ERKİN FINDIK – Genel Müdür

Kağıtsız beyanname Nedir ?  Gümrük beyannamelerinin elektronik imza ile imzalanarak gümrüğe gönderilmesi ve ekinde beyan edilen belgelerin de taranarak yine elektronik imza ile Gümrük Müsteşarlığı’nın sistemine aktarılması uygulamasına kısaca “kağıtsız beyanname uygulaması” denilmektedir. Bu uygulamada (aksi talep edilmediği sürece) gümrüğe beyannamesi dahil hiçbir evrak gümrüğe fiziki olarak götürülmemekte ve tescil, tescil onayı, hat bildrimi ve muayene memuru belirlenmesi işlemleri elektronik ortamda yapılmaktadır.  Mevcut uygulamada gümrük beyannamesi ofislerden elektronik imza ile tescil edilmesine rağmen beyanname bastırılıp ıslak imzalı olarak beyanname eki evraklarla beraber Gümrük Müdürlüklerine götürülmektedir. Veri giriş salonlarında yazılan beyannamelerde elektronik imza ile imzalanmaksızın tescil edilmekte ve beyanname yine ıslak imza ve beraberindeki evraklarla Gümrük Müdürlüğüne teslim edilmektedir.

Kağıtsız Beyanname Uygulaması Hangi Safhadadır ?  Kağıtsız beyanname sisteminin pilot uygulaması ilk olarak 14/01/2011 tarihinde Ankara Tır Gümrük Müdürlüğünde başlatılmış, sonrasında Esenboğa (25/01/2011), Ege Serbest bölge (21/03/2011), Trabzon (18/04/2011), Karaköy Yolcu Salonu (16/05/2011), Konya (25/07/2011) ve Manisa (22/08/2011) Gümrük Müdürlüklerinde pilot uygulamaya geçilmiştir.  T.C. Gümrük ve Ticaret Bakanlığı, Risk Yönetimi ve Kontrol Genel Müdürlüğü’nün 22/08/2011 tarihli yazısı ile 93 tane gümrük müdürlüğünde 01/12/2011 tarihine kadar kağıtsız beyanname uygulamasına geçilmesi gerektiği Gümrük ve Muhafaza başmüdürlükleri’ne bildirilmiştir.  Listede yer alan Gümrük Müdürlükleri Türkiye’de işlem yapılan Gümrük Müdürlüklerinin nerede ise tamamıdır. Geriye sadece AHL, Habur ve işlem sayısı çok düşük birkaç gümrük idaresi kalmaktadır. Geriye kalan bu birkaç gümrük idaresi de, altyapı eksikleri giderildikten sonra Kağıtsız beyanname uygulamasına geçecektir.

Bölgede Kağıtsız Beyannameye Geçiş Tarihleri BAŞMÜDÜRLÜKGÜMRÜK MÜDÜRLÜĞÜTARİH MERSİNTAŞUCU MERSİNMERSİN YOLCU SALONU GAZİANTEP MERSİNMERSİN SERBEST BÖLGE MERSİN MERSİNADANA HABURMARDİN İSKENDERUNİSDEMİR HABURİPEK YOLU İSKENDERUN İSKENDERUNANTAKYA İSKENDERUNYUMURTALIK SERBEST BÖLGE İSKENDERUNBOTAŞ GAZİANTEPŞANLIURFA MERSİNMERSİN AKARYAKIT MERSİNİNCİRLİK

Halen kendi ofisinden e-imza ile Gümrük Beyannamesi tescili yapan gümrükleme ve dış ticaret şirketleri açısından  Mevcut sistemlerini kullanmaya devam edecek, beyanname tescili sonrası beyanname eki evrakları bir tarayıcı vasıtası ile tarayıp mevcut elektronik imza sertifikalarını kullanarak Gümrük Müsteşarlığı’nın web sitesine yükleyeceklerdir. Bu firmalara tavsiyemiz beyanname eki evrakları pratik ve hızlı bir şekilde tarayacak bir tarayıcı almaları ve bu evrakların kendi gümrükleme yazılımlarında saklanabilmesi ve gerektiğinde gümrüğe veya hizmet verdikleri firmaya sunabilmeleri için bir döküman yönetim sistemi almalarıdır.  Örneğin Ulukom Döküman Yönetimi yazılımı sayesinde hem taranmış evraklar Ulukom Gümrük programı yardımı ile gümrüğe hızlı bir şekilde ulaştırılmakta hem de bu evraklar Ulukom Gümrük yazılımı içinde beyannamelere bağlı olarak veri tabanında saklanmaktadır. Bu çözümün kullanılması durumunda evrak fotokopilerinin ofislerde arşiv odalarında saklanmasına gerek kalmayacak, böylece kağıt ve yer ısrafının önüne geçilecektir.

Halen Gümrük Müsteşarlığı’nın veri giriş salonlarında Gümrük Beyannamesi tescili yapan gümrükleme ve dış ticaret şirketleri açısından :  Artık veri giriş salonlarında beyanname (detay beyan) yazamayacaklardır.  Bu şirketlerin kendi bünyelerindeki A karneli kişilere veya temsilname sahibi kişilere elektronik imza sertifikası temin etmeleri ve elektronik imza ile beyanname tescili yapabilecekleri bir gümrük beyanname yazılımı kullanmaları gerekmektedir.  Bu firmalar da (beyanname tescili sonrası) beyanname eki evrakları bir tarayıcı vasıtası ile tarayıp mevcut elektronik imza sertifikalarını kullanarak Gümrük Müsteşarlığı’nın web sitesine yükleyeceklerdir.  Bu firmalara tavsiyemiz iyi hizmet alabilecekleri bir yazılım şirketinden bir gümrükleme yazılımı satın almaları (veya yıllık kullanım bedeli ödeyerek kiralamaları), beyanname eki evrakları pratik ve hızlı bir şekilde tarayacak bir tarayıcı almaları ve bu evrakların kendi gümrükleme yazılımlarında saklanabilmesi ve gerektiğinde gümrüğe veya hizmet verdikleri firmaya sunabilmeleri için bir döküman yönetim sistemi kullanmalarıdır.

Kağıtsız Beyanname Uygulaması Özet Beyan veren Taşıyıcı ve Forwarder şirketlere ne getirmektedir ?  Şu an için özet beyan uygulamasında bir değişikliğe gidilmemiştir.  Veri giriş salonlarında yeni uygulama ile beraber bilgisayar sayısı iyiden iyiye azaltılmakla beraber bu salonlarda özet beyan yazımı imkanı bir süre daha devam edecektir ancak bunun da süreli olduğu ve özet beyan da da kağıtsız ortam geçileceği göz önünde bulundurulmalıdır.  Özet beyan veren şirketlerin ihtiyaç duyduğu detay beyan gibi evraklar artık basılmayacağı için bu evrakların (özet beyan bilgilerinin doğru olması için) taşıyıcı ve forwarder şirketlere bir şekilde ulaştırılması gerekecektir. Bu konunun da ilk etapta çözümü Ulukom Gümrük İşlemleri programında ve piyasadaki diğer yazılımların da bir kısmında bulunan beyanname mail atma özelliği sayesinde (beyannamenin elektronik ortamda tescili sonrası ) basılmadan elektronik ortamda taşıyıcı veya forwarder’a ulaştırılmasıdır. Diğer bir çözüm de gümrük beyannamesinin tescil sonrası gümrük beyanname programları vasıtası ile eskisi gibi bastırılarak (üzerinde gümrüğün herhangi bir onayı olmadan) taşıyıcı veya forwarder’a ulaştırılmasıdır.

Uygulamadaki Temel Değişiklikler Mevcut Sistemde İşlemlerin Sıralaması  Kontrol Gönderimi  Tescil Gönderimi  İhracatçılar Birliği Onayı  Gümrükte Tescil Onayı  Muayene ve diğer işlemler Kağıtsız Beyannamede İşlemlerin Sıralaması  İhracatçılar Birliği Onayı  Kontrol Gönderimi  Geçici Tescil Gönderimi  Tescil Gönderimi  E-Belge Sistemine Giriş  Hat Bildirimi  Sistemden Onay veya red bildiriminin yapılması  Muayene ve diğer işlemler

Yeni Sisteme İlişkin Notlar (1)  Geçici tescil’in asıl amacı gümrükte tescil yapıldıktan sonra bazı alanlarda değişikliğe müsaade eden uygulamanın bir benzerini e-imza’da yapabilmekti. Ancak şu anda kati tescil alınmadan e-belge uygulaması çalışmadığı için bir fayda sağlamıyor.  Geçici tescil alındıktan sonra kesin tescil’in kur değişmeden alınması gerekir. Kur değişirse önce geçici tescili iptal edip sonra tekrar geçici tescil alarak tescil yapmak gerekir.  Hat bildirimi şu an için sadece memura «evraklarımı yükledim kontrole hazır» anlamında kullanılıyor. Henüz malın hangi hatta düştüğü ve memur bilgisi dönmüyor. Saat 17’den sonra hat bildirimi yapılamıyor.  E-belge sistemi gümrük yazılımlarından bağımsız çalışıyor. Desteği gümrük müsteşarlığı tarafından veriliyor.

Yeni Sisteme İlişkin Notlar (2)  Evraklarınızın ilgili memur tarafından incelenip incelenmediği ve belgelerinizde bir sorunolup olmadığı yine e-belge uygulamasından takip edilmektedir.  Sorun olan belgelere ilişkin memurun yazdığı not kullanıcı tarafından izlenmekte ve gerektiğinde belge veya belgeler memur tarafından tekrar yüklemeye açılarak daha okunaklı bir taramanın sisteme yüklenmesi talep edilebilmektedir.  Unutulan veya memur tarafından ekstra talep edilen belgeler bir başka belge ekinde gönderilmektedir.  Sistemde belge inceleme zaman aldığından dosyaların belge onayları ortalama birkaç saat sürmektedir.  Sarı ve mavi hatta düşen dosyalarında çoğu zaman memurla ilişki kalmamakta ve dosya kapandı bilgisi e-belge sisteminden alınarak işlemlere devam edilmektedir.

Teknik Bilgiler  E-Belge Uygulamasının çalışabilmesi için istemci bilgisayarda Java JDK 1.6 ve üzeri sürümün yüklü olması gerekmektedir.  E-Belge Uygulamasını çalıştıracak kullanıcının sistemde Administrator (Yönetici) yetkisine sahip olması gerekmektedir.  Belgelerin PDF olarak sisteme taranması gerekmektedir.  Taranarak sisteme eklenecek belgelerin dpi çözünürlükte Siyah/Beyaz olarak taranması önerilmektedir.  Sayfa başı belge boyutu en fazla 100 kb olabilir.  Fotoğraf vb. eklenmesi gereken durumlarda dosya biçimi TIF(F) olarak seçilmelidir.  E-Belge uygulamasını uzak masaüstü aracılığı ile kullanmayınız. Belgelerin yükleneceği applet e-imza güvenliği sebebi ile uzak masaüstü içinden açılmamaktadır.

Gümrük Kanununa Göre, Gümrük Müşavirlerinin Belge Saklama Yükümlülükleri  MADDE 11- Gümrük işlemleriyle doğrudan veya dolaylı olarak ilgili bulunan kişiler, Gümrük Müsteşarlığının veya gümrük idarelerinin talebi üzerine gümrük işlemleri ile sınırlı olmak kaydıyla belirlenen süreler içinde gerekli bütün belge ve bilgileri vermek ve her türlü yardımı sağlamakla yükümlüdür MADDE 13- İlgili kişiler, 11 inci maddede belirtilen belge ve bilgileri gümrük kontrolü amacıyla beş yıl süre ile saklamak zorundadırlar

Kağıtsız Beyannamede Döküman Yönetim Sistemi Kullanmanın Faydaları  Evraklar, Gümrüğün e-belge sistemine daha kolay aktarılacak, dolayısı ile ciddi bir zaman tasarrufu sağlanacak ve hata yapma ihtimali azalacaktır.  Evraklar Gümrük beyannameleri ile bağlantılı olarak gümrük programı içinde saklanabilecek ve gerektiğinde kolayca tekrar bastırılabilecek veya mail atılabilecektir.  Islak imzalı olmayan ve 5 yıl süreyle saklanması gereken tüm evraklar bu şekilde saklanabilir. Böylece fiziksel arşiv kullanım ihtiyacı ortadan kalkar.  E-gümrük modülünün de alınması durumunda arşiv web’den hizmet verilen müşterilere açılabilir. Böylece Gümrük Müşaviri açısından modern ve kaliteli bir hizmet verilmiş olur, müşteri bağımlılığı ve memnuniyeti artar.