Bilgi Yönetimi’nin Yapı Taşları

Akış Bilgi Yönetimi ile ilgili bazı temel bilgiler Proje bazlı çalışan organizasyonlarda Bilgi Yönetimi Arthur Andersen Bilgi Yönetimi Metodolojisi Arthur Andersen KSpace Bilgi Yönetimi Fonksiyonları, Araçları ve Mimarisi Referanslar Yardımcı Faktörler veya Engeller

Bilgi Yönetimi ile ilgili bazı temel bilgiler

Bilgi Nedir? PC? Bilgisayar vs. Hesaplayıcı Bilgi; doğru zamanda, doğru kişiye, doğru olarak ulaşan enformasyondur. Karar verme sürecini hızlandırır. Bilgi, kurumlarda bireylerin beyinlerinde, PClerinde, ajandalarında, hayallerinde bulunur. Bilginin stok maliyeti çok yüksektir.

Bilgi Nedir? Data (Veri) ? = 7.4 Information (Enformasyon) ? = Marmara Depremi şiddeti 7.4 oldu. Knowledge (Bilgi) ? = (Yatırımcı, IMKB, Depremden hemen sonra) + yorumlar + ek bilgiler + geçmiş tecrübeler

Bilgi Nedir? Data (Veri)? = 10 Milyar, 9 Milyar, 5 Milyar Information (Enformasyon)? = “Cemal Kaçar” son üç aylık ortalama hesap bakiyeleri Knowledge (Bilgi) ? = (Şube Müdürü, şube hesapları, bugün) + ek bilgiler + geçmiş durum + trend analizleri + müşteri segmentasyonu

Bilginin İki Durumu Sezgisel(Tacit) Açık/Dokümante (Explicit) İçgüdülerden……..…yapay zekaya

Bilgi, karar vermeyi ve alınan kararlara göre harekete geçmeyi sağlayan enformasyondur Dün Bugün Alınan kararların ve buna bağlı davranışların sadece kişisel bilgi, yetenek ve becerilere değil, aynı zamanda organizasyonun sahip olduğu bilgiye bağlı olduğu bir ortam düşünün

Bilgi Tipleri Nasıl olduğu bilgisi - işlerin yapılmasını sağlayan prosedürler Kim olduğu bilgisi - başvurulabilecek anahtar kaynaklar Ne olduğu bilgisi - bilgiyi kullanarak modeli anlamak Neden olduğu bilgisi- büyük resmi anlamak Ne zaman olduğu bilgisi - zamanlama, ritm ve gerçeklik duygusu Kaynak: “Fifth Generation Management”, Charles Savage 11 11

Bilgi Çeşitleri ... Açık/Dokümante Sezgisel (Tacit) Gerçekler Belgeler Veritabanları Raporlar Diyalog Konuşma Yönlendirme Gerçekler Düşünceler Teoriler Önsezi İnançlar Değerler Ne olduğu bilgisi Rutinler Prosedürler Talimatlar Uzmanlık İçgüdüler Resmi olmayan çalışmalar Kılavuzlar Mühendislik Metodları Deneyim Öğrenme dönemi Yetiştirmek Nasıl olduğu bilgisi ...

Bilgi, ama ne yapmak için? Buluşlar Aynı projede çalışan kişiler deneyimlerini, araştırmalarını ve yeni fikirlerini paylaşmak üzere biraraya gelirler Doğru karar alabilme Daha fazla veriye, enformasyona ve deneyime erişebilmek karar verme sürecini kolaylaştırır Daha fazla esneklik Farklı disiplinlerden olan ve beraber çalışan kişiler zorluklarla daha rahat başedebilirler Gelişen verimlilik Alınan dersleri dünyanın heryerine dağıtabilme yeteneği yaratıcı süreci hızlandırmaktadır Artan duyarlılık Müşterilerin tercihleri ve davranışları hakkında derinlemesine bilgi sahibi olmak sirketleri daha duyarlı yapmaktadır

Bilginin kuruluşunuzdaki yeri nedir Bilginin kuruluşunuzdaki yeri nedir? Bilgi karar mekanizmasını nasıl etkiliyor? Kalıplaşmış, Yapısal Kararlar Daha Dinamik, Kaotik Kararlar React - Tepki verme Reflect - Yansıtma Değişken, Kolaylıkla Değiştirilebilen Bilgi Sistemleri Değişimi zaman ve güç gerektiren İş Süreçleri İnsan Kültür Remembered - Hatırlama- Prosedürel Simulated - Otomatik - Yapay Zeka

Birleştirilmesi gereken farklı yaklaşımlar Bilgi… Bilgiyi yaratan ve paylaşan sistemler Yaklaşım 1. Kodlanmış parçalar halinde ise... Veritabanı oluştur - bunlara içerinde geçerli bilgiyi içeren yakınsak sistemler diyoruz. …Enformasyon “Scanning” sistemleri Veritabanları Intranet / Extranet Internet 2. İnsanları biraraya getirerek elde ediliyor ise... Deneyimlerin ve bilgilerin paylaşımı ve tartışılması için iletişim ağları kur ve başkalarının deneyimlerini öğrenmeye çalış …İletişim Tartışma grupları Online forumlar 3. Karşılıklı konuşma ve etkileşimle elde ediliyor ise... Öğrenmeye açık ve ortak amacı olan topluluklar kur …İnsanlar ve Ögrenme Takım halinde çalışmak deneyimden daha etkilidir

Bilginin bileşenleri Tepki verme Yansıtma Hatırlama Yapay zeka Dış sistemler (bilgiyi inceleme) WWW, kütüphaneler, Araştırmalar vb. “Predictive” sistemler (bilginin simulasyonu) Simulasyon, tahminler, senaryolar Gazeteciler ve araştırmacılar -“search agent” İnternet ve diğer kaynaklar Bilgi yönetimi Konuyla ilgili uzmanlar Tepki verme Iraksak veritabanları (bilginin paylaşımı) Yansıtma Tartışma veritabanı Haber grupları Yakınsak veritabanları (Bilgi yönetimi ) Hatırlama Şirket tavsiyeleri, en iyi uygulamalar Yapay zeka

Yakınsak ve Iraksak Sistemler Özenle sınıflandırılmış enformasyon Yukarıdan aşağıya tedarik edilme Bütün enformasyonun doğrulanması Değerli eski bilgilerin korunması Bilginin yayılması Süreç sınıflandırma şeması Şirket genelinde, ama grup merkezli değil Derinine sınıflandırılmamış enformasyon Aşağıdan yukarı tedarik edilme Bütün enformasyonun doğrulanamaması Gerçek zamanlı olması “Eski” bilgilerin “unutulması” Bilgiyi yaratan/ifade eden Değişken kategoriler Şirket genelinde, ama grup merkezli

“Bilgi Yönetimi ”nin tanımı Bilgi Yönetimi, çalışanların belirli iş amaçlarına ulaşmak için beraberce, bilgiyi yaratmalarını, paylaşmalarını ve yarattıkları bilgiyi kullanmalarını sağlayan disiplindir.

Proje Bazlı Çalışan Organizasyonlarda Bilgi Yönetimi

Departmanlara Dayalı Bilgi Sistemi -Hiyerarşik Organizasyon- Üretim Pazarlama Finans MRP Sistemleri G/L, A/P } Finans: İnsan Süreçler Sistemler Kültür } Bilgi Sistemi Siloları

Süreç Bazlı Organizasyon Finans Pazarlama Üretim “Değer Zinciri” Pipeline’larını geleneksel departmanların arasına kurmak mevcut yönetim modellerini kırdı: Kişilerden yeni takımların oluşturulması Süreçlerin yeniden yapılanması Yeni bir kültürün tanımlanması Bilgi paylaşımına dayanan yeni bilgi sistemleri teknolojilerinin kurulması Pazarlama Sistemleri G/L, A/P MRP

Network Örgüt B C A D Finance Mkting Mfg. Hızlı hareket edebilme ve pazardaki değişime ayak uydurabilme kabiliyeti “Network” veya “Molekul” yeniden yapılanmayı oluşturdu => “Ortak Çalışma Grupları” Mkting Systems G/L, A/P MRP Çalışanlardan kurulu takımlar fırsatlar etrafında oluşur ve görevlerini tamamlayınca dağılır. Süreçler her bir proje için yeniden düzenlenir. Kültür radikal olarak etkilenir. Bilgi Yönetimine odaklanmış Bilgi Sistemleri Teknolojisi sürekliliğin temel taşını oluşturur.

Bizim organizasyonumuz gibi organizasyonlar birkaç yıl içinde nasıl çalışacaklar ? Gruplar Proje Takımları Yön ve Hedefler İsteneni yerine getirme Bilgi depoları İş yapma ve Öğrenme arasındaki gerilim Kurumsal Program Yönetimi

Kurumsal Program Yönetimi Strateji -> Bilgi Stratejisi Bilgi Stratejisinin Oluşturulması ve Bilgi Alanlarının Belirlenmesi Yüksek Seviyede Bilgi Ölçümü ‘Entellektüel sermaye’ - Balanced Scorecard

Genel olarak bilgi konusunda rastlanan problemler Geçen ay, neler yaparken bunları söylediniz... Bunu birinin bir yerlerde yaptığını biliyorum, Tekerleği yeniden keşfediyormuş gibi hissediyorum, Bunu bulmamın bu kadar zaman aldığına inanamıyorum !, Bu bilgiye nasıl ulaşabilirim, Eğer bunu biliyor olsaydım... => Gerçek problem nedir ? Bilgi eksikliği mi var? Bilgi ulaşılamaz mı? Bilgi parçalar halinde mi ? Bilgi kişilere farklı olarak mı ulaşıyor?

Bilgi Yönetimi Sistemi Organization Technology Process People Bilgiyi elde etme, saklama ve transfer etme süreçleri Bilgiyi elde etmek, saklamak ve transfer etmek için gerekli araçlar İşlerin organize edilme ve insanların etkileşim şekli Bilgiyi yönetme sürecinde gerekli olan motivasyon ve kişisel yetkinlik Bilgi Yönetimi Sistemi kurmak, sadece bilgiyi paylaşmak ve saklamak üzere teknolojik bir sistem oluşturmak değil, daha geniş perspektifte, Bilgi süreçlerini oluşturmak, Kişileri bu süreçlere dahil etmek, Yeni rolleri tanımlamak ve Bütün bunlara destek verecek teknolojiyi sağlamaktır.

Grubu Uygulama Gruplar -Community of Practice- Uygulama Grubu, ortak bilgi depoları ve çözümler oluşturmak üzere ortak ilgilere sahip çalışanlardan kurulu resmi olmayan esnek bir gruptur.

Küçük topluluklar bilgiyi verimli bir şekilde oluşturmakta ve paylaşmaktadırlar. Çalışanlar, komşularıyla ve iş arkadaşlarıyla, problemlerini çözmek ve bilgiyi paylaşmak amacıyla resmi olmayan gruplar oluşturmaktadır. Hayır yapmadım, Geliştirdiğim pazarlama planını değiştirmem gerekiyor. En önemli rakibimizin Meksika pazarından çıktığını biliyor musun? Meksika pazarına girmek için benim bir fikrim var. Ben de bu fikri bir sonraki müşterimde kullanabilirim. Gruplar: üyeler arasında iletişimi hızlandırır fonksiyonel, organizasyonel sınırları kaldırır üyelerini bilgiyi paylaşmak ve kullanmak için motive eder bilgiyi saklar sezgisel(tacit) bilginin paylaşımını destekler bilginin değerinin belirlenmesi için bir forum oluşturur Source MS Fusion 99

En iyi Uygulamalar Grubu Kendini geliştirme fırsatı, varolan toplulukların ve stratejik yeni topluluklar oluşturmanın önemini arttırmıştır. Organizasyonel ulaşılabilirlik Sezgisel ( Tacit) bilgi Lokal Çalışma takımı Uygulama Grubu Üyelerin birbirlerine yakınlığı Düşük Yüksek En iyi Uygulamalar Grubu İlgi Grupları Ekonomik-Web Global Kaynak: MS Fusion 99 Açık/Dokümante (Explicit) bilgi

Verimli uygulama grupları Bu grupların başarısı aşağıdaki kritelere bağlıdır: Ortak bir iş amacına sahip olmak: En başarılı gruplar neyi başarmak istediklerini ve ne için kurulduklarını bilen gruplardır. Gruplar şu amaçlar için oluşturulurlar: ürün için beraber çalışmak üzere bilgi ve deneyimi dengelemek üzere(endüstriyel ve fonksiyonel) yeni yetenekler geliştirmek üzere kişisel ilişkileri ve sadakati güçlendirmek üzere yeni pazarlara ve hizmetlere yapılacak yatırımı cesaretlendirmek üzere Notes: 3

Uygulama Grupları Uygulama Grupları kendi alanlarındaki bilgileri birleştirir. Sahip oldukları bilginin konuyla ilgili olup olmadığını ve doğruluğunu kontrol eder. İşbölümünü canlı tutabilmek için aynı ilgilere ve bilgiye sahip kişileri biraraya getirir.

Bilgi Yönetimi Sponsorları Bilgi Yönetimi Organizasyonu Bilgi Yönetimi Sponsorları Bilgi Yöneticisi Bilgi Mimarları Bilgi Koordinatörleri Bilgi Çalışanları

Öğrenmedeki zorluklar Günlük aktiviteler ve topluluk içindeki aktiviteler arasındaki etkileşim Projenin zorlukları Öğrenmedeki zorluklar Uygulama Grupları, katılımı ve katkıyı temel alan bir çevrede çalışır. Hız ve katılım düzenli olarak gerekmektedir, ama bu süreç zaman ister. UG’ ları her üyenin kendi başına yapabileceği işi daha kısa sürede ve daha faydalı bir biçimde yapar. UG’lerin bilgi aktivitelerine destek verebilmek için bu aktiviteler günlük aktiviteleri haline gelmelidir. Bu şekilde onların görünür olmaları sağlanmakta ve gereken zaman daha net olarak belirlenebilmektedir.

Arthur Andersen Bilgi Yönetimi Metodolojisi

AA METODOLOJİSİ Bilgi Ağı Modeli Bilgi Yönetimi Detaylı tasarım Hızlı Prototip

AA BİLGİ YÖNETİMİ METODOLOJİSİ Bilgi Yönetimi Sisteminin 6 temel fonksiyonu İ çerik Kültür Proses (i ş ak ı ) Strateji(Tasarım) Teknoloji Performans Kriterleri

BİLGİ YÖNETİMİ METODOLOJİSİ (devam) Bilgi Yönetimi Sistemi 5 temel fonksiyonu içerir: Bilgi Yönetimi Süreci, Bilgi Yönetimi Çalışanları, Teknoloji, Şirket Kültürü ve Örgüt Yapısı ve Süreçler

Bilgi Yönetimi Sistemi Bilgi Yönetim Sistemi bize göre 5 temel fonksiyonu içerir. BY süreci: Verinin bulunması, tasnif edilmesi, saklanması ve bilgi haline dönüştürülmesi. BY Çalışanları: Motivasyon ve BY felsefesiyle çalışacak kişisel yeteneklerin oluşturulması Şirket kültürü: Kişisel ve örgütsel bilgi oluşturulması ve paylaşılmasının gerekli ve faydalı olduğuna duyulan genel inanç. Örgüt yapısı ve süreçler: İşlerin organizasyonu, kişilerin birbirleriyle ilişkisi ve karar verme mekanizması. Teknoloji : Veri toplama, saklama, paylaşma ve bilgiye dönüştürme araç ve yöntemleri Bilgi Yönetimi felsefesi iş stratejilerinin uygulanmasında kullanılan bir bütün sistemdir. Bu sistemi başarıyla uygulamak için yukarıdaki tüm unsurlar üzerinde eşzamanlı olarak çalışmak zorundayız.

Çalışma Adımları PROJE YÖNETİMİ DEĞİŞİM YÖNETİMİ Aşama I Aşama II Aşama III Aşama IV Bilgi Yönetimi Modelinin Oluşturulması Bilgi Yönetimi İhtiyaçlarının Saptanması ve Stratejinin Belirlenmesi Prototip ve Pilot Uygulama Yaygınlaştırma DEĞİŞİM YÖNETİMİ

Arthur Andersen KnowledgeSpaceTM

KnowledgeSpace™ Bilgi Yönetimi Süreci Öğrenme ve Paylaşım Özel Geliştirilmiş Yeni bilginin eklenmesi Araştırma Bilgi deposu Uzmanların Katılımı yüksek kaliteli enformasyon CC metodoloji ve araçları Katılım online araçlar herkes QA/filtrelemek Bilgi koordinatörleri Lokal ofis Şirket geneli

Kspace- Ebusiness Portal’i

Kspace-Arama

Kspace-Proje Ürünlerini Eklemek

Bilgi Yönetimi Fonksiyonları, Araçları ve Mimarisi

Tübitak Bilgi Yönetimi Yaklaşımı Bilgi yönetimi stratejisini geliştirmek: Stratejinin faktörleri: liderlik, kültür, teknoloji, ölçüm ve süreçler İçerik yönetimi ihtiyaçları Tasarımı Bilgi Yönetimi stratejisini ve gereklerini baz alarak geiştirmek : Operasyonel konseptin tasarımı (bilgi akışları, içerik ve süreçler) Organizasyonel parçaların tasarlanması (roller ve sorumluluklar) Bilgi yönetimi ürünlerinin işlevselleğini değerlendirme Bilgi yönetimi ürünlerini tanıtma Bilgi Yönetimi’nin Bilgi mimarisi bileşenlerinin tasarımı -Organizasyon şeması, navigasyon, kategorizasyon ve arama sistemleri “Business case analysis” ve risk analizi

Bilgi yönetimi nasıl çalışır? Bilginin içeriğine sahip olmak Açık(explicit) bilgi-Mevcut sistemlerde (ofis otomasyon gibi) varolan Sezgisel(tacit) bilgi - Deneyimli çalışanların beyninde olan İçeriği saklama veya organize etme Kesin, güvenilir ve ilgili bilgi içeriği İçeriğin paylaşımı “Browsing”,dağıtım(push), arama, işbölümü, ve içeriği zengileştirme Yapısal Contribution Katılım Bilgi Retrieval Erişim İçeriği Process Components Süreç Bileşenleri

Bilgi Yönetimi Çözümlerini Ortak Bir Çerçevede Tanımlamak Dışardan içeriye doğru tanımlamak Organizasyonel bilgiye ulaşmak için destek süreçlerini tanımlamak Liderlik Teknoloji Kültür Ölçüm Organizasyonel Bilgi Tanıt Yarat Paylaş Uygula Organize et Adapte et Topla Süreç

Katılım Kişisel bilgilerin bütün organizasyon tarafından ulaşılabilinir hale getirilme sürecidir Otomatik katalogma Kişiye özel katılım formu Katılım sihirbazı E-posta Uygulamalar Gözden geçirilmesi ve kabul edilmesi: Yapılan katkıların ilgili kişiler tarafından gerektikçe gözden geçirilmesi (“Clearance” Koordinatör ve Konu Uzmanları) Katılım hakkında yorumlar Paralel veya seri onaylama Katılım

Erişim Bilgi Yönetimi Sistemi kullanıcılarının bilgi tabanından (knowledge base) bilgiyi alıp kullanmaları Push Aracılar Bildirge, uyarı Sık kullanılan dokümanlar Özet Pull Arama Kullanıcı profili Erişim

Kişiselleştirme Sayfanın yönetici veya kullanıcı tarafından modifiye edilebilirliği Sayfa düzeni Kullanıcıların içerik tercihleri Gruplara katılım Erişim

İşbölümü Kullanıcıların birebir, “one-to-many” veya “many-to-many” konuşmalarda yer almalarını sağlayan mekanizmadır Chat Tartışma Geri bildirim Forum Erişim

Bilgi Yönetimi Sistemi Personalization (Kişiselleştirme) Karar Destek Sistemleri Bilgi Yönetimi Sistemi İçerik Yönetimi MS Office Work flow (İş akış sistemleri) Doc. Mgmt. Imaging / Arc Collaboration ( Grup Çalışması) E-mail (e-posta)

Bilgi Yönetim Sistemleri Bilgi yönetimi araçları-Örnekler: İçerik ve doküman yönetimi: Livelink(Open Text), CyberDOCS/DOCS Open(PC Docs/ Fulcrum), Document Management Extensions for Microsoft Exchange(80-20 Software) İşakışı ve takip sistemleri: Compaq Work Expeditor(Compaq), Keyflow Commerce(Keyfile), EquiClose (Jetform) İşbölümü ve Groupware : Lotus Notes, Outlook, Actionworks Metro(Action Technologies) Enformasyon arama ve yayınlama: DOCSFulcrum(PCDOCS/Fulcrum), Report2Web (eport2 Web) Business intelligence ve veri deposu Oracle OLAP araçları Notes: Kaynak: Microsoft 3

Bilgi Yönetimi Altyapısı: Inranet Bileşenleri Notes: 3

Inranet Bileşenleri Client Tier Enterprise Portal Tier Web Browser Web Server Microsoft Internet Information Server (IIS) PDA & MicroBrowser PDA Client Applications PDA Data Client Tier Portal User Interface (MyTubitak.com) Community User Interface Community of Practice Process-based Community Product-based Community Geographical Community Content Management Services Data Management Services Enterprise Application Integration Data Warehouse Content Index Content Repository Mail Server Search Engine & Crawling Agents Discussion Database Payroll Accounting Personalization Engine Personalization, Security, Administration Custom Application Services eLearning Decision Support Resource Management Employee Self Service Wireless Interface Knowledge Management Taxonomy and Information Architecture Enterprise Portal Tier Application Services Data WWW DB

Inranet Bileşenleri: Sunucu Mimarisi

Referanslarımız

Referanslarımız: Central Intelligence Agency Siemens NV Club Car DuPont Legal Department Enterprise Oil Lend Lease Novartis RELTEC (1&2) Royal Dutch Shell Oil and Gas Company Siemens NV Siemens NV Skandia Swiss Re Sun Microsystems World Bank WPP MNG Bank ...

“Yardımcı Faktörler veya Engeller”

Bilginin paylaşımında çıkan engeller 1. Bilgi güçtür-Kişisel güçten kurumsal güce geçiş Kişileri deneyimlerini ve öğrendiklerini paylaşmak için cesaretlendirmek ve motive etmek. 2. Bilgi farklı yerlerde bulunur Sezgisel(tacit) bilgiyi oluşturmak ve saklamak için bir mekanizma yaratmak (Performans yönetimi). 3. Bilgi durağandır Doğru enformasyonu doğru kişilere doğru zamanda ulaştırmak (newsletter). 4. Bilgi dağınıktır Başka takımların çalışmalarından haberdar olmak ve kullanışlı(user-friendly) arşivler oluşturmak. 5. Bilgi kaybolur Yeni fikirler oluştukça yakalamak ve onları bir sonraki projelere aktarmak

Davenport’un kuralları Arkadaşlarınla paylaşırsın Eğer karşılığında birşey elde edeceğine eminsen paylaşırsın Oyuncakların herkesinkinden daha özeldir Öğretmen sınıftan çıkıp geri dönene kadarki zamanda paylaşırsın Eğer az sayıda oyuncak varsa paylaşım azalır Eğer paylaştığında karşılık görmezsen bir daha paylaşmazsın

Sorular