Taşınır Mal Yönetmeliğinin Açıklaması ve Uygulanması Ercüment AKIŞ Başkontrolör Taşınır Mal Yönetmeliğinin Açıklaması ve Uygulanması

BİLGİ NOTU Taşınır Mal Yönetmeliği Taslağı İle İlgili Hazırlık Çalışması: Yürürlüğe girdiğinde uygulanacak olan yönetmeliğe göre taşınırların ambar giriş ve çıkış işlemlerine ilişkin uygulama, akış şeması şeklinde verilmektedir. Yönetmelik Taslağı gereğince, belediyelerde/özel idarelerde mevcut olan her bir ambar için (örnek) kod numarası tasarlanmış olup, söz konusu kodlar, son bölümde yer almaktadır. İdarelerin hesap planında yer alan 150,253,254 ve 255 nolu hesaplarda izlenmesi gereken taşınırların fiili envanterleri 31.12.2006 tarihine kadar yapılarak komisyonca belirlenen rayiç değerleri üzerinden ilgili defterlere kaydedilnelidir. Yönetmeliğe ek Taşınır Kod Listesi ile taşınırların hesap kodları ile detay kodlarının bilinmesi ve izlenmesi gerekmektedir.

TAŞINIR MAL YÖNETMELİĞİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç Madde 1- Bu Yönetmeliğin amacı, kaynağına ve edinme yöntemine bakılmaksızın kamu idarelerine ait taşınırların kaydı, muhafazası ve kullanımı ile yönetim hesabının verilmesi, merkez ve taşrada taşınır yönetim sorumlularıyla bunlar adına görev yapacak olanların belirlenmesi ve kamu idareleri arasında taşınırın bedelsiz devrine ilişkin esas ve usulleri belirlemektir.

Kapsam Madde 2- Bu Yönetmelik genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerini ve bunlara ait taşınırları kapsar. Kapsamdaki idarelerin bünyesinde bulunan fabrika, imalâthane ve benzeri üretim yerlerinde kullanılan ilk maddeler ile yarı mamûl ve mamûl maddeler hakkında bu Yönetmelik hükümleri uygulanmaz. Bunlar hakkında kendi düzenleyici işlemlerinde belirlenen esas ve usuller uygulanır.

Kamu idarelerinin görevleri gereğince herhangi bir işlemin sonuçlanmasına veya bir kararın verilmesine kadar muhafaza edilmek üzere alınan emanet taşınırlar hakkında özel mevzuatındaki hükümler uygulanır.

Madde 3- Bu Yönetmelik, 10/12/2003 Dayanak Madde 3- Bu Yönetmelik, 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun 44 ve 45 inci maddeleri hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

TAŞINIR MAL YÖNETMELİĞİ Tanımlar Madde 4- Bu Yönetmeliğin uygulanmasında; a) Kanun: 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununu, b) Bakanlık: Maliye Bakanlığını, c) Üst yönetici: Bakanlıklarda müsteşarı, Milli Savunma Bakanlığında bakanı, diğer kamu idarelerinde en üst yöneticiyi ,il özel idarelerinde valiyi, belediyelerde belediye başkanını,

d) Harcama birimi: Kamu idaresi bütçesinde ödenek tahsis edilen ve harcama yetkisi bulunan merkez birimi ile ödenek gönderme belgesiyle harcama yetkisi verilen merkez dışı birimi, e) Malî hizmetler birimi: Kanunun 60 ıncı maddesinde sayılan görevleri yürüten birimi, f) Taşınır: Çeşitleri ile kod numaraları Yönetmeliğe ekli Taşınır Kod Listesinin (A) bölümünde yer alan tüketim malzemeleri ile (B) bölümünde yer alan “Tesis, Makine ve Cihazlar”, “Taşıtlar” ve “Demirbaşlar” grupları içerisinde yer alan taşınabilir maddî duran varlıkları,

g) Tüketim malzemeleri: Belirli bir hizmetin üretilmesinde kullanılan, kullanımı sonucunda tükenen veya bir süre kullanıldıktan sonra ilk özelliklerini kısmen veya tamamen kaybederek bir daha kullanılamayacak duruma gelen, çeşitleri ile kod numaraları Taşınır Kod Listesinin (A) bölümün 150 hesap detayında yer alan malzemeleri,

h) Dayanıklı taşınırlar: Taşınır Kod Listesinin (B) bölümünde gösterilen makine ve cihazlar ile taşıtlar, demirbaşları, ı) Tesis, makine ve cihazlar: Çeşitleri ile kod numaraları Taşınır Kod Listesinin (B) bölümü 253 hesap detayında yer alan, üretim ve hizmet amacıyla kullanılan her türlü makine, cihaz ve aletleri, j) Taşıtlar: Yolcu ve yük taşımacılığında kullanılanlar ile özel amaçlı kullanımlar için muhtelif cihazlarla donatılmış bulunan ve çeşitleri ile kod numaraları Taşınır Kod Listesinin (B) bölümü 254 hesap detayında gösterilen taşıtları,

k) Demirbaşlar: Belirli bir hizmete tahsis amacıyla edinilen, belli bir süreye tâbi olmaksızın uzun süre kullanılabilen ve kullanılmakla yok olmayan, çeşitleri ile kod numaraları Taşınır Kod Listesinin (B) bölümü 255 hesap detayında yer alan taşınırları, l) Taşınır hesap kodu: Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği çerçeve hesap planında yer alan ve taşınırın kaydedildiği ilgili hesap kodunu,

m) Taşınır I inci düzey detay kodu: Taşınır Kod Listesinde gösterilen taşınır hesap kodundan sonra gelen iki haneli detay kodunu, n) Taşınır II nci düzey detay kodu: Taşınır Kod Listesinde gösterilen taşınır I inci düzey detay kodundan sonra gelen iki haneli detay kodunu, o) Taşınır III üncü ve sonraki düzey detay kodları: II nci düzey detay kodundan sonra gelen ve taşınırın detaylı izlenebilmesi için kaydedileceği, iki veya daha fazla haneden oluşan detay kodlarını,

p) Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi: Taşınırları teslim alan, koruyan, kullanım yerlerine teslim eden, Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre kayıtları tutan ve bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenleyen ve bu hususlarda doğrudan harcama yetkilisine karşı sorumlu olan görevliyi, r) Taşınır hesap yetkilisi: Kamu idaresinin merkez, bölge, il ve ilçe teşkilatı itibarıyla taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinden aldığı taşınır hesaplarını konsolide ederek, buna ilişkin cetvelleri düzenleyip merkezdeki taşınır hesap sorumlusuna vermekle sorumlu olan görevliyi ifade eder.

TAŞINIRI DÜZEY KODLARI TAŞINIR HESAP YETKİLİSİ Tüketim Malzemeleri (150) Demirbaşlar (255) Taşıtlar (254) Tesis, Makine ve Cihazlar (253)

Görevliler, Yetki ve Sorumlulukları İKİNCİ BÖLÜM Görevliler, Yetki ve Sorumlulukları Taşınır kayıt işlemleri Madde 5- Taşınır kayıt işlemleri; kamu idarelerine ait taşınırların önceki yıldan devren gelenlerle birlikte içinde bulunulan yılda çeşitli yollarla edinilenlerin ve elden çıkarılanların, kayıp, fire ve benzeri nedenlerle meydana gelen azalmaların ve sayım fazlalarının miktar ve değer olarak takip edilmesi ve yönetim hesabı verilmesine esas bilgilerin üretilmesi amacıyla kayıt altına alınmasıdır. Kayıtların belgeye dayanması şarttır.

Kayıt işlemleri; taşınır giriş ve çıkış kayıtlarının tutulması, yıl sonu stokları ve kullanımdaki taşınırların sayılarak ilgili cetvellere kaydedilmesi ve taşınır yönetim hesabı cetvellerinin düzenlenmesi süreçlerini kapsar. Taşınırların yönetiminden, denetiminden ve kayıtların Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan harcama yetkilileri sorumludur.

Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri Madde 6- Taşınır kayıtları harcama yetkilisi adına “taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi” tarafından tutulur. Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi görevi memuriyet veya çalışma unvanına bağlı değildir. Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri, harcama yetkilileri tarafından, taşınır kayıt ve işlemlerini Yönetmelikte belirtilen usule uygun şekilde yapabilecek bilgi ve niteliklere sahip personel arasından görevlendirilir. Taşınır işlemleri yoğun olan harcama birimlerinde birden fazla taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinin görevlendirilmesi mümkündür.

Taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin görev ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir. a) Harcama birimince edinilen taşınırları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek, b) Muayene ve kabul işlemi derhal yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bu şekilde alınan taşınırların kesin girişleri yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek,

c) Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır hesap yetkilisine göndermek, d) Tüketime veya kullanıma verilen taşınırları ilgililere teslim etmek, e) Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak veya alınmasını sağlamak,

f) Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek, g) Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasını yapmak ve harcama yetkilisine önerilerde bulunmak, Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlikleri nedeniyle ambarlarında meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan sorumludurlar. Sorumluluklarında bulunan ambarları devir ve teslim etmeden görevlerinden ayrılamazlar.

Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri, yaptıkları kayıt ve işlemlerden dolayı harcama yetkililerine karşı sorumlu olup, Yönetmelik ve ilgili mevzuatı gereğince harcama yetkilisi adına hazırlayacakları taşınır hesap cetvellerini, malî yılı takip eden ay sonuna kadar taşınır hesap yetkilisine vermekle yükümlüdür.

Taşınır hesap yetkilileri Madde 7- Kamu idarelerinde, taşınır yönetim hesabı işlemlerini yürütmek üzere merkez, bölge, il ve gerek görülmesi halinde ilçe teşkilatı veya birimlerinde birer taşınır hesap yetkilisi bulunur. Kamu idaresi merkez teşkilatında taşınır hesap yetkilisi malî hizmetler birimi bünyesinde taşınır işlemlerinden sorumlu alt birim yöneticisidir.

Taşınır Hesap Yetkilileri (Örnek Şema) Mali Hizmetler Birim Başkanlığı Taşınır İşlemlerinden Sorumlu Alt Birimi Taşınır Hesap Yetkilisi Merkez ambarı Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri Temizlik İşleri Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri Araç bakım onarım Taşınır kayıt Ve kontrol yetkilileri Asfalt şantiyesi Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri İdari ve mali işler Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri

Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri Taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin görev ve sorumlulukları aşağıdaki Şemada belirtilmiştir.

Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi A – GİRİŞ İŞLEMLERİ B – ÇIKIŞ İŞLEMLERİ Taşınır İşlem Fişi Taşınır İstek Belgesi Defter Kayıtları Taşınır İşlem Fişi Dayanıklı Taşınırların Kullanıma Verilmesi 150 Kodunda kayıtlı Malzemeler Tüketim Malzemeleri Defteri 253–254 255 Kodunda Kayıtlı Malzemeler Dayanıklı Taşınırlar Defteri Kitap Alımları Kütüphane Defteri Taşıtlar Zimmet Fişi Demirbaş, Makine ve Cihazlar Zimmet Fişi Tüketim Malzemeleri; İhtiyaç sahibi birim yetkilisinin onayını taşıyan Taş. İstek Belg. karşılığında Oda, büro, bölüm, atölye ve servislerde kullanılmak üzere verilen dayanıklı taşınırlar için;

Taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin muhasebe birimine bildirilmesi Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri tarafından, kamu idarelerinin muhasebe kayıtlarında ilgili stok ve maddî duran varlık hesaplarında izlenen taşınırlardan; satın alma suretiyle edinilenlerin giriş işlemleri ile değer artırıcı harcamalar için düzenlenen Taşınır İşlem Fişleri ödeme emri belgesi ekinde, muhasebe birimine gönderilir. Diğer şekillerde edinilen taşınırların girişleri ve maddî duran varlık hesaplarında izlenen taşınırların çıkışları için düzenlenen taşınır işlem fişlerinin birer nüshası, düzenleme tarihini takip eden on gün içinde ve her durumda malî yıl sona ermeden önce muhasebe birimine gönderilir.

Muhasebe kayıtlarında “150- İlk Madde ve Malzemeler Hesabı”nda izlenen tüketim malzemelerinin tüketime verilmesinde düzenlenen taşınır işlem fişleri muhasebe birimine gönderilmez. Bunların yerine, Bakanlıkça belirlenecek dönemler itibarıyla kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesi, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilir.

İlgili maddî duran varlık hesaplarında izlenen taşınırlardan amortisman süresi içerisinde bozulma, kırılma, kaza, hasar gibi sebeplere bağlı olarak meydana gelen değer düşüşleri 14 üncü maddede belirtilen komisyon tarafından düzenlenen bir tutanakla belirlenir ve tutanak bir yazı ekinde muhasebe birimine gönderilir

Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi Taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin muhasebe birimine bildirilmesi (Mad. 27) Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi A – GİRİŞ İŞLEMLERİ B – ÇIKIŞ İŞLEMLERİ Taşınır İşlem Fişi Taşınır İşlem Fişi Maddi duran varlık hesaplarında izlenen taşınırların çıkışları düzenlenme tarihini takip eden on gün içinde ve her durumda mali yıl sona ermeden önce muhasebe birimine gönderilir. Harcama Birimi Taşınır İşlem Fişi ve Ödeme emri belgesi 150- ilk madde ve malzemeler hesabı’nda izlenen tüketim malzemelerinin tüketime verilmesinde düzenlenen taşınır işlem fişleri muhasebe birimine gönderilmez. Muhasebe Yetkilisi Muhasebe Yetkilileri, taşınır giriş, çıkış ve değer düşüşlerine ilişkin olarak kendilerine gönderilen belgelerde gösterilen tutarların II inci düzeyde detay kodu itibarıyla muhasebe kayıtlarını yapar Bakanlıkça belirlenecek dönemler itibariyle kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II inci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesi, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilir.

Harcama birimi ve ambarların kodlanması Madde 37- Kapsamdaki kamu idarelerinde harcama birimlerine ve bunlara bağlı ambarlara birer kod numarası verilir. a) Harcama birimlerine iki düzeyli ve onbir rakamdan oluşan kod verilir. Birinci düzey (00.00.00.00) sekiz karakterden oluşur ve idarenin analitik bütçe uygulamasına ilişkin kurumsal sınıflandırmadaki düzeylerini gösterir. İkinci düzey (000) üç karakterden oluşur ve o ilçe, il, bölge veya merkezdeki harcama birimi sayısını gösterir.

b) Harcama birimlerinin bünyesinde bulunan ambarlara bir düzeyli ve iki karakterden oluşan kod verilir. Bu kod aynı harcama birimine bağlı ambarların sayısını gösterir. Ambar, bağlı olduğu harcama birimi koduyla birlikte tanımlanır. Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri ile taşınır hesap yetkililerince yapılan taşınır işlemlerinde ve düzenlenen belge ve cetvellerde bu kodlar kullanılır.

Havutlu Belediyesi (Örnektir) HARCAMA BİRİMLERİ VE BU BİRİMLERİN AMBARLARINA AİT KOD NUMARALARI ANALİTİK BÜTÇE KURUMSAL DÜZEY I DÜZEY HARCAMA BİRİMİ SAYISI II HARCAMA BİRİMİ BÜNYESİNDE BULUNAN AMBAR KODU HARCAMA BİRİMİ I III IV 38 36 02 04 001 Fen İşleri Müdürlüğü 07 002 İmar ve Şehircilik Müdürlüğü 09 003 Yapı Kontrol Müdürlüğü 30 004 Plan ve Proje Müdürlüğü

AMBARLARA AİT KOD NUMARALARI I DÜZEY II DÜZEY AMBAR KODU HARCAMA BİRİMİ I III IV 38 36 33 30 005 01 Emlak ve İstimlak Müdürlüğü 006 İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü 35 007 Kültür ve Sanat Müdürlüğü 008 Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü 009 Makine İkmal Bakım Onarım Müdürlüğü 40 010 Yazı İşleri Müdürlüğü 42 011 İktisat İşleri Müdürlüğü 43 012 Sağlık İşleri Müdürlüğü

AMBARLARA AİT KOD NUMARALARI I DÜZEY II DÜZEY AMBAR KODU HARCAMA BİRİMİ I III IV 38 36 43 013 01 Hukuk İşleri Müdürlüğü 49 014 Hesap İşleri Müdürlüğü 44 42 015 İdari ve Mali İşler Müdürlüğü 45 46 O16 Bilgi İşlem Müdürlüğü 47 017 Zabıta Müdürlüğü 41 018 Temizlik İşleri Müdürlüğü 019 Park ve Bahçeler Müdürlüğü 020 Hastane Müdürü

AMBARLARA AİT KOD NUMARALARI I DÜZEY II DÜZEY AMBAR KODU HARCAMA BİRİMİ I III IV 38 36 47 44 021 01 İtfaiye Müdürü 45 022 İşletme ve İştirakler Müdürü 50 54 023 Kreş Müdürü 52 51 024 Satınalma Müdürü 53 025 Su İşleri Müdürü 56 026 Ulaşım Hizmetleri Müdürü 027 Birlik Müdürü 55 028 Teftiş Kurulu Müdürü