ORGANİZASYONEL YÖNETİM VE KONTROL Hazırlayan:Burcu KÖR

Organizasyonlar: İnsanlar tarafından oluşturulan sosyal kurumlardır. Hedef odaklıdırlar. Yapısaldırlar. Belirlenebilen sınırları olan açık sistemler olarak tanımlanmaktadır.

Organizasyonların insanlar tarafından oluşturulan sosyal kurumlar olduğu düşünüldüğünde, yöneticilerin farklı insan gruplarını faaliyetlere katılımlarını ve bu faaliyetlerin de organizasyonu hedeflere ulaştırmada katkıda bulunmasını sağlamak konusunda sorunlar yaşayabilir.

Bu aşamada şu sorular sorulmuştur: Kurucular, etkinliği ve verimliliği maksimum düzeye çıkarmak için nasıl bir kontrol mekanizması oluşturmalı? Kurucular, çalışanların işten kaytarmadıklarını ya da üretimi düşürecek hedefe ulaşmada zararı olan faaliyetlerde bulunmadıklarını nasıl sağlayabilir? Organizasyonlar çalışanlardan yüksek kalitede girdiyi nasıl sağlayabilir?

Bu sorular yanıtlanmaya çalışılıp kontrol mekanizmaları üzerinde durulmuştur. Organizasyonel ekonomi – kurumcu iktisadı (organizational economics) üzerinde durulmuştur. Organizasyon ekonomi iki ana başlık altında toplanmıştır. Vekalet Teorisi (Agency Cost) İşlem Maliyet Ekonomisi (Transaction Cost Economics)

Vekalet Teorisi (Agency Cost) Hedefe ulaşmada zararı olan faaliyetler vekalet teorisinin ortaya çıkmasını desteklemiştir. Vekalet yaklaşımı, amaçları ve çıkarları farklı iki kişinin (tarafın) birbirleri ile yardımlaşmak durumunda ortaya çıkan sorunları inceleyen bir yaklaşımdır. Vekalet teorisi, amaçların uyuşmadığı durumlarda organizasyonlar açısından bu uyuşmazlığın sebeplerini ve sonuçlarını anlamaya çalışır.

İnsanların bencil ve fırsatçı oldukları düşüncesi vekalet teorisinin dayandığı temel varsayımlardır. Vekalet teorisi, gelişimi içerisinde yöneticiler ve yatırımcılar arasındaki ilişkileri araştırmaya odaklanmıştır. Vekalet teorisi ile çalışanların görev ve sorumlulukları sözleşmeler ile garanti altına alınmıştır. bir kişi ya da grup adına harekette bulunan kişiye vekil (agent), vekilin temsil ettiği kişi ya da gruba vekalet veren veya asil (principal) denilmektedir.

İşlem Maliyet Ekonomisi İşlem maliyeti teorisyenleri organizasyonları bir işlemler serisi olarak görürler. İşlemler, ürün ve/veya hizmetlerin değişik bölümler ve organizasyonlar arasında değişiminin yapılmasıdır. İşletmelerin tedarikçilerle, çalışanlarla veya müşterilerle gerçekleştirdiği bazı işlemler vardır. Bu işlemlerin bazıları organizasyonların içersinde gerçekleşirken, bazıları organizasyonun sınırları dışarısında gerçekleştirilir. İşlemlerde oluşan bazı belirsizlikler dolayısıyla işlem esnasında bazı işlem maliyetlerine katlanılmaktadır.

Bu yaklaşımın ana fikri : Organizasyonlar ürettikleri mal ve hizmetlerin değişim işlemlerini (transactions), maliyeti en ekonomik olacak şekilde organize etmek isterler.

Bazı işlem maliyetleri, aracı ücretleri, hizmet giderleri ve kiralar gibi açıkça belirlenebilen giderlerdir. İşlem ortaklarının performansını görüntülemek gibi diğer maliyetleri belirlemek ise kolay değildir. İşlem maliyetleri bir firma için etkin olmayan bir çalışmanın göstergesi olarak kabul edilebilir. Bir işletmenin işlem maliyeti ne kadar çok olursa, işlemler o kadar verimsiz çalışıyor demektir

Vekalet Teorisi Ve İşlem Maliyet Ekonomisi Arasındaki İlişki Vekalet teorisi ve işlem maliyetleri ekonomisi genellikle organizasyonların ekonomik görüşü olarak adlandırılmaktadır. İki teoride de amaç- odaklı davranışı sağlamak, firma içindeki davranışları kontrol etmek ve firma dışındaki partnerlerle olan işlemleri kontrol etmek için öne sürülen yönetim mekanizması tartışılmaktadır. Bu suretle, vekalet teorisi ve işlem maliyetleri teorisi bir arada gruplandırılmaktadır. Her iki teoride insanları, sınırlı rasyonel ve kendi ile ilgili konularda fırsatçı olarak ele alır.

İki teorinin bakış açısı açısından farklılıkları olmasına rağmen ilişkiler ve bu ilişkilerin sonucunda hissedarların beklentisi açısından benzerlik göstermektedir. Vekalet teorisinde hissedarlar yönetim ve yönetimin icraatları sonucu ortaya çıkan maliyetleri minimize etmek ister. İşlem maliyeti teorisi ise yukarıda da belirttiğimiz gibi üretilen mal ve hizmetlerin değişimi esnasında ortaya çıkan maliyetlerin minimize edilmesi esasına dayanır.

Vekalet Teorisinin Temel Noktaları Teorinin temelinde vekiller ve hissedarlar arasındaki ilişki yatmaktadır. Bunun için vekalet teorisi hissedarlar ve çalışanlar arasındaki ilişkinin yapılanmasında odaklanır. Organizasyonlar Vekiller ve hissedarlar arasındaki sözleşmeli ilişkiler serisi Hissedarlar Firmanın sahipleri (hisse ve pay sahipleri) Vekiller Firmanın devamı ve çalışması için işveren tarafından ücretle çalıştırılan kişiler Vekalet maliyetleri Vekillerin davranışlarını gözetme ve kontratla ilgili maliyetler Hedef Vekil – hissedar ilişkilerini düzgün bir şekilde düzenleme ve düşük vekalet maliyeti

İşlem Maliyet Ekonomisinin Temel Noktaları İşlem maliyet teorisinin işlerin veriminin nasıl maksimize edileceği sorusuna odaklanır. Organizasyonlar Bir kısmı organizasyonun içinde bir kısmı da dışında olan işlemler serisi Hissedarlar Firmanın sahipleri (hisse ve pay sahipleri) İşlemler Mal veya hizmetleri organizasyon içindeki ve/veya dışındaki gruplar arsında değiş-tokuşu İşlem maliyetleri İşlemleri gerçekleştirirken ortaya çıkan maliyetler Hedef İşlemleri en düşük maliyete göre düzenleme

İki yaklaşıma göre de hissedarlar firmanın ekonomik verimini maksimize edecek organizasyon yapısını oluşturmak zorundadır. Bu yapılanma ise en düşük vekalet maliyeti veya iş maliyetleri ile olur. Organizasyonlarda kurucular her iki teoride de bazı sorunlarla karşılaşabilirler. Organizasyonel ekonomide bunlar sorun-problem olarak değil de maliyet olarak ifade edilmiştir.

Sınırlandırılmış Rasyonellik (Bounded Rationality) Bu maliyetler : Sınırlandırılmış Rasyonellik (Bounded Rationality) Fırsatçılık (Opportunism) Bilgi Asimetrisi (Information Asymmetry) Varlık- Değer Belirliliği (Asset Specificity) Küçük Sayılar (Small Numbers)

Sınırlandırılmış Rasyonellik (Bounded Rationality): İnsanlar (kurucu ve yöneticiler gibi) bilgiyi işlemek için limitli becerilere sahiptirler. Diğer bir ifade ile kurucu ve yöneticiler bazı beklenmeyen işlem ya da sözleşmelerle yüzleşmektedirler, bunun nedeni de kurucu ve yöneticilerin tüm bilgilere erişip bunları doğru değerlendirebilmeleri olanaksız olmasıdır.

Kurucular yöneticilerle ilgili bütün bilgiye, yöneticilerin de çalışanlar, tedarikçiler ve müşterilerle ilgili bütün bilgiye erişip değerlendirmesi olanaksızdır. Bu nedenle organizasyonlar yönetim mekanizmaları kurarak olası belirsizlikleri azaltma ve erişilebilir bilgiyi maksimize etme ve sınırlandırışmış rasyonelliğin etkilerini minimize etmeyi hedeflemektedirler.

Fırsatçılık (Opportunism): Ekonomi kuramcıları insanoğlunun kendi çıkarlarını baz alarak hareket ettiğini varsaymaktadır. Kişiler kendi çıktılarını maksimize edip çabalarını minimize etme davranışında oldukları varsayılır. Buda organizasyonda hedef birliğine varma eksikliğini ortaya çıkarmaktadır.

Ekonomi kuramcıları vekillerin verilen ortak kararları doğrultusunda hareket etmeyebileceklerini, çünkü organizasyon için yoğun çalışmak yerine tembellik etmeyi ya da kaytarmayı seçebilirler. Vekiller kendi görev ve yetkilerini yerine getirirken kaytarabilirler. Bu sorun “moral hazard” olarak ifade edilir.

Aynı zamanda vekiller, kurucuların anlamayacağı şekilde kendi yetenek, bilgi ve başarılarını ileri sürerken yanlış beyanda bulunabilirler. Bu durum olumsuz seçim (adverse selection) olarak ifade edilir.

Bilgi Asimetrisi (Information Asymmetry): İşlemlerle ya da değişimlerle ilgili her türlü bilginin tüm katılımcılarla paylaşılmamasıdır. Bir katılımcı diğer bir katılımcıdan daha fazla bilgiye sahip olabilir. Vekalet teorisi de bu konsepti kullanarak fırsatçılık ve “moral hazard” problemlerini açıklamıştır. Vekiller ya da çalışanlar kendileriyle her bilgi ve eksikliklerini kurucu ya da yöneticileriyle paylaşmamaktadır. Bu nedenle, kurucular bilgi asimetrisini minimuma indirecek sözleşmeler yapması gerekmektedir.

Varlık- Değer Belirliliği (Asset Specificity): Bir organizasyon hedeflerini gerçekleştirebilmek için belli bir varlığa yatırımda bulunuyor. Bu varlığın sabit ve özellikli (esnek ve genel olmasının tersi olarak) olma derecesi değer belirliliği olarak ifade edilir. Bu organizasyonlarda esneklikten uzaklık durumu gibi düşünülebilir. Küçük Sayılar (Small Numbers): Firma işlemleri sırasında az sayıda iş yapacak partner sıkıntısıyla karşılaşabilir. Bu durumda firma diğer firmaya sıkı bir şekilde bağımlı olma durumu söz konusu olur.

ORGANİZASYONEL YÖNETİM MEKANİZMALARI Organizasyonel ekonomi alışveriş işlemlerindeki maliyeti azaltmak için yönetim mekanizmaları ya da organizasyonel düzenlemeler yapılması gerektiğini önermektedir. Vekalet teorisi ve işlem maliyet ekonomisi karşılıklı alışveriş durumlarında bir mekanizma kurulması gerektiğini önermektedir. Bu kurucu ile çalışanlar arasında ya da organizasyonla çevresi arasında olabilir.

Vekil Maliyetini Düşürmek için Sözleşmeler ve Düzenlemeler: Vekalet teorisine göre asil-principal ve vekil arasında hedef farklılıklarından kaynaklanan sorunlar olabilir. Asil-kurucu organizasyonun mal varlığını maksimuma çıkarmayı yöneticisi ise kendi payını maksimuma çıkarmayı hedeflemektedir. Kurucular kendi menfaatlerini korumak için sözleşmeler oluşturarak çalışanlarını belli davranışlar sergiletmek ve belli performansı göstermeleri için zorlamaktadırlar.

Yönetim Kurulu ve Kontrol Yönetim Kurulu organizasyonun yönetim ve kontrol işlemlerinde çok önemli yer tutar. Yönetim kurulu üyeliğine hissedar olan gerçek kişiler seçilebilirler. Görevleri: Firmanın politika ve hedeflerini belirlemek. Şirket yöneticilerinin seçimi,kontrolü, değerlendirilmesi ve onların faaliyetlerini artırmak. Şirket varlıklarının değerini korumak. Firmanın finansal durumunu kontrol etmek, artırmak ve raporlamak (hissedarlara ve düzenleyici kişilere rapor sunmak) Gerekli olduğunda yetkilerini delege etmek. Şirket tüzüğü ve yönetmenliğinin uygulandığından emin olmak ve gerekli olursa gözden geçirip düzenlemek. Kurulun bütünlüğünü sağlamak.

Disiplin Kuvveti Olarak Piyasa Firmada icra edilen önemli kontrol kaynakları piyasanın düzenleyici kuvveti olarak düşünülebilir. Çeşitli piyasalar, örneğin borsa, işgücü piyasası gibi, firmanın performansıyla ilgili geri bildirim sağlamaktadır.

İŞLEM MALİYETİ VE FİRMANIN ETKİLİ OLDUĞU SINIRLAR İşlem maliyet ekonomisine göre firma etkili sınırları belirlerken kritik seçimlerle karşılaşabilir. Firma hangi aktivitelerin firma içinde hangi aktivitelerin firma dışında yapılması gerektiği konusunda karar vermesi gerekmektedir. Eğer işlemler firma sınırları dışında gerçekleşecekse firma pazarı güvenilirlik konusunda kontrolünü sağlayabilmelidir. Bu pazar kontrolü olarak ifade edilir. Firma işlemlerini firma sınırları içerisinde gerçekleştirecekse iki seçenek vardır. Bunlar bürokratik kontrol ve klan kontrolüdür.

Pazar Koşullarına Göre Kontrol Pazar kontrolü ücret ve dış pazardaki rekabetin işlem maliyetinin kontrolünün etkisine dayanır. Pazar kontrolü etkili işlem maliyeti elde edilmesinin çalışmasını sağlamalıdır. Yeterli sayıdaki satıcı ve alıcı müşterilere yeterli bilgi sağlayarak fırsatçı satıcılar karşısında koruma sağlaması koşuluyla mükemmel rekabet ortamını sunmaktadır.

Bürokratik Kontrol: Belli işlemlerin kontrolünün organizasyonun hiyerarşisi ya da bürokrasisi ile gerçekleştirilmesine bürokratik kontrol denir.

Klan Kontrol: İş ve sorumlulukların genişletildiği, hiyerarşinin azaltıldığı ve karar alma mekanizmaların alt kademelere indiği organik organizasyon yapıları oluşmuştur. Organik organizasyonlarda klan kontrolü söz konusudur. Klan kontrollerde normlardan, değerlerden ve organizasyon üyelerinin inançlarından yararlanılmaktadır. Bu sayede bireylerin ortak hedef ve amaçlar izlemesi sağlanmaktadır. Paylaşılan normlardan, değerler ve inançların kökeninde organizasyon kültürü yatmaktadır.

Ayrıca organizasyonlarda çalışanlar belli değer, norm ve inançları paylaştıklarında organizasyonun hedeflerini gerçekleştirebilmek için kendilerini adamış oluyor ve fırsatçılık gibi problemler azalmış olmaktadır.