Kurumsal Portaller Yeşim Yağcı Proje Yöneticisi HP Türkiye Bilişim Zirvesi 02 Kurumsal Portaller Yeşim Yağcı Proje Yöneticisi HP Türkiye 04 Eylül 2002

Gündem Kurumsal Portal Nedir ? Amaç Başarı ölçütleri Yöntem Fayda Alanları @hp

Kurum çalışanlarının gerekli bilgiye doğru ve en kısa sürede ulaşmasını, işlerin en verimli şekilde gerçekleştirilmesini çalışanlar arasında verimi arttıracak bilgi ve deneyim paylaşımının olmasını sağlayan bileşenlerden oluşan entegre elektronik iş ortamıdır. Kurum çalışanlarının gerekli bilgiye doğru ve en kısa sürede ulaşmasını, işlerin en verimli şekilde gerçekleştirilmesini çalışanlar arasında verimi arttıracak bilgi ve deneyim paylaşımının olmasını sağlayan bileşenlerden oluşan entegre elektronik iş ortamıdır. KURUMSAL PORTAL Kurumsal portaller hakkında konuşmaya başlamadan önce tanımını yapmanın faydalı olacağını düşündüm. Farklı kaynaklardan derlediğim tanımların ortak noktarından oluşan bir tanım yapmaya karar verdimç TANIMI OKU !!!! Bu tanımdaki belirleyici sözcüklere bektiğimizda GEREKLİ VE DOĞRU BİLGİ KISA SÜRE VERİM PAYLAŞIM ENTEGRE

Kurumsal Portal Nedir? ÖNCE SONRA Arama motoru Çalışanlar Org. Şeması Kendin yap Takvim Raporlar Veri tabanları Harici hizmetler Sıkça sorulan sorular Diğer siteler Arama motoru Raporlar Proje belgeleri Bölüm siteleri Diğer siteler Takvim Veri tabanları S. sorulan sorular Bölüm siteleri (SSO) Tek giriş Sabit İçerik E-posta Çalışanlar E-posta İş akışı Harici hizmetler e-eğitim (b2e) Kurumsal Portal Problem to be solved (employees’ view): efficient access to information and tools with greater job satisfaction - sometimes described as total employee experience (“TEE”). Highlight the employee-centric view of the enterprise. B2E is a corporate business strategy of using Web-based technology to access information and services - internal and external to the enterprise - while simultaneously consolidating (and/or rationalizing) an enterprise’s Intranet infrastructure. ÖNCE SONRA “The B2E portal is a customized, personalized, ever-changing mix of news, resources, applications, and e-commerce options that becomes the desktop destination for everyone in an organization -- and the primary vehicle by which people do their work.”

Neden Kurumsal Portal ? Güncel ürün ve hizmet bilgilerine hızlı ve kolay erişim sağlamak Lucent, HP Yaratıcılığı arttırmak ve ürün geliştirme süresini azaltmak JP Morgan, Renault, Intel İşleri inernete taşıyarak masrafları kısmak ve üretimi arttırmak Goldman Sachs, Chase, HP, Cisco, Sun Kendi ürünlerini portal aracılığı ile satarak gelir artışı sağlamak Ford, HP Birleşme/Satın alma süreçlerini yürütmek : Ortak teknoloji ve kültür oluşturmak Glaxo/SKB, Daimler/Chrysler, Warner-Lambert/Pfizer

AMAÇ VERİM ARTIŞI

SÜREÇLER Maliyet Süre Teknoloji İş Akışı Veri Akışı Standartlar VERİM ARTIŞI Maliyet Süre Teknoloji İş Akışı Veri Akışı Standartlar

PERSONEL Coşku Katılım Paylaşım Farkındalık Yaratıcılık Sadakat VERİM ARTIŞI Coşku Katılım Paylaşım Farkındalık Yaratıcılık Sadakat

Hedeflere uygunluk Gözlemlenebilirlik Ölçülebilirlik Maliyet Fayda BAŞARI ÖLÇÜTLERİ Hedeflere uygunluk Gözlemlenebilirlik Ölçülebilirlik Maliyet Fayda

B A Ş A R I ÖLÇÜTLERİ Satışların arttırılması Satış döngüsünün XX süreye indirilmesi Satış döngüsünün %XX azaltılması Personel Memnuniyetinin arttırılması Personel Memnuniyeti anket sonuçlarının belirlenen düzeye getirilmesi Personel değişim oranının %X azaltılması Yönetici verimliliğinin arttırılması Yöneticilerin onay süreçlerinde %XX zaman kazanması Yöneticilerin personel değerlendirme süreçlerinde %XX zaman kazanması Maliyetlerin düşürülmesi Sanal toplantılar ile dahili toplantı seyahatlerinde %XX süre ve %XX maliyet düşürülmesi

YÖNTEM İnsan Kaynakları Üst Yönetim Desteği Danışmanlık Desteği Kurum İçi Pazarlama Kullanılabilirlik İletişim Pilot Proje

YÖNTEM Fayda incelemesi Aşamalandırma Ölçüt Belirleme Pilot proje Gerçekleme Değerlendirme YÖNTEM

FAYDA ALANLARI Kurumsal İletişim Kişisel Yaşam Özlük Bilgileri Kariyer Gelişimi Kişisel Gelişim Satın alma İdari İşler Yönetici Süreçleri Bölüm Süreçleri Bilgi/Belge Yönetimi Kurumsal İletişim Vizyon/Misyon Politikalar Ürünler Medyada Biz Kampanyalar Organizayon Kim Kimdir? Kişisel Yaşam Hava Durumu Yaşgünleri, Evlilik, Doğum vb. Topluluk haberleri Haberler Politika Finans Turnuvalar Tartışma ortamları İlanlar Özlük Bilgileri Kariyer Gelişimi İş olanakları Eğitimler Personel Değerlendirme Kariyer Planlaması Kişisel Gelişim Rehberlik Satın alma Kurumsal Satın Alma Kişisel Satın Alma İdari İşler Araç Havuzu Toplantı Odaları Ekipman Servisler Doktor Yönetici Süreçleri Onaylar Vekalet İzinler Bölüm Süreçleri İş akışları

Kurumsal Portal İçeriği Görev-Tabanlı Araçlar Etkileşimli Araçlar Çalışma Çizelgesi Harcamalar İş Seyahatleri İnsan Kaynakları Hak ve Faydalar Emeklilik Bordro İşe alma Genel İçerik Haberler Hava Durumu Trafik Arama Motoru Kurumsal Bilgiler Politikalar / Süreçler Süreli Raporlar Çalışanlar Tüzük./ Yönetmelikler Dış Dünya Erişimi Finans Hizmetleri (ör. bankacılık, yatırım danışmanlığı Kişisel Seyahat Kampanya ve İndirimler Başarı Ölçüm/Yönetimi Değerlendirmeler Kariyer Planlama Başarım Ölçütleri Çalışan ve Yaşam Calışan ve Kurum Kurum-Çalışan İletişimi Yönetici iletileri Yapısal Değişiklikler Yeni Politikalar İletiler E-mail SMS Pager Kurumsal Portal Görev-Tabanlı Araçlar Ör. Araçlar Bütçeleme Beceri Yönetimi. Maaş Planlaması Başarım Bildirimi Sağlayıcı Yönetimi Çalışan ve Çalışan Çalışan ve İş Ör. Görevler Finans İK Müdürü Şef Satın Alma Zaman Yönetimi Tatil günleri İzinler Bölüm Takvimleri Teslim Tarihleri Eğitim/Öğrenim İşe Başlarken İşlevsel Eğitim Yönetici Gelişimi Çalışanlar için Çalışanlararası İletişim Toplantılar Takvimler Planlar Bilgi paylaşımı Toplum/Bölüm Haberleri Yaşam Haberleri Duyurular Etkinliker Bölüm Toplantıları Müşteri Yönetimi Etkileişim Tarihçesi Satış Araçları Bilgi/Belge Yönetimi Dahili ürün ve hizmetler Başarılı Örnekler Çalışma prensipleri

@hp

90.000 çalışanın işlem yaptığı bir portal için gerekli altyapının hazırlanması Tüm dünyada aynı işlem hacmi yeterliliğinin sağlanması hp dahili e-hizmet amaçlarına destek vermek @hp amaçlar ORTAK görsel arayüz bilgi bulma yöntemleri içerik yönetimi arama yetenekleri YARATMAK

intranet karmaşasına çözüm hp intraneti denetlenemez durumda ‘Temizlik’ için tespit edilen 4800 ‘resmi’ web sitesi 1000 adedi ‘ölü’ Her ağ sunumcu başına 1½ web sitesi hp.com’da 200.000 kayıtlı bağlantı Tümü kayıtsız 1.5 milyon bağımsız URL Yapı bozukluğu nedeni ile arama yeteneklerinin kısıtlanması Yoğun içeriğin yönetimi için kullanılan farklı ve tutarsız yöntemler @hp intranet karmaşasına çözüm

@hp tekrarlar Bir örnek x1 x3 x4 6 Ağustos 2001’de @hp’de yayınlanan bir haber: 5 farklı ‘resmi’ dahili hp sitesinde biri detaysız 3 farklı resim 5 farklı metin ile yer aldı. ... başka sitelerde de farklı şekillerde görüldü... Tekrarlanan ‘resmi’ bilgiler Tekrar, bakım ve geçersizlik nedeni ile artan maliyetler Gerekli ve faydalı bilgilerin bulunduğu @hp ana sitesinden uzaklaşma ‘Kayıp‘ çalışanlar

@hp : hp içindeki köprü hizmet sağlayıcılar çalışanlar üretim Artışı maliyet düşüşü süreç verimi iyileştirmesi e-hizmet erişim noktası bilgi erişimi işlem eşgüdüm @hp katma değeri tek bildirim aracı iyileştirilmiş, standart, güvenli süreçler portal’e taşınabilirlik

insan kaynakları açısından sonuçlar… @hp insan kaynakları açısından günde 1.6 milyon ziyaret @hp: Nisan %99.00 erişilebilirlik ik: Nisan %99.43% erişilebilirlik ik: iş yoğun uygulamalarda yanıt süresi hedeflerini %100 @hp anketi: çalışanların %67den fazlası portalden memnun 1 yıllık rakamlar… gerçek bir yolculuk... “…@hp’den hergün biraz daha fazla yararlanıyorum…” “…@hp büyük farkla bu güne kadar işverenlerimin sağladığı en işlevsel gerçek zamanlı araç...” 12bin üzerinde maaş güncelleme planlandı / onaylandı 228,408 Çalışma çizelgesi girişi 25,408 iş değişikliği 6,906 isim/adres değişikliği

@hp rakamlar ABD @hp öncesi (mayıs-ekim) @hp sonrası (kasım-nisan) İK bilgileri için telefon aramaları 10,400 4,119 @hp rakamlar ABD Evraklı işlemler 9,158 4,102 Başarım değerlendirmesi (elden) 2,000 İş değiştirme (elden) 2,386 228

@hp rakamlar dünya @hp Elden Adres ve isim değişikliği 6,906 611 Yer ve iş değişikliği 25,408 1,368 Maaş güncelleme ve onay 12,000 Çalışma çizelgesi 228,874 123

Çalışan – tasarruf miktarı Süreç – tasarruf miktarı İK’da 50M USD tasarruf Alan Çalışan – tasarruf miktarı Süreç – tasarruf miktarı Şirket Geneli Yeni giriş 7% - İşten ayrılma Emeklilik 3% - Sağlık 4% - İş hizmetleri 7% 4% Danışma ve yardım 11% - Bordro 9% 6% İşe alım 17% - Yer değiştirme 31% 19% İK 11% 71% Bölgesel   Yönetim 30% Eğitim 40% Haklar ve faydalar 30%

@hp nasıl başardık : alınan dersler her hizmet için sahiplenilen süreçler işe adanmış kaynaklar rehber olacak ilkeler, standartlar, yönetim, iş kuralları dengeli portal ortamı herzaman/yüksek erişilebilirlik ölçeklenebilirlik güvenlik küresel entegrasyonu desteklemek ölçüm odaklı model operasyonel üstünlük yatırımın geri dönüşü küresel ve standart süreçler Kurumsal portalin HP’ye katkısı maliyetlerin düşürülmesi çalışanların üretkenliğinin arttıtılması dahili süreçlerdeki etkinliğin arttırılması @hp altyapı süreçlerine ek olarak iş süreçlerini de hedef alabilir @hp nasıl başardık : alınan dersler