SİSTEM ANALİZİ ve TASARIMI (SYSTEM ANALYSIS AND DESING) Engin OĞUZAY SİSTEM ANALİZİ ve TASARIMI (SYSTEM ANALYSIS AND DESING) Engin OĞUZAY enginoguzay74@hotmail.com

2. HAFTA SİSTEM MODELLERİ

Giriş Sistemlerin çalışma yapılarını ve durumlarını izah etmek amacıyla çeşitli modellerden faydalanılır. Çeşitli modellerin olması sistemin farklı perspektiflerden görünmesini sağlar. Sistem modelleri, kavramsal ve şematik modeller olmak üzere iki şekilde sınıflandırılabilir. Bu hafta, kavramsal ve şematik sistem modellerini ele alacağız ve bu modeller içersinde kullanılan farklı teknikleri inceleyeceğiz.

Modelleme Sistem, belirli bir amaç doğrultusunda girdilere cevap olarak çıktı üreten, aralarında karşılıklı etkileşim olan elemanların oluşturduğu topluluktur. Sistem kavramının kullanılmasındaki temel neden, istenilen sonuca ulaşmak üzere sistemi incelemek, sistemle ilgili temel ilkeleri belirlemek ve mümkünse sistemi amaçlar doğrultusunda düzenlemektir. Ancak her zaman gerçek sistemi yeterince incelemek ve ilkelerini belirlemek mümkün olmamaktadır. Bu nedenle gerçek sistemi tüm özellikleriyle temsil edecek bir aracıya ihtiyaç duyulmaktadır. İşte bu aracı, sistemi ve sürecini en iyi şekilde anlaşılmasını sağlayacaktır. Bunu gerçekleştirecek temsile model denir. Bu modeli gerçekleştirme, ortaya çıkarma sürecine de modelleme denir.

Modelleme (devam…) Kısaca modelleme, gerçekliğin basit gösterimi ya da soyutlaması olarak tanımlanabilir. Modelleme süreci ile gerçek sistem ya da durumun bir model aracılığı ile en iyi şekilde temsil edilmesi gerçekleşir. Modeller; Gerçek sistemler veya süreçler hakkında deney yapılmasını sağlar. Gerçek sistemlere veya süreçlere ait niteliklerin anlaşılmasını sağlar. Gerçek sistemlerin veya süreçlerin kontrol edilmesini sağlar.

Modelleme (devam…) Modelleme sürecinin amacı, sadece sistemin, sürecin tüm özelliklerini temsil etmek değildir. Ayrıca sistemin önemli elemanlarını ve aralarındaki ilişkileri belirlemek de modelleme süreci içerisinde önemli bir yere sahip olmalıdır. Modelleme ile gerçek sistemin çok karmaşık ve zor süreçleri basitleştirilerek sunulmaktadır. Ancak sistemin modellemesinin, iyi bir temsil görevinin yanında kontrol edilebilir olması da gerekmektedir. Bir modelleme gerçekleştirmek için modelleme öncesi belirli bazı kriterler yerine getirilmelidir. İlk önce modelleme yapılacak olan sistem hakkında bilgi toplanmalıdır. Sistemin özellikleri, problemleri, girdi-çıktıları bilinmeli ve bu öğelerin ışığında gerçek temsil yapılmalıdır.

Sistem Modelleri Modelleme işlemi, gerçekleştirilecek olan sistem ve onun mevcut özellikleri, elemanları, değişkenleri belirlendikten sonra o sistemin nasıl temsil edileceği aşamasında karşımıza çıkmaktadır. Sistemi en iyi şekilde temsil etmek ve oluşturulacak olan modellemenin nasıl gerçekleşeceğine karar vermek için, sistemin özellikleri ve değişkenleri göz önünde tutularak temsili en iyi sağlayacak model tercih edilmelidir. Modeller, birden fazla işlevi yerine getirmek üzere kurulurlar. Modeller, sistemler ya da süreçler konusunda deney yapmamızı, niteliklerini kavramamızı, onları denetlememizi olanaklı kılan önemli araçlardır.

Sistem Modelleri (devam…) Model kurmaya ilişkin algoritma aşağıda verilmiştir: Sistem konusunda gözlemler ve araştırmalar yapılması. Bileşenlerin ve bileşenler arası ilişkilerin belirlenmesi. Yapılan gözlem ve araştırmalar sonucunda elde edilen bilgilerden yararlanarak bileşenlere ve sisteme ilişkin modellerin formüle edilmesi. Tümleşik sistem modelinin kurulması. Modelin anlık olarak ve zaman doğrusunda sınanması. Modelin, sistemi doğru ve/veya yeterli yansıtmaması durumunda gözlemlerin yenilenmesi amacıyla 1. adıma ya da formülasyonun yenilenmesi amacıyla 2. adıma dönülmesi.

Sistem Modelleri (devam…) Modelin, sistemi doğru ve yeterli yansıtması durumuna göre modelin uygulanması. Dur. Sistem modelleri, gösterim biçimlerine göre kavramsal ve şematik modeller olmak üzere iki şekilde sınıflandırılır. Kavramsal modeller, gerçek sistem ya da süreçleri sözle anlatırlar. Şematik modeller ise, gerçek sistem ya da süreçleri resim ya da benzeri resimsel simgelerle ifade ederler.

Kavramsal Modeller Sistem modelleri içinde en eski ve en genel olanı kavramsal modellerdir. Bu modeller, sistemi sözcüklerle anlatmaya, temsil etmeye çalışırlar. Sistem içindeki nesne, ilişki gibi kavramlar dahil olmak üzere her şey sözcüklerle tanımlanır. Örneğin, "dünya güneşin etrafında eliptik bir şekilde dönmektedir." sözü kavramsal bir modeldir. Bu modellerin avantajları, düşük maliyetli, kolay kurulabilir ve karmaşık olmayan sistemlerde kolay anlaşılabilir olmalarıdır. Ancak sözcüklerin kullanıldığı durumlarda, insanlar sözcüklere birbirlerinden farklı anlamlar yüklediklerinden yanlış anlaşılmalarla karşılaşılabilir.

Şematik Modeller Şematik modeller, sistemi sözlerle değil resimlerle anlatmaya çalışan modellerdir. Görsellik kullanılarak gerçek sistem temsil edilir. İnsanların bilgileri gözle görerek algılama kabiliyetleri oldukça yüksektir. Bu nedenle doğru tekniklerle oluşturulmuş şekillerle anlatılan bilgileri daha kolay ve çabuk kavrayabilirler. Sistem modellemede de şematik modellerin kullanımı yanlış anlamaları önlemek açısından önemlidir. Grafikler, Gannt Şemaları, Ağ Diyagramları, Karar Ağaçları, Organizasyon Şemaları, Süreç Akış Diyagramları ve Sistem Akış Diyagramları sistem modelleme de kullanılan şematik modellerdir.

Grafikler Sistemin belirli parametreler açısından zamanın bir anındaki ya da zaman içerisindeki durumunu göstermek için grafikler kullanılabilir. Örneğin, bir firmada yıl içinde yapılan satışlar aylık çubuk grafik yardımıyla gösterilebilir. Bir Çubuk Grafik Örneği

Grafikler (devam…) İşletme sistemi tarafından üretilen bir ürünün maliyet incelemesi de bir grafik yardımıyla sunuluyor olabilir. Böyle bir grafik yardımıyla ürünün sabit ve değişken maliyetlerinin yanı sıra, başa baş noktası gösterimi ile fiyat analizi de yapılabilir.

Gannt Şeması Proje yönetimi içersindeki önemli tekniklerinden biri sayılan ve bir proje kapsamında yapılması gereken işleri gösteren Gannt Şeması da sistem içindeki işleyişi göstermek için kullanılabilir. Bu şema, sistem içerisinde yapılacak olan işlemleri bir zaman planında göstermek için kullanılmaktadır. Gant Şeması, grafiksel bir yapıdır. Bu yapıda, sistem içersinde yapılacaklar yatay çizgi şeklinde gösterilir. Tipik bir Gannt Şeması, hangi operasyonun ne zaman, hangi kaynak tarafından yapılacağını, operasyonun başlangıç ve bitiş zamanını gösterir.

Gannt Şeması (devam…) Gannt Şeması, projelerin doğru programlanması ve düzgün bir şekilde ilerlemesi için kullanılan görsel bir araçtır.

Gannt Şeması (devam…) Bir zaman çizgisi boyunca projenin her safhasının planlanan ve gerçekleşen sürelerinin başlangıç ve bitim tarihlerinin belirtilmesi ile Gantt Şeması oluşturulur. Safhalar üstten alta, zaman ise soldan sağa sıralanmıştır. Gantt şeması faaliyet ilişki ve sürelerinin gösterildiği en pratik şema yapısıdır. Yatay eksen zaman bilgisini, Dikey eksen kaynakları (aktiviteleri) gösterir.

Gannt Şeması (devam…) Gantt Şeması’nın Yetersizlikleri: Safhalar arasındaki zayıf ilişkileri tanımlamaz. Beklenmeyen gecikmelerden ötürü ekibin karşılaşacağı problemleri göstermez. İş programında gereken kaynakları veya şebekenin gereksinimlerini koordine etmez. Her safhanın ne kadar tamamlanmış olduğunu göstermez. Gantt Şeması’nın avantajı çok çabuk hazırlanabilmesidir. Eğer uygun olarak takip edilebilirse zaman yönetmede ve problemleri aramakta kullanılabilir.

Ağ Diyagramı Sistemdeki bazı faaliyetlerin çözümlenmesi ve optimal sonuçlara ulaşılabilmesi için ağ diyagramları kullanılabilir. Örneğin bir içecek fabrikası dağıtım sisteminde kamyonların hangi rotayı izleyeceğini tespit etmek için bir ağ diyagramından faydalanabilir. Aşağıdaki şekilde örnek bir ağ diyagramı verilmiştir.

Karar Ağacı İşletmelerde sistemle ilgili kararlar verilirken, alınan kararların sistemi götüreceği sonuçları kestirmek için karar ağaçları kullanılabilir. Tahmin edici ve tanımlayıcı özelliklere sahip olan karar ağaçları, yorumlanmalarının kolay olması, veri tabanı sistemleri ile kolayca entegre edilebilmeleri ve güvenilirliklerinin daha iyi olması nedenleri ile sistem modelleri içerisinde en yaygın kullanıma sahip modellerden biridir.

Karar Ağacı (devam…) Deterministik ya da stokastik karar ağaçlarını kullanmak mümkündür. Stokastik karar ağaçlarında oluşacak sonuçlar açısından olasılıklar da hesaplanabilir. Örnek bir karar ağacı yandaki şekilde verilmiştir. Bu örnekte mevcut eskimiş bir yazılım sistemi için alternatifler değerlendirilmekte ve alınacak karara göre oluşabilecek maliyetler olasılıklı olarak hesaplanmaya çalışılmaktadır.

Organizasyon Şeması Organizasyon şemaları, bir işletme sistemindeki hiyerarşiyi göstermek için kullanılırlar ve işletme sisteminde nasıl bir örgütlenme olduğunun iyi bir göstergesidirler. Aşağıda bununla ilgili basit bir örnek sunulmuştur:

Organizasyon Şeması (devam…) İşletme sistemi içersinde organizasyon yapısını oluştururken üç farklı yaklaşım kullanılır: Hat (Line) Organizasyonu, İşlevsel Kadro (Functional Staff) Organizasyonu, Hat Kadro (Line Staff) Organizasyonu.

Hat (Line) Organizasyonu En basit işletme organizasyonudur. Bilgi akışı, en üst düzeyden aşağıya doğru hiyerarşik bir düzende gerçekleşir.

İşlevsel Kadro (Functional Staff) Organizasyonu Yetki yine tepeden aşağıya doğru paylaşılmakta ancak yönetici kadro kendisinden alt seviyede bulunan bütün personel üzerinde yetkiye sahip olmaktadır. Bu organizasyon türü işletim sorumluluğunu tek bir kişiden birden fazla kişiye devredilebilen işletme türlerinde görülebilir.

Hat Kadro (Line Staff) Organizasyonu Bu organizasyon yaklaşımı, daha çok büyük işletmeler tarafından benimsenmekte ve kullanılmaktadır.

Süreç Akış Diyagramları Süreç akış diyagramları, sistemde bulunan genel sürecin yada alt süreçlerin nasıl işlediğini izah etmek için kullanılan şematik bir gösterimdir. Süreç akış diyagramları için kullanılan şekiller ve açıklamaları yandaki tabloda verilmiştir. NCC (National Computing Centre – İngiltere) tarafından geliştirilen bu simgeler bilgisayar programlarının akış diyagramları için de kullanılır.

Süreç Akış Diyagramları Süreç akış diyagramları, herhangi süreçteki işlem basamaklarını temsil etmek üzere kullanılmaktadır. Süreç akış diyagramlarında işlem basamakları sembollerle ve sırayla gösterilir. Bu diyagramlar, yöneticiler tarafından hazırlanır. Süreç akış diyagramları ile işlemlerin basitleştirilmesi, gereksiz beklemelerin azaltılması ve işlemlerin zamansal olarak analizlerinin yapılması sağlanır. Süreç akış diyagramları, verilerin iletilmesi sürecinde ortaya çıkan gecikmelerin nereden kaynaklandığının tespitinde yardımcı olur.

Süreç Akış Diyagramları (devam…) Telefonla sipariş alma süreci, bir süreç akış diyagramı örneği olarak yanda verilmiştir.

Sistem Akış Diyagramları Sistem akış diyagramları, organizasyonda herhangi bir faaliyete ilişkin olarak veri akışını, girdi, işlem ve çıktı düzeninde gösteren etkin bir araçtır. Bu tip akış diyagramlarında verinin bölüm içinde aktığı ortamlar, bölümler ve bunlar arası geçişler belirtilir. Bu özelliği ile de bir bilişim sisteminin geliştirilmesinde en çok yararlanılan araçlardan biridir. Örneğin; bir bilgi işleme faaliyetinde, "bilginin hangi kaynaklardan hangi ortama geldiği, nasıl bir işleme tabi olduğu ve sonucunda ortaya ne çıktığı" şeklinde ilerleyen bir süreci temsil etmektedir.

Özet Bu hafta, modellemenin tanımını verdikten sonra, sistem modelleri üzerinde durduk. Sistem modellerini, kavramsal ve şematik modeller olmak üzere iki şekilde sınıflandırdık. Bunun yanında şematik modeller içersinde yer alan grafikler, gannt şemaları, ağ diyagramları, karar ağaçları, organizasyon şemaları, süreç akış diyagramları ve sistem akış diyagramlarını ayrıntılı olarak incelemiş olduk.

Yararlanılan Kaynaklar… “Sistem Analizi Ders Notları”, M. Fatih Yegül. “Sistem Analizi”, Doç. Dr. Haluk Erkut, Kıyı Yayınları, 1989. “Sistem Analizi ve Tasarımı Ders Notları”, Fatih Yücalar, Maltepe Üniversitesi, 2004.