ZAMAN YÖNETİMİ VE PLANLAMA MUSTAFA ŞAHİN

ZAMAN EVRENSEL BİR KAYNAKTIR. YERİ DOLDURULAMAZ. GENİŞLETİLEMEZ. DEPOLANAMAZ. MUSTAFA ŞAHİN

ZAMANIN DEĞERİ Orta düzey bir yöneticinin bir saatte en az on dakikasını gereksiz faaliyetlere sarf ve israf ettiğini düşünürsek, Bir satte on dakika, yöneticiler için günde ortalama 9 saatlik bir mesaiyi kabul edecek olursak, günde 90 dakikalık bir kayıp demektir. Bu aynı zamanda haftada 7,5 saat, ayda tam bir hafta ve yılda da 8 haftadan daha fazla bir zamanın israf edildiği anlamına gelmektedir! Zamanınız sizin hayatınızdır. MUSTAFA ŞAHİN

KİŞİSEL ZAMAN YÖNETİMİ Kötü bir zaman yönetimi : Verimsizliğe Etkisizliğe Strese Yol açmaktadır. İyi bir zaman yönetimi : Kendini organize etmeyi Diğerlerini organize etmeyi sağlamaktadır. MUSTAFA ŞAHİN

KİŞİSEL ZAMAN YÖNETİMİ Zamanın sayısal değerleri açısından bütün insanlar eşit zamana sahiptir. Ancak, bireyden bireye farklılaşan olay zamanın algılanmasıdır. Zamanın Algılanması Psikolojik koşullar Biyolojik koşullar Toplumsal koşullar çerçevesinde şekillenir. MUSTAFA ŞAHİN

KİŞİSEL ZAMAN YÖNETİMİ Zaman yönetimi hakkında düşünürken, üstesinden gelinecek en büyük engel,kavrama yönelik taşıyabileceğimiz olumsuz tavırdır. Kendimizi şöyle söylerken bulabiliriz. Hiç yeterli zamanımız olmaz..... İşler her zaman birikir.... Bunu daha fazla kaynakla yapabilirdim..... Zaman yönetimi araçlarını ve tekniklerini kullanmaya başlamadan önce, zamanımızı yönetme becerimize dair olumlu tavır geliştirmemiz gerekir. MUSTAFA ŞAHİN

KİŞİSEL ZAMAN YÖNETİMİ Örneğin: “ Hiç yeterli zamanımız olmaz”.......... yerine , “Bu işi, zamanımı ve işi yeniden düzenleyerek yapabilirim” diyebiliriz. Veya, “ İşler her zaman birikir” yerine, “ İşler geçmişte birikirdi, ama bunun gelecek te de olmasına hazır değilim” diyebiliriz. Bunun altında yatan inanış, “ yapamamın” tersine “yapabilirimdir”. MUSTAFA ŞAHİN

1.KENDİNİ ORGANİZE ETMEK: Planlayın, Zamanı kontrol edin, Amaçlarınızın ne olduğuna karar verin Görevlerinizi düşünün, Ayırdedin, Gereken zamana karar verin, MUSTAFA ŞAHİN

KENDİNİ ORGANİZE ETMEK: Önceliklere karar verin A = Çok Önemli B = Önemli C = Diğer İş Günlük Ajanda kullanın Günlük işleri yazın Randevuları/ toplantıları yazın Önemli işleri sıralayın ( “A” zamanı) Masanızda bekleyen işler için zaman ayırın MUSTAFA ŞAHİN

KENDİNİ ORGANİZE ETMEK: Gelecek Planlaması için zaman ayırın Öncelikle odaklanmanızı sağlar Önemli sonuçlara ulaşmanızı sağlar Performanslarınızı daha kolay izlemenizi sağlar Zamanınızı planladıktan sonra en sık karşılaşılan sorun buna bağlı kalabilmektedir.Bu sorun genellikle verimlilik/ etkinlik düşüşüne yol açan oyalanmalar/bölünmeler yüzünden ortaya çıkmaktadır. MUSTAFA ŞAHİN

KENDİNİ ORGANİZE ETMEK: Masa üstü düzeni Masanızın üstünü mümkün olduğunca açık tutmalısınız.Bir çok insan için muhtemelen gerekli olan şeyler şunlardır: Telefon Bir öneri kutusu insanları yeni konuları masanızda başka bir yere değil bu kutuya koymaya teşvik etmelisiniz. Yazdığınız yazıları koymak için bir sümen , İş listeniz ve neler olup bittiğini takip etmenize yarayacak diğer belgeleri kapsayan ajandanız Bir okuma /Dosyalama /Havale kutusu. Bu kutunun içindekiler çok acil olmayan durumlarda ilgilenebileceğiniz işlerdir: MUSTAFA ŞAHİN

2.TELEFON GÖRÜŞMELERİ Çok Fazla Basit bir tavsiyenin yeterli olacağı durumlarda, telefonun gereksiz yere size bağlanması zaman kaybına yol açar. Sekreterinizi uyarınız. Çok Uzun Genellikle görüşmenin yapılandırılmamasından kaynaklanmaktadır. Birini aramadan önce, görüşmek istediğiniz noktaları listeleyin ve bunlara bağlı kalın. Ayrıca diğer tarafın da bu noktalara bağlı kalmasını sağlayın. Bölünmeler Rahatsız edilmek istemediğinizde, - Masadan uzaklaşın - Sekreterden telefonları bağlamamasını/mesajları not etmesini isteyin. MUSTAFA ŞAHİN

3.TOPLANTILAR Toplantıyı düzenlemeden önce şunları göz önünde bulundurun: 1.Toplantıya ihtiyacınız var mı? Bu sizin ve diğerlerinin zamanının en şekilde kullanımı mıdır? 2. Toplantılarının çoğunun başlangıç ve bitiş saatini gösteren hazır bir gündemi olmalıdır. 3. Toplantı sırasında gündeme bağlı kalınıp kalınmadığını veya zamanın israf edilip edilmediğini düşünün. Neleri başardığınızı sonradan gözden geçirin. MUSTAFA ŞAHİN

4.HAYIR DİYEMEMEK Yardım gerektiğinde/istendiğinde, insanlar genellikle hayır demeyi zor bulurlar.Yardım istendiğinde bunun ne kadar önemli/ acil olduğunu ve yardım edecek başka birilerinin olup olmadığını düşünün. MUSTAFA ŞAHİN

5.YÖNETİCİNİN İSTEKLERİ Yöneticiniz sizden acil bir iş istediğinde: Ne kadar acil olduğunu, ör: Son teslim tarihinin ne olduğunu, Diğer işlere göre önemini, İşin kişisel olarak sizin tarafınızdan yapılması gerekip gerekmediğini yoksa başka birilerine havale edip etmeyeceğinizi belirleyin. MUSTAFA ŞAHİN

6.DİĞERLERİNİ ÖRGÜTLEMEK “ İşi delege etmeyi öğrenin” İşlere bakarken şunları dikkate alın : Bu işle doğrudan ben mi ilgilenmeliym? Başkasına delege edebilirmiyim ? Ekibinizde sizden başka kimin bu işi yapabilecek yeteneği olduğuna karar verin. MUSTAFA ŞAHİN

DELEGE ETMEK (DELEGASYON) “ Sorumluluğu elinizde tutarak,emrinizdekilere bir iş için sorumluluk ve bunu yapmaları için yetki vermektedir.” MUSTAFA ŞAHİN

DELEGE ETMEK Delege etmeninin şunları da kapsayan bir çok faydası vardır. Elemanlar gelişir Size daha fazla zaman kazandırır Birlikte çalıştığınız elemanlarınızın işe ilgisi artar Elemanların yetişmesine yardımcı olur. Başkalarını motive eder/geliştirir. Moralini arttır İş yükünü yayar İşin son teslim tarihinde yetişmesinde daha etkilidir. Sizin yokluğunuzda takımınız çalışır SM’nün etkinliğini arttırır. MUSTAFA ŞAHİN

DELEGASYONDA ENGELLER Kendim daha çabuk yaparım Eğitim gerektirir ve benim zamanım yok Elemanların çok işi var Bu işi yapmaktan hoşlanıyorum Bu işi her zaman yaptım MUSTAFA ŞAHİN

DİĞERLERİNİ ÖRGÜTLEMEK Karar verdikten sonra : Kişiye kısaca bilgi verin Onu eğitin ki doğruyu öğrenin Güven verin Ne kadar süreceğine karar verin Elinizi işten çekin ama gözünüzü açık tutun Tavsiyelerde bulunmaya hazır olun Temel noktaları kontrol edin MUSTAFA ŞAHİN

ZAMAN YÖNETİMİ SORUNLARI 1.Zaman Maliyeti: Zamanı paraya eşit olarak düşünmeye başlayana kadar, onu bedava vermeye devam edeceğiz. Zamanı parasal, değerlerde düşününce, onu yönetirken daha dikkatli olmaya başlayabiliriz. MUSTAFA ŞAHİN

ZAMAN YÖNETİMİ SORUNLARI 2.Zamanı İsraf Eden Şeyler Hepimizn zamanını harcayan görevlerimiz veya engellerimiz vardır. Bunları sık, sık hayatın gerçekleri olarak kabul eder ve bir şey yapmayız. MUSTAFA ŞAHİN

ZAMAN YÖNETİMİ SORUNLARI 3.Sürüncemede Bırakmak Bunu: Özellikle kişileri duyarlı veya duygusal durumlara sokacak hoş olmayan işleri ertelemek için Gündelik iş kalıbımıza doğal olarak uymayan zor veya büyük görevlerden kaçınmak için Özellikle sonucun belirsiz olduğu veya bir hata olduğunda ne yapacağımızı bilmediğimiz, alışık olmadığımız faaliyetlerden kaçınmak için yaparız. MUSTAFA ŞAHİN

ZAMAN YÖNETİMİ SORUNLARI Sürüncemede bırakmanın temelini oluşturan sebepler: Öz güvenimiz hakkında şüphe etmek Başarısızlık veya reddedilme korkusuna yol açan mükemmeliyet arayışı Ortaya çıkan büyük bir teşvik veya heyacan Sürünceme de bırakma performansımızı ve başarıya ulaşma şansımızı güçlü bir şekilde engellemektedir. MUSTAFA ŞAHİN

ÖZET: Zaman Yönetimi, etkin olabilmek için geliştirilmesi ve rafineleştirilmesi gereken bir dizi beceridir.Zamanı yönetirken akılda tutulması gereken beş temel nokta vardır. Etkinlik – Zamanı sizin için önemli olan projelerde kullanmak Esneklik- Başarılı zaman yöneticileri, zamanlarına olan taleplere cevap verebilir ve bölünmeler için hazırlıklıdır. Gözden Geçirme – Yaptığınız şeyi ve bunu nasıl yaptığınızı düzenli olarak kontrol edin Odaklanma - Neyin önemli olduğu konusunda net bir fikirle başlayın ve zamanınızı öncelikli kalemlere harcayın. Taahhüt - Herhangi bir zaman yönetim sistemi, enerji yatırımını ve bunu etkin olarak çalıştırmayı sürdürmek için karallılığı gerektirir. MUSTAFA ŞAHİN

PLANLAMA Nereye gideceğine karar vermemiş bir kaptan için hiçbir rüzgar elverişli değildir. MUSTAFA ŞAHİN

PLANLAMA Bazı planlama çeşitleri şunları kapsamaktadır: Ajandanızı, geleceğe yönelik iş planlamak için, fırsatları tanımlamak anmacıyla aktif planlama aracı olarak kullanabilirsiniz. Günlük olarak “yapılacaklar” listesi hazırlayın. Bu, sizin sadece zaman doldurmadığınızı aksine hedeflerinizi doğru hareket ettiğinizi kesinleştirir MUSTAFA ŞAHİN

ZAMAN KAZANDIRICILAR Zamanın farkında olun: “ sadece 5 dakika”lar toplanınca bir sürü zaman eder. “Hayır” demeyi öğrenin, Son teslim tarihini öğrenin/ Son teslinm tarihini belirleyin, Masanızı toplayın, Gravyer tekniği (Swiss Cheese Technique): Kızamık, Enerji Düzeyleri, MUSTAFA ŞAHİN

ZAMAN KAZANDIRICILAR-2 Kısa sohpetleri azaltın İşi havale edin, İşte veya iş dışında beklerken vaktinizi daha verimli kullanın, Tarihi geçmiş malzemeyi atmak için atık kağıt kutsunu düzenli olarak kullanın, Şimdi yapın: Bir şeyi ertelediğinizde, bu gecikmenin gerçek maliyetini düşünün, MUSTAFA ŞAHİN

ZAMAN KAZANDIRICILAR-3 İnsanlardan saatinde gelmelerini isteyin Gerçekçi günlük hedefler belirleyin Toplantılara katılıp katılmamanız gerektiğini sorun Düşünmek için zaman ayırın Bir seferde tek işle uğraşın Sorunları çözmek için aceleden kaçının – bu , sonunda daha çok zaman alabilir. Müdürünüzün boş olduğu zamanları belirleyin MUSTAFA ŞAHİN

TOPLANTILARDA YAPILMASI GEREKENLER Toplantı süresi mümkünse iki saatle sınırlanmalı; Toplantı odası çok önceden ayırtılmalı; Toplantıyla ilgili belgeler katılımcılara önceden verilmeli: Oturma düzeninin içeriğe uygun olması ve gerekli malzemelerin toplantıdan önce yerinde olması sağlanmalı; Toplantı sırasında aralıklarla gündeme işaret edilmeli; Toplantının sadece belli bir bölümüne katılacak kişiler varsa, onların gündemin ilgili maddesinde hazır bulunmaları sağlanmalı; MUSTAFA ŞAHİN

TOPLANTILARDA YAPILMAMASI GEREKENLER Toplantıya katılanların sayısı mümkünse l0’u aşmamalı; Gecikenler nedeniyle toplantı geç başlatılmamalı; Haklı bir gerekçe olmadıkça gündem maddeleri öngörülenden daha uzun süre tartışılmamalı; Aynı anda birden fazla kişi konuşmamalı; Katılanlar gündemin dışına çıkmamalı Gerektiğinde "Bu toplantıyı niçin yapıyoruz" sorusunu sormaktan çekinilmemeli; Toplantının, belirtilen amaç için en uygun araç olup olmadığını düşünmekten kaçınılmamalıdır. MUSTAFA ŞAHİN