İL MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ ACİL DUYURU VE İLETİŞİM SİSTEMİ PROJESİ TOKAT İL MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ ACİL DUYURU VE İLETİŞİM SİSTEMİ PROJESİ Kurumlarımızla Daha Hızlı ve Etkili İletişim Kurabilmek İçin..

ADİS (Acil Duyuru ve İletişim Sistemi) Projesi Nedir? ADİS (Acil Duyuru ve İletişim Sistemi) İl Milli Eğitim Müdürlüğümüz tarafından, Müdürlüğümüze bağlı kurumlarla daha hızlı ve etkili iletişimi sağlayabilmek için geliştirilen projenin adıdır ve sistem tamamen öz kaynaklarla geliştirilmiştir. Aynı amaçla geliştirilen ve kullanılan başka programlarda bulunmaktadır. (Kurum Net v.b.)

ADİS’İN Artıları Nedir? Outlook sistemindeki bütün olumsuzlukları ortadan kaldırdığı gibi birçok faydalı özelliklerde mevcuttur. Kurulum gerektirmiyor. Karmaşık e-posta hesap ayarları yok. Web tabanlı olduğu için her zaman her yerden girilebiliyor. İstenilmeyen reklam veya zararlı içerikli e-postalar yok. Outlook’taki gibi kota doldu, boşaltalım derdi yok. Outlook gibi sık sık hata vermiyor. Mesajlar 2 kere gelmiyor. E-okul gibi şifreyle girildiği için sistem daha güvenli.

Bu sistemde il ve ilçe kullanıcılarının yaptıkları tüm mesajlaşmaları herkes görebiliyor. Gönderilen mesajı kimlerin hangi saate okuduklarını görebiliyoruz. ADİSTE gönderilen mesajı değiştirip güncellemek mümkün. (Ok yay) Mesajlara 5 Mb doküman eklenebiliyor. Sistemin ilçe kullanıcılarına sağladığı çok büyük kolaylıkta, istatistiki bazı verileri tablo halinde kısa sürede toplayabilmesi Anketler SİSTEMİN EN ÖNEMLİ AVANTAJI YAZILIMI TAMAMEN BİZE AİT OLDUĞU İÇİN İSTENİLEN TÜM ÖZELLİKLER EKLENEBİLECEKTİR. Burada anlatılmayan bir çok artısı daha olduğunu birazdan sistemin işleyişini anlatırken görebileceksiniz.

ADİS Projesi Uygulama Basamakları NO UYGULAMA BASAMAKLARI TARİHLERİ 1 ADİS Projesi proje ekibi oluşturulması 27-28/02/2012 2 ADİS Proje ve Yönerge metninin ve Kullanım Kılavuzunun hazırlanması 05-09/03/2012 3 Acil duyuru ve iletişim sisteminin kurulumu 5 Projenin ve Yönergenin Valilik onayına sunulması 13/03/2012 6 ADİS il/ilçe Sorumlularının belirlenmesi 20-23/03/2012 8 İlçe ADİS Sorumlularına eğitim verilmesi ve bilgilerin girilmesi. 28/03/2012 9 İl ve ilçelerdeki müdür, müdür yardımcısı, şube müdürleri ve büro çalışanlarına eğitim verilmesi 19-23.03.2012 10 Sistemin Faaliyete Geçirilmesi 16.04.2012

ADİS Projesi Proje Ekibi ADİS Proje Ekibi; İsmail UYAR İl Milli Eğitim Şube Müdürü Ahmet HERGÜN İl MEBBİS Yöneticisi Ahmet ARPACI Erbaa Ar-ge Sorumlusu İlhami DEMİR Erbaa Ar-ge Sorumlusu Murat AĞAR İl Milli Eğitim Müdürlüğü Ar-ge Koordinatörü Mürsel TAŞÇI İl Eğitici Bilişim Teknolojileri Formatör Öğrt.

KULLANICI ÇEŞİTLERİ ADİS sisteminde 4 farklı kullanıcı tipi tanımlanmıştır. ADİS İl Koordinatörü ADİS İlçe Koordinatörü İlçe/Büro Kullanıcıları Okul ve Kurum Kullanıcıları

ADİS kullanıcılarının görevleri; ADİS İl Koordinatörü; Sistemi kurmak, yönetmek ve denetlemek. Sistemde oluşabilecek hataları düzeltmek, ihtiyaca göre yeni özellikler eklemek. Sistemin eğitim çalışmalarını planlamak ve eğitim faaliyetlerini gerçekleştirmek. İlçe Sorumlularına tutanak karşılığı kullanıcı adı ve şifreler vermek. Veri tabanı üzerinde belirli aralıklarla sistemi yedeklemek. Kullanım kılavuzu ve yönerge hazırlamak. Bakanlık yetkilileri ile sistemin altyapısı ve düzgün çalışması için iletişim kurmak.

ADİS kullanıcılarının görevleri; ADİS İlçe Koordinatörü; İlçedeki tüm büro çalışanları ve yöneticilere birer kullanıcı adı ve şifre oluşturarak tutanak karşılığında vermek. İlçe milli eğitimdeki ve okul/kurumlardaki kullanıcılara sistemin kullanımıyla ilgili eğitim vermek, yardımcı olmak. Şifresini kaybeden veya unutan kullanıcılara tutanakla yeni şifrelerini vermek. İletişim menüsünden gelen istek ve önerileri kontrol etmek ve gereğini yapmak. Haber etkinlik ve duyurular bölümüne linkleri eklemek. İlçeyle ilgili flaş ve animasyonları reklam bölümüne girmek. Tüm kurum ve okullar ile ilçe kullanıcılarının iletişim bilgilerini (Tel, Fax, Web adresi, kurum adresi, mail vs. gibi) girmesini sağlamak ve kontrol etmek. Okul ve kurumların öğretmen ve yöneticileriyle ilgili bilgilerini girmelerini sağlamak ve kontrol etmek. İlçede bulunan büro kategorilerin açarak aktif hale getirmek. Kurum yöneticilerinin başka kurumlara atanması durumunda ilgili kurumla ilişkilendirmek.

ADİS kullanıcılarının görevleri; İl - İlçe Milli Eğitim Müdürlükleri Büro Kullanıcıları (Müdür, Şube Md., , BT Formatörü, Ar-Ge Sor., Şef, Memur gibi) Kendisine tutanak karşılığı verilen kullanıcı adı ve şifresini almak, İlden, ilçeden ve diğer kurumlardan gelen mesajları zamanında okumak ve kendi sorumluluğunda olan mesajları sahiplenmek Kendisi ile ilgili iletişim bilgilerini (Tel, fax, web adresi, mail adresi, cep tel. vs. gibi) girmek İlden ve okul/kurumlardan gelen ve cevap istenen mesajları cevaplamak Kendi bürosuyla ilgili mesajları göndermek ve takibini yapmak Gelen kutusu bölümündeki gelen ve arşiv menüsünün ayarlarını yapmak

ADİS kullanıcılarının görevleri; Okul/Kurum Kullanıcıları; (Okul Müdürü/Müdür Yardımcıları) Kendisine tutanak karşılığı verilen kullanıcı adı ve şifresini almak Sisteme günde en az 2 defa (Saat: 10:00 ve 15:00) giriş yaparak yeni mesajları kontrol etmek. İlden, ilçeden ve diğer kurumlardan gelen mesajları zamanında okumak ve cevaplamak Kurumu ile ilgili bilgileri sisteme girmek. (Hesabım bölümünden) Kurum bilgileri bölümüne okulundaki tüm idareci, öğretmen ve diğer personelin adı-soyadı, branşı, kan grubu ve haftalık girdiği ders saati bilgilerini girmek Kurumun anket ve istatistik bilgilerinin girilmesini sağlamak İl ve ilçeden gönderilen formları doldurmak Gelen kutusu bölümündeki gelen ve arşiv menüsünün ayarlarını yapmak

Kullanıcı Adı ve Şifreler Okul ve kurumların kullanıcı adları her kurumun “Kendi Kurum Kodu”, Şifreler ise “123456” dır. (Şifre ilk kullanımda değiştirilmelidir. Şifre 123456 olduğunda hiçbir işlem gerçekleştirilemez.) İlçe Sorumlularının şifreleri ve kullanıcı adları İl ADİS Koordinatörü tarafından belirlenecektir. (ilçe adı+123456) İlçe yöneticileri ile büro çalışanlarının kullanıcı adları ile şifreleri ilçe ADİS Formatörü tarafından belirlenecektir. (Kullanıcı adları ilgili kişilerin adı soyadı birlikte bitişik olarak verilebilir, şifre ise herhangi bir geçici şifre belirlenebilir. 123456 gibi)

Outlook Ne Olacak? Bu sistem 16 nisanda kullanılmaya başladıktan sonra tüm il genelindeki okul ve kurumlar sadece ADİS’İ kullanacaklardır. Sadece İl Milli Eğitim Müdürlüğü Bakanlıkla iletişimini outlook’tan devam ettirecektir. Ancak Okul ve kurumlarımız outlook sistemini bilgisayarlarından kaldırmayacak, herhangi bir olumsuzlukta kullanacak şekilde yedekte bekletilecektir.

Sistemin Başarılı Olabilmesi İçin!!! Öncelikle il ve ilçe yöneticilerimizin mutlaka sistemi sahiplenip, işi ciddi tutmaları gerekmektedir. (outlook’un kullanılmaması) Özellikle mesajların gününde okunmasını takip etmeleri (günde 2 kez), gerekirse zamanında okumayanları uyarmaları gerekmektedir. (Gerekirse yasal işlem uygulanması) UYGULAMALI ANLATIM

SİSTEME GİRİŞ 1 Tarayıcınızın adres satırına tokat.meb.gov.tr yazın tokat.meb.gov.tr ana sayfasında bulunan ADİS bağlantısına tıklayın.. 2 Güvenlik kodunu, kullanıcı adınızı ve şifrenizi girerek sisteme giriş yapın. 3

SİSTEMDE MESAJ ALIŞ-VERİŞİ

Yeni Mesaj Yaz: Sol menü Yeni Mesaj Yaz butonuna tıkladığınızda karşınıza aşağıdaki ekran gelecektir. İlçe bilgisi otomatik olarak bulunduğunuz ilçe olarak ayarlanmıştır. Yeni Mesaj Yazma İlçe Seçimi: Bu aşama da mevcut ilçe bilgisini değiştirebilirsiniz. Eğer mesajı tüm il geneline gönderecekseniz, ilçe bilgisini “Tümü” olarak değiştirebilirsiniz. Kategori Seçimi: Listeden göndereceğiniz kurumlara uygun kategoriyi seçiniz. İlçe ve kategoriyi seçtikten sonra ‘Seçimi Bitirdim Bir Sonraki Aşamaya Geç’ butonuna tıklayarak bir sonraki ekrana geçebilirsiniz.

Yeni Mesaj Yazma Göndereceğiniz okulları ayrı seçebilir veya aşağıda bulunan “Listedeki Tüm Kurumlara Gönder” seçeneğini işaretleyerek listedeki tüm okulları seçebilirsiniz. Mesajın gönderileceği kurumların seçim işlemi bitirildiğinde sayfanın altında mesajın içeriğini düzenlemek için tasarlanmış bölüm görülecektir.

Mesaj konusu: Mesajınızın konusunu bu bölüme yazabilirsiniz. Yeni Mesaj Yazma Mesaja Cevap isteniyor mu? : Mesaj gönderdiğiniz kurumlardan kesinlikle cevap almak istiyorsanız ilgili seçeneği “Evet” olarak değiştirmelisiniz. Mesaja Cevap isteniyor mu? : Mesaj gönderdiğiniz kurumlardan kesinlikle cevap almak istiyorsanız ilgili seçeneği “Evet” olarak değiştirmelisiniz. Dosya Ekle: Eklemek istediğiniz dosyanız açılan pencereden seçerek aç butonuna basmalısınız. Burada dikkat edilmesi gereken hususları kullanım kılavuzunda bulabilirsiniz. Dosya Ekle: Eklemek istediğiniz dosyanız açılan pencereden seçerek aç butonuna basmalısınız. Burada dikkat edilmesi gereken hususları kullanım kılavuzunda bulabilirsiniz. Form Ekle: Eklemek istediğiniz formu açılan pencereden düzenleyebilirsiniz. Burada dikkat edilmesi gereken hususları kullanım kılavuzunda bulabilirsiniz. Form Ekle: Eklemek istediğiniz formu açılan pencereden düzenleyebilirsiniz. Burada dikkat edilmesi gereken hususları kullanım kılavuzunda bulabilirsiniz. Son cevap Tarihi: Yazınıza cevap istemişseniz ve yazınız günlü ise son cevap tarihini belirtebilirsiniz. Mesaj Metni: Mesajınızın metnini bu bölüme yazabilirsiniz. Mesajı gönder: Mesajı gönder butonu ile mesajınızı gönderebilirsiniz.

Gelen mesajı okuma (Gelen Kutusu) Gelen Kutusu: Size Gelen Mesajları görüntülemek için, Gelen kutusunu açmalısınız. Mesajın konusuna tıklayarak mesajı okuyabilirsiniz.

Gelen mesajı okuma (Gelen Kutusu) Gelen mesaja cevap yazma bağlantısı Gönderen Bilgileri: Mesajı gönderen birimle ilgili bilgiler. Mesaja ekli form var uyarısı. Mesajın konusu Mesajı raporla Mesajı yazdır Mesaj metni

Gönderilen mesajı takip etme (Giden Kutusu) Mesajı silme Mesajın kimler tarafından okunup okunmadığını görme Mesajı güncelleyebilme. Mesajın okuma

Gönderilen mesajı takip etme (Giden Kutusu) Mesajın okunup okunmadığını ve okunduysa okunma zamanını gösterildiği bölüm Mesajın gönderildiği kurum veya büro

SİSTEMİN DİĞER ÖZELLİKLERİ

KURUM BİLGİLERİ Kurum bilgileri bölümünde; Kurum ile ilgili bilgiler, Öğretmenlerin isimlerinin, branşlarının, haftalık girdikleri ders saatlerinin ve kan gruplarının olduğu liste, Kurumların ve yetkililerinin iletişim bilgileri, bulunmaktadır. Bu bilgileri okul yetkilisi tarafından girilmelidir.

ANKET VE İSTATİSTİK Bu bölüm okulların, il ve ilçelerin çeşitli anketleri yapmak, istatistiksel bazı bilgilerin girişini yapmak için oluşturulan bir bölümdür. Anket ve İstatistik okulların TKY memnuniyet anketleri oluşturup, internet üzerinden anketlerin doldurulması ve sonuçlarının hesaplanmış ve grafik haline getirilmiş şekilde görülebilmesi için menüler bulunmaktadır.

AJANDAM Kurumsal işlemler kapsamında not tutmak ve hatırlatma yapmak amacıyla eklenmiş bu modül açılış sayfasıyla birlikte bütünleşmiş olarak çalıştırılmaktadır. Ana sayfa üzerinde en son planlanmış 5 ajanda içeriği bulunmaktadır.

Tokat İl Milli Eğitim Müdürlüğü ACİL DUYURU VE İLETİŞİM SİSTEMİ PROJESİ Kurumlarımızla Daha Hızlı ve Etkili İletişim Kurabilmek İçin.. Tokat İl Milli Eğitim Müdürlüğü 0 356 2141017 http://tokat.meb.gov.tr