri karlılığı ve elde tutma performans ölçüsü olmaya başlamıştır.

Başarılı Pazar tabanlı organizasyon almanın üç unsurunu aşağıdaki gibi belirtmiştir: 1. Dışsal Odaklı Kültüre Sahip Olmak: Başarılı Pazar tabanlı organizasyonlar temel inançlar, değerler ve davranışların yanında en iyi müşteri değerine odaklanan ve sürekli avantaj kaynağı araştıran dışsal odaklı bir kültüre sahiptir. Dışsal odaklılık, stratejik kararlara sadece hakimiyet kurmak değil aynı zamanda bu kararlara katılma yeteneğini de içermektedir.

2. Pazarı Anlamada, Pazarla İlgilenmede ve Stratejik Düşünmede Farklı Bir Yeteneğe Sahip Olmak: Başka bir ifade ile, Pazar tabanlı organizasyonlar kendi pazarları hakkında çok iyi eğitiliş ve müşterileri ile yakın ilişki biçimini sağlamış organizasyonlardır. 3. Değişen Müşteri İhtiyaçları ve Pazar Durumlarının Farkına Varılması ve Cevap Verilmesini Sağlayan Yapıya Sahip Olmak: Bu yapı ürün tasarımından, müşteriye değerin dağıtılmasına kadar ve buna ek olarak destekleyici altyapı ile birlikte uyumlu organizasyon tasarımını sağlayan diğer tüm yeterlilikleri içermektedir.

Şebeke Organizasyon Nedir? Sanal ve şebeke organizasyon kavramları birbirine yakın kavramlardır. Şebeke organizasyon, dış kaynaklardan yararlanma, ortak girişimler vb. uygulama ve gelişmeler sonucu ortaya çıkmıştır. Şebeke; bireyler, pozisyonlar, gruplar veya örgütleri içeren sosyal ilişkiler modelidir.

Şebeke Organizasyonlar üçe ayrılmaktadır: 1 Şebeke Organizasyonlar üçe ayrılmaktadır: 1.Dahili Şebeke Organizasyonu: Bu tür organizasyonda, bir işletme bünyesindeki yapması gereken temel faaliyetler farklı işletme konusu olmakta ancak gerekli kaynakların tümü yine aynı bünyede kalmaktadır. İşletmenin üst yönetimi, sadece bu farklı işletme faaliyetlerini koordine etmek görevini yapmaktadır.

Şebekenin yönetimini kontrol eden ana işletme veya holding bağlı şirketlere üretim, verimlilik, kalite vb. konularda performans standartları belirler. Şebekeye bağlı işletmelerin ilişkileri piyasa kuralları dahilinde gerçekleştirilmelidir. Bu yapıdaki her işletme birbirinin müşterisi olmakta ve birbirileri ile ilişkilerini piyasa şartlarını dikkate alarak yürütmektedir.

2. Dengeli Şebeke Organizasyonu: Bu tür organizasyonda, bir malın veya hizmetin üretilmesinde gerekli olan işlemler uzmanlık alanlarına göre farklı işletmeler tarafından gerçekleştirilmektedir. Şebekedeki işletmeler, sadece belirli bir ürün veya hizmetin üretilmesi için birbiriyle karşılıklı etkileşim içerisindedir. Böyle bir alışveriş içinde lider konumunda olan bir organizasyon vardır, diğerleri bu organizasyonun gerçekleştirdiği koordinasyon içinde çalışırlar.

3. Dinamik Şebeke Organizasyon: Bu şebeke organizasyonunda faaliyetleri koordine ve kontrol eden bir lider işletme yoktur. İşletmelerin her biri kendi üretimi için koordinatörlük yapmaktadır ve diğer işletmelerle karşılıklı etkileşime girmektedirler, her biri belli bir konuda uzmanlaşmış bağımsız işletmeler, kendi hedef ve çıkarları doğrultusunda herhangi bir organizatör işletmenin koordinasyonu altında bir şebeke oluşturmaktadır.

Şebeke Organizasyonların Özellikleri Şebeke orgnizasyonlarda bir malı veya hizmeti üretmek için yapılması gereken işler, üretim ve üretim için gereken kaynaklar farklı işletmeler tarafından gerçekleştirilmektedir. Organizasyon mümkün olduğunca yalındır. Şebeke organizasyonlarda iletişim doğrudan yapılmakta ve karşılıklı olarak gerçekleştirilmektedir. Bu organizasyonlar çoğunlukla projeye dayanmaktadır.

Şebeke Organizasyonun Sanal Organizasyondan Farkı Nedir?

Kaynakça Küreselleşme Sürecinde İşletmelerde Bilgi Yönetimi Murat Türk