Neden PORTICO Arşivi? Elektronik kaynaklar: “korunması zor” olarak tanımlanır. Geçmişte elektronik olarak oluşturulmuş bilimsel bilgiye güvenilir bir şekilde ulaşmak mümkün olmamaktadır. Bu sorunun bir bileşeni de artan bir şekilde elektronik olarak üretilen, bilimsel kayıtlar ve akademik dergilerdir. Elektronik kayıtlar diğer bilgi taşıyıcılarından daha kırılgan bir yapıya sahip olduğundan elektronik yayınların gelecekte erişilebilirliği de gittikçe büyüyen bir sorun olarak karşımıza çıkmaktadır.

Çözüm Olarak PORTICO Arşivi Portico bu kritik ihtiyaçlara bir cevap olarak kurulmuştur. Karmaşık ve kapsamlı bir teknolojik altyapı, belirli alanlarda uzmanlaşma ve kalite kontrol süreçlerine gereksinim duyan elektronik kaynakların korunması işlemi bilgi merkezlerinin bütçesini aşmaktadır. Uzun dönem koruma işlemi yayıncıların bu işleme katılımını da gerektirmektedir. Portico’yu destekleyerek yayıncılar ve kütüphanecilerin oluşturduğu bir kolektif çalışma ile değerli elektronik kaynakların korunması ve bu kaynakların araştırma ve öğretime dahil edilmesi sağlanabilir.

Portico’nun Misyonu Elektronik formda yayınlanan bilimsel literatürü korumak ve bu materyallerin gelecek nesil araştırmacılara, öğrencilere ve bilimsel çalışma yapanlara kalmasını garanti altına almaktır.

Portico Arşivleme İhtiyaçlarını Çözümler Güvenilir bir arşiv için: –Misyon: Koruma merkezi oluşturmak olmalıdır. –Ekonomik model: Uzun dönem sürdürülebilirlik çeşitli bütçe kaynaklarından temin edilmelidir. –Teknolojik altyapı: Teknoloji tekbiçim koruma fonksiyonlarını desteklemeli ve teknoloji geliştikçe güncellenmelidir. –Yayıncılarla ve kütüphanecilerle işbirliği çalışmaları: Her iki tarafında koruma ihtiyacı vardır ve her iki taraf da bu koruma hizmetinden yararlanacaktır. Koruma ve yayıncılık standartlarında en iyi tecrübeleri, teknolojinin gelişmesi ile meydana gelen format gelişimlerini veya formatlarda var olan eskimeleri takip etmek ve bunlara uyum sağlamak temel görevlerindendir.

Portico Nedir? Misyonu ve ana hedefi; elektronik olarak doğan bilimsel dergilerin uzun dönem sağlamlığını koruyarak ve mevcut olan güvenilir kopyasına erişimi garantileyerek kalıcı arşivini sağlamaktır. Merkezileşmiş arşiv tüm hakemli dergilere açıktır. Arşivlenmiş dergilerin elektronik versiyona ek olarak basılı versiyonu da olabilir veya bunlara erişim sadece elektronik olarak sağlanıyor olabilir. Portico derginin entellektüel içeriğini korur. Bu içeriğin kapsamına metinler, görüntüler ve iç linkler gibi sınırlı fonksiyonlar girmektedir. “Look and Feel” ve yayıncıların katma değer özellikleri bu kapsamda korunmaz.

Portico’nun E-Dergi Arşivleme Çalışmalarına Yaklaşımı Yayıncılar elektronik dergilerin kaynak dosyalarını (SGML, XML, PDF, vb.) Portico’ya verirler. Portico orijinal formatta bulunan kaynak dosyalarını orjinal halinden NLM (National Library Medicine)Archival DTD arşiv sistemini temel alarak dönüştürür veya “normalize” eder; yani düzeltir ve içeriği Portico Havuzu içinde derler. Portico mümkün olduğunca açık standartlardan (NLM DTD) ve açık kaynak araçlarından (JHOVE) yararlanır. Portico bağımsız havuzları destekler ve Center for Research Libraries Audit and Certification of Digital Archives projesine katılımcıdır.

Portico’nun E-Dergi Arşivleme Çalışmalarına Yaklaşımı Portico arşivleme çalışmaları sırasında içeriği de düzenlemektedir: –Belli bir sahibi olmayan kaynakları da düzenli biçimde saklayarak uzun süreli etkin doküman yönetimine imkan sağlar. –Problemli veya kayıp kaynakları tanımlayarak, bunlara yayıncılar yardımıyla müdahale edilmesine yardımcı olur. –Uygun koşullar altında, bilgi merkezleri için bu kaynakları sağlama görevini üstlenir. Portico uzun periyotlarda kaynakları elinde bulundurur ve bu kaynakların gerekli biçimlere dönüştürülerek sunulmasını sağlar. Portico bu söz konusu arşivlenmiş kaynaklara, gerekli koşulları yerine getiren bilgi merkezlerinin erişebilmesini amaçlamaktadır.

Portico Arşiv Servisi ve Erişim Modeli Katılımcı bilgi merkezleri için “tetikleyici unsurlar” adını verdiğimiz temel sorunlarla karşılaşıldığında kampus çapında erişime olanak sağlanmaktadır. Bu tetikleyici unsurlar: –Bir yayıncı faaliyetlerini tamamen durdurduğunda kaynaklarının satın alınarak erişimlerine devam edilmesi gereksinimi, –Bir yayıncının yayınını sonlandırması ve bu yayının başka bir yayıncı tarafından yayınlanmaması, –Bir yayının eski sayılarının yayıncının sitesinden kaldırıldıktan sonra başka herhangi bir ortamda temin edilememesi, –Yayıncının kaynak dağıtım platformunda meydana gelen çok uzun süreli büyük bir sorunun meydana gelmesi, –Bir yayıncının sürekli erişim hususları konusunda Portico ile anlaşmaya varması. Bu söz konusu tetikleyici unsurların meydana gelip gelmediği hususu katılımcı bilgi merkezlerinin görevlendirdiği kütüphanecilere verilecek şifre-kontrollü bir erişim sistemi ile denetlenecektir.

Portico Arşiv Servisi ve Erişim Modeli Varsayımlar: –Kaynaklar uzun süreli kullanım ve erişim için saklanmaktadır. Tamamen ve sürekli olarak “karanlık arşiv” olarak nitelendirilecek bir arşiv arzu edilebilir değildir. –Gerektiğinde arşivlenmiş içeriğin bütünlüğünün korunmasına ve denetlenmesine olanak sağlanmalıdır. –Mutlak koşullar altında, arşivlenmiş içeriğe erişim her zaman müsait olmalı ve kullanılan arşiv modeli buna olanak sağlamalıdır. –Arşivlenmiş içeriğe erişim, bilgi merkezlerinin ihtiyaçlarını karşılamaya yönelik olmalı; ancak yayıncı desteği ile sağlanan erişime rakip olmamalı ve yayıncı çıkarlarına ters düşmemelidir. –Kimi içeriğin sisteme katılması işlemleri sırasında gelecekteki erişilebilirliklerinden emin olmak gerekir

Sürdürülebilirlik Çeşitlendirilmiş gelir desteği arşivin ömür uzunluğu için önemli bir faktördür. Temel destek öncelikli olarak bu hizmetlerden faydalanan arşiv-yayınlayıcılar ve bilgi merkezlerinden gelmelidir. Aynı zamanda kamu kurum ve kuruluşları ile sivil toplum kuruluşlarından da destek beklenmektedir. JSTOR, The Andrew W. Mellon Foundation, Ithaka ve Kongre Kütüphanesi Portico’nun altyapısının gelişimi için önemli yatırımlarda bulunmuşlardır.

Sürdürülebilirlik Yayıncı Yardımı: –Yıllık olarak gerçekleştirilecek bir Yayıncı Destek Yardımı ile hem mevcut kaynakların saklanmasına devam edilmesi hem de yeni yayınlanan içeriğin maliyetinin karşılanmasına imkan sağlanacaktır. –Bu yardımlar yayıncının yıllık yayın gelirine (üyelik ve reklam) bağlı olarak farklı ücretlendirme politikalarıyla çeşitlendirilmiştir. Bilgi Merkezleri Yardımları: –Bir defaya mahsus olan Arşiv Geliştirme Yardımı, arşivlerin altyapılarının geliştirilmesi ve gelecekte daha iyi hizmet vermelerine imkan sağlamak amacıyla yapılmalıdır. –Yıllık olarak yapılacak Arşiv Destekleme Yardımı ise yayınlanan yeni içeriğin sisteme dahil edilebilmesi için gereklidir.

Önemli Detaylar: Çok Az Gereksinimle En Donanımlı Arşiv Koruması Kaynakların standart bir formatta güvenilir bir kaynaktan sunulmasını sağlar. Kaynakları ihtiyaca göre sınıflandırarak depolama imkanı sunar. Kaynakların bütünlüğünün doğrulanması için standart bir sistem kullanmaktadır. Maliyetleri düşük tutmak için kaynakların işlenmesine bazı sınırlamalar getirmekle birlikte; kaynaklara tatmin edici erişimin sağlanması için gereken işlemlere de yeterli biçimde izin vermektedir. Az önce bahsedilen “Tetikleyici Unsurlar” gibi özel durumlar dışında erişim konusunda bazı sınırlandırmalar getirmektedir. Arşiv çalışmalarının denetiminde şeffaf uygulamalar gerçekleştirmektedir.

Yayıncılar için Yararları Yayıncının dahili arşivleme maliyetlerini azaltır (veya ortadan kaldırır). Güvenilir harici bir arşiv için kütüphane taleplerini karşılar. Yayıncının faaliyetleri üzerinde olumsuz bir etki yapmaksızın, sürekli erişim için kütüphane taleplerini karşılar. Kaynak dosyalarını arşiv formatına dönüştürür ve gelecekteki format birleşimlerini mümkün kılar. Gelişen formatlar ile arşiv uygulamaları ve teknolojileri hakkında bilgi verir.

Bilgi Merkezleri İçin Yararları Portico bilimsel elektronik dergilerin arşivine kesintisiz hizmet olanağı sunar,bundan dolayı kütüphane koleksiyonunun elektronik eserlerin erişiminin kaybolmasına karşı gerekli koruma önlemlerini sağlar. Bilgi Merkezinin bağlı bulunduğu kurumun eğitsel misyonu gereği yapmakta bulunduğu geleneksel koruma işlemlerine destekleyici şekilde katkıda bulunur. Elektronik kaynakların gelecekteki erişilebilirliklerini tehlikeye atmaksızın gerekli işlemlerin hızla yapılmasını sağlayan için bir fırsattır sağlar. Yapılan işbirliği çalışmaları sonucunda koruma işlemlerinin maliyeti düşürülür. İşbirliği sayesinde her bir kütüphaneyi elektronik dergiler için arşivleme işlemi yapma gereksiniminden kurtarır.