YÖNETİM VE ORGANİZASYON

Bölüm 2:Yönetim, Yöneticilik ve Karar Verme Yöneticiler organizasyonlarda üç ana grupta toplanabilecek roller oynamaktadır: Kişilerarası ilişkiler Bilgi toplama ve dağıtma Karar verme

Yönetici durumuna gelen bir kişinin vazgeçemeyeceği en önemli iş karar vermektir. Yöneticilerin karar verme ile ilgili rolü girişimcilik yönü ile yenilikler yapmak, halihazır işleyişle ilgili sorunları ortadan kaldırmak, kaynakların etkin dağılımını sağlamak, çeşitli pazarlıklara katılmak gibi faaliyetleri kapsamaktadır.

Karar Nedir? Karar bir iş için düşünüp taşınılarak uygun diye üzerinde durulan çareyi ifade etmektedir (TDK). İşletme yönetiminde ise karar, bir tercihi ifade eder. Yöneticinin herhangi bir konuda yaptığı seçim karardır. karar verme=seçim yapma

Günümüzde artık yönetici karar verecek ve diğer personel bu kararları uygulayacak anlayışı yerine, kararları, işi fiilen yapanların vermesi yönünde bir eğilim kuvvetlenmektedir.

Karar Tipleri Karar tipleri ile ilgili olarak en çok kullanılan sınıflamalar şunlardır: Programlanabilen(rutin) ve programlanamayan (rutin dışı) kararlar Stratejik ve operasyonel kararlar Kişi ve grup kararları Alt ve üst kademe kararları Belirlilik ve belirsizlik şartları altında verilen kararlar

Programlanabilen kararlar rutin, tekrarlanan, karar süreci içinde prosedürleri belirlenebilen, kişiden ziyade sistemi vurgulayan kararlardır. Programlanamayan karar tipi ise, daha çok kişiye bağlı olan, prodesedürlere bağlanması zor olan, yaratıcılığın ağır bastığı ve çoğu kez bilinmeyenlerle dolu bir ortamda yapılan stratejik nitelikteki seçim işlemi ile ilgilidir.

Karar verme süreci Karar verme, belirlibir başlangıç noktası olan ve buradan itibaren değişik iş, faaliyet veya düşüncelerin birbirini izlediği ve sonunda bir tercihin yapılması ile sonuçlanan bir işler topluluğu, süreçtir. Karar verme süreci 5 safha içinde incelenebilir:

Amaç belirleme veya sorun tanımlama Amaç ve sorunları irdeleme Alternatif belirleme Alternatifleri irdeleme ve değerleme Seçim kriterini belirleme ve seçim yapma

1.Amaç Belirleme veya Sorun Tanımlama İlk olarak karar vericinin kendisine gelen bilgi ve data sonucu ortada kararı gerektiren bir durumun olduğunu kabul etmesi, algılaması gerekmektedir. Yönetici karar verilmesi gereken bir sorun olup olmadığını veya yeni amaçlar belirlemek gerekip gerekmediğini algıladıktan sonra karar sürecinin birinci safhasına geçilir.

Amaç Belirleme: Amaç, gelecekte ulaşılmak veya gerçekleştirilmek istenen durumu ifade eder. Amaç belirleme, karar süreci için tayin edici bir öneme sahiptir. Çünkü karar sürecinin diğer safhaları belirlenen amaç doğrultusunda ele alınacaktır.

Bir organizasyonda en alt kademeden en üst kademeye kadar yöneticiler amaç belirleme safhası ile ilgilenirler. Üst kademe yöneticileri daha çok stratejik nitelikte, uzun vadeli amaçlarla ilgilenirken, orta kademeler uygulamaya dönük orta ve kısa vadeli , alt kademe yöneticiler ise kısa vadeli amaçlarla ilgilidirler. Amaç belirleme, amaç açıklaması ile sonuçlanacaktır.

İyi, yol gösterici ve etkin bir amaç ve amaç açıklaması için uyulması gereken başlıca ilkeler şunlardır: Amaç faaliyete işaret etmeli. Amaç ve amaç açıklaması elde edilmek istenen sonuca işaret etmeli. Amaç ölçülebilir olmalı. Amaç ifadesi, belirli bir süre sonra durumun ne olduğuna ölçmeğe imkan vermelidir. Amaç açıklamaları daima bir zaman ölçüsüne sahip olmalı ve açıklanan amaçların ne kadar süre içinde gerçekleştirilmesinin beklendiğini ifade edilmelidir. Amaçlar motive edici olmalıdır. Amaçlarda öncelikler belirlenmiş olmalıdır.

Sorun tanımlama: Sorun, arzu edilen doğrultuda ilerlerken ortaya çıkan engel veya engeller olarak tarif edilir. Ulaşılmak istenen amacın belirlenmesi veya karşılaşılan sorunun tanımlanması ile karar verme sürecinin birinci safhası tamamlanmış olur. “İYİ TANIMLANMIŞ SORUN YARI YARIYA ÇÖZÜLMÜŞ SORUNDUR”

2. Amaç ve Sorunları İrdeleme, Öncelikleri Belirleme : Sorunların daha sistematik bir şekilde tanımı ve irdelenmesi ile ilgili çeşitli teknikler geliştirilmiştir: Pareto Analizi Balık Kılçığı Tekniği Sebep-Sonuç Analizi Akış Diyagramları

Balık kılçığı tekniğinin temelinde, tarif edilen bir sorunun ana nedenlerinin ne olduğunun düşünülerek yazılması daha sonra bu ana nedenlerin nedenlerinin (alt nedenler) düşünülerek yazılması vardır. Daha sonra seçilen bir veya iki ana neden ele alınarak bunları ortadan kaldıracak alternatifler üzerinde durulur.

Sorun

Pareto ilkelerine göre ise, herhangi bir olayın %20 lik kısmı sonucun %80’ini tayin eder. Eğer bir yönetici, karar vereceği olayın içerisindeki faktörlerin en önemli %20’sini kontrol edebilirse, geriye kalan %80’ine bakmadan da, sonucu etkileyebilir.

3. Çözüm Alternatiflerinin ve Seçeneklerin Belirlenmesi: Tarif edilen sorunu ortadan kaldıracak veya belirlenen amaca ulaşılmasını sağlayacak çözüm alternatiflerinin geliştirilmesinde kullanılabilecek tekniklerden biri Beyin Fırtınası’dır. Bu tekniğin temeli, bir sorun üzerinde düşünen grup üyelerinin, bu sorunun çözümü ile ilgili olarak akıllarına gelen, düşünebildikleri her türlü fikri, hiçbir eleştiri ve değerlemeye tabi tutulmadan söylemeleri ve yazmalarına dayanmaktadır.

4. Geliştirilen Alternatif ve Seçeneklerin İrdelenmesi: Geliştirilen alternatifler; teknik olarak uygulanabilirlik, maliyet, sosyal açıdan arzu edilirlik, öngördüğü kaynak miktarı, başarı olasılığının derecesi, uzun vade-kısa vade dengelerine etkisi, değişik kişi ve grupların bekleyişlerine uygunluğu, muhtemel sonuçlar, işletme kültürüne veya yönetim tarzına uygunluğu açılarından irdelenmektedir.

Bu safhanın amacı , alternatifler arasında uygulama ve başarı şansı yüksek olanları ön plana getirmektir.

5. Seçim Kriterini Belirleme ve Seçim Yapma: Karar verme sürecinin son safhası alternatifler arasından seçim yapmaktır. Seçimi yapabilmek için bir seçim kriterine ihtiyaç vardır. Seçim kriteri,alternatif veya seçeneklerin özelliklerinden hangilerinin bunları karar olarak seçerken kullanılacağını ifade etmektedir. (Maliyet) Seçilen alternatif yöneticinin kararını temsil etmektedir.

Yönetim Bilgi Sistemi ve Karar Süreci İlişkisi Yönetici kendisine gelen bilgi, data ve veriyi inceleyecek, analiz edecek, değerleyecek ve bunun sonucunda sorunu tanımlayacak veya amaç belirleyecektir. Bunu yapabilmesi için kendisine gerekli bilgi, data ve verinin ulaşması gerekmektedir. Bunu yönetim bilgi sistemi ile sağlamaktadır.

Yönetim Bilgi Sistemi Karar Verme Süreci Uygulama

Karar Modelleri Karar modeli, genel ifadesi ile geleceğe dönük olarak seçim yapmayı gerektiren durumların değişken ve parametrelerle açıklanması; değişken ve parametrelerin aralarındaki ilişkilere göre amaca en uygun seçimin yapılmasını sağlayan bir semboller topluluğudur. Bu semboller topluluğu gerçek yaşamı temsil ettiği sürece modelin geçerliliği ve güvenilirliği artacaktır.

Karar verme konusunda yaygın bir şekilde kullanılan başlıca modeller: Stok modelleri Kar noktası analizleri Doğrusal programlama Kuyruk teorisi Oyun teorisi Simülasyon Markov tekniği Varyans analizi Regresyon ve korelasyon analizleri PERT ve CPM Çok boyutlu istatistik analizleri

Kararsızlık Nedenleri Yöneticiler bazen kararsız kalmakta ve seçim yapamamaktadır. Yöneticileri kararsızlığa sevkeden başlıca faktörler aşağıda gösterilmiştir:

Bilgi, data ve veri yetersizliği Amaç veya sorunların net ve açık olarak tanımlanmamış olması Alternatiflerin yetersiz ve tatmin edici olmaması Seçim kriterlerinin belirsizliği Çözüm alternatiflerinin birbirlerine çok yakın olması Yöneticinin karar sürecini kullanma yetkisine sahip olmaması

Yöneticinin eleştirilme korkusu Yöneticinin kişisel hedefleri ile işin gereklerinin uyum içinde olmaması Yöneticinin risk almaktan kaçınması Yöneticinin kişilik özelliği ile kararsız olması İşletme içi politikalar

Yönetimde kararsızlığın en önemli sonucu zaman maliyetinin işlemesidir.

Organizasyon Kademeleri İtibariyle Karar Verme Süreci Alt kademede bulunan yöneticiler, işletme içi, genellikle uygulamaya dönük, kısa vadeli ve teknik çözümü içeren kararlar almaktadırlar. Üst kademede bulunan yöneticiler, işletme içi ve işletme dışı faktörleri dikkate alıp stratejik nitelikte kararlar almaktadır.

Orta kademe yöneticiler ise, bu iki kademe arasında yer alan ve iki kademedeki kararları dengeleyip, uyumlaştıran kararlar almaktadır.