YÖNETİM VE ORGANİZASYON 3.DERS Yrd. Doç. Dr. Recep KILIÇ www.recepkilic.net E mail: krecep@balikesir.edu.tr Twitter/krecep

YÖNETİMİN FONKSİYONLARI PLANLAMA ÖRGÜTLEME KOORDİNASYON (EŞGÜDÜMLEME) DENETİM (KONTROL) YÖNELTME YÖNETİMİN FONKSİYONLARI

YÖNETİMDE PLANLAMA İŞLEVİ DÖRDÜNCÜ BÖLÜM YÖNETİMDE PLANLAMA İŞLEVİ Roma'nın filozof imparatoru Marcus Aurelius, iki bin yıl kadar önce şöyle diyordu: "Kazanç ve güvenliği sağlayan şey kumar değil, planlamadır." Yöneticilerin, en önemli sorumluluklarından biri, örgütün gelecekte nerede olacağına ve buraya nasıl ulaşılacağına karar vermektir. Ancak belirsiz ve sürekli değişen bir çevrede, yöneticilerin geleceği nasıl planlayacağı önemli bir sorundur. Tamer Koçel’e göre Plan; bugünden, gelecekte nereye ulaşılmak ve nelerin gerçekleştirilmek istendiğinin kararlaştırılmasıdır, Plan, örgütün amaçlarına ulaşabilmesi için ne gibi işlerin yapılacağını, bunların nasıl, ne zaman ve kimler aracılığıyla yapılması gerektiğini gösteren kararlar bütününü ifade eder. Planlama, örgütün amaçlarını ortaya koyarak, bu amaçlara nasıl ulaşacağını belirleme sürecini ifade eder

4.2. Planlamanın Özellikleri Planlama bir seçim ve karar verme sürecidir: Planlama geleceğe dönük bir süreçtir: Planlama; risk, amaç ve varsayımlar ile ilişkili bir kavramdır: Planlama esnek ve dinamik bir süreçtir:

4.3. Planlama İlkeleri Temel ve Yardımcı Planların, Örgüt Amaçlarının Gerçekleşmesine Katkı Sağlaması İlkesi: Tek başına plan yapmak, örgütü başarıya ulaştırmak için yeterli değildir. Planla birlikte eyleme geçmek gerekir. Planlamanın Üstünlüğü İlkesi: Planlama, örgütlerde yönetim sürecinin ilk ve en önemli işlevi olarak kabul edilir. Diğer yönetim işlevlerinin başarıya ulaşabilmesi, öncelikle planlama işlevinin etkin biçimde yerine getirilmesi ve akılcı plan hedeflerinin ortaya konulmasına bağlıdır. Planlamanın Etkinliği İlkesi: Bir planın etkinliği, o planın uygulamaya konulması için katlanılan maliyetler ile örgüt amaçlarına yaptığı katkı miktarı arasındaki ilişkiye bakılarak ölçülür.

4.4. Planlamanın Yararları ve Sakıncaları •Plansız çalışma sonucu ortaya çıkan stres ve karmaşa ortadan kalkar; •Yöneticinin dikkatinin amaçlar üzerinde odaklanmasını sağlar; •İş görenlerin dikkatinin ulaşılması istenen amaçlar üzerinde toplanmasına yardımcı olur. •Örgütlere esneklik kazandırır, değişimlere uyum sağlamayı kolaylaştırır; •Örgütün değişik birimlerinde harcanan çabaların eşgüdümünü sağlar; •Yöneticilere uzun vadeli düşünme alışkanlığı kazandırır; •Denetimde kullanılacak standartları ortaya koyar; Örgütün iç ve dış çevresindeki olası fırsatların ve bunlardan yararlanma olanaklarının belirlenmesini sağlar; Karşılaşılabilecek sorunların öngörülmesi ve bunlardan kaçınılmasına olanak verir; Tekrarları ve getireceği zaman kayıplarını ortadan kaldırır.

Planlamanın bazı sakıncaları: •Biçimsel anlamda planlama süreci önemli ölçüde zaman, para ve enerji harcamayı gerektirir; •Planlama kapsamında ortaya konan sonuçlara ulaşılamadığında, zaman, emek ve sermaye açısından bir kayıp ortaya çıkabilir; •Planlama çalışmaları ile birlikte işgörenlerde, sonradan ortaya çıkan bu değişiklik ve gelişmelere karşı bir direnç ortaya çıkabilir; •Planlama gelecekle ilgili bir faaliyet olup, tahminlere dayandığı için bazen amaçların gerçekleşmemesi gibi bir durum ortaya çıkabilir; Planlamanın geleceğe yönelik bir faaliyet olması nedeniyle, güncel gelişmelerin dikkatten kaçması gibi riskli bir durum söz konusu olabilir; •Planlama faaliyetlerinde yöneticilerin sabit ve değişmeyen bir düşünceye sahip olmaları ve belirli kalıplar içerisinde hareket etmeleri, planların esneklik özelliğini ortadan kaldırabilir.

4.5. Plan Türleri a) Kullanım Biçimlerine Göre Planlar Tekrarlanan/Sürekli Planlar: Örnek: Yatırım projelerine ilişkin planlar Tek Kullanımlık Planlar: Örnek: Eğitim planları, satın alma planları, bakım-onarım planları b) Niteliklerine Göre Planlar Stratejik Planlar: Örgütün büyüme planları, yeni pazarlara açılma planları, birleşme ve ortaklıklara dönük planları Taktik Planlar: pazarlama biriminin satış planları, reklâm planları, bütçesi vb. Operasyonel (Uygulamaya Dönük) Planlar: Üretim biriminin haftalık çalışma programları, vardiyalar, haftalık ve günlük satış planları.

c) Kapsadıkları Dönemlere Göre Planlar • Uzun Dönemli Planlar: (5 yıldan fazla) Uzun süreli planlar; satışların artması, kâr, yatırım, sermaye artırımı, ürün değişimi, satışların coğrafi bölgelere göre bileşimi, personel sayısının artırılması vb. • Orta Dönemli Planlar: (1-5 yıl) örgüt yatırımları, gelir-gider analizi vb • Kısa Dönemli Planlar: (1 yıldan az) genellikle günlük işlerin yürütülmesine ilişkin planlardır. d) Biçimsellik Derecesine Göre Planlar Biçimsel Planlar: Yazılı hale getirilmiş Biçimsel Olmayan Planlar:Yazılı hale getirilmemiş (gizli)

Amaç ve hedefler açık ve anlaşılabilir olmalıdır: 4.6. Planlama Süreci a) Örgütsel Amaç ve Hedeflerin Belirlenmesi Amaç ve hedefler açık ve anlaşılabilir olmalıdır: Amaç ve hedefler ölçülebilir olmalıdır: Amaç ve hedefler aynı zamanda önemli sonuçlar üzerinde odaklanmalıdır: Amaç ve hedefler, iddialı ancak aynı zamanda gerçekçi olmalıdır: Amaç ve hedefler belirli bir zaman boyutunu kapsamalıdır: Amaç ve hedefler ödüllere bağlanmalıdır: Bunların yanında amaç ve hedefler; örgüt çalışanları tarafından paylaşılabilir, özgün, belirli ölçüde esnek ve birbirleriyle uyumlu

MİSYON VE VİZYON Misyon, örgütün ne yapmak ve hangi amaçla yapmak üzere kurulduğunu, kendisini nasıl görmek istediğini ve örgütün varlık nedenini ifade eder. •Örgütün ürettiği mal ve hizmetlerin neler olduğu; •Örgütün hangi müşteri kitlesi veya pazara hizmet sunduğu; •Örgütün kullandığı temel teknolojilerin neler olduğu; •Örgütün büyüme ve kârlılık konusundaki temel amaçları; •Örgütün genel felsefesi; •Örgütün kendini nasıl gördüğü ve örgütün kamuoyuna genel olarak vermek istediği mesaj.

Vizyon, örgütün gelecekte kendini görmek istediği yerin karşılığı olarak kullanılmaktadır. •Her örgütün vizyonu kendine özgü ve diğerlerinden farklı bir özelliğe sahip olmalıdır. •Geleceğe yönelik olarak örgütün iç ve dış çevresinde yapılması düşünülen tüm faaliyetler göz önünde bulundurulup, değerlendirilmelidir. •Vizyonun, örgütün tüm paydaşları tarafından anlaşılması, paylaşılması sağlanmalıdır. •Vizyon, örgütün geleceğe ilişkin faaliyetleri ile ilgili olup, bu yönüyle örgütsel amaç ve hedefler için önemli bir kaynak niteliğini taşır. •Vizyon, yöneticilerin yaratıcılık, yenilikçilik, riski göze alma, katılımcı ve paylaşımcı olma vb. özellikleri ile ilgili bilgi vererek, kamuoyunda örgütün kültürü hakkında bir fikir oluşmasını yardımcı olmalıdır.

b) Örgütsel Amaç ve Hedeflere Ulaştıracak Seçeneklerin Belirlenmesi Planlama sürecinin bu aşamasında, örgütün gelecekte ulaşmak istediği amaç ve hedeflere ‘nasıl’ ve ‘ne yaparak’ ulaşılabileceğine yönelik seçeneklerin belirlenmesi söz konusudur. c) Seçenekler Arasından Seçim Yapma Örgütü amaç ve hedeflerine ulaştıracak seçenekler ve hareket biçimleri arasından en uygun olanının seçimi d) Planlama Sürecinin Gözden Geçirilmesi ve Güncelleştirilmesi Planlama işlevinin dinamik bir özellik taşıması nedeniyle, elde edilen sonuçların sürekli olarak gözden geçirilmesi, ortaya çıkan olumsuz sonuçların nedenlerinin araştırılarak düzeltilmesi.