İŞ HAYATINDA İLETİŞİM Modülün Amacı: Sağlıklı ve doğru iletişim kurarak ilişkilerde ve iş hayatındaki verimde ve başarıda artış sağlamak. Sosyal çevreye uyum sağlamak; bilgi ve becerilerinizi arttırmak için sağlıklı iletişim yöntemlerini öğrenmeli ve uygulamalısınız. Bunun için de iletişim engellerini tanıyarak ortadan kaldırmayı ve iletişimi kolaylaştıran yöntemleri kullanmanız gerekmektedir.

ETKİLİ İLETİŞİM İletişimin Tanımı Sosyal bir varlık olarak insan için iletişim zorunludur. Onun her davranışı, konuşması, susması, duruşu ve oturma biçimi, kendini ifade etmesi, çevreye verdiği mesajdır. İletişim, bilgi, fikir, duygu, düşüncelerin simgeler kullanarak iletilmesidir. İletişimin amacı, anlaşılabilir mesajların gönderilmesi ve karşı tarafın tutum ve davranışlarında değişiklik yaratmaktır.

İletişimin Öğeleri 1-Gönderici (Kaynak) 2-Alıcı 3-Mesaj (Bilgi,haber) 4-İletişim Kanalı(Sözle,internet,görsel vb..) 5-Kod 6-Filtre(Algı) 7-Dönüt(Geri Bildirim)

İletişim sürecinin gerçekleşmesi için gereken iki kişiden biri gönderici(kaynak), diğeri alıcıdır. Gönderici ilk olarak göndermek istediği mesajı fikir olarak zihninde oluşturur, bu fikri kodlar yani sözcüklere, rakamlara, şekillere veya beden diline dönüştürür. İletişimde buna Sembol Oluşturma denir. Semboller belli kodlara dönüştürülerek iletişim kanalı vasıtasıyla alıcıya iletilir.

Örnek: İşletme Müdürü Ahmet Bey tüm çalışanlara “önümüzdeki ay işletmede denetim var; herkes kolları sıvasın” şeklinde mail atmıştır. 1-Kaynak: Ahmet Bey 2-Alıcı(Hedef):Tüm çalışanlar 3-Mesaj(Bilgi,Haber): Denetimin yapılacağı 4-Kod:Herkes kolları sıvasın. 5-Filtre(Algı):Herkes denetime hazırlansın. 6-Dönüt(Geri Bildirim): Herkesin denetime hazırlanmaya başlaması.

1-Kaynak(Gönderici): İletişimde en büyük sorumluluk göndericiye aittir. Gönderici sahip olduğu bilgi ve tecrübelere göre mesajı oluşturur. Sahip olması gerekli özellikler: A-Bilgili olmalı, B-Kaynak kodlayabilmeli, C-Kaynak bulunduğu konumdaki rolüne uygun davranmalı, D-Kaynak tanınmalı ve olumsuz tanınmamalı. Aksi durumda alıcılar üzerinde etki oluşturmaz.

2-Mesaj (bilgi,haber) Mesaj, alıcı için uyaran işlevi gören sinyaller birleşimidir. Mesajlar, sözel, görsel, işitsel ve hissedilen türden olabilir. Mesajın taşıması gereken özellikler: A-Mesaj anlaşılır olmalı, B-Mesaj açık olmalı, alıcıdan ne istediğini belirtmeli. C-Mesaj doğru zamanda iletilmelidir. D-Mesaj uygun kanalı izlemelidir. Özel ilave veya davranışlarla mesaja ek anlamlar katılırsa kaynak üzerindeki etkisi beklenenin dışında etki yaratır. E-Mesaj kaynak ve alıcı arasında kalmalı; mesaj alıcıya ulaşıncaya kadar değişik kişi ve kademelerden geçerse mesaj anlamının dışında algılanabilir.

3-kanal(araç): Kanal, sinyalleri taşıyan herhangi bir araçtır. Kanal, mesajın göndericiden alıcıya iletildiği yoldur. Işık dalgaları, radyo dalgaları, ses dalgaları, telefon kabloları ve sinir sistemi olabilir. Mesajın uygun kanalla iletilmesi, iletişimin gerçek anlamda sağlanabilmesi için çok önemlidir. Ancak insanlar işitsel, görsel, duygusal zekalı olabilirler. Bu nedenle iletişimde birden çok kanal kullanılabilir. İşletmelerde kullanılan resmi kanallar, emir-komuta zinciri, öneri-şikayet kutuları,şirket dergisi, işletme toplantıları şeklinde olabilir. İşletmelerdeki gayri resmi kanallar ise dedikodu, söylenti haberlerdir. İşletme dışı iletişim ise, iletişim ağları ile birbirine bağlı milyonlarca bilgisayar, insanlara gelişmiş bir iletişim olanağı sağlamıştır.

4-ALICI(HEDEF): Kodlanmış mesajı alan ve kodu açan kişi alıcıdır. A-Alıcı mesajı algılayabilecek düzeyde olmalı. B-Alıcı mesajı almaya istekli olmalıdır. C-Alıcı bilgili olmalı, geri besleme özelliğine sahip olmalı. D-Alıcı kaynak olabilme özelliği taşımalıdır. Zaman zaman alıcı kaynak, kaynak alıcı olmaktadır.

5-Kodlama-kod açma: Kodlama basit bir el hareketinden karmaşık bir matematik formülüne kadar çok geniş alanı kapsayabilir. Bilginin, düşüncenin ve duygunun iletmeye uygun mesaj haline getirilmesine Kodlama denir. Mesajın yorumlanarak anlamlı şekilde algılanması sürecine Kod Açma denir. Kodlamada anlam birliği önemlidir. Örneğin bazı ülkelerde başını sağa-sola sallamak “evet” anlamına gelirken ülkemizde tersi ifade etmektedir.

6-Dönüt(geri besleme): Dönüt, alıcının kaynağın ilettiği mesaja verdiği cevaptır. Kaynak, geri besleme aracılığıyla iletişimin etkin olup olmadığı konusunda bilgi edinir. Yüz yüze iletişimde hemen geri besleme alırız ki buna Gecikmesiz Geri besleme denirken, kitle iletişiminde geri besleme zaman alacağı için buna da gecikmeli geri besleme denir. Olumlu-olumsuz geri besleme: Kaynağın amaçlamış olduğu etkiye ulaşılması olumlu; alıcı üzerinde amaçlanan etkinin sağlanamaması ise olumsuz geri beslemedir. Geri besleme sayesinde, iletişimin amacının gerçekleşip gerçekleşmediği, kaynağın başarılı olup olmadığı, kanalın doğru olup olmadığı, hangi aşamada niçin başarısız olunduğu, bir sonraki iletişim sürecinde kullanılacak bilgilerle ilgili bilgi edinmiş oluruz.

7-filtre(algılama-değerlendirme) Filtre, gönderinin ve alıcının kendilerine ulaşan mesajları değerlendirmeleriyle ilgilidir. Burada devreye algılama girer. Algı kişinin bir bilgiyi duyma anlama ve değerlendirme sürecidir. Aynı mesajı farklı kişilerin farklı algılamasına neden olan içsel ve dışsal faktörler bulunur. Dışsal faktörler, benzerlik-farklılık, yoğunluk, hareketlilik, tekrarlama, yenilik vb.. İçsel faktörler ise kişilik, ihtiyaçlar, amaç, motivasyon, inançlar, değerler, beklenti, umut, geçmiş tecrübe ve alışkanlıklardır.

ETKİLİ İLETİŞİM İletişimi zayıf olanlar karışıklığa neden olabilirler o nedenle etkili iletişim aynı zamanda bir zaman yönetimi unsurudur. Toplumsal yaşamı daha güzel hale getirir. Etkili iletişimde hedefte şu etkiler oluştuğu düşünülür: Hedefin bilgi düzeyinde,tutum ve davranışlarında değişme. Sonuçta amaç, alıcının mesajı algılaması değil; alıcının mesajın içeriğine göre olumlu geri bildirimde bulunmasını sağlamak başka deyişle alıcının mesaj doğrultusunda harekete geçmesidir.

İletişim engelleri Algılama farklılıkları Dildeki farklılıklar Gürültü,yüz yüze iletişim kuramama vb etkiler Duygusal faktörler, Güvensizlik Söz ve mimikler arasındaki uyumsuzluk Yetersiz bilgi Alıcının duygu dünyasını anlayamamak Karmaşık ve aşırı teknik bir dil..

İletişimi kolaylaştıran yöntemler Dikkatleri kazanmak: İlginç bir sözle konuşmaya başlamak. Konunun neden önemli olduğunu dinleyenlere anlatmak, İstek yaratmak; yani konunun nasıl yararları olacağını aktarmak, Anlaşma sağlamak: Anlatılan konunun onlar için de ne kadar yararlı olduğunu kabul etmelerini sağlamak.

Aktif dinleyici olmak için; Dinlerken konuşmayı kesin. Konuşmacının rahat olmasını sağlamak ve onu dinleme isteğinde olduğunuzu gösterin, başka şeylerle meşgul olmayın. Dikkat dağıtan şeyleri, parazit konuşmaları ortadan kaldırın. Konuşmacının yerine kendinizi koyun. Sabırlı olun ve başka bir şey düşünmeyin. Kendinizi rahat hissetmeye çalışın. Eleştiriyi sonraya bırakın,eleştiri iletişimi engeller. Soru sorun, konuşmacının mesajını farklı sözcüklerle açıklayın.

TEŞEKKÜRLER..