Çalışmanın Yapıldığı Kurum : Yozgat Tapu ve Kadastro XXII. Bölge Müdürlüğü İyileştirme Takımı Adı: HİTİT GÜNEŞİ Takım Rehberi: Hasan ÇELİK Takım Bölge Rehberi: Elvan SİVAS Takımın Lideri: Hakan GÜNEŞ Takımın Raportörü: İsmail AKSOY Takım Üyeleri: Adnan KARTAL Ahmet KILIÇ Alaattin ARICI Alim ÖZGEN Aysun DEMİRCİ Emin ZENGER Haşim DERİTAN İlhan KARAKAŞ Neslihan IŞIK Yaşar ŞENER Hasan GÜNEŞ Ahmet ÇETİNKAYA

İyileştirme takımımız öncelikle mevcut durum tespitine yönelik olarak SWOT analizi yöntemiyle Kurumumuzun güçlü ve zayıf yönleri ile fırsat ve tehditlerini belirlemiştir. İyileştirme Takımımız tarafından SWOT analizi çerçevesinde, problem havuzu oluşturulmuş ve bunun için beyin fırtınası yöntemi kullanılmıştır.

Tapu Kütüklerinin Dijital Ortamda Tutulması Medeni Kanunun maddesinde bulunan Rücu şartının Personel Lehine İyileştirilmesi İş Dağılımındaki Dengesizlikler Nitelikli Personel Eksikliği Personele Ödüllendirme Sisteminin Getirilmesi İntikallerin Sadece 1 (Bir) Mirasçının Başvurusuyla Yapılmaması Sahteciliğin Önlenememesi Geçici Görev Yolluklarının Zamanında Ödenmemesi İşlem Risk Tazminatının Olmaması Kat İrtifakı ve Kat Mülkiyeti Projelerinin İstenmesinde; Değerlendirme Şirketleri, Eksperlik Hizmetleri Sunan Şirket Temsilcileri İle Yaşanan Sorunlar.

PROBLEM HAVUZU PUANLAMA Sı ra No Problem Hakan GÜNEŞ İsmail AKSOY Adnan KARTAL Ahmet KILIÇ Alaattin ARICI Alim ÖZGEN Aysun DEMİRCİ Emin ZENGER Haşim DERİTAN İlhan KARAKAŞ Neslihan IŞIK Yaşar ŞENEL Ahmet ÇETİNKAYA TOPLAM 1 Tapu Kütüklerinin Dijital Ortamda Tutulması Medeni Kanunun maddesinde Bulunan Rücu Şart ı nın Personel lehine İyileştirilmesi İş Dağılımındaki Dengesizlik Nitelikli Personel eksikliğ i Personele Ödüllendirme Sisteminin getirilmesi İntikallerin Sadece 1(Bir) Mirasçının başvurusuyla yapılmaması Sahteciliğ in Önlenememesi Geçici görev yollukları nın zamanında ödenmemesi İşlem Risk tazminatının olmaması Kat İ rtifakı ve Kat Mülkiyeti Projelerinin istenmesinde; Değerlendirme Şirketleri, Eksperlik Hizmetleri sunan Şirket Temsilcileri ile yaşanan sorunlar

“Kat İrtifakı ve Kat Mülkiyeti Projelerinin istenmesinde; Değerlendirme Şirketleri, Eksperlik Hizmetleri sunan Şirket Temsilcileri ile yaşanan sorunlar.”

Vatandaş (Müşteri) - Müteahhit MimarBelediye- Diğer Kurum ve Kuruluşlar Vatandaş (Müşteri) - Müteahhit Tapu (Arşiv)

“Kat İrtifakı ve Kat Mülkiyeti Projelerinin istenmesinde; Değerlendirme Şirketleri, Eksperlik Hizmetleri sunan Şirket Temsilcileri ile yaşanan sorunlar.” Projelerin sık kullanımından dolayı oluşan zaman, iş gücü kaybı ile arşivlerin yetersiz olması.

Mevcut Arşivlerde bulunan Kat İrtifakı ve Kat Mülkiyeti Projeleri taranarak dijital ortama aktarılır. Tarama şekli Kurum tarafından belirlenir. Örnek: Kurum; İhale yöntemi ile yüklenici firma, Değerlendirme şirketleri, Ekspertiz Şirketlerine v.b.yaptırabilir.

Taranan projeler Takbis altyapısında gerekli değişiklikler yapılarak sisteme dahil edilir, parsellerle ve bağımsız bölümlerle ilişkisi sağlanır(akıllandırılır).

Bu sistemin hangi paydaş Kurum ve Kuruluşlara (bu işlemin mali bir yük getireceğinden) ne kadar ücret mukabilinde sunulacağı saptanır. Örnek : Değerlendirme Şirketleri, Eksperlik Hizmeti sunan Kuruluşlar v.b.

Projelerin hazırlanması aşamasında Mimar, Mühendis, Kadastro Müdürlükleri, Lihkablar, Belediye Başkanlıkları ve Tapu Müdürlükleri arasında geçen süreçlerin tespiti yapılır. BELEDİYE MİMAR, MÜHENDİS KADASTRO MÜDÜRLÜĞÜ LİHKAB TAPU MÜDÜRLÜĞÜ

Dijital ortama aktarılan ve yeni aktarılacak olan projelerin kurumun belirleyeceği yetki dahilinde ilgilileri tarafından farklı kanallardan (e-devlet, Takbis, Web altyapısı, vb.) veri girişi ve sorgulanabilirliliği sağlanır.

Projelerin hazırlanması aşamasında Mimar, Mühendis, Kadastro Müdürlükleri, Lihkablar, Belediye Başkanlıkları ve Tapu Müdürlükleri arasında geçen süreçlerin tespiti yapılır. SİSTEMİN KAZANIMLARI : 1- Arşivleme elektronik ortamda yapılacağından arşivleme için gerekli olan tüm materyaller (dolaplar, dosyalar, arşiv odası, kırtasiye, vs...) azalır. 2- Kurumda işlem yaptıracak kişi veya kurumlarca istenilen projeye, istenildiği zaman ve istenildiği yerden hızlı bir şekilde ulaşılabilir. Bu şekilde mesai saatleri dışında da erişim sağlanacaktır. 3- Projenin kaybolması, yıpranması, ulaşılamaz hale gelmesi gibi sorunlar ortadan kalkmış olur. 4- İşlemlerin elektronik ortamda yapılması ile işlem hızı artarak, zamandan ve personelin iş yükünden kazanım sağlanır. 5- Kurumda işlem yaptıracak kişi ve kurumların işlemlerinin hızlı bir şekilde yapılması sağlanır. (Vatandaş-müşteri memnuniyeti) 6- E-Devlet altyapısı sayesinde sisteme dahil olan tüm kurumlar ile tam bir entegrasyon sağlanabilecek, bu sayede kurumlar arası iletişim elektronik ortamda anlık olarak gerçekleştirilebilecektir.

TAKBİSBELEDİYEMİMAR Vatandaş (Müşteri) - Müteahhit E-Devlet Değerlendirme Şirketleri, Eksperlik Hizmeti sunan Kuruluşlar Malik

ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ (EBYS) Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) kurulumu ile kağıt ve kalem kullanımı olmaksızın; 1- Kurumun hazırlayacağı evraklar elektronik ortamda hazırlanır. 2- Evraklar güvenli elektronik imza ile imzalanır. 3- Evrak ve eklerini içeren tüm belgeler ve dokümanlar elektronik ortamda dolaşıma sunulur. 4- E-imza sahipleri, yer ve zaman mevhumu olmaksızın belgelere internet erişimi bulunan her yerden ulaşabilir ve evrakları güvenli elektronik imza ile imzalayabilir. 5- Ekleri ile birlikte evraklar elektronik ortamda transfer edilir. 6- İnsan müdahalesi en aza indirilmek sureti ile yapılan tüm yazışmalar resmi yazışma kurallarına uygun olarak hazırlanır. YASAL DAYANAKLAR; /17 Sayılı Başbakanlık Genelgesi /10316 Sayılı Bakanlar Kurulu Kararı /16 Sayılı Başbakanlık Genelgesi Sayılı Elektronik Haberleşme Kanunu 5- 28/02/2009 tarih ve 2009/4 Sayılı Kamu Bilgi Sistemlerinde Birlikte Çalışılabilirlik Esasları Sayılı Elektronik İmza Kanunu. 7- TS13298 Sayılı EBYS Standartları 8- Uluslararası Standartlar Enstitüsü ISO ve ISO no'lu "Information and Documentation - Records Management Part 1 - 2" Standartları.