Üniversite Arşivi Nedir?

Slides:



Advertisements
Benzer bir sunumlar
Arşiv Yönetmeliği Doç. Dr. Niyazi ÇİÇEK.
Advertisements

Arşiv Kurumların gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme veya işlemler sonucu meydana gelen ve bir amaçla saklanan Dokümantasyon,
YÜKSEKÖĞRETİM KURULU BAŞKANLIĞI
Genel sekreterlik Genel Sekreterlik, bir Genel Sekreter ile en çok iki Genel Sekreter Yardımcısından ve bağlı birimlerden oluşur. Genel Sekreter, üniversite.
BİTLİS EREN ÜNİVERSİTESİ
Belge Envanteri ve Saklama Planları
YAPI İŞLERİ VE TEKNİK DAİRE BAŞKANLIĞI
AYIKLAMA VE İMHA İŞLEMLERİ
Taşınır Mal Yönetmeliği Modülü
Arşiv Nedir? a. Kurumların, gerçek ve tüzel kişilerin gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme veya işlemler neticesi meydana gelen (toplanan, biriken)
FAKÜLTE/BÖLÜM/ YÜKSEKOKUL ADI STRATEJİK PLANLAMA SUNUMU Not:Süreçler değişebilir…
Arşiv Kurumların gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme veya işlemler sonucu meydana gelen ve bir amaçla saklanan Dokümantasyon,
ANKARA ÜNİVERSİTESİ Kurumsal Arşivi Açık Erişim Kaynakları
KÜTÜPHANE OTOMASYON SİSTEMİNİN KULLANIMI
MEB Öğrenci Davranışlarının Değerlendirilmesi Yönetmeliği
BEIER CÜMLE TAMAMLAMA TESTİ
Fen Dairesi Başkanlığı
TÜRKİYE EKONOMİSİNE GENEL BAKIŞ VE SON GELİŞMELER KEMAL UNAKITAN MALİYE BAKANI 05 Eylül 2008 T.C. MALİYE BAKANLIĞI.
STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI
BEIER CÜMLE TAMAMLAMA TESTİ
STANDART DOSYA PLANI Genel Evrak ve Arşiv Müdürlüğü.
ABANT İZZET BAYSAL ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL SİSTEMİ
KÜTÜPHANELERDE HALKLA İLİŞKİLER ve PAZARLAMA ANKARA ÜNİVERSİTESİ KÜTÜPHANESİ ÖRNEĞİ Tuna CAN & E.Erdal AYDIN
Yönetim Bilgi Sistemleri Şubat TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ.
Ankara Üniversitesi Açık Arşiv Uygulaması
Üniversite Arşivi Nedir?.
Strateji Geliştirme Başkanlığı
EBYS Elektronik Belge Yönetim Sistemi
Standart Dosya Planının Tam Hali
Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi
Meslektaşlarımızın Ücret Almadan Hizmete Devam Etmesi. Haksız Rekabette Sorunlar.
Meslektaşlarımızın Ücret Almadan Hizmete Devam Etmesi. Haksız Rekabette Sorunlar.
BİLİMSEL ARAŞTIRMA TEKNİKLERİ VE PROJE HAZIRLAMA SÜRECİ
Biz Kimiz? DELFİN, her türlü doküman tabanlı teknolojileri araştırmak, geliştirmek, kurum ve şirketlere fiziksel arşiv ve elektronik arşivleme hizmetlerinde.
KAHRAMANMARAŞ SÜTÇÜ İMAM ÜNİVERSİTESİ SAĞLIK BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ
TÜRKİYE EKONOMİSİNE GENEL BAKIŞ VE SON GELİŞMELER KEMAL UNAKITAN MALİYE BAKANI 5 Eylül 2008 T.C. MALİYE BAKANLIĞI.
ARŞİVLEME YÖNTEMİ.
Amaç Açık Erişim Nedir? Neden Açık Erişim? Açık Erişim Nasıl sağlanır?
YILDIZ TEKNİK ÜNİVERSİTESİ
BELGE YÖNETİMİ – ARŞİV VE DOSYALAMA
İç Kontrol Sistemi Örnek Uygulamaları ve Üniversitemizde Genel Durum
DEVLET ARŞİV HİZMETLERİ HAKKINDA YÖNETMELİK
Abant İzzet Baysal Üniversitesi KURUM ARŞİVİNİN GÖREVLERİ.
T.C MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI
Bankacılık sektörü 2010 yılının ilk yarısındaki gelişmeler “Temmuz 2010”
Gündem Belge, herhangi bir bireysel veya kurumsal fonksiyonun yerine getirilmesi için alınmış veya fonksiyonun sonucunda üretilmiş, * içerik, * ilişki.
Kurumsal Arşivler ve Açık Erişim Uygulamaları 44. Kütüphane Haftası, 31 Mart–4 Nisan 2008 Ömer Orhan Atılım Üniversitesi Kütüphanesi.
MDK ALT YAPI KIYASLAMA ÇALIŞMA GRUBU
SLAYT 1BBY220 OCLC WorldCat Yaşar Tonta Hacettepe Üniversitesi yunus.hacettepe.edu.tr/~tonta/ BBY220 Bilgi Erişim İlkeleri.
Uzm.Öğr.Muzaffer GARİP 1. 2 SUNUMUN İÇERİĞİ MUAMELAT (İŞLEMLER) YÖNETMELİĞİ RESMİ YAZIŞMALAR İLE İLGİLİ BİLGİLER ARŞİV İŞLEMLERİ.
KAMU HİZMET ENVANTERİ SEMİNERİ
İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı
ESNAF VE SANATKÂRLAR MESLEK KURULUŞLARINDA ARŞİV VE DEMİRBAŞ İŞLEMLERİ
BALIKESİR ÜNİVERSİTESİ BİRİMLERİ KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANININ HAZIRLANMASI BALIKESİR ÜNİVERSİTESİ BİRİMLERİ KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA.
Selman SOLHAN
Ordu Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
Bakanlığımız yönetiminde ve kullanımında bulunan taşınmazlar ;
Hafta 1: Dizinleme ve Özler BBY 264 Dizinleme ve Sınıflama.
KAMU YÖNETİMİNDE İÇ KONTROL SİSTEMİ ve İÇ KONTROL EYLEM PLANININ UYGULANMASI KAMU YÖNETİMİNDE İÇ KONTROL SİSTEMİ ve İÇ KONTROL EYLEM PLANININ UYGULANMASI.
BURSA SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ ARŞİV HİZMETLERİ EĞİTİM SEMİNERİ
Hafta 2: Dizinleme ve Öz Hazırlamaya Giriş BBY 306 Dizinleme ve Öz Hazırlama
Üniversite Arşivi Nedir?
KÜTÜPHANE OTOMASYON SİSTEMİNİN KULLANIMI
STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI TAŞINIR İŞLEMLER SERVİSİ GENEL HATLARIYLA TAŞINIR MAL YÖNETMELİĞİ.
DEVLET ARŞİVLERİ T.C. BAŞBAKANLIK Hülya ŞEN GÖNÜL GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
Öğretim Yılı Oryantasyon Programı
Arşiv Yönetmeliği Dr. SEVİL PAMUK.
Dspace Kurumsal Arşİv KullanIm kILAVUZU
ŞİRKET PROFİLİ Nida İnşaat, 1985 yılında güncel projeler üretmek üzere çalışmalarına başlamıştır. İlk kurulduğu yıllarda grup şirketlere ait sanayi ve.
BİRİM ARŞİVİ SAKLAMA SÜRELERİ
Sunum transkripti:

Üniversite Arşivi Nedir? Üniversitelerin birimlerinin çalışmalarını yaparken kendilerinin ürettikleri ya da kendilerine gelen ve üniversite mensubu bilim adamlarının araştırmaları sonucunda ürettikleri–tarihi, biçimi ve üzerinde kayıtlı olduğu materyal ne olursa olsun- belgeler topluluğuna Üniversite Arşivi denir.

Üniversitelerde Belgeler; İdari ve bilimsel olmak üzere ikiye ayrılır: 1. İdari Kurum içi ve dışı yazışmalar, kurumun ihtiyacı olan (üniversitenin idaresi, politikası, birimlerin görev ve yetkilerine dair ve personel ile ilgili) belgeler, malî, hukukî, tarihî, araştırma değeri olan belgeler, 2. Bilimsel Yayınlanmamış bilimsel araştırmalar ve raporlar, ders içerikleri ve kullanılan araç-gereç, tezler, hasta dosyaları, üniversite üyelerinin kariyerleri, projelerle ilgili belgeler, açıklamalar, yani üniversitede görevli akademik personele ait belgeler olmak üzere ikiye ayrılır.

Belgelerin Yolculuğu Belgeler; üretimi, kurum içi veya kurum dışında dolaşması, güncelliği (kullanılır) olması sebebiyle alıkonulması, ayıklanması (uzun süreli değeri olmayan belgelerin serilerden çıkarılması), arşivlik değeri olmayanların imhası, saklanılması yani arşivlenmesi ve kullanıcıya açılması gibi safhalardan geçer.

Üniversitelerde Belge Yönetimi Üniversitelerde belgelerin üretimini, üretiminin denetlenmesini, dağıtımını, kullanılmasını, dosyalanmasını, dokümantasyon çalışmalarını, erişimini, depolanmasını, korunmasını, idari, hukuki, araştırma açısından değeri olmayan ve kamu yararı taşımayanların ayıklanmasını, gereksizlerin imhasını, arşivsel değere sahip olanların önce kurumun arşivine, burada hukuki saklama süresini tamamlayanların tarihi arşive naklini mümkün kılan güncel ve yarı güncel evraklar üzerinde uygulanan bütünsel programdır.

Belge Yönetimi

Belge Yönetimi ile amaçlananlar: 1-Üniversitede yazılı (belge) iletişim politikasını netleştirmek, 2-Yazışma işlemlerinin sınırlarını, personelin sorumluluklarını belirlemek, 3-Yazışma işlemlerinde standartlaşmayı sağlamak 4-Bilgi ve belgeyi doğru yerde kullanmak, 5-Yalnızca gerekli belgelerin üretimini sağlamak, kırtasiyeyi azaltmak, 6-Teknolojiden yararlanarak iş ve insan gücünden tasarruf etmek, 7- Bilgi ve belge isteklerine etkin erişim sağlamak, 8- Güncelliğini yitiren belgeleri depolamak, 9- Üniversitenin tarihi kayıtlarını korumak, 10-Yapılacak işleri bireylere bağlı olmaktan kurtararak, işi kurumsallaştırmak, kaliteyi, güvenilirliği ve sürekliliği sağlayarak, kurum arşivlerinin bilgi merkezi olarak çalışmasını sağlamak.

Bir belgenin üretilmesinden arşivlenmesine giden süreçte; üretici, kullanıcı, saklayıcının sorumlulukları:

Belge Üreticisinin Sorumlulukları 1-Belgenin konusu veya başlığını belirlemek, 2-Belgenin alıkoyma değerine (sürelerine) karar vermek, 3-Dağıtımı yapılacak belgenin nasıl çoğaltılacağına karar vermek, 4-Bütünlük içinde kısa, az ve öz, temiz mektuplar yazmak, vb. olarak belirtilebilir.

Belgeyi Alanın Sorumluluğu Belgeyi alan diğer bir belge üreticisidir. Alıcı, gelen belgeyi okumak, incelemek ve değerlendirmek zorundadır. Belge yalnızca bilgi mi vermektedir, yoksa bir eylemin gerçekleştirilmesini mi istemektedir, cevap verilmesi gerekli midir? Kullanıcı/alıcı önce buna karar vermelidir. Ondan sonra cevap yazılması gerekiyorsa, cevabını yazmak için bir üretici olarak hareket etmelidir. Belgeyi alan, gelen belgenin çoğaltılıp çoğaltılmayacağından gerekli ise kaç kopya çoğaltılacağından da sorumlu olmalıdır.

Bilgi İşleyenin Sorumluluğu 1-Tüm belgeler üzerindeki gerekli başlık ve kodları girmek, 2-Birden çok konudaki belgeler için dosya sayısına uygun kopya hazırlamak, 3-Birden çok konudaki yazışmalardan ilgili bölümlere fazla kopya sağlamak, 4-Oluşturulmuş metinlerin yazılmasında kelime işlemciyi tam kapasite kullanmak.

Belgeleri Saklayan-Alıkoyan Personelin Sorumluluğu Belgeleri alıkoyan-saklayan personel, gerektiğinde kullanım ve referans için elde tutulan belgeleri koruyan kimselerdir. Bu personel belgeleri alır ve depolama için hazırlar, düzenleme işlemlerini yapar, kullanım için istenen belgeleri verir, işi bitince geri alır ve bunlara ilişkin kayıtları tutar. Kurumun belge merkezi gerçekten tüm belge sisteminin ölçüsüdür. Belgeleri alıkoymak ve saklamaktan sorumlu olan personel, belgelerin dosyalanmasından önce alıkoyma süreleri ve belgelerin üretildikleri yer ve zamanın kontrol edilmesinden sorumlu olmalıdır.

Üniversite Arşivine Devir ve Üniversite Arşivindeki İşlemler 1-Merkez Teşkilatı birim arşivlerinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, kayıt defterleri veya föyleri ile birlikte Üniversite arşivine devredilir. 2-Üniversite arşivinde ayıklama ve imha yapmak üzere komisyonlar oluşturulur. DAH Yönetmeliğinin 4 ve 5. maddelerine göre ayıklama ve imha yapılır.

Üniversite Arşivindeki İşlemler 3-Damgalama “Abant İzzet Baysal Üniversitesi Arşivi” yazan damga ile siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak suretiyle evrakların ön yüz sol köşesine, defterlerin ise, iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise, yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir.

Üniversite Arşivindeki İşlemler 4-Malzemenin Üniversite Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirmesi Arşivlik malzeme (ve arşiv malzemesi), işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan metodla, (Provenance Sistemi) yani evrakın doğal durumunu, bütünlüğünü bozmadan asli düzeni ile tasnif edilir. Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu birimler, hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir. Birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir ve Devlet Arşiv Yönetmeliği’nin 24. maddesindeki Tasnif sırasına uyularak işlemler yapılır.

Üniversite Arşivindeki İşlemler 5-Elektronik ortamda kaydedilen arşiv malzemesinin muhafazası, tasnifi, devri işlemleri de diğer malzemeler için uygulanan sistem geçerlidir ancak, bu tür malzemelerin kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası, cd, disket ve benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle saklanır. 6-Üniversite arşivlerinde evrakın saklanma süresi 10-14 yıldır. (Ya da süresiz.)

Üniversite Arşivindeki İşlemler 7-Üniversite arşivinde arşivlik malzemenin kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanterleri çıkarılır ve katalogları hazırlanır. 8-Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi : Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik madde 28’e göre yapılır. 9-Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi: Madde 29.

Üniversite Arşivindeki İşlemler 10-İmha İşlemine tabi tutulmayacak malzeme: Madde 30. 11-İmha Edilecek Malzeme: Madde 31. 12-Üniversite arşivinde yapılacak ayıklama ve imha: Madde 32. 13-Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Teşkili: Madde 33.

Üniversite Arşivindeki İşlemler 14-Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Yetki ve Sorumlulukları: Madde 34. 15-Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları: Madde 35. 16-İmha İşlemleri: Madde 36-42. Ayıklama ve Tasnif: Madde 36. İmha listesinin Düzenlenmesi: Madde 37. İmha listelerinin Kesinlik Kazanması: Madde 38. İmha şekilleri: Madde 39. İmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması: Madde 40. İmha Tutanağı: Madde 41. İmha listeleri ve Tutanaklarının Saklanması ve Denetleme: Madde 42.

Üniversite Arşivindeki İşlemler 17-Üniversite Arşivi her yıl içerisindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgilerini içeren “Arşiv Faaliyet Raporu”nu hazırlar ve müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne gönderir.

Dosyalama Dosyalama, Standart Dosya Planı’na uygun olarak yapılacaktır. Ayrıntılar için Standart Dosya Planı’na bakınız.

Üniversitelerde Standart Dosya Planı uygulaması nasıl olacaktır? Tüm üniversitelerin ana hizmet faaliyetleri ile ilgili ortak bir dosya planı Yüksek Öğretim Kurumu tarafından hazırlanarak, üniversitelerin kullanımına sunulacaktır. Üniversiteler dosya planı, Yüksek Öğretim Kurumu tarafından hazırlanan ve 100-599 sayısal aralığında kodlanan ana faaliyetlere ilişkin plan ile Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nce hazırlanan ve 000-099 ile 600-999 sayısal aralığında kodlanan yardımcı hizmet ve danışma-denetim faaliyetlerine ilişkin planların bir araya getirilmesiyle tamamlanmış olacaktır.

Belgelerin dosyalanmasında “gelen” ve “giden” şeklinde ayırmak mı gerekiyor? Gelen ve giden şeklinde farklı dosyalar açılması yöntemi özellikle kamu iktisadi kuruluşlarında sıklıkla görülen hatalı bir dosyalama uygulamasıdır. Belgeler hangi safhada olursa olsun ilgili bulundukları yazılarla birlikte dosyalanmalıdır. Bu uygulama, faaliyetin başlangıcı, süreci ve sonuçlanması ile ilgili bütün safahatı görmemizi sağlar. Hangi kademede olursa olsun gerek idareciler, gerekse faaliyet icra eden personel bu safahatı bütün gelişmeleri ile birlikte görmek ister. İleride arşiv malzemesi niteliği taşıyan belgelerin Milli Arşive devredileceği zorunluluğunu düşündüğümüzde, bu belgelerden faydalanmak isteyecek araştırmacıların da belge bütününü bir arada görme isteği içerisinde olacağı da malumdur. Gelen ve giden şeklinde bir ayrım, konu bütünlüğünün ortadan kalkmasına sebebiyet verecektir. Bu da, ileride bu belgelerden faydalanmak isteyecek kesimlerin taleplerine olumsuz etki edecektir. Dolayısıyla doğru olan yöntem, yazıların ilgi tutuldukları yazılar ve ekleri ile birlikte kronolojik sırada bir araya getirilmesi ve işlemi tamamlandığında dosyasına takılması şeklindedir. Bu işleyişin sağlıklı bir şekilde yürütülebilmesi için de işlemi devam eden yazıların “İşlemi devam eden yazılar” şeklinde açılacak ara bir dosyada takip edilmesi ve işlemi tamamlananların nihai dosyalarına konulmaları da doğru bir yöntem olacaktır.

Kaynakça: Pamuk, Sevil, Üniversitelerde Belge Yönetimi ve Üniversite Arşivleri, İstanbul Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Arşivcilik Anabilim Dalı, Yüksek Lisans Tezi, 2001. Özdemirci, Fahrettin, “e-Arşivlere Giden Yolda Belge Yönetim Birimleri” e-Türkiye Sürecinde Kütüphaneler: 38. Kütüphane Haftası Bildiriler, 25-31 Mart 2002; Ankara: Türk Kütüphaneciler Derneği, 2002.