Üniversite Arşivi Nedir? Üniversitelerin birimlerinin çalışmalarını yaparken kendilerinin ürettikleri ya da kendilerine gelen ve üniversite mensubu bilim adamlarının araştırmaları sonucunda ürettikleri–tarihi, biçimi ve üzerinde kayıtlı olduğu materyal ne olursa olsun- belgeler topluluğuna Üniversite Arşivi denir.

Üniversitelerde Belgeler; İdari ve bilimsel olmak üzere ikiye ayrılır: 1. İdari Kurum içi ve dışı yazışmalar, kurumun ihtiyacı olan (üniversitenin idaresi, politikası, birimlerin görev ve yetkilerine dair ve personel ile ilgili) belgeler, malî, hukukî, tarihî, araştırma değeri olan belgeler, 2. Bilimsel Yayınlanmamış bilimsel araştırmalar ve raporlar, ders içerikleri ve kullanılan araç-gereç, tezler, hasta dosyaları, üniversite üyelerinin kariyerleri, projelerle ilgili belgeler, açıklamalar, yani üniversitede görevli akademik personele ait belgeler olmak üzere ikiye ayrılır.

Belgelerin Yolculuğu Belgeler; üretimi, kurum içi veya kurum dışında dolaşması, güncelliği (kullanılır) olması sebebiyle alıkonulması, ayıklanması (uzun süreli değeri olmayan belgelerin serilerden çıkarılması), arşivlik değeri olmayanların imhası, saklanılması yani arşivlenmesi ve kullanıcıya açılması gibi safhalardan geçer.

Üniversitelerde Belge Yönetimi Üniversitelerde belgelerin üretimini, üretiminin denetlenmesini, dağıtımını, kullanılmasını, dosyalanmasını, dokümantasyon çalışmalarını, erişimini, depolanmasını, korunmasını, idari, hukuki, araştırma açısından değeri olmayan ve kamu yararı taşımayanların ayıklanmasını, gereksizlerin imhasını, arşivsel değere sahip olanların önce kurumun arşivine, burada hukuki saklama süresini tamamlayanların tarihi arşive naklini mümkün kılan güncel ve yarı güncel evraklar üzerinde uygulanan bütünsel programdır.

Belge Yönetimi

Belge Yönetimi ile amaçlananlar: 1-Üniversitede yazılı (belge) iletişim politikasını netleştirmek, 2-Yazışma işlemlerinin sınırlarını, personelin sorumluluklarını belirlemek, 3-Yazışma işlemlerinde standartlaşmayı sağlamak 4-Bilgi ve belgeyi doğru yerde kullanmak, 5-Yalnızca gerekli belgelerin üretimini sağlamak, kırtasiyeyi azaltmak, 6-Teknolojiden yararlanarak iş ve insan gücünden tasarruf etmek, 7- Bilgi ve belge isteklerine etkin erişim sağlamak, 8- Güncelliğini yitiren belgeleri depolamak, 9- Üniversitenin tarihi kayıtlarını korumak, 10-Yapılacak işleri bireylere bağlı olmaktan kurtararak, işi kurumsallaştırmak, kaliteyi, güvenilirliği ve sürekliliği sağlayarak, kurum arşivlerinin bilgi merkezi olarak çalışmasını sağlamak.

Bir belgenin üretilmesinden arşivlenmesine giden süreçte; üretici, kullanıcı, saklayıcının sorumlulukları:

Belge Üreticisinin Sorumlulukları 1-Belgenin konusu veya başlığını belirlemek, 2-Belgenin alıkoyma değerine (sürelerine) karar vermek, 3-Dağıtımı yapılacak belgenin nasıl çoğaltılacağına karar vermek, 4-Bütünlük içinde kısa, az ve öz, temiz mektuplar yazmak, vb. olarak belirtilebilir.

Belgeyi Alanın Sorumluluğu Belgeyi alan diğer bir belge üreticisidir. Alıcı, gelen belgeyi okumak, incelemek ve değerlendirmek zorundadır. Belge yalnızca bilgi mi vermektedir, yoksa bir eylemin gerçekleştirilmesini mi istemektedir, cevap verilmesi gerekli midir? Kullanıcı/alıcı önce buna karar vermelidir. Ondan sonra cevap yazılması gerekiyorsa, cevabını yazmak için bir üretici olarak hareket etmelidir. Belgeyi alan, gelen belgenin çoğaltılıp çoğaltılmayacağından gerekli ise kaç kopya çoğaltılacağından da sorumlu olmalıdır.

Bilgi İşleyenin Sorumluluğu 1-Tüm belgeler üzerindeki gerekli başlık ve kodları girmek, 2-Birden çok konudaki belgeler için dosya sayısına uygun kopya hazırlamak, 3-Birden çok konudaki yazışmalardan ilgili bölümlere fazla kopya sağlamak, 4-Oluşturulmuş metinlerin yazılmasında kelime işlemciyi tam kapasite kullanmak.

Belgeleri Saklayan-Alıkoyan Personelin Sorumluluğu Belgeleri alıkoyan-saklayan personel, gerektiğinde kullanım ve referans için elde tutulan belgeleri koruyan kimselerdir. Bu personel belgeleri alır ve depolama için hazırlar, düzenleme işlemlerini yapar, kullanım için istenen belgeleri verir, işi bitince geri alır ve bunlara ilişkin kayıtları tutar. Kurumun belge merkezi gerçekten tüm belge sisteminin ölçüsüdür. Belgeleri alıkoymak ve saklamaktan sorumlu olan personel, belgelerin dosyalanmasından önce alıkoyma süreleri ve belgelerin üretildikleri yer ve zamanın kontrol edilmesinden sorumlu olmalıdır.

Üniversite Arşivine Devir ve Üniversite Arşivindeki İşlemler 1-Merkez Teşkilatı birim arşivlerinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, kayıt defterleri veya föyleri ile birlikte Üniversite arşivine devredilir. 2-Üniversite arşivinde ayıklama ve imha yapmak üzere komisyonlar oluşturulur. DAH Yönetmeliğinin 4 ve 5. maddelerine göre ayıklama ve imha yapılır.

Üniversite Arşivindeki İşlemler 3-Damgalama “Abant İzzet Baysal Üniversitesi Arşivi” yazan damga ile siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak suretiyle evrakların ön yüz sol köşesine, defterlerin ise, iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise, yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir.

Üniversite Arşivindeki İşlemler 4-Malzemenin Üniversite Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirmesi Arşivlik malzeme (ve arşiv malzemesi), işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan metodla, (Provenance Sistemi) yani evrakın doğal durumunu, bütünlüğünü bozmadan asli düzeni ile tasnif edilir. Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu birimler, hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir. Birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir ve Devlet Arşiv Yönetmeliği’nin 24. maddesindeki Tasnif sırasına uyularak işlemler yapılır.

Üniversite Arşivindeki İşlemler 5-Elektronik ortamda kaydedilen arşiv malzemesinin muhafazası, tasnifi, devri işlemleri de diğer malzemeler için uygulanan sistem geçerlidir ancak, bu tür malzemelerin kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası, cd, disket ve benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle saklanır. 6-Üniversite arşivlerinde evrakın saklanma süresi 10-14 yıldır. (Ya da süresiz.)

Üniversite Arşivindeki İşlemler 7-Üniversite arşivinde arşivlik malzemenin kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanterleri çıkarılır ve katalogları hazırlanır. 8-Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi : Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik madde 28’e göre yapılır. 9-Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi: Madde 29.

Üniversite Arşivindeki İşlemler 10-İmha İşlemine tabi tutulmayacak malzeme: Madde 30. 11-İmha Edilecek Malzeme: Madde 31. 12-Üniversite arşivinde yapılacak ayıklama ve imha: Madde 32. 13-Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Teşkili: Madde 33.

Üniversite Arşivindeki İşlemler 14-Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Yetki ve Sorumlulukları: Madde 34. 15-Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları: Madde 35. 16-İmha İşlemleri: Madde 36-42. Ayıklama ve Tasnif: Madde 36. İmha listesinin Düzenlenmesi: Madde 37. İmha listelerinin Kesinlik Kazanması: Madde 38. İmha şekilleri: Madde 39. İmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması: Madde 40. İmha Tutanağı: Madde 41. İmha listeleri ve Tutanaklarının Saklanması ve Denetleme: Madde 42.

Üniversite Arşivindeki İşlemler 17-Üniversite Arşivi her yıl içerisindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgilerini içeren “Arşiv Faaliyet Raporu”nu hazırlar ve müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne gönderir.

Dosyalama Dosyalama, Standart Dosya Planı’na uygun olarak yapılacaktır. Ayrıntılar için Standart Dosya Planı’na bakınız.

Üniversitelerde Standart Dosya Planı uygulaması nasıl olacaktır? Tüm üniversitelerin ana hizmet faaliyetleri ile ilgili ortak bir dosya planı Yüksek Öğretim Kurumu tarafından hazırlanarak, üniversitelerin kullanımına sunulacaktır. Üniversiteler dosya planı, Yüksek Öğretim Kurumu tarafından hazırlanan ve 100-599 sayısal aralığında kodlanan ana faaliyetlere ilişkin plan ile Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nce hazırlanan ve 000-099 ile 600-999 sayısal aralığında kodlanan yardımcı hizmet ve danışma-denetim faaliyetlerine ilişkin planların bir araya getirilmesiyle tamamlanmış olacaktır.

Belgelerin dosyalanmasında “gelen” ve “giden” şeklinde ayırmak mı gerekiyor? Gelen ve giden şeklinde farklı dosyalar açılması yöntemi özellikle kamu iktisadi kuruluşlarında sıklıkla görülen hatalı bir dosyalama uygulamasıdır. Belgeler hangi safhada olursa olsun ilgili bulundukları yazılarla birlikte dosyalanmalıdır. Bu uygulama, faaliyetin başlangıcı, süreci ve sonuçlanması ile ilgili bütün safahatı görmemizi sağlar. Hangi kademede olursa olsun gerek idareciler, gerekse faaliyet icra eden personel bu safahatı bütün gelişmeleri ile birlikte görmek ister. İleride arşiv malzemesi niteliği taşıyan belgelerin Milli Arşive devredileceği zorunluluğunu düşündüğümüzde, bu belgelerden faydalanmak isteyecek araştırmacıların da belge bütününü bir arada görme isteği içerisinde olacağı da malumdur. Gelen ve giden şeklinde bir ayrım, konu bütünlüğünün ortadan kalkmasına sebebiyet verecektir. Bu da, ileride bu belgelerden faydalanmak isteyecek kesimlerin taleplerine olumsuz etki edecektir. Dolayısıyla doğru olan yöntem, yazıların ilgi tutuldukları yazılar ve ekleri ile birlikte kronolojik sırada bir araya getirilmesi ve işlemi tamamlandığında dosyasına takılması şeklindedir. Bu işleyişin sağlıklı bir şekilde yürütülebilmesi için de işlemi devam eden yazıların “İşlemi devam eden yazılar” şeklinde açılacak ara bir dosyada takip edilmesi ve işlemi tamamlananların nihai dosyalarına konulmaları da doğru bir yöntem olacaktır.

Kaynakça: Pamuk, Sevil, Üniversitelerde Belge Yönetimi ve Üniversite Arşivleri, İstanbul Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Arşivcilik Anabilim Dalı, Yüksek Lisans Tezi, 2001. Özdemirci, Fahrettin, “e-Arşivlere Giden Yolda Belge Yönetim Birimleri” e-Türkiye Sürecinde Kütüphaneler: 38. Kütüphane Haftası Bildiriler, 25-31 Mart 2002; Ankara: Türk Kütüphaneciler Derneği, 2002.