TAPU VE KADASTRO XI. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ KAYSERİ PRESTİJ İYİLEŞTİRME TAKIMI ÇALIŞMA RAPORU

İÇİNDEKİLER SAYFA NO İçindekiler………………………………………………………….. 3   Tanıtım……………………………………………………………… 4 Sunuş ……………………………………………………………….. 5-6 Problem Havuzunda yer alan konular …………………………..... 6–7 Problemlerin puanlama çizelgesi …………………………………. 7 Çıkan sonuçlara göre bir sınıflandırma …………………………... 7 Problemlerin nedenleri ve çözümleri ……………………………... 8–9 Sonuç ……………………………………………………………….. 10

Tuncay DEVECİ Erkan SIRMALI Nuri TURGUT Halil ÇELİK Deniz KORAMAZ TANITIM Çalışmanın Yapıldığı Bölge Müdürlüğü :Tapu ve Kadastro XI. Bölge Müdürlüğü Kayseri İyileştirme Takımını Adı : Prestij İyileştirme Takımı Takımın Lideri : Ceyhan YİĞİTER Takımın Raportörü : Mehmet DURMAZ Takım Üyeleri : Orhan ŞAHİNTER Tuncay DEVECİ Erkan SIRMALI Nuri TURGUT Halil ÇELİK Deniz KORAMAZ M. Nedim KOCAOĞLU Hüseyin YAĞCIOĞLU Eren YURTERİ Salim USANMAZ Ragıp AKKURT  

Çalışmanın Bitirildiği Tarih : 03.02.2012 İyileştirme Takım Çalışmasının Konusu : Mevcut kamera sisteminin görüntü, ışık ve Yakınlaştırma, personel giriş, çıkış işlemlerinin yetersiz oluşu; Çalışmanın Başlama Tarih : 01.02.2012 Çalışmanın Bitirildiği Tarih : 03.02.2012

SUNUŞ Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü’nün temeli olan Tapu ve Kadastro Müdürlüklerinin kendi iç dinamiklerini harekete geçirerek, içlerinde gerekli müdahalede bulunup düzeltilebilecekleri sorunları tespit etmek ve çözüm önerileri geliştirmek; kendi inisiyatiflerini aşan konularda üst makamlara gerekli önerilerde bulunmak amacıyla oluşturulan “Prestij İyileştirme Takımı” Tapu ve Kadastro Müdürlüklerinin kendi içindeki sorunlarını tespit edip çözüm önerileri sunmak üzere müdürlüklerde çalışan 13 kişiyle günde bir kez olmak üzere üç kez toplanılmıştır. 01.02.2012 tarihinde gerçekleştirilen iyileştirme takımımızın ilk toplantısında takım lideri, takım raportörü, takımın adı ve problemler belirlendi. Takım içi oylama ile en fazla puan alan problem iyileştirme gündemine alındı. Seçilen problemin nedenleri belirlendi. Toplantıda kök neden analizi yapıldı, problemin nedenleri belirlendi. 02.02.2012 tarihlinde yapılan toplantıda problemlerin çözümleri belirlendi. Toplantıya ertesi gün sonra devam edilmek üzere son verildi. 03.02.2012 tarihlinde yapılan toplantıda önerinin tamamı tekrar gözden geçirildi ve buna göre sonuç yazıldı.  

Takım liderinin seçimi Takım liderinin seçimi : Takım lideri olarak Ceyhan YİĞİTER oy birliği ile seçilmiştir. Takım raportörünün seçimi : Takım raportörü olarak Mehmet DURMAZ oy birliği ile seçilmiştir. Takım isminin tespiti : Takımın ismi “Prestij İyileştirme Takımı” olarak belirlenmiştir. Problem havuzu oluşturuldu. Bunun için beyin fırtınası yöntemi kullanıldı.  

1. Personelin Hizmet içi eğitiminin yetersizliği, PROBLEM HAVUZUNDA YER ALAN KONULAR   1. Personelin Hizmet içi eğitiminin yetersizliği, 2. Personele asli görevi dışında ek görevler verilmemesi, 3. Müdürlük bünyesinde yazıcı (A3) vb. büro malzemelerinin yetersizliği ve adaletsiz dağılımı, 4.Yapılan çalışmalarla ilgili teknisyen ve diğer personelinde konu hakkında bilgilendirilmemesi ve toplantılara dahil edilmemesi, 5. Mevcut kamera sisteminin görüntü, ışık ve yakınlaştırma, personel giriş-çıkış işlemlerinin yetersiz oluşu; 6.Kurum dışından yapılan personel taleplerinin değerlendirilerek asgariye indirilmemesi, 7. Hizmet binalarının kurumumuza yakışır fiziksel mekanlara uygun hale getirilmemesi, 8. Tapu ve Kadastro Müdürlüklerinin aynı hizmet binası içinde hizmet vermelerinin sağlanmaması, 9. Talebe bağlı işlerin Lisanslı bürolara devredilmesi, 10. ITRF koordinat sistemi dönüşüm sıkıntısı

Oluşturulan bu problemlerin puanlaması yapılmıştır. KONU Ceyhan YİĞİTER Mehmet DURMAZ Orhan ŞAHİNTER Tuncar DEVECİ Erkan SIRMALI Nuri TURGUT Halil ÇELIK Deniz KORAMAZ M.Nedim KOCAOĞLU Hüserin YAĞCIOĞLU Eren YURTERİ Salim USANMAZ Ragıp AKKURT TOPLAM 1 Hizmet içi Eğitim 4 2 5 6 7 9 10 70 Ek Görev 3 46 Donanım Sıkıntısı 8 73 Bilgilendirme Toplantıları 62 Mevcut kamera sisteminin görüntü, Işık ve yakınlaştırma, personel giriş-çıkış işlemlerinin yetersiz oluşu 112 Kurum dışı görevler 67 Hizmet binalarının kurumumuza yakışır fiziksel mekanlara uygun hale getirilmemesi, 78 Tapu ve Kadastro Müdürlüklerinin aynı hizmet binası içinde hizmet vermelerinin sağlanmaması, 64 Talebe Bağlı İşler 60 ITRF Koordinat Birliği 83

Oluşturulan bu problemlerin puanlaması yapılmıştır.   Yapılan bu puanlamadan oluşan sıralamaya göre 5. Sırada 112 puan, 10. Sırada 83 puan ve 7. Sırada 78 puanla ilk 3 sorun belirlenmiş olup, 5. Sırada bulunan ve 112 puan alan “Mevcut kamera sisteminin görüntü, ışık ve yakınlaştırma, personel giriş-çıkış işlemlerinin yetersiz oluşu” maddesinin nedenlerinin araştırılmasına başlanılmıştır. Balık kılçığı yöntemi ile “Mevcut kamera sisteminin görüntü, ışık ve yakınlaştırma, personel giriş-çıkış işlemlerinin yetersiz oluşu” konusunun alt nedenleri ve bu nedenlerin alt nedenleri tespit edilmeye çalışılmıştır.

MEVZUAT PERSONEL EĞİTİM İDARİ Çıkan sonuçlara göre bir sınıflandırma oluşmuştur. MEVZUAT -Mevzuatta bulunan kamera ve güvenlik sisteminin bazı birimlere uygulanmaması. -Güvenlik konusunun önemsenmemesi. -Teknolojik yeniliklerin tüm müdürlüklere değil de sadece genel müdürlük ve bazı tapu müdürlüklerinde uygulanmaması. -Kurum idarecilerinin güvenlik konusunda bilgilendirilmelerindeki eksiklikler. PERSONEL -İdarecinin eksikliği problem olarak görmemesi. -Emeklilik süresini dolmuş bazı personelin ileriye dönük beklentisinin olmaması -Personelin giriş ve çıkışlara önem vermemesi. -kurumumuzun arşiv ve personel odalarındaki eşyaların korunmaması. -Vatandaşında aynı şekilde güvenli bir ortamda hizmet almaması. -Personelin arşive gerekli önemi vermemesi. -Bilgisayarlarda ve severdeki bilgilerin güvenlik altına alınmaması. EĞİTİM -Personele güvenlik konusunda eğitim verilmemesi. -Personele arşiv kullanımı, korunması ile ilgili eğitim verilmemesi. İDARİ -09.05.2011 tarihinde merkezde kamera sistemi kurulmuş olmaması -Tapu müdürlüklerinde güvenlik için kamera sistemi kurulmaması. -Taşra müdürlüklerinde halen teknoloji yerine imza defterinin kullanılmaması -Müdürlüklere girişlerde güvenlik amaçlı parmak izi, şifre veya elektronik kimlik kartının uygulanmaması.

Bu nedenlerin tespitinde Tapu ve Kadastro Müdürlüklerinde çalışan takım arkadaşlarımızın mesleki birikim ve tecrübelerinden faydalanılmıştır.   Yapılan takım faaliyetleri toplantı tutanakları ile kayıt altına alınmış olup, “Mevcut kamera sisteminin görüntü, ışık ve yakınlaştırma, personel giriş-çıkış işlemlerinin yetersiz oluşu” ile ilgili durumlar aşağıdaki tabloda gösterilmiştir. MEVCUT KAMERA SİSTEMİNİN GÖRÜNTÜ, IŞIK VE YAKINLAŞTIRMA PERSONEL GİRİŞ - ÇIKIŞ İŞLEMLERİNİN YETERSİZ OLUŞU Problemin Nedenleri Çözümleri 1.MEVZUAT 1.1- Mevzuatta bulunan kamera ve güvenlik sisteminin bazı birimlere uygulanmaması. 1.2- Güvenlik konusunun önemsenmemesi. 1.3- Teknolojik yeniliklerin tüm müdürlüklere değil de sadece genel müdürlük ve bazı tapu müdürlüklerinde uygulanmaması. 1.4 - Kurum idarecilerinin güvenlik konusunda bilgilendirilmelerindeki eksiklikler. Mevzuattaki kanunun yeniden düzenlenerek kapsamının daha da genişletilmesi. Güvenlik konusunun daha hassas ve ciddi şekilde ele alınması ve eğitimler düzenlenmesi. Teknolojik yeniliğin genel müdürlüğümüz dışında taşrada bulunan bazı tapu ve bölge müdürlüklerinde uygulanıp kadastro müdürlüklerinin dikkate alınmaması. Taşra teşkilatlarında bulunan idarecilere teknolojik gelişmeler ve güvenlik konusunda bilgi verilerek aksayan kısımların tespit edilerek düzeltilmesi ve iyileştirilmesinin sağlanması. Kurumumuzu ilgilendiren Kanunların çıkış sürelerine göre genel müdürlüğümüz ve kalite müdürümüz tarafından takibinin sağlanması.

2.PERSONEL 2.1- İdarecinin eksiklik olarak görmemesi veya ciddiye almaması. 2.2- Emeklilik süresini dolmuş bazı personelin ileriye dönük beklentisinin olmaması 2.3- Personelin giriş ve çıkışlara önem vermemesi. 2.4- Kurumumuzun arşiv ve personel odalarındaki eşyaların korunmaması. 2.5- Vatandaşında aynı şekilde güvenli bir ortamda hizmet almaması. 2.6- Personelin arşive gerekli önemi vermemesi. 2.7- Bilgisayarlarda ve sörvırdaki bilgilerin güvenlik altına alınmaması. Kurumumuzda bulunan idarecilerin güvenlik konusunu bir eksik olarak algılanması. Taşra teşkilatında bulunan personelin bir kısmının emekliliklerinin geçmiş olduğundan güvenlik konusunda beklentilerinin bulunmaması. Personelin giriş ve çıkışlarda gerekli önemi ve özeni göstermesini sağlamak. Kurum arşivlerinin özellikle olmak üzere personel odalarında bulunan bilgisayar ve yazıcı gibi eşyaların korunmasının sağlanması. Vatandaşın kendi güvenliğinin sağlıklı olduğunu bilmesi ve daha rahat işlem yaptırabilmesini sağlamak. Kurum arşivlerinin öneminin personele hatırlatılarak arşiv konusunda gerekli eksikliklerin giderilmesi. Bilgisayarlarda ve serverda bulunan bilgilerin haftalık kontroller ile yedeklenerek yanlış bilgilerin düzeltilerek güvenli bir şekilde muhafaza etmek. Kumların 3’er aylık periyotlarda denetlenerek oluşturulacak denetim formlarının bölge müdürlüğü kalite temsilcinin takip etmesi eksiklik olan müdürlüklerin uyarılmasının sağlaması.

3.EĞİTİM 3.1- Personele güvenlik konusunda eğitim verilmemesi. 3.2- kurum personeline servislerin kullanımı, korunması veya arşiv kullanımı, korunması ile ilgili eğitim verilmemesi. Personelin ve idarecilerin güvenlik konusunda yeterli eğitime katılımının sağlaması ve personel giriş ve çıkışlarının teknoloji kullanılarak imza defterinden dijital karta veya parmak izi ile şifre sistemi kullanılarak kurum giriş ve çıkışlarının denetlenerek kurumlara gerekli kamera ve güvenlik sisteminin kurulması bu konularda personele ve serbest çalışan kurumumuzdan hizmet alan mühendislere bilgi verilmesinin sağlanması. Müdürlüklerin 6 ayda bir personelinin eğitiminin anketlerle ölçülmesi, ölçümlerin bölge müdürlüğü kalite temsilcisi tarafından raporlanarak denetiminin sonucunun takibini sağlaması için görevlendirilen bölge müdür yardımcısına verilmesinin sağlanması;

4.İDARİ 4.1- 09.05.2011 tarihinde merkezde kamera sistemi kurulmuş olmaması 4.2- Tapu müdürlüklerinde güvenlik için kamera sistemi kurulmaması. 4.3- Taşra müdürlüklerinde halen teknoloji yerine imza defterinin kullanılmaması 4.4- Müdürlüklere girişlerde güvenlik amaçlı parmak izi, şifre veya elektronik kimlik kartının uygulanmaması. 09.05.2011 Merkezde kullanılan kamera sisteminin taşra birimlerine yaygınlaştırılması tapulara ve kadastrolara güvenlik kamerası sitemi ve personel girişleri için imza defterinin kaldırılması teknolojinin buralara yaygın olacak şekilde kullanımına sunulmasının sağlanması gerekirse kurumlarda görev yapacak güvenlik personelinin istihdamının sağlanması gerektiği hususu. İdarecinin müdürlüğündeki durumu haftalık olarak denetlemesi eksiler varsa bunları giderilmesinin sağalanması;

SONUÇ   Prestij İyileştirme Takımı” olarak Teşkilatımızın “Mevcut kamera sisteminin görüntü, ışık ve yakınlaştırma, personel giriş-çıkış işlemlerinin yetersiz oluşu” ile gelişim – ilerleme ve iyileştirme hareketine katkı sağlayabilecek fikirler üretmeye çalıştık. Amaçladığımız değişim, gelişim, ilerleme ve iyileştirme vizyonumuzu, fayda üretmek ve çözüm odaklı projeler geliştirmek olarak belirledik. Prestij İyileştirme Takımı olarak; “Kurumumuzun ilerlemesi, biz çalışanlarının da ilerlemesidir” düşüncesinden hareketle, Teşkilatımızın yürüttüğü bu projenin her aşamasında daha öncede kalite yönetimi sistemini kullanmış bir müdürlük olarak üzerimize düşen görevi sonuna kadar yapmaya hazırız.