BİLGİ MERKEZLERİNİN OTOMASYONU: EğiTek DENEYİMİ Mehmet Emin Küçük Aynur Uzer

SİSTEM KURULMA AŞAMALARI Planlama Gerekliliklerin Belirlenmesi Seçim Gerçekleştirim İşletim Değerlendirme GENEL DÖNGÜ

OLURLUK ÇALIŞMASI l Mevcut Sistemin Genel Tanımı l Mevcut Sistemin Sorunları l Olası Çözümler l Olası Çözümlerin Maliyeti l Yeni Sistemin Getireceği Faydalar l Çözüm Seçilmeden Önce Yapılması Gereken Çalışmanın Tanımı

OLURLUK ÇALIŞMASI l Yeni Sistemi Gerçekleştirme Zamanı ve Takvimi l Personele Etkileri l Yer Gereksinimi l Kurumsal Politikalar

AMAÇ: l Kurumun gereksinimleri doğrultusunda her türlü bilgi kaynağını sağlayan, l düzenleyen, l ve bunlardan maksimum düzeyde yararlanmayı olanaklı kılacak, l bir bilgiye erişim sistemi ve merkezi oluşturmak

MEVCUT DURUM l BİNA: Üretim Dairesi Başkanlığı Yayın ve Dokümantasyon Şubesi’ne bağlı kütüphane l KOLEKSİYON: Farklı formatlarda (film, video kaset, ses kaseti, CD-ROM, DVD, çizim, monograf ve süreli yayınlardan oluşan yaklaşık bilgi kaynağı l PERSONEL: 1 şube müdürü, 1 öğretmen (sanat tarihi), 1 öğretmen (arşivci) 1 öğretmen (kütüphaneci) Toplam 4 personel

PERSONEL

PROJE KAPSAMI l Alt Yapı Çalışmaları l Bilgi Kaynaklarının Organizasyonu l Bilgi Kaynaklarının Hizmete Sunulması l Bilgi Hizmetlerinin Otomasyonu l Elektronik Bilgi Hizmetlerinin Organizasyonu

BİLGİ HİZMETLERİNİN OTOMASYONU l Yazılım –Yazılımın seçimi, kontratın hazırlanması ve satın alınması. –6 satıcının sunduğu çözüm incelendi. l Donanım –Satın alınacak yazılımın üzerinde çalışacağı donanımın belirlenmesi ve satın alınması

BİLGİ HİZMETLERİNİN OTOMASYONU l Bibliyografik verilerin girişi l Kullanıcı bilgilerinin girişi l Sistemin test edilmesi l “Canlı Yayın”a geçiş

ELEKTRONİK BİLGİ HİZMETLERİNİN ORGANİZASYONU l Merkezin Web sayfasının hazırlanarak tüm bilgi hizmetlerinin kurum Intranet’i ve Internet ortamından sunulması l Intranet üzerinde Jukebox sunucularını hizmete sokarak, merkezin koleksiyonunda bulunan CD-ROM ve DVD’leri merkeze gelmeden kullandırma l Web OPAC (Online Public Access Catalogue)’ın hizmete sunulması

ELEKTRONİK BİLGİ HİZMETLERİNİN ORGANİZASYONU l Internet bilgi hizmetlerinin sunulması –Internet bilgi kaynaklarının izlenmesi –Yansıtılması –Gerektiğinde tercüme edilmesi

GEREKSİNİM DUYULAN DESTEK l Manevi l Maddi

MALİYET l YAZILIM : $ l DONANIM: $ (10 PC ve 1 server, 4 video player, 1 videodisc player,, 1 DVD player, 2 müzik seti CD-DVD Jukebox, 4 TV, 1 fotokopi makinası, 1 tarayıcı, barkod okuyucu ve yazıcı) l DANIŞMANLIK: $ l TEFRİŞAT: $ l ALT YAPI: $ (Kablolama, taban yükseltme, perdeler v.b.)

ZAMANLAMA l KATALOGLAMA SINIFLAMA: 6 ay l VERİ GİRİŞİ: 6 ay –Toplam 12 ay sürmesi planlanan çalışmanın ilk altı ayında alt yapı çalışmalarının tamamlanması planlanmıştır. –Alt yapı çalışmaları devam ederken; yazılım ve donanımın sağlanması, hizmetlerin örgütlenmesi, kataloglama ve veri girişi çalışmaları sürdürülecektir.

GELİNEN AŞAMA l Olurluk çalışması yapıldı l Sistem gereklilikleri belirlendi l Tadilat çalışmaları başlatıldı l Demirbaş kayıtları tamamlandı l Kataloglama ve sınıflama sürdürülmekte –Yaklaşık künye Milli Kütüphane’den tarandı l Satın alınacak yazılım belirlenmek üzere

KATALOGLAMA VE SINIFLAMA l AACR2 l DDC l LC Konu Başlıkları l Otorite Kaynak Arayışı –Sorunlar: Doğruluk ve Güvenilirlik l Çözüm ?

YAZILIM SEÇENEKLER l Geliştirmek l Piyasadan Satın Almak

SEÇİMDE GÖZÖNÜNE ALINAN UNSURLAR l GENEL l TEKNİK l DESTEK l MALİYET

GENEL UNSURLAR l Kullanan Kütüphanelerin Deneyimi- İzlenimi? l Geliştiren Firmanın Ünü ? l Sağlayan Firmanın Ünü ?

TEKNİK UNSURLAR l Yazılımın Hızı ? l Mevcut Donanımla Uygunluğu ? l Mevcut İşletim Sistemiyle Uygunluğu ? l Data Sınırları ? (Kayıt sayısı, dosya hacmi, bilgi alanı sayısı, alan uzunluğu v.b.) l Kullanım Kolaylığı ? l Desteklenen İletişim Protokolleri ?

DESTEK UNSURLARI l Dokümantasyon ? l Eğitim ? l Yazılımdaki Değişiklikler ? l Yazılımın Yeni Versiyonu ? l Kullanıcı Klubü ?

MALİYET UNSURU l Fiyatı ? l Yıllık Bakım Ücreti ? l Yazılı Garantisi ? l Garantisi Yasal mı ?

YAZILIM SEÇİMİ l Ön araştırma l 5 yurtiçi, 1 de yurtdışı satıcı belirlendi l Yazılımların tanıtımı istendi l Sözü edilen kriterler ve yapılan “specification” doğrultusunda değerlendirme yapıldı l “En uygun” yazılımın belirlenmesi (tamamlanma aşamasında)

GALLER MİLLİ KÜTÜPHANESİ ÖRNEĞİ l İşletimsel gereklilikler 25 firmaya gönderildi l 8 satıcı çözüm önerisinde bulundu l Öneriler değerlendirildi ve 3 satıcı ile temasa geçildi l 3 satıcı istenilenleri nasıl karşılayacaklarına ilişkin teknik çözümlemelerini gösterdiler

GALLER MİLLİ KÜTÜPHANESİ ÖRNEĞİ l Resmi ihale açıldı l Teklifler değerlendirildi l Teklifte verilen fiyattan kontrat imzalandı. Sadece bu aşamaların tamamlanması 9 ay sürdü.

GERÇEKLEŞTİRİM l Uzun sürebilir l Takvim hafife alınmamalıdır

GERÇEKLEŞTİRİM SEÇENEKLER l Birden yeni sisteme geçiş l Aşamalı geçiş l Paralel işletim l Pilot işletim

BİRDEN YENİ SİSTEME GEÇİŞ l Belirlenen tarihte tamamıyla yeni sisteme geçilir l Yeni sistem çok karmaşık değilse tercih edilir l Yeni sistem dikkatlice planlanmış ve koordine edilmiş olmalıdır l Donanım ve yazılım önceden test edilmiş olmalı

BİRDEN YENİ SİSTEME GEÇİŞ l Gerekli veritabanları yaratılmış ve yüklenilmiş olmalı l Personelin eğitimi tamamlanmış olmalı

SİSTEMİN DEĞERLENDİRİLMESİ l İstenileni başarıyor mu ? l Hız ? l Performans ? l “Ekstralar” gerekiyor mu ? l Personel ne diyor ? l Kullanıcı ne diyor ? l Yazılımın yeni versiyonları ? l Donanımdaki gelişmeler ?

PERSONEL UNSURU l Sistemin en önemli unsurudur OTOMATİKLEŞMİŞ SİSTEMİN YÖNETİLMESİNDE: l Sistem yöneticisi (Sistem Kütüphanecisi) l Ağ yöneticisi l Eğitim yöneticisi l Destek masası işletmeni l Sekreterya

PERSONELİN EĞİTİMİ l Yeni sisteme ilişkin planlarınızı ve geçiş nedenlerinizi personele aktarınız l Planlama komitelerinde her düzeyden personelinizin yeralmasını sağlayınız l Personele yönelik gösteriler düzenleyiniz l Diğer kütüphanelere ziyaretler düzenleyiniz l Aceleci olmayınız ve geri bildirim için personele zaman tanıyınız

PERSONELİN EĞİTİMİ l Günlük rutini bozulanlara ve ofislerinden fiziksel yer kaybedenlere anlayışlı olunuz l İşlemler, kararlar ve eğitime yönelik planlar hakkında personeli sık sık ve ayrıntılı olarak bilgilendiriniz l Sistemi tanıtınız l Olası sorunlara hazır olunuz.

TARIM ? l Tarlanın sürülmesi : l Tarlanın sürülmesi : Personeli bilgilendirerek zemini hazırlayın. l Tarlanın düzlenmesi : l Tarlanın düzlenmesi : Personeli seçim işlemine dahil edin. l Ekim : l Ekim : Yeni sistemin, çalışma biçimlerini nasıl etkileyeceğini anlatın. l Yetiştirme : l Yetiştirme : Uygun düzeylerde eğitim verin. l Sulama : l Sulama : Uygun fiziksel ortamı sağlayın.

TARIM ? l Bekleme: l Bekleme: Yeni sisteme alışmada süre tanıyın. l Yabani otların ayıklanması : l Yabani otların ayıklanması : Sistemi değerlendirin. l Hasat: l Hasat: Personel ve kullanıcıların yeni sistemin nimetlerinden yararlanması.

EĞİTEK’TE YAPILANLAR l Proje, kurum üst yöneticilerine bir sunumla tanıtıldı. l Kurum çalışanlarına da açık olan 6 eğitim semineri yapıldı. l Birim çalışanlarının motivasyonu yükseltildi.

KULLANICI UNSURU l Kullanıcılar hizmetlerin neler olduğunu bilmelidirler l Broşürler l Yerel bir gazete (dergi) de bir makale l Kurum içi bir yayında bir makale l Uygun bir sergide bir stand l Gösteriler l Elektronik bülten tahtalarında yeralmak

GERÇEKLEŞTİRİLMEYE ÇALIŞILAN MERKEZ ?

TARTIŞMA TEŞEKKÜRLER...