STRATEJİK YÖNETİM VE PLANLAMA TRABZON İL MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ

Stratejik Yönetim Okul/Kurumun mevcut durumu ile varoluş gerekçesinden hareketle ve geleceğe dönük bir bakış açısını içerecek şekilde; bütçesinin, uzun vadeli amaç ve hedefler doğrultusunda hazırlanması, uygulanması ile sonuçlarının izlenerek değerlendirilmesidir.

Çağdaş Kamu Yönetimi Anlayışı Katılımcı ve Paylaşımcı Şeffaf ve Hesap Verebilir Stratejik Planlama ve Performans Yönetimine Dayalı Gelecek Yönelimli Sonuç ve Hedef Odaklı Yerel ve Yerinden Yönetim Ağırlıklı Yatay Organizasyon Yapısı ve Yetki Devri Yönetime Değer Katan Sistem Odaklı Denetim

Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 24 Aralık 2003 1927 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 1050 sayılı Muhasebe-i Umumiye Kanunu 5018 sayılı Kanun, sadece mali alanda düzenlemeler yapmayıp, Kamu Yönetimi alanını yeniden şekillendirmiştir. Stratejik Planlama, Mali Saydamlık, Hesap Verilebilirlik, Katılımcılık vb. gibi birçok önemli kavram bu sayede gündeme gelebilmiştir.

5018 Sayılı Kanunda (Madde 9) Kamu İdarelerine, Kalkınma planları, programlar, ilgili mevzuat ve benimsedikleri temel ilkeler çerçevesinde geleceğe ilişkin misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını önceden belirlenmiş olan göstergeler doğrultusunda ölçmek ve uygulamanın izlemesini yapmak amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlama görevi verilmiştir. 5

5018 sayılı Kanunda (Madde 3) Stratejik Plan, “Kamu idarelerinin; Orta ve uzun vadeli amaçlarını, ilke ve politikalarını, (Misyon- Vizyon-Temel Değerler-SAM-Politikalar) hedef ve önceliklerini, (Stratejik Hedefler) performans ölçütlerini, (Göstergeler-PH-PG) bunlara ulaşmak için izlenecek yöntemler ile (stratejiler) kaynak dağılımlarını (maliyetlendirme) içeren plan” olarak tanımlanmıştır. 6

Stratejik Planın Önemi Kalkınma Planları, Hükümet Programları ve diğer üst belgelerle kurum işlevleri arasında doğrudan bir bağ kurar, Plan-Bütçe bağını kurarak gerçekçi bütçe talepleri için katkı sağlar, Kaynakların stratejik önceliklere göre dağıtılmasına yardımcı olur, Mali Disiplini sağlamaya yöneliktir, İç ve Dış paydaşların amaçlar etrafında birleşmesini katılımcılıkla sağlayarak, kurumun var oluş amacına yönelmesine katkıda bulunur. Kurumun çevresiyle olan iletişimini ve iş birliğini artırır, Girdi odaklı değil sonuç odaklıdır. Yapılan her faaliyetin raporlanmasını sağlayarak performans denetimi yapılabilmesine olanak sağlar ve hesap verme sorumluluğunun kurumsal kültür haline gelmesine katkıda bulunur. 7

Stratejik Planlama Süreci Hazırlık Çalışmaları Durum Analizi Stratejik Plan (5 Yıllık/ 2015-2019) Performans Programı (1 Yıllık) Faaliyet Raporu (1 Yıllık) 9

Hazırlık Çalışmaları Stratejik Planlama Çalışmalarının Duyurulması Stratejik Planlama Üst Kurul Ve Ekiplerinin Oluşturulması Stratejik Planlama Ekiplerine Eğitimlerin Verilmesi Stratejik Plan Hazırlama Takviminin Oluşturulması

Durum Analizi Tarihsel Gelişim Mevzuat Analizi, Faaliyet Alanları ile Ürün ve Hizmetlerinin Belirlenmesi Paydaş Analizi Kurum İçi ve Kurum Dışı Analizleri Üst Politika Belgelerinin Analizi Sorun Alanları (Gelişim Alanları) Belirlenir. 12

Tarihsel Gelişim Okul/Kurumun hangi tarihte, hangi amaca hizmet etmek için kurulduğu ve geçirdiği kritik aşama ve değişimlerin değerlendirildiği bölümdür. 13

Tarihsel Gelişim Kurumun bulunduğu bölgenin tanıtılacağı bir bölüm olmayıp; 3 temel soruya yanıt aranır, Kurum/Okul/Kurum: Hangi tarihte kurulmuştur? Hangi amaca hizmet eder? Geçirdiği kritik aşama ve değişimler nelerdir? 14

Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Okul/Kurumun mevzuattan kaynaklanan yükümlülükleri tespit edilir. Faaliyet alanını düzenleyen mevzuat gözden geçirilir ve yasal yükümlülükler listesi oluşturulur. Yasal yükümlülükler ve mevzuat analizinin çıktıları daha sonraki aşamada faaliyet alanlarının belirlenmesine ve Okul/Kurumun misyonunun oluşturulmasına katkı sağlar. 15

Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Okul/Kurum strateji belirleme aşamasında yasal yükümlülüklere başvurmak zorunda kalabileceği için bölümde belirlemeler yapılırken; Çalışmalarımız hangi mevzuat kapsamında yürütülüyor? Çalışmalarımızı etkileyebilecek (olumlu-olumsuz) düzenlemeler nelerdir? sorularına yanıt araması gerekir. Örneğin; Okula devamsızlıkların azaltılması için öğretmenlerin akşamları evlere veli ziyareti yapması? Öğretmenlerin yurt dışı okullardaki örnekleri görebilmesi için yurt dışı okul ziyareti-proje? 16

Faaliyet alanları ile ürün ve hizmetlerinin belirlenmesi Okul/Kurumun ürettiği temel ürün ve hizmetler belirlenir ve belirli faaliyet alanları altında toplulaştırılır. Faaliyet Alanı – Ürün/Hizmet FAALİYET ALANI 1   Ürün/Hizmet 1 Ürün/Hizmet 2 Ürün/Hizmet 3 ... FAALİYET ALANI 2 17

Paydaş Analizi ile Paydaşlar, Okul/Kurumun ürün ve hizmetleri ile ilgisi olan, Okul/kurumdan etkilenen veya etkileyen kişi, grup veya kurumlardır. İç paydaş, Dış paydaş ve yararlanıcılar olarak gruplanabilir, Stratejik planın temel unsurlarından biri olan katılımcılık sağlanabilir, Paydaşların dikkate alınması sağlanacak ve plan sahiplenilecektir, Verilen hizmetlerin yararlanıcıların ihtiyaçlarına göre şekillendirilmesi sağlanacaktır. 18

Paydaş Analizi Odaklanılması Gereken 2 Temel Soru: Okul/Kurum temel görevlerini nasıl tanımlarsınız? Bu temel görevleri gerçekleştirmek için hangi faaliyetleri yürütürsünüz? 19

Paydaş Analizi Aşamaları Paydaşların tespiti Paydaşların önceliklendirilmesi Paydaşların değerlendirilmesi Görüş ve önerilerinin alınması ve değerlendirmesi 20

Paydaşların Tespiti Okul/Kurumun, Faaliyetleri ile ilgili olanlar kimlerdir? Faaliyetlerini yönlendirenler kimlerdir? Hizmetlerinden yararlanan kimlerdir? Faaliyetlerinden etkilenenler kimlerdir? Faaliyetlerini etkileyenler kimlerdir? 21 21

2. Paydaşların Önceliklendirilmesi Tespiti yapılan paydaşların beklentilerinin plana yansıtılması amacıyla bir önceliklendirme yapılır. Paydaşın adının, türünün ( iç, dış veya yararlanıcı), neden paydaşımız olduğunun ve önceliğine ilişkin bölümler olan bir tablo hazırlanır. Tablo sayesinde önceliklendirme yapılarak paydaş görüşleri alınabilir. 22 22

3. Paydaşların Değerlendirilmesi Bu aşamada, Paydaşın Okul/Kurumun hangi faaliyet alanı ile ilgili olduğu? Okul/kurumdan Beklentilerinin ne olduğu? Faaliyet ve hizmetlerimizi ne şekilde etkilediği? Okul/Kurumu etkileme gücünün ne olduğu? Faaliyet ve hizmetlerimizden ne şekilde etkilendiği? soruları yardımıyla paydaşın değerlendirilmesi yapılır. 23 23

Paydaşların Değerlendirilmesi Etki/ Önem Matrisi Zayıf Güçlü Önemsiz İzle Bilgilendir Önemli Çıkarlarını gözet, çalışmalara dahil et Birlikte çalış ETKİ, paydaşın Okul/Kurumun faaliyet ve hizmetlerini yönlendirme, destekleme veya olumsuz etkileme gücünü, ÖNEM, Okul/Kurumun paydaşın beklenti ve taleplerinin karşılanması konusuna verdiği önceliği ifade eder. 24 24

Paydaş Etki/ Önem Matrisi Paydaşın Kurumumuza Etkisi Taleplerine Verilen Önem Zayıf İzle Güçlü Bilgilendir Önemsiz Gözet Önemli Birlikte çalış 25

Paydaş Görüşlerinin Alınması ve Değerlendirilmesi Bu aşama öncelikli paydaşların Okul/Kurum hakkındaki görüş ve önerilerinin alınması ve plana yansıtılmasını oluşturur. Paydaş görüşleri alınırken; Mülakat, Anket Uygulaması, Atölye Çalışması, Toplantı, gibi yöntemlerden faydalanılır. 26 26

4. Paydaş Görüşlerinin Alınması Görüş Alma Süreci Görüş alma sorumluları belirlenir, Paydaşlara göre görüş alma yöntemleri belirlenir, Görüş alma kapsamı: Görüş alma yöntemlerine göre soru içerikleri ve formlar belirlenir, Görüş alma süreci belirlenir: Görüş alma takvimi. Görüşlerin analizi: Zaman, yöntem ve sorumluları da içerecek şekilde görüşlerin raporlanması ve değerlendirilmesi sürecinin planlanması ve analizi. 27

Paydaş Görüşlerinin Alınması ve Değerlendirilmesi Paydaş görüşlerinin alınmasında ölçülmek istenen başlıklar ise temel olarak şunlardır: Hangi faaliyetlerimiz ve hizmetlerimiz paydaş için önemlidir? Olumlu veya olumsuz bulduğu yönlerimiz nelerdir? Geliştirmemiz gereken yönlerimiz nelerdir? Bizden beklentileri nelerdir? Görüş alma aşamasında paydaşın derecelendirmesi çok büyük önem arz etmektedir. Örneğin; İl MEM planı hazırlama aşamasında İl Valisi veya İl MEM Müdüründen anket ile görüş alınamaz. Lider konumundaki bu kişilerin her adımda fikirlerini birebir almak gerekir. 28 28

Organizasyon Yapısı Sorgulanan mevzuat kaynaklı olan teşkilat yapısı değil, örgütün çalışma, iş üretme yapısı olan organizasyonunun yapısıdır. Temel Sorular: Kim/kimler, kime bağlı çalışır? Kurulan ekip ve kurullar nelerdir ve hangi alanlarda sorumludurlar? Ekip ve kurulların çalışma düzeni nasıldır? 29

Organizasyon Yapısı Örneğin Okullar için; Okul Aile Birliği, Öğretmenler Kurulu, Okul gelişimi veya çeşitli nedenlerle kurulmuş kurulacak komisyonlar organizasyon yapısında belirtilmelidir. Bu grup veya ekipler normalde teşkilat yapısı içinde yer almazlar. İl MEM’ler için: AR-GE Birimlerinde yer alan Ekipler, çeşitli amaçlarla kurulmuş komisyonlar vb.hakkında bilgi verilmesinin beklendiği bölümdür. 30

STRATEJİK YÖNETİM VE PLANLAMA TRABZON İL MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ

Kuruluşun ve Çevrenin Analizi Stratejik planlamanın en önemli unsurlarından biri olan kurum içi ve çevre analizi bölümü; Kurumun kendi örgütsel durumunun yanı sıra dışarıdaki yapıyı da analiz ettiği bölümdür. Kurum İçi ve Çevre analizi olarak ikiye ayrılır.

Kuruluşun ve Çevrenin Analizi Kuruluş içi analiz ve çevre analizinde kullanılacak temel yöntemlerden birisi GZFT (SWOT) analizidir. GZFT analizi, kuruluşun kendisinin ve kuruluşu etkileyen koşulların sistemli olarak incelenmesidir. GZ kuruluş içi analiz kısmını, FT ise çevre analizi kısımlarını oluşturur.

GZTF Analizi Derecelendirme; G Müdürlüğün/Birimin kazanç sağlama derecesi Z Müdürlüğü/Birimi olumsuz etkileme derecesi F Müdürlüğe/birime yarar sağlama derecesi T Müdürlüğe/birime zarar verme veya olumsuz etkileme olasılığı Önem- Etki Matrisi (Belirlenen güçlü, zayıf yönler ve fırsat- tehditlerin Önem/ Etki derecelerinin belirlenmesi) TOWS Matrisi ( Stratejileri belirlemek için kullanılır, Stratejiler bölümünde değinilecektir).

Sorun Alanları (Gelişim Alanları) Analizi Belirli başlıklar altında yapılan gruplamalar; stratejik planda ele alacağımız gelişim alanı gruplarını yani Temaları belirtir. Ancak Tema başlıklarının Misyon ve Vizyondan hareketle de netleştirileceği unutulmamalıdır. Tema başlıklarının belirlenmesinin ardından, ilgili tema başlığı için eksik kalan gelişim alanı önerileri başlık altına eklenir. Elde edilen listeler durum analizi verileri ve tutarlılık açılarından kontrol edilerek gelişim alanları listeleri tamamlanır.

Sorun Alanları Listesi Okul içi sınavlar Merkezi sınavlar Okuldaki soruların geçerliliği/güvenirliği Okulların yüksek notla değerlendirmeleri Dershanelerin kapatılması Yükseköğretime geçiş Yönlendirme Devamsızlık Okullaşma…….

Sorun Alanları Ölçme Değerlendirme Okul İçi Ölçme Değ. Sınavlar Yüksek notla değerlendirme Merkezi sınavlar Güvenilirlik Fırsat eşitliği Okullaşma Yönlendirme Devamsızlık