İşletme Bölümü GÜZ 2014-2015 Unite 5: Proje Yönetimi

Çizelge: Anahtar Kavramlar Proje yönetimi tanımı. Proje Yönetimi ile ilgili bazı istatistikler Proje Yönetiminin Temel Amaçları Projenin Önemli Özellikleri Proje Yönetiminde Gerekli Adımlar Proje Yönetiminde Karşılaşılan Zorluklar Proje Yönetiminin Sunduğu Çözümler İyi Bir Proje Yöneticisinin Özellikleri Proje Organizasyonunun Dezavantajları Proje Yaşam Döngüsü Proje için gerekli Araçlar

Proje Kompleks, rutin olmayan, bir defaya mahsus, zaman, bütçe, kaynak, ve performans spesifikasyonları ile sınırlı, belirli müşteri ihtiyaçlarını karşılayacak çaba. Kendine özgü bir ürün veya hizmet yaratmak için girişilen geçici işler bütünü. Özgün ürün ya da hizmet yaratmak üzere ortaya konan geçici bir çabadır.

Proje Yönetimi Nedir? Görevleri organize etmek. Bir grubun birlikte verimli bir şekilde çalışmasını sağlamak. Görevlerin sırası, ilişkisi, kaynak kullanımı ve zamanlanmasını ayarlamak. Plana bağlı olarak ilerlemeyi sağlamak ve kontrol etmek. Benzersiz bir amacı gerçekleştirmek. “Belli bir zaman içinde ve belli bir amacı karşılamak için yerine getirilmesi gereken bir dizi aktivitedir.”

Proje Yönetimi ile ilgili bazı istatistikler A.B.D. projelere her yıl $2.3 trilyon harcamaktadır. Tüm dünyada ise yaklaşık $10 trilyon harcanmakta. Ortalama bir proje yöneticisi yılda $82,000 kazanıyor. Proje İşletmeciliği Enstitüsü (PMI) 1969 yılında kurulmuştur.1990 yılına kadar 7,500 üyesi varken 5 yıl sonra 17,000’in üzerinde üyesi olmuştur. 2001 yılına kadar 86,000 üyeye sahip olup günümüzde bu rakam 100,000 üyeyi geçmiştir.

Proje Yönetiminin Temel Amaçları Belirlenen performansı sağlamak Belirlenen maliyet ile tamamlamak Öngörülen zamanda bitirmek

Projenin Önemli Özellikleri Belirlenmiş bir amacın varlığı Belirlenmiş bir başlangıç ve bitiş noktası Genellikle pek çok departman ve mesleğin birlikte çalışması Daha önce (tipik olarak) yapılmamış birşeyin yapılması Belirlenmiş zaman, maliyet ve performans kısıtları Çatışmalar kaçınılmazdır

Proje Yönetiminin Gerekliliği Daha iyi kontrol Daha iyi müşteri ilişkileri Daha kısa ürün geliştirme zamanları Daha düşük maliyetler Daha yüksek kalite ve güvenirlilik Daha yüksek karlılık oranları Sonuçlara daha keskin odaklanma Daha iyi bölümlerarası koordinasyon Personelde daha yüksek moral ve motivasyon

Proje Yönetiminde Gerekli Adımlar Projenin formel bir tanımı yapılır. Projenin başlangıç ve bitiş tarihleri belirtilir. Kısıtlamalar listelenir. Yapılacak görevler belirlenir. Her bir görev için süre, diğer görevlerle ilişkisi ve kaynaklar belirlenir.

Proje Yönetiminde Karşılaşılan Zorluklar Büyük ve karmaşık projeler Sıkı bir zamanlama Düşük bütçe Farklı takımlar Ortaklıklar

Proje Yönetiminin Sıkça Kullanıldığı Sektörler Proje Yönetim Çözümünü Kullanan Geleneksel Sektörler İnşaat Havacılık ve Savunma Ar-Ge Proje Yönetimi Kullanan Yeni Sektörler IT (Bilgi Teknolojileri) Telekomunikasyon Finansal Servisler

Proje Yönetiminin Sunduğu Çözümler Planlama Kaynak Yönetimi Maliyet Kalite İzleme İletişim Ar-Ge Yatırım

Proje Yönetimi ve Proje Yöneticisi Fonksiyonel birim yöneticileri analitik düşünen uzmanlardır; sorumlu oldukları her işin tüm detaylarını bilirler. Proje yöneticileri birçok fonksiyonel alanı görebilen, parçaları birleştirerek bütünü oluşturabilme yeteneğine sahiptirler.

Proje Yöneticisi Sorumluluklar: İş Kalite İnsan Kaynakları Zaman İletişim Maliyet

İyi Bir Proje Yöneticisinin Özellikleri Esnek Organize İyi dinleyici Zamanını iyi kullanan Karizmatik Projesini işletme gibi gören Değer ve Marka yaratan Girişimci

Proje Organizasyonunun Avantajları Proje yöneticisinin proje üzerinde tam otoritesi mevcuttur. Proje fonksiyonel bölünmeden ayrıldığı için, iletişim hattı kısalmıştır. Proje takımı birbirine sıkı bir şekilde bağlı ayrı bir birim oluşturur. Komuta birliği sağlanır. Yapısal olarak daha basit ve esnektirler.

Proje Organizasyonunun Dezavantajları Birçok proje aynı anda çalıştığında, değişik alanlarda kaynak ve emek tekrarına gereksinim doğar. Fonksiyonel birimlerinden ayrılmış personel konularında geri kalabilirler. Proje personeli ile ana firma personeli arasında çekişmeler doğabilir. Proje personeli arasında projeden sonra ne olacak endişesi baş gösterebilir.

Etik/Ahlaki Olmayan Değerler Maliyeti eksik gösterme niyeti Bilgiyi paylaşmama Aldatıcı rapor yazma Rapor sahteleme İşci güvenliğine önem vermeme Standart dışı olan işlere onay verme

Proje Yaşam Döngüsü-1 İş Geliştirme Başlatma-Planlama Uygulama-İzleme-Kontrol Kapanış

Proje Yaşam Döngüsü-2 Fizibilite Planlama Proje kavramı Uygulama Sonlandırma Yönetim fizibilite Fizibilite: Maliyet, kazanç ve risk analizi Planlama: İnsan kaynakları, maliyet ve zaman Uygulama: Zamanı, maliyeti ve kaynakları iyi yönetme Sonlandırma: Projeyi tekrar değerlendirme

Proje için gerekli Araçlar İş bölümü Gantt diyagramı Şebeke diyagramları Proje Analizi Yöntemleri

İş Bölümü Proje A seviye 1 Seviye 2 Seviye 3 seviye 4

Planlama ve uygulama Gantt DİYAG Yeni mekanın belirlenmesi Mülakat MAR NİS MAY HAZ TEM AGU EYL EKM KAS ARA Yeni mekanın belirlenmesi Mülakat Staj Mobilya alımı Elektronik altyapı Taşınma Gantt DİYAG

Şebeke Diyagramı 1 2 3 4 5 6 Mobilya siparişi Mobilya düzenleme Yeni mekan Mobilya siparişi Mobilya düzenleme Mülakat Staj Elektronik Altyapı Taşınma

Proje Analizi Yöntemleri KYA (CPM) ve PDTA PDTA: Program Değerlendirme Tekniği (PERT: Program Evaluation and Review Technique) KYA: Kritik Yol Analizi CPM: Critical Path Method Her iki teknikte büyük çaplı projelerin değerlendirilmesi ve kordinasyonunda kullanılır. proje yöneticisi kullandığı her iki teknik sayesinde: Grafiksel olarak proje faaliyetlerini gösterme Projenin ne kadar bir zaman zarfında biteceğinin tahmini En kritik faaliyetleri gösterme Bazı Gecikmelerin projeyi etkilemeyeceğinin göstermesi

Şebeke Diyagramı Şebeke diyagramı – Bir proje içerisinde faaliyet ve olayların iç ilişkilerinin düğüm ve oklarla (Hatlarla) şekilsel olarak gösterildiği modeller. Faaliyetlerin oklarla (hatlarla) taşınması Activity-on-arrow(AOA) Faaliyetlerin düğümlerle taşınması Activity-on-node (AON) Faaliyetler – Projedeki her adımda harcanan kaynak yada zaman mefhumudur. Etkinlik/olay – Başlangıçtan bitişe kadar tüm faaliyetleri düğüm ve hatlarla gösterilmesi.

Şebeke Diyagramı Yol Kritik yol Kritik faaliyetler Başlangıç noktası ile bitiş noktası arasındaki faaliyetleri gösteren hat. Kritik yol Diyagramda (şema) toplam süresi en uzun olan yol. Kritik faaliyetler Kritik yol üzerindeki faaliyetleri tanımlar Serbest (Gecikme/Gevşek) süre Proje’nin bitirilme süresini etkilemeyen süre olarak tanımlanır.

Faaliyetlerin Oklarla (hatlarla) Taşınması 1 2 3 4 5 6 Yeni mekan belirlenmesi Mobilya alımı Mobilya düzenleme Mülakat Staj Elektronik Altyapı Taşınma FOT

Faaliyetlerin düğümlerle taşınması 1 2 3 5 6 Mekan belirleme Mobilya siparişi Mobilya düzenleme Mülakat Elektronik altyapı Taşınma 4 Staj 7 S FDT

Şebeke Kuralları a c b Kukla faaliyeti d c faaliyetinin başlayabilmesi için a ve b faaliyetlerinin tamamlanması gereklidir. b ve c faaliyetlerinin başlayabilmesi için a faaliyetinin tamamlanması gereklidir. c faaliyetinin başlaması için a faliyetinin yada b ve kukla faaliyetlerinin tamamlanması gereklidir. c ve d faaliyetlerinin başlayabilmesi için a ve b faaliyetlerinin tamamlanması gereklidir.

Faaliyetlerin Algoritması Şebeke faaliyetleri ES (EB): erken başlama EF (ES): erken bitiş-ES=EB+t LS (GB): geç başlama-GB=GS-t LF (GS): geç bitiş (sonlanma) Temel noktalar Beklenen proje süresi Serbest süre (gevşeklik)-GB-EB or GS-ES Bir projenin bitirme süresini engellemeyen süre olarak tanımlanır ve kritik yol üzerinde sıfır olarak hesaplanır. Kritik yol- en uzun süre EB t ES GB GS EB t ES

Örnek l-Proje Aşağıdaki bilgiler bir proje’ye ait faaliyet bilgilerini yansıtmaktadır. Bilgileri kullanarak; Şebeke diagramını FOT tekniğini kullanarak çiziniz. Proje süresini hesaplayınız ve kritik yolu belirleyiniz. Tüm yollar için gevşeklik sürelerini hesaplayınız. Faaliyetler Önceki faaliyetler Beklenen süre (gün) a - 5 c 8 d 2 b 7 e 3 f 6 i b, d 10 m f,i g 1 h k 17 Son k,m

Cevap-Proje (a) Şebeke diagramını FOT tekniğini kullanarak çiziniz. c h d 8 2 b 7 i S 5 10 e 6 m 3 8 1 k End 17 2

Cevap l-Proje (b) Proje süresini hesaplayınız ve kritik yolu belirleyiniz. a-c-d-i-m*=5+8+2+10+8=33# a-b-i-m=5+7+10+8=30 e-f-m= 3+6+8=17 g-h-k=1+2+17=20 a-c-d-i-m*-Kritik yol 33 # -Beklenen proje süresi

Cevap 1: Proje (c) Tüm yollar için gevşeklik sürelerini hesaplayınız. LS LF ES t EF 13 13 B c a f g h d 5 13 13 15 5 8 15 5 2 15 15 8 5 b 12 Başlama noktası 15 25 5 7 i 25 19 19 25 10 25 5 9 16 3 25 3 e 6 m 33 13 3 33 8 33 14 16 20 1 14 1 16 k 3 3 1 Son 17 2

Örnek 2-Bank Şubesi Aşağıdaki bilgiler bir banka şubesinin açılışında gerekli olan faaliyetlerin sürelerini göstermektedir: Şebeke diagramını FOT tekniğini kullanarak çiziniz. Proje süresini hesaplayınız ve kritik yolu belirleyiniz. Tüm yollar için gevşeklik sürelerini hesaplayınız. Faaliyetler Önceki faaliyetler Beklenen süre (gün) a - 8 b 6 d 3 c 11 e 4 f 9 g c, d, f 1 Son

(a) Şebeke diagramını FOT tekniğini kullanarak çiziniz. Örnek 2-Banka Şubesi (a) Şebeke diagramını FOT tekniğini kullanarak çiziniz. 1 2 3 4 5 6 8 hafta a 6 Hafta b 3 hafta d 4 Hafta e 9 Hafta f 11 Hafta c 1 hafta g Mekan yerleştirme Mobilya siparişi Mobilya düzenleme Mülakat Staj Elektronik altyapı Taşınma

Cevap-Banka Şubesi (b) Proje süresini hesaplayınız ve kritik yolu belirleyiniz. Kritik Yol YOL Süre Gevşeklik 1-2-3-4-5-6 18 2 1-2-5-6 20 1-3-5-6 14 6 Gevşeklik süresi yöneticilere bir projenin tamamlanması sırasında kıt kaynakların kullanımı, planlanması, kontrolü için bilgi verir.

Cevap- Banka Şubesi (c) Tüm yollar için gevşeklik sürelerini hesaplayınız. 1 2 3 4 5 6 6 14 b İleriye Doğru d 3 17 11 19 c EB t ES 0 8 8 a 1 20 g 0 4 4 e 4 9 13 f GB GS EB t ES ES: erken bitiş-ES=EB+t GB: geç başlama-GB=GS-t Gevşeklik-GB-EB or GS-ES Geriye Doğru

Cevap- Banka Şubesi 1 2 3 4 5 6 İleriye doğru 10 6 16 8 14 EB t ES 2 10 6 16 8 14 2 1 2 3 4 5 6 EB t ES 8 6 14 16 3 19 14 17 2 0 8 8 0 8 14 3 17 8 11 19 0 8 8 11 19 8 19 19 1 20 19 1 20 19 20 0 4 4 6 4 10 0 4 6 4 9 13 10 9 19 4 13 6 GB GS EB t ES Geriye Doğru

PERT Tekniği-Program Değerlendirme Tekniği KYD problemlerinde faaliyet sürelerinin bilindiği ve sabit olduğu varsayılmıştır. Ancak bu varsayım gerçek hayatta nadiren geçerlidir. KYD ile hesaplanan değerlerin uygulama sırasında değişmeler göstermesi kritik yolun da değişmesine neden olur. Böyle bir durumda kesin optimal çözümden söz edilemez. Proje planlama problemlerini gerçeğe uygun biçimde çözebilmek için PERT tekniği kullanılır. KYD Zamanın belirli olduğu varsayılır. PERT Verilerin ve bulguların olası (probabilistik) olduğu varsayılır.

Probabilistik Zaman Tahmini İyimser zaman En iyi koşullardaki zaman Kötümser zaman En kötü koşullardaki zaman En muhtemel zaman En çok beklenen zaman

Probabilistik Zaman Tahmini Beta Dağılımından yararlanarak beklenen zaman, yaklaşık sürelerin varyansı yada standard sapması tahmin edilir. Teorik olarak bir gerekçeleme olmamasına rağmen, pratik olarak kullanışlıdır. Faaliyet başlangıcı İyimser En muhtemel Kötümser ti tk tm tb Beklenen

tb = ti + 4tm +tk 6 tb = beklenen zaman ti = iyimser zaman tm = en muhtemel zaman tk = kötümser zaman Beklenen zaman ve standard sapma rakamları yöneticilere bir projenin tamamlanmasında probabilistik bilgiler verir.

(tk – ti)2 2 = 36 Varyans 2 = Varyans ti = İyimser zaman 2 = (tk – ti)2 36 2 = Varyans ti = İyimser zaman tk = Kötümser zaman Varyans, faaliyetler ile ilgili belirsizliğin derecesini yansıtır. Büyük rakamlı varyanslar, büyük dereceli belirsizliği gösterir.

Örnek 3-Probabilistik Zaman Tahmini Bir projeye ait bilgiler aşağıdaki gibidir: Şebeke diagramını çiziniz. Kritik yolu hesaplayınız. Beklenen proje süresini hesaplayınız. İlgili projenin varyansını ve standart sapmasını hesaplayınız. Projeyi 17 veya 15 haftada bitirme olasılığı nedir? Faliyetler Önceki faaliyetler İ-M-K a - 1-3-4 b 2-4-6 c 2-3-5 d 3-4-5 e 3-5-7 f 5-7-9 g 2-3-6 h 4-6-8 i 3-4-6 Son c, f, i

Cevap-Probabilistik Zaman Tahmini (a) Şebeke diyagramını çiziniz 1-3-4 a 3-4-5 d 3-5-7 e 5-7-9 f 2-4-6 b 4-6-8 h 2-3-6 g 3-4-6 i 2-3-5 c İyimser Muhtemel Kötümser

Cevap b,c and d-Probabilistik Zaman Tahmini Yol Faaliyet ti tm tk te Toplam Yol a-b-c a 1 3 4 2.83   b 2 6 10 c 5 3.17 d-e-f d e 7 16 f 9 g-h-i g 3.33 h 8 13.5 i 4.17

Cevap b,c and d-Probabilistik Zaman Tahmini Yol Faaliyet ti tm tk s2 s a-b-c a 1 3 4 1/4   b 2 6 4/9 0.94 0.97 c 5 d-e-f d 1/9 e 7 f 9 g-h-i g h 8 1.14 1.07 i

Answer-Probabilistik Zaman Tahmini 2 abc =0.94 (Blrgin) 2 def = 1 2ghi = 1.14 Tabc = 10.0 Tdef = 16.0 (kritik yol) Tghi = 13.50 2.83 a 4.00 d 5.0 e 7.0 f b 6.0 h 3.33 g 4.17 i 3.17 c

Projenin tamamlanma ihtimali Z = Belirtilen süre – Yol ortalama Yol standard sapma Z değeri normal dağılım tablosundaki ilgili süreyi bulunmasını sağlar. Pozitif değerler daha iyi süreyi belirtirler. Negatif değerler ise belirtilen sürenin beklenen süreden daha küçük olduğunu göstermektedir. Z=+3.00-probabilistik 100%- Slayt 59’deki z-tablosuna göre +3.00 değeri yaklaşık 0.9987 değerine eşittir.

Örnek 4-Projenin tamamlanma ihtimali e) Örnek 4’deki bilgiler ışığında: Projeyi 17 haftada bitirme olasılığı nedir? Projeyi 15 haftada bitirme olasılığı nedir? Projeyi 15 haftada bitirememe olasılığı nedir?

Cevap-Projenin tamamlanma ihtimali Projeyi 17 haftada bitirme olasılığı-Yol: a-b-c 17 – 10 0.97 17 hafta=1.00 Z-tablosu Z = =7.22 Projeyi 17 haftada bitirme olasılığı-Yol: d-e-f 17 – 16 1 17 hafta=0.8413 Z-tablosu =1 Z =

Cevap-Projenin tamamlanma ihtimali Projeyi 17 haftada bitirme olasılığı-Yol: g-h-i 17 – 13.5 1.07 Z = =3.27 17 hafta=1.00 Z-tablosu 17 Haftada bitirme olasılığı =1.00 X 0.8413 X 1.00= 0.8413

Cevap-Projenin tamamlanma ihtimali Projeyi 15 haftada bitirme olasılığı-Yol: a-b-c 15 hafta=1.00 Z-tablosu 15 – 10 0.97 Z = =5.15 Projeyi 15 haftada bitirme olasılığı-Yol: d-e-f 15 – 16 1 =-1.00 15 hafta=0.1587 Z-tablosu Z =

Cevap-Projenin tamamlanma ihtimali Projeyi 15 haftada bitirme olasılığı-Yol: g-h-i 15 – 13.5 1.07 15 hafta=0.9192 Z-tablosu Z = =1.40 15 haftada bitirme olasılığı=1.00 X 0.1587 X 0.9192= 0.1459 15 haftada bitirememe olasılığı 1- 0.1459=0.8541

Cevap-Projenin tamamlanma ihtimali-grafiksel 17 Hafta 1.00 a-b-c Hafta 10.0 0.8413 d-e-f Hafta 16.0 1.00 g-h-i hafta 13.5

Cevap-Projenin tamamlanma ihtimali-grafiksel 15 Hafta 1.00 a-b-c hafta 10.0 0.1587 d-e-f hafta 16.0 0.9192 g-h-i hafta 13.5

Z-Tablosu

Teşekkürler