YÖNETİM İŞLEVLERİ: ORGANİZE ETME RAQİF QASIMOV

ORGANİZE ETME İşletmeler amaçlarına ulaşmak için değişik kaynaklara ihtiyaç duyarlar. Bunlar başta insan kaynağı, sonra finansal kaynaklar, teknik ve teknolojik kaynaklardır. Peki bu kaynaklar arasındaki ilişkiyi nasıl tanımlamak gerekir? Örgüt amacını gerçekleştirmek için hangi kaynaklara ne miktarda ihtiyaç duyacak? Hangi işlerin yapılması gerekecek? Kim hangi işi yapacak? Kim kime emir verebilecek ve hesap sorabilecek? Kim hangi kaynaklardan sorumlu olacak? Bütün bu ve benzeri soruların cevabı yönetimin örgütleme işlevinde yatmaktadır. Örgütleme, örgüt kaynaklarının ve faaliyetlerinin en iyi şekilde nasıl gruplandırılabileceğine karar verilmesidir.

ÖRGÜTLEME SÜRECİ bir örgüte ne tür işlere gerek duyulduğunun (iş tasarımı) belirlenmesi işler (pozisyonlar) arasında nasıl bir ilişki (hiyerarşi) olduğunun ortaya konması işlerin nasıl gruplandırılacağının belirlenmesi (bölümleme) aşamalarını kapsayan bir süreçtir.

Başlıca Bölümleme Ölçütleri Fonksiyonlara Göre Yapı Ürüne Göre Yapı Müşteriye Göre Yapı Coğrafyaya Göre Yapı Matris Yapı Karma Yapı

Fonksiyonlara (Departmanlara) Göre Bölümleme İşleri gruplandırırken en yaygın olarak kullanılan ölçütlerden bir tanesi yapılan işlerin birbirleriyle benzeşmeleridir. Birbiriyle benzeşen işlerin dikkate alınıp örgütlenmeleri sonucu oluşturulan yapıya Fonksiyonel Yapı denmektedir.

Fonksiyonel Yapı (Sert Dökümcülük Ltd.)

Fonksiyonlara Göre Bölümleme Faydaları Her bölümde aynı fonksiyonu gören uzmanlar yerleştirilir. Böylece uzmanlıktan azamı faydalanılır. Yönetim sadece dar tanımlanmış uzmanlık bilgisine ihtiyaç duyulduğu için kolaylaşır. Yöneticilerin eğitimi de kolaylaşır. Her bölüm içinde eşgüdüm kolaylaşır. Merkezi denetim kolaylaşır. Sakıncaları Karar verme zorlaşır ve bürokrasi artar. Çalışanlar sadece kendi uzmanlıklarına odaklaştıklarından işletmenin geneli hakkında yeterince düşünmezler. Farklı bölümler arasında rekabet İşin aşırı basitleştirilmesi Bölüm çıkarlarının işletmenin çıkarlarının önüne geçmesi Fonksiyonlara Göre Bölümleme Aynı veya benzeri faaliyetlere dair işlerin gruplandırılmasıyla oluşan yapıdır.

Ürün Temelli Yapı (Sevinç Giyim San. A.Ş.)

Faydaları Bir ürüne ilişkin bütün faaliyetler bir bütün ve koordineli olarak ele alınabilir. Hızlı ve etkili karar almak mümkün olur. Her bir ürün veya ürün grubunun performansını değerlendirmek mümkün olur. Sakıncaları Yöneticiler sadece kendi ürünlerine odaklanıp diğerlerini ihmal etmeleri muhtemeldir. Her ürün veya ürün grubu için ayrı fonksiyonel bölümleme yapılması durumunda yönetim maliyetleri artar. Ürünlere Göre Bölümleme Faaliyetlerin bir ürün veya ürün grubu etrafında gruplandırılmasıdır.

(Başarı Sigortacılık A.Ş.) Müşteri Temelli Yapı (Başarı Sigortacılık A.Ş.)

Müşteriye Göre Bölümleme Belli bir müşteri grubunun beklentilerini karşılamak adına işlerin gruplandırılmasıdır. Faydaları Becerili uzmanlar kendine özgü özellikleri ve beklentileri olan müşterilerle ilgilenebilirler. Sakıncaları Değişik departmanların faaliyetlerinin entegre edilebilmesi için çok sayıda bölüme ve görevliye ihtiyaç duyulur.

Coğrafi Yapı (Sağlam İlaç A.Ş.)

Coğrafyaya Göre Bölümleme İşlerin belli bir coğrafi bölge veya alan dikkate alınarak gruplandırılmasıdır. Faydaları Örgütün bir bölgeye has özelliklere ve beklentilere daha hızlı cevap verebilmesini sağlar. Sakıncaları Farklı yerlerdeki işlerin yürütülmesi için çok sayıda idari görevliye gerek duyulabilir. Aynı görevi yapan birden çok görevli istihdam edilebilir.

Karma Yapı Örgütler büyüdükçe, farklı amaçları gerçekleştirmek için farklı örgütlenme yöntemlerine gerek duyarlar. Bunun sonucunda “karma yapı” oluştururlar. Karma yapıda fonksiyonlara göre örgütlenmenin yanında ürünlere göre, coğrafyaya göre, müşteriye göre örgütlenme biçimlerinden bir karma yapılabilir. Bunlara ek olarak çağdaş örgütlenme biçimlerinden matris örgütlenme de bir tür karma örgütlenme biçimidir. Karma yapı örgütün farklı beklentilere cevap vermesini kolaylaştırır ancak emir-komuta ilişkisinin karmaşıklaşmasına sebep olabilir.

Karma Yapı (Esas Bilişim A.Ş.) Başkan Bilgisayar Yazılım Finansman Pazarlama Pazarlama Tasarım Üretim Finans İstanbul Gebze Manisa Ankara Kurumsal Müşteri Bireysel Müşteri Batı Marmara Doğu Marmara İç Anadolu Ege Yurtdışı

Bir Matris Yapı Mdr. Yard. Tasarım Üretim Finansman Pazarlama Çalışanlar Genel Müdür Proje Yöneticisi B Yöneticisi C Mdr. Yard. Tasarım Üretim Finansman Pazarlama Yöneticisi A

Matris Yapının Faydaları ve Sakıncaları Konuya farklı bölümlerin gözüyle bakabilmek Eş zamanlı farklı işleri yürütebilmek Örgütü bir bitin olarak algılayabilme yeteneğini geliştirmesi Farklı bölümlerden oluşan proje ekini arasında işbirliği, mutabakat ve çatışma çözme becerisinin gelişmesi Sakıncaları Karmaşık örgüt yapısı İki farklı üste (bölüm yöneticisi ve proje yöneticisi) karşı sorumluluk İki yöneticinin yetkili olmasından kaynaklanan zamana kaybı Bürokrasinin artması

BİÇİMSEL OLMAYAN ÖRGÜTSEL YAPI Örgütlerde biçimsel yapıların yanında biçimsel olmayan yapılar da vardır. Bu yapılar örgütsel şemada görünmez ancak her örgütte bulunurlar. Arkadaşlık grupları, hemşerilik grupları, meslek grupları kendiliğinden ortaya çıkarlar. İnsanlar gerçek hayatta belki yöneticilerine danıştıklarından daha çok bu tür kendiliğinden ortaya çıkan grupların liderlerine danışırlar. Bu biçimsel olmayan yapı yönetimin beklentilerinin tersine işleyebileceği gibi iyi yönetilmesi durumunda yönetimin beklentilerine uygun olarak ta işleyebilir. Yönetimin biçimsel olmayan yapıları örgütün amaçları doğrultusunda harekete geçirebilmek için sahip olduğu en etkili araç Örgüt Kültürüdür. Örgüt kültürü, bir örgütte paylaşılan değerler, inançlar bütünüdür. İnsanlar ortak değerlere ve inançlara sahip olduklarında biçimsel olmayan yapıların da örgüt değerlerine uygun hareket etmesi mümkün olur.

TEŞEKKÜRLER!