HALKLA İLİŞKİLERDE İLETİŞİM

HALKLA İLİŞKİLERİN TANIMI ’’Halkla ilişkiler; genelde, bir kamu kuruluşunun kendi dışındaki kişilerle, her yönden iyi ilişkiler kurabilmesi ve kişilerin de kuruluşa karşı olan düşünce ve davranışlarının olumlu yönden geliştirilmesi için yapılacak her türlü faaliyettir.’’

kuruluş personeli arasındaki ilişkileri de kapsamaktadır. Bunlar; Halkla ilişkiler kuruluş personeli arasındaki ilişkileri de kapsamaktadır. Bunlar; 1-Personelin halkla ilişkileri 2-Halkın kuruluşa karşı olan düşünce ve davranışları 3-Kuruluş içindeki personel ilişkileri

Halkla ilişkiler için kuruluşların, önce kendi hareketine ve tutumuna çeki düzen vermesi gerekir. İlişkilerde açıklık ve dürüstlük vazgeçilmez bir unsur olarak görülmelidir.

Halkla ilişkiler; Kurumdaki sadece bir kişinin ya da şubenin değil, yardımcı hizmetli ve santral memurlarından en yüksek yöneticiye kadar tüm personelin, özellikle de yöneticinin görevidir. Bu anlayış içinde davranıldığı zaman, halkla ilişkiler yararlı olur ve amaca ulaşılır.

HALKLA İLİŞKİLERİN ÖNEMİ  Halkla ilişkilerin varoluş nedeni; halkı, başka bir deyimle kamu oyunu, herhangi bir konuda etkilemek, ele alınan konuda onun desteğini ve güvenini kazanabilmektir. Bireylere bir şey yaptırabilmek için genelde üç etkili yolun olduğu bilinmektedir. Bunlar; -Zor kullanmak, -Para ile satın almak, -İnandırmak.

Halkla ilişkilerde, halkın bir yeniliğe, bir toplumsal değişime uymasında, bir kuruluşu desteklemesinde, yeni bir hareket biçimine alışmasında, inandırma yolu kullanılır.

HALKLA İLİŞKİLERİN YARARLARI   Halkla ilişkileri başarı ile yürütemeyen, münakaşa ya da kavga eden bir memur, görevinde başarılı olamayacağı ve ceza ile karşılaşabileceği gibi, böyle bir durumdan sonra eğlence ve dinlenme saatlerinden de gereği gibi yararlanamaz, neşesiz, bezgin ve yorgun olur. Halkla ilişkileri iyi bilmek, memura iş hayatında başarı, özel hayatında da huzur sağlayacaktır.

HALKLA TEMASTA TARAFLAR   Halkla ilişkilerde iki taraf vardır; Kurum (memur), Halk (Vatandaş) Taraflar arasındaki temas ve ilişkiler çok önemlidir. İlişkinin en uygun şekilde yürütülmesi için, bu iki tarafı anlamak ve halkla temasta uygulanacak kuralları, ilkeleri bilmek gerekir.

Memur: Halkla yapılan temaslarda, taraflardan birisi olarak biz memurlar, önce kendimizi anlamalı gerekiyorsa değişmeliyiz. Kendimizi anlamak, kendimizi öğrenmek ve bilmek demektir. Bir memurun yapması gereken şey, daima kendi tepkilerini eleştirmek ve daha uygun davranmaya çalışmaktır.

Vatandaş: Halkla temasta taraflardan ikincisini de vatandaş teşkil etmektedir. Vatandaşın davranışları her zaman arzulanan şekilde olmayabilir. Vatandaşı değiştirmek bizim elimizden gelmez. Bizim yapmamız gereken şey, onu tanımaya ve anlamaya çalışmaktır. Kendinize yapılmasını istemediğiniz bir hareket ya da davranışı, başkalarına yapmamalısınız.

Davranışlarına göre insan tiplerinden bazılarını aşağıdaki şekilde sıralayabiliriz. 1- Nazik 2- Kavgacı 3- Mevzuatı karışık bulur. 4- Münakaşacı 5- Şüpheci  6- Telaşlı  7- Çekingen 8- Akıl Hastaları  9-Sarhoşlar 10-Dolandırıcılar

HALKA ETKİ ETME YOLLARI   Düşündüklerimizi ifade ederken, ‘söylediklerimiz’, ‘söyleyiş tarzımız’ ve ‘yaptıklarımız’ önemlidir. Konuşurken aynı düşünceyi nezaketle ifade edebileceğimiz gibi, kaba bir şekilde de söyleyebiliriz. Bazen söylediklerimiz hareketlerimizden de daha etkileyici olabilir. Bunlara birkaç örnek verecek olursak; Ne istiyorsunuz? (Kaba) Bir isteğiniz var mı? (Nazik)

Bunlara bağlı olarak söylediklerimiz kadar, söyleyiş tarzımız ve ses tonumuz da önemlidir. Şöyle ki; -  Yumuşak ve inandırıcı ses, vatandaşı teskin eder, sahibine itibar kazandırır. -  Kızgın ve sert ses, vatandaşı daha da kızdırır. Anlaşmaya varma imkanı azalır. -  Sıcak ve sempatik ses, yardım arzusunu gösterir, güven telkin eder işbirliğini teşvik eder. -  Soğuk ve kayıtsız ses, çok meşgulmüş izlenimi verir, kayıtsızlık ve ilgisizliği gösterir, düşmanlık uyandırır.

Halkın güvenini sağlamak için şu hususları göz önünde tutmamız gerekir. -    Vatandaşa, onu dikkate aldığımızı göstermeliyiz. -    Verdiğimiz sözleri tutmalıyız. -    Kayıtlarımız daima doğru olmalı. -    Tahmini değil,daima kesin bilgi vermeliyiz. -    Konuları iyi açıklamalıyız. -    Münakaşa etmekten, azarlamaktan kaçınmalıyız. -    Görünüşümüz de derli toplu olmalı. -    Güler yüzlü olmalıyız.

VATANDAŞI BAŞARILI BİR ŞEKİLDE KARŞILAMA YÖNTEMLERİ

I- Selamlama: Selamlama, vatandaş ile ilgilendiğimizi göstermek bakımından önemlidir. İhmal edilmemelidir. Selam gecikmeden verilmelidir.

II- Vatandaşı Nasıl Dinlemeliyiz:  Karşımızdakini dinlemeyi bilmek de bir meziyettir. İnsanlar konuşkan kimselerden çok, kendilerini dinleyenleri severler. Vatandaşı dikkatle ve sabırla dinlemeliyiz. Dikkatle Dinlemek Sabırla Dinlemek

III- Personelin görünüşü: Halk ile yüz yüze çalışan bir memur, çalıştığı kurumu en iyi şekilde temsil etmek zorundadır. Memur, halkın gözünde çalıştığı kurumla özdeşleşen kimsedir. Personelin görünüşünü iki yönden inceleyebiliriz. Bunlar;‘Giyim – Bakım’ ve ‘Duruş – Tavır’ dır.

Giyim – Bakım : Bir insan hakkında ilk izlenim gözler yoluyla edinilir Giyim – Bakım : Bir insan hakkında ilk izlenim gözler yoluyla edinilir. Vatandaş memur ile temas etmeden önce memuru görür.   -  Görünüş bakımından üzerinde durulacak ilk şey giyimdir. İyi bir memurun elbisesi lekesiz, temiz ve ütülü olmalıdır. -  Erkek memurların her gün sakal tıraşı olmaları gerekir. -  Dağınık saçlar iyi bir görünüşü engeller. Memurların saçları derli toplu olmalıdır. -  El ve tırnak temizliğine dikkat edilmelidir. -  Bayan memurlar aşırı makyaj yapmamalıdırlar. -  Yardımcı hizmetlilerin uygun bir şekilde giydirilmiş olup olmaması da kuruluşun prestijini etkiler.

IV- Teşkilatın Halka Görünüşü:   Teşkilatımız açısından halka görünüş, merkez ve taşra örgüt binalarının dışı ve içerisinin, mobilya, makineler gibi her türlü araç ve gereçler ile personelin görünüşünü içermektedir. Konuyu şu bakımlardan incelemeye çalışalım; a) Güven Verici Olma, b)Temizlik, c)Aydınlık ve Ferahlık, d) Düzen

a) Güven Verici Olma: Bir kuruluşumuzun her şeyden önce güven verici olması gerekir. Temizlik, aydınlık ve düzen konularında başarılı olmak, güven sağlamak için gereklidir.

b) Temizlik: Binayı ve eşyayı daha güzel gösterir. Temizlik yalnız başına bilinçli bir tercih sebebi olmasa da, temiz bir binanın vatandaş üzerinde olumlu etkisi olacaktır.

c) Aydınlık ve Ferahlık: Bir binanın aydınlık ve ferah olması için şunlara dikkat edilmelidir.   - Giriş, varsa merdivenler yeteri kadar geniş ve aydınlık olmalıdır. - Salonun iyi ışıklandırılmış ve açık bir renge boyanmış olması gerekir. - Salonda ve servislerde, lüzumsuz, fazla eşya bulundurulmamalıdır.

d) Düzen: İşyerinin düzenli ve tertipli olması, oraya gelen halkı ilk anda etkiler ve olumlu bir ilişkinin kurulmasında önemli bir rol oynar.

ÇALIŞANLARIN İŞYERİNDEKİ DAVRANIŞLARI VE İHTİYAÇLAR

I- İNSAN TABİATI   İnsanın davranışları hakkında dört temel varsayım vardır. Bunlar; - Kişisel ayrılıklar, - Bütün olarak insan, - Davranış nedeni ihtiyaçlar, - İnsanın saygıdeğer oluşu.

Kişisel Ayrılıklar: İnsanlarda; davranışlarının nedenlere dayanması, amaçlarının belli olması, fiziksel yapılarının aynı olması gibi pek çok ortak yön vardır. Fakat, her insan kişi olarak farklıdır.

Bütün Olarak İnsan:   Bazıları, insanı sadece beynini çalıştıran varlık olarak düşünseler de, kişiyi bütün heyecanları, istekleri, korkuları gibi özellikleriyle birlikte kabul etmek zorundadırlar.

Davranış Nedeni İhtiyaçlar:   Bütün normal insan davranışları, kişinin ihtiyaçlarından ortaya çıkar. Bu davranışları etkilemek için, önce kişinin ihtiyaçlarının farkına varmasını sağlamak, sonra da bu ihtiyaçların karşılanması için onu motive etmek gerekir.

Kişinin Saygı Değer Oluşu:   Bu varsayıma göre insan, diğer üretim faktörlerinden ayrı olarak düşünülmelidir. Bunun nedeni, insanın evrenin en üstün yaratığı olmasıdır. İnsanlar, sayılma ve itibar görmek ister ve bu onların hakkıdır.

II- DAVRANIŞ   Davranış,insanların içindeki düşünce ve duyguların dışa vurulmuş şeklidir. Birey, düşündüklerini davranışlarıyla ortaya koyar. Daha açık bir deyimle davranışlar, bireyin fiziki, psikolojik durumlarının tümünün aktif bir şekilde ortaya çıkmasıdır.

III- İŞ YERİNDEKİ MUTSUZLUK NEDENLERİ Bireylerin iş yerlerindeki mutsuzluk nedenleri olarak şunları sayabiliriz; - Yabancılaşma duygusu, -  Kişinin değerinin anlaşılamaması ve kişiye değer verilmemesi, -  Kişinin, kendi yeterliliğine güvenememesi, -  Sorumsuzluk, -  Düzen duygusu yokluğu, -  Elde edilecek bir şeyin olmaması, -  Adaletsizlik

IV- İŞ ARKADAŞLARIYLA ANLAŞMA Çalışan insan, gününün önemli bir kısmını işinde geçirmektedir. Çalışan insanın doyumu için sadece işini sevmesi yeterli değildir. İnsanlar daima topluluk içinde yaşama istek ve ihtiyacındadırlar.

İLETİŞİM VE ETKİLEŞİM

I- İLETİŞİM (Haberleşme) Kurum içinde insan ilişkilerinin aracı iletişimdir. İletişim, kurum içindeki elemanın diğerine bilgi aktarması olayıdır. Aktarılan bilgi, kurumun işlemesi için diğer girdiler kadar önemli bir enerjidir. İletişim personelin etkileşimini sağlar. Etkileşim, örgütte gerekli görev ve davranışlarda personelin eğitimini ve benzer davranışların yaygınlaştırılmasının temel öğesidir.

Genel olarak iletişimin iki ana amacı vardır. 1- Ekip çalışması için yöneticilerin gerekli bilgileri emrinde çalışan memurlara aktarması ve anlatması, 2- Personelin moralinin yükseltilmesi, toplu çalışma ve görevden zevk duymaları için onlara gerekli tutumları kazandırmak.

II- HALKIN BAŞVURMASINI KOLAYLAŞTIRMA YOLLARI Vatandaşların müracaat ettikleri yerlerden edindikleri izlenimlerin olumlu olması, şüphesiz idare için çok önemlidir. Bu izlenimlerin ilki, daireye ilk defa giren bir kimse için büroların yerleşim durumlarıyla ilgili olandır.

Verilen cevaplarda kullandığımız kelimeleri, cevap verilen kimsenin Verilen cevaplarda kullandığımız kelimeleri, cevap verilen kimsenin kişiliğini dikkate alarak onun anlayış düzeyinde bir dille yazmalıyız. Yani, verilen cevabın dilini mümkün olduğu kadar kişiselleştirmeliyiz. Hazırlanan cevaplar, mahalli şartlar ve imkanlarla mümkün olan çabuklukla ilgililere ulaştırılmalıdır.

Varlık nedeni halkın işini görmek ve kolaylaştırmak olan kamu kuruluşları, halk ile yakın ilişki kurmak ve devamlı olarak halkın desteğini kazanmak ihtiyacındadırlar.

KURUMLAR HAKKINDA KAMUOYUNUN GÖRÜŞLERİ   Kamuoyu devlet daireleri hakkında bazen çok ağır eleştirilerde bulunur. Bu eleştirilerden bazılarını şöyle sıralayabiliriz. -Kamuoyuna göre, devlet dairelerinde çok kişi çalışmaktadır ve haksız gelir elde edilmektedir. Kısaca, israf vardır. Halbuki bu hesapsız harcamaların karşılığı, vergi, fiyat yükselmesi, ücretlerin sınırlandırılması şeklinde milletçe ödenmektedir.

Kamuoyunda yukarıda sayılan veya benzeri duygu ve düşüncelerin oluşmaması için yoğun çaba sarf etmeliyiz. Bunların başında kırtasiyecilikten kaçınmak gelir. 

Diğer yandan halk, işlemleri esnasında kendisine çok fazla soru sorulduğu, gereksiz formlar doldurtulduğu, işi dolayısıyla fazla bekletildiği hususlarına inanmakta, bunun zorunluluğu ve amacını anlamamaktadır. Bu durum idare hakkında olumsuz düşünceye yol açmaktadır.

KAYNAK:İşletmelerde Halkla İlişkiler Porf. Dr KAYNAK:İşletmelerde Halkla İlişkiler Porf.Dr.Dilaver TENGİLİMOĞLU Prof. Dr. Yüksel ÖZTÜRK