TAŞINIR MAL YÖNETMELİĞİ Cengiz ATASEVEN Mal Yönetimi Şube Müdürü

Karar Tarihi : Bakanlar Kurulunun 28/12/2006 tarihli ve 2006/11545 sayılı Kararı. Yayım Tarihi : 18/01/2007 tarihli ve 26407 sayılı Resmi Gazete.

Taşınır Mal Yönetmeliğinin Yürürlüğe Girmesi ile Hangi Düzenleme Yürürlükten Kaldırılmıştır? 01/06/1939 tarihli Ayniyat Talimatnamesi. Taşınır Mal Yönetmeliğinin Kanuni Dayanağı Nedir? 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun 44 üncü maddesi.

Madde-44: Genel Yönetim kapsamındaki kamu idarelerince, taşınır ve taşınmaz edinilmesi, yönetilmesi, trampası, elden çıkarılması, ecrimisilin tahsil ve takibinde izlenecek yöntem, Devletin hüküm ve tasarrufu altındaki yerlerin yönetimi ve korunması, işgalli malların tahliyesi gibi hususlar ilgili kanunlarında düzenlenir. Bu malların kaydı ile mal yönetim hesabının verilmesine ilişkin usul ve esaslar Maliye Bakanlığınca hazırlanacak ve Bakanlar Kurulu tarafından çıkarılacak yönetmelikle belirlenir.

Madde-1 Bu Yönetmeliğin amacı, kaynağına ve edinme yöntemine bakılmaksızın kamu idarelerine ait taşınır malların kaydı, muhafazası ve kullanımı ile yönetim hesabının verilmesi, merkez ve taşrada taşınır yönetim sorumlularıyla bunlar adına görev yapacak olanların belirlenmesi ve kamu idareleri arasında taşınırların bedelsiz devrine ilişkin esas ve usulleri belirlemektir.

Taşınır Mal Yönetmeliği İle; Kayıt işlemleri ile kullanılan defter ve belgeler daha kullanışlı hale gelmiştir. Gereksiz belge ve defterler kaldırılmış, mal giriş ve çıkış işlemlerinin tek belge ile yapılması sağlanmıştır. Kayıtların bilgisayar ortamında tutulması öngörülmüş, muhasebe hesap planına uygun Taşınır Kod Sistemi getirilmiştir.

Mal veya hizmet üretiminde kullanılmak üzere edinilen varlıklardır. TAŞINIR Mal veya hizmet üretiminde kullanılmak üzere edinilen varlıklardır.

Tüketim Malzemeleri Belirli bir hizmetin üretilmesinde kullanılan, kullanımı sonucunda tükenen veya bir süre kullandıktan sonra ilk özelliklerini kısmen veya tamamen kaybederek bir daha kullanılamayacak duruma gelen, çeşitleri ile kod numaraları Taşınır Kod Listesinin (A) bölümü 150 hesap detayında yer alan malzemelerdir.

Tesis, Makine ve Cihazlar Çeşitleri ile kod numaraları Taşınır Kod Listesinin (B) bölümü 253 hesap detayında yer alan, üretim ve hizmet amacıyla kullanılan her türlü makine, cihaz ve aletlerdir.

TAŞITLAR Yolcu ve yük taşımacılığında kullanılanlar ile özel amaçlı kullanımlar için muhtelif cihazlarla donatılmış bulunan ve çeşitleri ile kod numaraları Taşınır Kod Listesinin (B) bölümü 254 hesap detayında gösterilen taşıtlardır.

DEMİRBAŞLAR Belirli bir hizmete tahsis amacıyla edinilen, belli bir süreye tabi olmaksızın uzun süre kullanılabilen ve kullanılmakla yok olmayan, çeşitleri ile kod numaraları Taşınır Kod Listesinin (B) bölümü 255 hesap detayında yer alan taşınırlardır.

DOKUZUNCU BÖLÜM Çeşitli Hükümler Yetki MADDE 39 – (1) Bakanlık; a) Yönetmelik ekinde yer alan Taşınır Kod Listesi ile defter, belge ve cetvellerde değişiklik yapmaya, b) Taşınır II nci düzey detay kodundan sonraki detay kodları belirlemeye, c) Taşınırların takibine ilişkin olarak barkod sistemini uygulatmaya ve buna ilişkin usul ve esasları belirlemeye, ç) Taşınır kesin hesabının elektronik ortamda alınmasına ilişkin düzenlemeleri yapmaya, d) Bakanlık birimlerinin taşınır kayıt ve işlemlerini say2000i sistemi üzerinden yaptırmaya, uygulama sonuçlarına göre diğer idarelerin taşınır işlemlerinin de say2000i sistemi üzerinden yürütülmesine ve buna ilişkin usul ve esaslar ile uygulama tarihini idareler itibarıyla belirlemeye, e) Genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde, tüketim malzemelerinin çıkışına esas olmak üzere taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı listelerin muhasebe birimine gönderilmesinde uygulanacak sürelerde değişiklik yapmaya, f) Harcama yetkililerinin onayı ile kayıtlardan çıkarılacak taşınırlar için tutar belirlemeye, yetkilidir.

Taşınır Hesap Kodu (150-253-254-255) 3.5.2005 tarih ve 2005/8844 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe giren Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği çerçeve hesap planında yer alan ve taşınırın kaydedildiği ilgili hesap kodudur. (150-253-254-255)

Taşınır düzey kodları Taşınır I. Düzey Detay Kodu: Taşınır Kod Listesinde gösterilen, taşınır hesap kodundan sonra gelen iki haneli detay kodudur. Taşınır II. Düzey Detay Kodu: Taşınır Kod Listesinde gösterilen taşınır I. Düzey detay kodundan sonra gelen iki haneli detay kodudur.

Taşınır III. Ve Sonraki Detay Kodları: II Taşınır III. Ve Sonraki Detay Kodları: II. Düzey detay kodundan sonra gelen, taşınırın ayrıntılı takibini sağlayan iki ve daha fazla haneli detay kodlarıdır. Taşınır Kodu: Taşınırın kayıtlarda detaylı izlendiği, taşınır hesap kodu ile taşınır I. Ve II. Düzey detay kodu ve sonraki düzey detay kodlarının birleşiminden oluşan koddur.

! ! Taşınır I inci düzey detay kodu: Örnek : 150.01 - Kırtasiye Malz.Grubu Taşınır II nci düzey detay kodu: Örnek : 150.01 - Kırtasiye Malz.Grubu 150.01.03 - Kağıt Ürünler Taşınır kodu: Örnek : Taş.Hs.Kodu + Taş.I Düz.Det.Kod.+ Taş.II Düz.Det.Kod…. 150. 01. 03…=Taş. Kod.

Sorumluluk ve Görevliler Harcama yetkilileri; -Taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtların bu Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan ve taşınır yönetim hesabını ilgili mercilere göndermekten sorumludur. Bu sorumluluğu taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getirir.

-Harcama yetkilileri, taşınırlara ilişkin taşınır işlem ve kayıtlarının usule uygun olarak yapılıp yapılmadığını kontrol etmeye veya ettirmeye, kasıt, kusur veya ihmal sonucu kırılan, kaybolan veya bozulan taşınırların ilgililerden tazmini için gerekeni yapmaya veya yaptırmaya yetkilidir.

-Kamu idarelerine ait taşınırların muhafazası ile görevli olan veya kullanılmak üzere kendilerine taşınır teslim edilen kamu görevlileri bu taşınırları en iyi şekilde muhafaza etmek, gerekli bakım ve onarımlarını yapmak veya yaptırmak, veriliş amacına uygun bir şekilde kullanmak ve görevin sona ermesi veya görevden ayrılma halinde iade etmek zorundadırlar. -Zimmetle teslim edilen dayanıklı taşınırlar, kullanıcıları tarafından başkasına devredilemez. Kullanıcılarının görevden ayrılması halinde söz konusu taşınırların ambara iade edilmesi zorunludur. Bu şekilde teslim yapılmadan personelin kurumla ilişiği kesilmez.

-Taşınırların muhafazasından ve yönetilmesinden sorumlu olanların, gerekli tedbirlerin alınmaması veya özenin gösterilmemesi nedeniyle taşınırın kullanılmaz hale gelmesi veya yok olması sonucunda sebep oldukları kamu zararları hakkında, 27/9/2006 tarihli ve 2006/11058 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümleri uygulanır.

-Kullanılmak üzere kendilerine taşınır teslim edilen kamu görevlilerinin kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlik ya da dikkatsizlikleri nedeniyle oluşan kamu zararı, değer tespit komisyonu tarafından tespit edilecek rayiç bedeli üzerinden, ilgili mevzuat hükümleri uygulanmak suretiyle tahsil edilir. -Taşınırların özelliğinden veya olağan kullanımından kaynaklanan yıpranma ile usulüne uygun olarak belirlenen firelerden dolayı sorumluluk aranmaz.

Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Harcama yetkilisi adına taşınırları teslim alan, koruyan, kullanım yerlerine teslim eden, bu Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre kayıtları tutan ve bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenleyen ve bu hususlarda hesap verme sorumluluğu çerçevesinde harcama yetkilisine karşı sorumlu olan görevlilerdir.

Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri, harcama yetkililerince, memuriyet veya çalışma unvanına bağlı kalmaksızın, taşınır kayıt ve işlemlerini bu Yönetmelikte belirtilen usule uygun şekilde yapabilecek bilgi ve niteliklere sahip personel arasından görevlendirilir. Dış temsilciliklerde taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri misyon şefleri tarafından görevlendirilir. Taşınır işlemleri yoğun olan harcama birimlerinde birden fazla taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi görevlendirilebilir.

-Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek. -Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek.

-Taşınırların giriş ve çıkışlarına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek. -Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek. -Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak. -Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek.

-Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgari stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek. -Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak. -Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak.

-Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak. -Ayrıca taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri, sorumluluklarında bulunan ambarlarda kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlikleri nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan sorumludurlar. -Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri sorumluluklarında bulunan ambarları devir ve teslim etmeden görevlerinden ayrılamazlar.

DEFTER ve CETVELLER

Taşınır İşlemlerinde Tutulacak Defterler Hangileridir? 1- Tüketim Malzemeleri Defteri, 2- Dayanıklı Taşınırlar Defteri, 3- Müze Defteri, 4- Kütüphane Defteri, Tüketim malzemeleri defteri dışındaki defterlerde, her bir taşınır için ayrı kayıt yapılacağı hususuna dikkat edilmelidir.

Yönetmelik kapsamında düzenlenecek belge ve cetveller nelerdir? 1-Taşınır İşlem Fişi. 2-Zimmet Fişi. 3-Taşınır İstek Belgesi. 4-Dayanıklı Taşınırlar Listesi. 5-Taşınır Geçici Alındısı, 6-Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı. 7-Ambar Devir ve Teslim Tutanağı. 8-Sayım Tutanağı, 9-Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli, 10-Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli,

11-Taşınır Hesap Cetveli, 12-Taşınır Kesin Hesap Cetveli, 13-Taşınır Kesin Hesap İcmal Cetveli, 14-Müze/Kütüphane Yönetim Hesabı Cetveli,

Taşınır İşlem Fişi

Taşınır İşlem Fişi Hangi Hallerde Düzenlenir? - Taşınır girişinde, - Taşınır Çıkışında, - Ambarlar arasında devir işlemlerinde, - Esaslı onarım ve ilaveler sonucu değer artışlarında,

Taşınırın Giriş ve Çıkış Kayıtlarına Esas Olacak Değeri Nasıl Tespit Edilir? Satın alma suretiyle edinme ve değer artırıcı değişiklik hallerinde maliyet bedeli, Bedelsiz devir, kullanılamaz hale gelme, yok olma ve hurdaya ayrılma hallerinde kayıtlı değeri, Bağış ve yardım yoluyla edinilen taşınırlarda; bağış ve yardımda bulunan tarafından ispat edici bir belge ile değeri belirtilmiş ise bu değer, belli bir değeri yoksa değer tespit komisyonunca belirlenen değer, esas alınır.

Taşınır Kayıt İşlemleri Her kayıt bir Belgeye dayanacaktır Bütün taşınırlar Kayıt altına alınacaktır Kayıtlar yönetim hesabına esas olacak şekilde tutulacaktır

TAŞINIR GEÇİCİ ALINDISI GİRİŞ İŞLEMLERİ MUAYENE RAPORU TAŞINIR GEÇİCİ ALINDISI TAŞINIR İŞLEM FİŞİ DEFTER KAYDI TÜKETİM MALZEMELERİ DEFTERİ DAYANIKLI TAŞINIRLAR DEFTERİ MÜZE DEFTERİ KÜTÜPHANE DEFTERİ

TÜKETİM MALZEMELERİ ÇIKIŞ BİLDİRİMİ TAŞITLAR İÇİN ZİMMET FİŞİ ÇIKIŞ İŞLEMLERİ TAŞINIR İSTEK BELGESİ DAYANIKLI TAŞINIRLAR TÜKETİM MALZEMELERİ TAŞINIR İŞLEM FİŞİ DEFTER KAYDI (İLK GİREN İLK ÇIKAR) TÜKETİM MALZEMELERİ ÇIKIŞ BİLDİRİMİ TAŞITLAR İÇİN ZİMMET FİŞİ DAYANIKLI TAŞINIRLAR İÇİN ZİMMET FİŞİ ORTAK ALANLAR İÇİN DAYANIKLI TAŞINIRLAR LİSTESİ

MALZEME KAYNAKLARI YÖNETİM SİSTEMİ (MKYS) Sağlık Bakanlığı bünyesindeki Merkez Teşkilatı ile İl Sağlık Müdürlüklerine ait kaynakların (Dayanıklı taşınır ve sarf malzemelerin) verimli ve güncel olarak yönetilebilmesini sağlamak amacıyla geliştirilmiştir.

MALZEME KAYNAK YÖNETİM SİSTEMİ (MKYS)

MKYS SAĞLK BAKANLIĞI SAĞLIK BAKANLIĞI SAĞLIK BAKANLIĞI KDS ÇKYS/MKYS HASTANELER SAĞLIK MÜDÜRLÜKLERİ VERİ ALIMI VERİ ALIMI SAĞLIK BAKANLIĞI ÇKYS/MKYS VERİ TABANI SAĞLIK BAKANLIĞI KDS VERİ AMBARI

MKYS Fonksiyonlar STOK TAKİP UYGULAMA MKYS DEĞERLENDİRME İZLEME DENETİM KONTROL

MKYS Kamu mali yönetimi kapsamında üst yönetici, harcama yetkilileri ve iç kontrol sisteminin ihtiyaç duyacağı; İdareye tahsis edilmiş olan ve parayla ifade edilen veya edilmeyen her türlü kaynak ile Faaliyetler sonucunda elde edilen çıktılar veya ulaşılan hedefleri, Zaman serileri itibariyle Nitel ve/veya Nicel bilgiler halinde Muhafaza ederek raporlamak.

…ve Böylece Üst yönetimin etkin karar almasına destek sağlamak, Kaynakların etkin, ekonomik ve verimli kullanılmasını sağlamak, Hesap verebilirliğe hizmet etmek, görevleri yerine getirilmiş olur.

GENEL BÜTÇE

DÖNER SERMAYE TEK DÜZEN MUHASEBE SİSTEMİ (TDMS) Bakanlığımıza bağlı sağlık kurumlarının saymanlık hizmetlerini yürütmekte olan 210 Döner Sermaye Saymanlığında (DSS) 2004 yılından itibaren standart bir Tek Düzen Muhasebe Programının kullanımının sağlanması kullanılmaktadır. (cümleye bak!) Bu program sayesinde Döner Sermayeli İşletmelerin muhasebe kayıtları tutulmakta, aynı zamanda mali bilgi ve tabloların standart bir şekilde alınarak hem işletmelerden hem de Bakanlıktan izlenebilmesi sağlanmaktadır.

TEK DÜZEN MUHASEBE SİSTEMİ (TDMS) İL SAĞLIK MÜDÜRLÜKLERİ VE HASTANELER Döner Sermaye Ödeme Bilgileri DÖNER SERMAYE SAYMANLIKLARI KARAR VERİCİLER TDMS VERİ TABANI

TDMS

TDMS

TDMS

TDMS

TDMS

TDMS Kurumun Ek Ödeme Raporu ve Kurumların Aylık Gelir/Gider ve Ortalamalar Raporu

Stok Yönetimi Stok Kavramı: Stok, hizmet üretiminin devamlılığı için atıl bekletilip, ihtiyaç doğdukça kullanıma sunulan kaynakları ifade eder. Ayrıca bir üretim sisteminde, üretilen ürüne dolaylı veya dolaysız olarak katılan bütün varlıkları içerir. (Örneğin hastaneler için; İlaç ve tıbbi sarflar başta olmak üzere kırtasiye ve büro malzemeleri, temizlik malzemeleri, gıda ürünleri, her türlü yakıtlar vb. gibi) Stok yönetimi, gelecekteki talebi karşılamak için ürünlerin ve gerekli maddelerin en iyi şekilde temin edilmesi temeline dayanır. Bir işletmenin etkin ve verimli bir faaliyet göstermesi, stok politikası ile yakından ilgilidir.

Stok Yönetimi Stok yönetim süreci: ihtiyaçların tespiti aşamasıyla başlayıp mal ve malzemenin tedarik edilmesi, depolanması, işletme içindeki akışının düzenlenmesi, kullanılmış ürünlerin çıkış işleminin yapılmasına kadar geniş bir uygulama alanını kapsar.

Stok Yönetimi İşletmelerde stok politikası, İşletmenin üretim, satış ve finansal koşullarını göz önüne alarak, mali yapısına göre en ekonomik stok miktarını belirlemeyi, ve bu miktarı aynı seviyede tutmayı amaçlar.

Stok Yönetimi Stokların Dezavantajları: Yüksek maliyet Satın alma maliyeti Elde tutma maliyeti Kontrol zorluğu (özellikle fazla ise) Riskler miad, bozulma, talep azlığına bağlı kullanılamama, demode olma gibi.

Stok Yönetimi Etkin bir stok yönetimi için şu hususlar her zaman gözönünde bulundurulmalıdır: • Elde tutulması gereken en uygun stok düzeyi nedir ? • Talep edilecek ekonomik sipariş miktarı nedir ? • Sipariş verme zamanı ne olmalıdır ?

A - Azami Stok Miktarı Uygulaması DÖNER SERMAYELİ İŞLETMELERİMİZDE STOK YÖNETİMİNE İLİŞKİN GÜNCEL UYGULAMALAR A - Azami Stok Miktarı Uygulaması 2009/23 SAYILI GENELGE

Kurumlarımızda Stok Tutma Sebepleri: Hizmetlerin süreklilik arz etmesi, Taleplerin belirsizliği, Sosyal güvenlik uygulamaları (SUT, TUT), Tedarikçi kaynaklı problemleri asgariye indirme, Fazla miktarda satın alma indirimlerinden yararlanma, Enflasyon ve fiyat artışlarından etkilenmeme.

BAKANLIĞA BAĞLI DÖNER SERMAYELİ İŞLETMELERİN 2008 YILI TÜRKİYE GENELİ STOK BİLGİLERİ DÖNEM ALINAN STOK Toplam İçindeki %'si ÇIKAN STOK KALAN 2007 DEVİR 795.086.277   OCAK 42.911.733 2% 35.391.592 802.606.418 1% ŞUBAT 114.896.122 4% 65.130.503 852.372.038 3% MART 165.841.550 6% 91.269.727 926.943.860 NİSAN 169.807.767 150.073.401 946.678.226 MAYIS 190.597.973 7% 136.017.741 1.001.258.458 5% HAZİRAN 208.410.052 8% 125.417.562 1.084.250.948 TEMMUZ 206.606.290 185.838.871 1.105.018.367 AĞUSTOS 211.774.296 215.447.220 1.101.345.444 9% EYLÜL 214.633.115 269.262.728 1.046.715.832 11% EKİM 182.403.589 181.712.378 1.047.407.042 KASIM 264.260.498 10% 213.140.960 1.098.526.581 ARALIK 723.704.530 27% 839.845.186 982.385.925 33% 2008 TOPLAMI 2.695.847.516 100% 2.508.547.868 DEVİRLİ TOPLAM 3.490.933.793

2009/23 sıra nolu Genelge Hükümleri 1. Yıllık ihtiyaçların MKYS sistemine kaydedilmesi istenildi. Tüketime yönelik olarak kullanılmakta olan her bir tıbbi malzeme ve ilaçların yıllık ihtiyaç miktarlarının MKYS’ye kaydedilmesi istenildi. 2. Azami Stok Miktarı 4 aylık ihtiyaçla sınırlandı. Kurum stoğunda 4 aylık ihtiyacın üzerinde ilaç ve tıbbi sarf bulundurulmayacak. Diğer bir ifade ile Tıbbi malzeme ve ilaçlarda her bir kalem için yıllık ihtiyacın en fazla üçte biri kadar stok bulundurabilecek.

2009/23 sıra nolu Genelge Hükümleri 3. Mal kabulünün, azami stok miktarına uygun yapılması. İhaleler, eskiden olduğu gibi yıllık ihtiyaç miktarları dikkate alınarak yapılacak, Ancak 4 aylık ihtiyaç miktarını geçmeyecek şekilde, kullanım durumuna göre belli periyotlarda ürün teslim alınacak.

2009/23 sıra nolu Genelge Hükümleri “STOK FAZLASI TAŞINIR MODÜLÜ” geliştirildi. Kurum stoklarında dört aylık ihtiyacın üzerinde bulunan tıbbi malzeme ve ilaçların, diğer kurum ve kuruluşlarımızın bilgi ve istifadesine sunulduğu program geliştirildi.

2009/23 sıra nolu Genelge Hükümleri 5- İhale Öncesi MKYS Sorgulaması zorunlu hale getirildi. “İHTİYAÇ FAZLASI TAŞINIR MODÜLÜ” sorgulanmadan ihtiyaçların piyasadan temini yapılmamakta iken, 15 MAYIS 2009 tarihinden itibaren “STOK FAZLASI TAŞINIR MODÜLÜ” de sorgulanmadan ihalelere çıkılmaması karalaştırıldı. Not: İvedi olarak temin edilmesi gereken ve/veya nakliye maliyetleri ve ürün özellikleri dikkate alındığında diğer kurumlardan temin edilmesi uygun görülmeyen tıbbi malzeme ve ilaçlar için dışarıdan temin yoluna gidilebilmektedir. 70

2009/23 sıra nolu Genelge Hükümleri 6. “İHTİYAÇ FAZLASI TAŞINIR MODÜLÜ”nde yer alan mal, malzeme ve demirbaşların bedelsiz olarak devredilmesi kararlaştırıldı. Not: STOK FAZLASI TAŞINIR MODÜLÜ’nde yer alan tüketime yönelik tıbbi malzeme ve ilaçlar İdarenin takdirine göre bedelli veya bedelsiz devredebilmektedir.

Malzeme Kaynakları Yönetim Sistemi Karar Destek Sitemleri (İş Zekası) alanında İhtiyaç Fazlası Sorgulama İl Stok Havuzu (Stok Durumu) Stok Fazlası Sorgulama Malzeme Alış Fiyatları Sorgulama Modülleri aktif hale getirildi.

B - “Stok Koordinasyon Ekibi” ile “Merkezi Satın Alma Birimleri” nin Oluşturulması 2009/45 SIRA NOLU GENELGE

Stok Kontrolü ve İl Stok Havuzunun Oluşturulması Bakanlığımıza bağlı sağlık kurum ve kuruluşlarında bulunan ihtiyaç ve stok fazlası tıbbi sarf malzemesi, ilaç, serum, anti serum, aşı, her türlü ortez ve protez ve benzeri mallar “İl Stok Havuzu” şeklinde değerlendirilecek, “Stok Havuzu”nda bulunan ürünler için piyasadan alım yapılmayacak, Bu hususun takibi için her ilde Stok Koordinasyon Ekibi oluşturulacak.

Stok Koordinasyon Ekibinin Görevleri; “İl Stok Havuzu” şeklinde değerlendirilecek olan ihtiyaç ve stok fazlası ürünlerin devredilmesinde gerekli koordinasyonu sağlayacak, Kurumların yıllık ihtiyaçlarının yerindeliğini denetleyecek, Satın alma sürecinin iznini verecek, Diğer illerde olan stok fazlası ve ihtiyaç fazlası ürünlerin temininde kurumlara rehberlik yapacak, Kurumlar birbirlerinden aldıkları mal ve malzemenin bedelinin en geç 3 ay içerisinde ödenmesini sağlayacaktır.

GERİ GERİ

GERİ

GERİ

GERİ

GERİ

GERİ

GERİ

GERİ

GERİ

GERİ

GERİ

SORU VE CEVAPLAR BÖLÜMÜ

Soru 1. Kurumlar MKYS’ de Taşınır Kod Listesinin (A) bölümünde gösterilen Tüketim Malzemeleri (150 Grubu) nda tıbbi sarf malzeme, ilaç, serum, anti serum, aşı, ortez, protez gibi teşhis ve tedaviye yönelik malzeme ihtiyaçlarını yıllık bazda nasıl ve ne şekilde belirleyeceklerdir?

Cevap: Bir önceki yılın tüketim miktarı tespit edilir Cevap: Bir önceki yılın tüketim miktarı tespit edilir. Örneğin; Eylül ayında yeni alınmış bir malzemenin daha önce yılın ilk 9 aylık kullanımları göz önünde bulundurularak yıllık ihtiyaçları tespit edilecektir. Girişler depo bazında ve malzemeye göre gruplu olarak girilecektir. İş Zekası modülünde birim bazında farklı dönem ve fiyatlarda alınan malzemeler toplanarak getirilmektedir. Kullanıcılar buna dikkat ederek giriş yapmalıdır. Aynı malzeme başka depolarda da olabileceği unutulmamalıdır. Hizmet kapasitesindeki artış yada azalış ile ilgili beklentiler belirlenir. Olası personel hareketlilikleri (uzman doktor ataması, askere gidecek uzman doktor vs.) ön görülebilir. Ayrıca idarece belirlenen diğer metotlar bir araya getirilerek yıllık malzeme ihtiyacı tespit edilir.

MKYS üzerinde kayıt işlemi ise aşağıda sıralanmıştır. Stok İhtiyaç ayarlarını yapmak için programı açtıktan sonra öncelikle MKYS Referans Verileri ekranına giriş yapıyoruz.

1- Stok ayarını yapacağımız depoyu seçiyoruz. 3- Ambarımızdaki malzemeleri görmek için sorgula butonuna tıklıyoruz. 4- Çıkan malzemelerin karşısında yer alan Yıllık İhtiyaç kısmını gerçek verilere göre dolduruyoruz. 1- Stok ayarını yapacağımız depoyu seçiyoruz. 2- Ardından Stok İhtiyaç Ayarları butonuna tıklıyoruz.

5- Yıllık ihtiyaç miktarını belirlediğimiz malzemeye ait Azami Stok Miktarı ve Stok Fazlası Miktarını program otomatikman yapmaktadır. 6- Bütün malzemeler için yıllık ihtiyaç belirlendikten sonra kaydet diyerek çıkıyoruz.

Önemli: Satın alma işlemi başlamadan önce yıllık ihtiyaçların satınalma ile ilişkisi: İhtiyacı tespit edilen malzemenin ambarda ne kadar bulunduğu ambar görevlilerince teyit edilip, ardından iş zekası modülünden stok fazlası ve ihtiyaç fazlasından teminine çalışılması, buna rağmen ihtiyacı tespit edilen malzemenin karşılanamayan kısmını ise satın alma yoluyla alınması gerekir. Burada dikkat edilecek bir diğer husus; Etken madde ile ihale uygulamasında hali hazırda ambarda yer alan aynı etken maddeye sahip ürünlerin toplamına mutlaka bakılarak kurum ihtiyacı tespit edilmelidir.

Soru2. MKYS’de Hurdaya ayırma işlemi nasıl yapılmaktadır? Bütçe türünü seçiyoruz, Ambarımızı seçiyoruz, Hurdaya ayrılacak malzemenin bulunduğu Taşınır Kodu veya malzemenin adı yazılır, Sorgulama işlemi yapılır, Sorgulama sonucu bulunan malzemeler, Yan yana iki okun bulunduğu yere tıklanarak İşlem yapılacak malzemeler kısmına aktarılır, Yapılacak işlem türü kısmından hurdaya ayırma seçilir, Daha önce almış olduğumuz Hurdaya Ayırma Komisyon Onayının tarih ve numarasını ilgili yere yazıyoruz, Geçici kayıt oluştur diyoruz,

Belgeyi yazdırmak istiyor musunuz Belgeyi yazdırmak istiyor musunuz? Diye bir seçenek çıkıyor ve evet seçeneğine tıklayarak burayı geçiyoruz, Yeni bir geçici kayıt oluşturuyorsak buraya tıklıyoruz, Önceden hazırlamış olduğumuz bir kayıttan düşme teklif ve onay tutanağı varsa bu tutanağa ekleme yapmak için kullanıyoruz,

Kayıttan düşme teklif ve onay tutanağı olarak yazdır. diyoruz. Baskı ön izlemeyi seçiyoruz.

Kayıttan düşme teklif ve onay tutanağı karşımıza çıkıyor Kayıttan düşme teklif ve onay tutanağı karşımıza çıkıyor. Parasal Sınırlar Ve Oranlar Hakkında Genel Tebliğ (Sayı: 2009/1) hükümlerinde yer aldığı gibi 2.500 TL’nin altındaki tutarlar için Harcama Yetkilisinin imzalaması yeterli olacaktır. Yukarıda belirtilen limitin üzerindeki miktarların imzalanmasında 2008/57 sayılı genelgemiz ile 500.000 TL’nin altında kalan kısmı üst yönetici olarak İl Sağlık Müdürünce imzalanır, bu meblağı aşan kısımsa Müsteşarlık Makamınca imzalanır.

Taşınır işlem fişini oluşturma aşaması: Açılan pencereden Yapılacak İşlem Türü olarak Hurdaya Ayırmayı seçiyoruz. Geçici listesine tıklıyoruz, Malzeme işlemleri ekranına giriyoruz ve geçici kayıttan getir seçeneğini seçiyoruz.

Daha önce geçici kaydını oluşturduğumuz Kayıttan Düşme Teklif Ve Onay tutanağını seçiyoruz, ve tamam tuşuna basıyoruz. Yapılacak işlem türünü seçiyoruz, Dayanak belge tarih ve no olarak kayıttan düşme teklif ve onay tutanağının tarih ve numarasını giriyoruz, İşlemi yap diyoruz ve çıkan ekranda belge yazdırılsın mı sorusuna evet diyoruz.

Taşınır işlem fişi olarak yazdır’ı seçiyoruz, Baskı ön izlemeye tıklıyoruz, Taşınır işlem fişinden 3 nüsha çıktı alıyoruz,

Taşınır işlem fişinin çıktısını alıyoruz ve bu kısmı T. K. K. Y Taşınır işlem fişinin çıktısını alıyoruz ve bu kısmı T.K.K.Y. İmzalıyor. Bu kısmı da hurdaya ayırdığımız malzemeyi teslim alan ilgili kişiye imzalatılarak ilgili muhasebe yetkilisine gönderilir. Böylece hurdaya ayırma işlemi tamamlanmış olur.

Soru 3. İhtiyaç fazlası, Stok fazlası, Sayım fazlası veya noksanı nedir? Cevap: SAYIM FAZLASI veya NOKSANI: Yılsonu devri yapıldığında, Ambardan sorumlu Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi (TKKY) personelin Ambar sorumluluğundan ayrılması durumunda ya da Harcama yetkilisinin talimatıyla sayım komisyonu oluşturularak Ambar mevcudun sayılması ve MKYS ile Ambar mevcudunun arasındaki farkı ifade eder. Ambardaki malzeme sayısı MKYS den fazla ise Sayım Fazlası, tersi ise Sayım Noksanını ifade eder. STOK FAZLASI: MKYS de A- Tüketim Malzemeleri (150 Grubu)’nda Harcama Biriminin 4 aylık tahmini stok harcama miktarından fazla olan kısmını Bedelli ya da bedelsiz diğer harcama birimlerinin kullanımına imkân verilmesine denir. İHTİYAÇ FAZLASI: Kurumların stoklarında Tüketim veya demirbaş grubunda yer alıp herhangi bir nedenle ihtiyaç dışına çıkan mal veya malzemeler MKYS İhtiyaç Fazlası taşınır modülüne kaydedilecek ve ihtiyacı olup, talepte bulunan kurumlara bedelsiz olarak devredilecektir.

Soru 4. Stok Fazlası ilaç veya tıbbi sarfların bedelli olarak diğer kurumlara devrinde kâr alabilir miyim? Cevap: Hayır alınamaz. Stok fazlası ilaç veya tıbbi sarfların bedelli olarak devrinde 27.03.2009 tarihli ve 3214 sayılı 2009/23 sıra nolu Genelgede belirtildiği üzere (SHÇEK payı (%1), hazine hissesi(%1) ve merkez payı (%4)) olmak üzere toplamda %6’lık işletme gideri dikkate alınarak maliyetine devir işlemi gerçekleştirilecek ve hiçbir surette fazla bir bedel talep edilmeyecektir.

Soru 5. Stok fazlası malzemeleri devretmek istemeyen veya yıllık ihtiyacını fazla belirlemiş kurumlar için ne gibi işlem yapılacaktır? Cevap: Stok fazlası malzemeleri devretmek istemeyen kurumları öncelikle stok fazlası malzemeyi almak isteyen kurum kendi ilindeki il stok koordinasyon ekibine bir tutanakla bildirecek, söz konusu ekip sorunu çözemez ise Tutanaklar Bakanlığa bildirilecek ve Bakanlık tarafından Stok fazlası malzemeleri devretmeyen kurumlar hakkında işlem tesis edilecektir.

Soru 6. İlaç alımlarında çeşitlilik nasıl olmalıdır? Cevap: Aynı etken madde içeren ilaçların çeşidi en aza indirmek suretiyle ambarda bulundurmalı. Soru 7. Genelge öncesi ya da sonrası yıllık ihtiyacın tamamının satınalma yoluyla temin edilerek ambara alınması durumunda bu malzemelerin de stok fazlası olarak gösterilmesi gerekiyor mu? Cevap: 2009/23 nolu genelgemiz hükümleri doğrultusunda azami 4 (dört) aylık ihtiyacın üzerinde malzeme stoku bulundurulmayacaktır. Herhangi bir kurumdan Stok fazlası malzeme talep ederken talep eden kurum 4 (dört) aylık ihtiyacını göz önünde bulundurarak stok fazlası malzemeyi karşı kurumdan talep edecektir.

Soru 8. İhtiyacım olan malzeme miktarının tek bir kurumdan karşılanamaması durumunda ne yapabilirim? Cevap: İhtiyaçların temininde parça parça da olsa ihtiyaçlar farklı kurumlardan tamamlanarak temin edilecektir. Tamamlanamayan kısım için ise bir tutanak düzenleyerek satın alma sürecine başlanır. Soru 9. Malzeme talebim olduğunda hangi yolu izlemeli ve nerelerle irtibata geçmeliyim? Cevap: Öncelikle İl Sağlık Müdürlüğünce oluşturulan İl Stok Koordinasyon Ekibi ile irtibata geçilmesi, il içerisinde söz konusu malzemelerin bulunamaması durumunda ise 2009/23 sayılı genelgemiz hükümleri doğrultusunda talep eden birim yetkililerince diğer illerden temin yoluna gidilmesi gerekmektedir.

Soru 10: Stok fazlası devirlerde, kesilen Taşınır İşlem Fişi ile Fatura arasında (faturaya %6 işletme giderinin eklenmesinden dolayı) fark oluşmaktadır. Kayda esas belgem Taşınır İşlem Fişimi yoksa Faturamı olmalıdır? Cevap: Stok fazlası devirlerde kayda esas belge fatura olacaktır. Malzeme girişleri fatura bilgilerine göre yapılacaktır. Soru 11. Stok fazlası devir malzemelerin alımlarında Muayene Kabul Komisyonu oluşturulmalı mıdır? (ÖNEMLİ) Cevap: Diğer satınalma malzemelerde de olduğu gibi stok fazlası devir malzeme alımlarında da Muayene Kabul Komisyonu oluşturulacak ve malzeme kabulü komisyonun onayı sonrası yapılacaktır.

Soru 12. Stok fazlası devirlerde faturalandırma hangi birim (eczane mi, satınalma birimi mi) tarafından yapılacaktır? Cevap: Stok fazlası malzemelerin çıkışına ait Taşınır İşlem Fişi ilgili Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi tarafından kesilerek faturalandırma birimine (hastane yapılanmasına göre değişebilir ancak genelde satınalma birimidir) gönderilerek malzeme faturalandırılacaktır.

Soru 13. Satın alınan bir malzeme MKYS’de kayıt yapılacağı zaman m alzemenin hangi Taşınır Kod grubuna ekleneceğini nasıl tespit edebilirim? (ÖNEMLİ) Cevap: Vergi Usul Kanunu'nun 313' üncü maddesinin üçüncü fıkrasında "Değeri (01.01.2009 dan itibaren) 670.-TL’yi aşmayan peştemallıklar ile işletmede kullanılan ve değeri 670.-TL’yi aşmayan alet, edevat, mefruşat ve demirbaşlar amortismana tabi tutulmayarak doğrudan doğruya gider yazılabilir. İktisadi ve teknik bakımdan bütünlük arz edenlerde bu had topluca dikkate alınır." hükmü yer almaktadır. Bu hükümden hareketle (01.01.2009'dan itibaren) 670.-TL’yi aşmayan harcamaların niteliği ne olursa olsun doğrudan 150 grubuna yazılmasında bir sakınca olmayacaktır. 213 sayılı VUK 313’üncü Maddesi gereğince çıkartılan 388 sayılı vergi usul kanununun Genel Tebliğinde ise - İşletmede bir yıldan fazla kullanılabilir olması - Yıpranmaya, aşınmaya veya kıymetten düşmeye maruz bulunması - Değerleme gününde envantere dâhil ve kullanıma hazır olması - İktisadi kıymetin değerinin 670 TL’yi ( 2009 yılı için ) aşması durumunda ise harcamaların niteliği ne olursa olsun doğrudan 253 veya 255 grubuna kayıt yapılmalıdır. Bu hükümler doğrultusunda iktisadi ve teknik bakımdan bütünlük arz eden harcama 670.-TL’nin altında dahi olsa harcama yetkilisinin belirleyeceği bir komisyonca malzemenin takibinde yaşanan zorluklar göz önünde bulundurularak (malzemenin kullanımına özen gösterilmemesi durumlarında) istenirse 253 veya 255 kod grubunda değerlendirilebilir. Mevzuat hükümlerine göre her iki grupta da MKYS’de kodu bulunan ve karışıklığa neden olduğu düşünülen malzemelerin tek bir kod adı altında takip edilmesi yönündeki çalışmamız yılsonunda uygulamaya girecektir.

Soru 14. Stok Koordinasyon Ekibinin görevleri nelerdir? Cevap: İl Stok Havuzu şeklinde değerlendirilecek olan ihtiyaç ve stok fazlası ürünlerin ilgi genelgeler çerçevesinde devredilmesinde gerekli koordinasyonu sağlayacak, Kurumların yıllık ihtiyaçlarının yerindeliğini denetleyecek, Satın alma sürecinin iznini verecek ve diğer illerde olan stok fazlası ve ihtiyaç fazlası ürünlerin temininde kurumlara rehberlik yapacak. Soru 15. Satın alınan bir Tüketim Malzemesinin Ambardan çıkış yapılırken nelere dikkat edilmesi gerekir? Cevap: Acil ve yoğun bakım servislerine en fazla 1 (bir) haftalık malzeme çıkışı yapılacak olup, diğer birim ve servislere ise günlük olarak çıkış yapılacaktır. Birim ve servislere toplu çıkışlar yapılarak ara depo (cep depo) oluşturulmaması ilgili genelgelerle talimatlandırıldığı unutulmamalıdır.

Soru 16. Stok fazlası bir malzeme alındığında hangi bütçeye kaydedilmelidir? (ÖNEMLİ) Cevap: Ödeme hangi bütçeden yapılacaksa o bütçe hesaplarına kaydının yapılması gerekmektedir. Soru 17. Stok Fazlası veya İhtiyaç Fazlası bir malzemeyi talep eden kuruma cevap kaç günde verilmelidir? (ÖNEMLİ) Cevap: Azami 3 (üç) iş günü içerisinde cevap verilmelidir.

Soru 19. Geçici Kayıt hangi durumlarda oluşturulur? Soru 18. Dönemsel İşlemler ekranında bulunan 3 Aylık Tüketim çıkış bildirimi ile Malzeme İşlemleri ekranı altındaki Giriş-Çıkış rakamlarının birbiriyle ilgisi nedir? Cevap: 3 Aylık Tüketim çıkışındaki miktar ve tutar sadece Tüketim çıkışlarını, Malzeme işlemleri ekranı altındaki Giriş-Çıkış miktar ve tutarı ise tüm çıkışları (150, 253, 254 ve 255 grubu) gösterir. Soru 19. Geçici Kayıt hangi durumlarda oluşturulur? Cevap: Bir defada farklı farklı onlarca veya yüzlerce Tüketim malzemesi çıkışı yapılırken işlemin uzun sürmesinden ötürü yapılacak çıkış işlemi kaydının peyderpey tamamlanması için geçici kayıt oluşturulabilir. Ayrıca Demirbaş malzemeleri Hurdaya ayırma ve kullanılamaz hale gelme yok olma işlemleri yapılırken kayıttan düşme teklif ve onay tutanağı sadece geçici kayıtla alınır.

Soru 20. Soğuk Zincir kapsamında İhtiyaç fazlası yada stok fazlasından devredilmesi gereken ilaçlarda dikkat edilmesi gereken hususlar nelerdir? Cevap: Ürünü gönderen kurumlar soğuk zincire ilişkin gerekli tedbirleri almalı, kargo süresi hesaplanmalı, gerekirse ürünü alacak kurum personel görevlendirmesi yaparak ürün bozulmadan devir işlemi gerçekleştirilmelidir. Soru 21. Stok Fazlası ve İhtiyaç Fazlası ekranında yer alan malzemeler için hastanemize çok yüksek miktarda talepler gelmektedir. Bu konuda nasıl hareket edilmeli? Cevap: Bir kısım hastanelerimiz İhtiyaç Fazlası bedelsiz devrediliyor gerekçesiyle kendi ihtiyacının çok üzerinde malzemeyi ilgili kurumlardan talep etmekteler. Hakeza Stok Fazlasında da bedeli ödenmez düşüncesiyle benzer yönde hareket etmektedirler. Örneğin: Küçük bir ilçe hastanemiz kurumunun yıllık ihtiyacı 5.000 Adet olan Adepiron 2 ml. Ampul’ den ihtiyaç Fazlası ekranını kullanarak 100.000 Adet talep etmiştir. Oysa hiçbir kurumumuzun yıllık ihtiyacının 1/3’ ünden daha fazla ambarında malzeme bulundurmaması gerekmektedir. Ayrıca atıl stokların kullanıma sunulup stok miktarlarının azaltılması gayesiyle yürütülen bir projede bu ve benzeri tezat işlemlerin tesis edilmesi kabul edilecek bir durum değildir. Bu nedenlerle: Kurumlar sadece kullanabilecekleri miktarlarda ve azami 4 aylık stoku geçmeyecek şekilde malzeme talep etmeli ve ürünü devredecek kurumlar da makul düzeyde görmediği talepler hususunda ilgili idareleri uyarmalıdır.

Soru 21. Her malzeme mutlaka Stok Fazlası veya İhtiyaç Fazlasından mı tedarik edilmeli? Cevap: Bakanlığımıza bağlı hastanelerin tamamı ülke genelinde vatandaşlarımız için sunulması gereken sağlık ile ilgili hizmetleri yürütmekte olup, bir bütün olarak halkın sağlığına hizmet vermektedir. Bu kapsamda hastanelerimizin mali imkanlarını etkili, verimli ve ekonomik kullanmaları mali disiplin açısından önem arz etmektedir. Ancak bir ürünün diğer kurumlardan temin edilmesinde miat süresi, nakliye maliyetleri, ürün özellikleri ve o ürüne olan ihtiyacın ivedi olup olmaması gibi hususlar idarelerce değerlendirilip diğer kurumlarımızdan temin edilmesi uygun görülmeyen tıbbi malzeme ve ilaçlar için satınalma yoluna gidilecektir. Örneğin: Antalya ilinde bir hastanemiz Hatay ilinde hizmet sunan bir hastaneden toplam bedeli sadece 2 TL olan 30 Tabletlik bir ilacı stok fazlası olarak devir almış ve 8 TL kargo bedeli ödemek yükümlülüğüne girmiştir. Bu işlemde yazışma ve ürünün gelmesi 15 günün üzerinde bir zaman dilimini kapsamıştır. Bu örnekten hareketle 2 TL’ ye temin edilecek bir ürünün kargo gideri ile birlikte 10 TL’ye mal edilmesi dikkate alınıp ilgili genelgelerin istisna hükümleri doğrultusunda hareket etmesi daha doğru olacaktır. Bu ve benzeri örnekler kurumlar arasında sıkça yaşanmakta olup idarelerin yapılan düzenlemeleri daha itinayla inceleyip/değerlendirip uygulaması önem arz etmektedir.