MODELİ AÇISINDAN İNCELENMESİ BİMER ’İN COSO MODELİ AÇISINDAN İNCELENMESİ

SUNUM PLANI Halkla İlişkiler Daire Başkanlığı BİMER nedir ? BİMER kontrol ortamı BİMER’in SWOT Analizi BİMER’in Risk Analizi Bilgi ve İletişim İzleme ve Değerlendirme Öneriler ve Taslak Eylem Planı

HİDB HAKKINDA MİSYON Demokratik katılımı artırmak için açıklık, saydamlık ve güvenirlik ilkeleri çerçevesinde vatandaşların bütün iletişim yollarını kullanarak Başbakanlığa ilettikleri; talep, şikâyet, görüş ve önerilerini ilgili mevzuat çerçevesinde değerlendirip sonuçlandırmaktır.

HİDB HAKKINDA VİZYON Nitelikli personelle bilgi-iletişim teknolojilerini buluşturarak halk ile Başbakanlığı kucaklaştırmaktır.

HİDB HAKKINDA DEĞERLER Vatandaş Odaklılık Saydamlık Ekonomiklik Katılımcılık Tarafsızlık Dürüstlük Güvenirlik

BİMER NEDİR ? (Başbakanlık İletişim Merkezi) BİMER bilişim ve iletişim teknolojileri kullanılarak hayata geçirilen bir halkla ilişkiler uygulamasıdır.

AMAÇ Bilgi ve iletişim teknolojilerinden faydalanarak vatandaşa daha hızlı, güvenilir ve kaliteli bir hizmet vererek vatandaş memnuniyetini artırmak. Kamuda tasarruf sağlamak Bilgi ve İletişim Teknolojilerinden azami seviyede yararlanarak hizmette etkinliği artırmak Sistemden yararlanan kişi sayısını artırmak BİMER de tüm kamu idarelerinde standart hizmet sunumunu sağlamak Başvuru ve cevaplar açısından belirli standartlara ulaşmak

BİMER’İN DAYANAĞI Dilekçe Hakkı Kanunu Bilgi Edinme Kanunu İnsan hakları ihlallerine ilişkin başvurular Kamu Görevlileri Etik Kurulu Kanunu Başbakanlık İletişim Merkezi (BİMER) – Doğrudan Başbakanlık GENELGE 2006/ 3

BİMER’İN KAPSAMI

KONTROL ORTAMI Üst Yönetimin Tavrı Yetki-sorumluluk dengesi ve görev dağılımına ilişkin yazılı bir düzenleme bulunmamaktadır. Personel istihdamında ikili bir yapı mevcuttur. Kaynaklarla iş yükü arasındaki orantısızlık. Görevde yükselme usullerinin işletilmemesi. Çalışanlardaki motivasyon eksikliği. Başvurular önceliklendirilmemektedir.

KONTROL ORTAMI Üst Yönetimin Tavrı Etik sözleşme imzalatılmamaktadır. Halkla ilişkiler uzmanlarının istihdam edilmesi. Çalışanlara, yeterli hizmet-içi eğitim verilmemektedir. Hizmet planları mevcut değil. Başvurulara ilişkin olarak düzenli olarak her ay üst yönetime raporlama yapılmaktadır.

RİSK YÖNETİMİ Risk odaklı bir yaklaşım bulunmamaktadır. Hedeflerin açıkça belirlenmesi ve personele bildirilmesi, Risklerin tespiti, Önceliklendirilmesi, Kilit riskler, Risk iştahı (Kurumun risk alma isteği), Riskleri gözden geçirme sıklığı, Risk kaydının yapılması. Risk yönetimine, iç denetim tarafından tavsiyede bulunulmamaktadır.

KONTROL FAALİYETLERİ Risk değerlendirmesine dayanmamakla birlikte kontrol faaliyetleri bulunmaktadır. Kontrol faaliyetlerinin etkinliği ölçülmemektedir. Kontrol faaliyetlerinin izlenmesi ve buna bağlı olarak da güncelleştirilmesine ilişkin sistematik bir yaklaşım bulunmamaktadır. Daha sık izlenmesi gereken kilit kontroller belirlenmemiş (Örn. Bilgi-işlem sisteminin güvenliği). Kontrol aksaklıklarının belgelendirilmemesi.

BİLGİ ve İLETİŞİM Başvurulara ilişkin veriler, her ay düzenli olarak üst yönetime raporlanmakta ve aynı zamanda kamuoyuna da duyurulmaktadır. Kurum bünyesindeki ilgili birim, kamuoyu yansımalarını düzenli olarak değerlendirmektedir. Bütün iş ve işlemlerin Başbakanlık’tan koordine ve takip edilmesi. Yapılan başvuruların konu itibariyle tasnifi yapılmaktadır. Kurum dışı paydaşlarla etkin iletişim.

BİLGİ ve İLETİŞİM Başvuru sahibinin, süreçleri takip edebilme imkanının olması. Sık sorulan sorulara ilişkin genel bir bilgilendirme yapılmamaktadır. Bütün iş ve işlemlerin Başbakanlık’tan koordine ve takip edilmesi. Yapılan başvuruların konu itibariyle tasnifi yapılmaktadır. Vatandaş başvurularına ilişkin anlık ve günlük cevap verilebilmesi için uygun bilgi-sistem altyapısının bulunması.

İZLEME İç denetimin eksikliği. Usul hatalarını belirlemeye yönelik sistematik kontroller mevcut değil. Risk değerlendirmesinin yapılmamasına bağlı olarak izleme yapılacak özel alanlar belirlenmemiştir. Personel performansının izlenmemesi.

SWOT Güçlü Yönler Halkla ilişkiler uzmanlarının istihdam edilmesi. BİMER ile geleneksel bürokratik engellerin ortadan kaldırılmış olması. Sisteme, yurt içi ve yurt dışından erişim imkanın olması.

SWOT Zayıf Yönler Personel sayısının yetersizliği Birime özgü yazılı etik kuralların olmayışı. İç denetimin olmaması.

SWOT Fırsatlar Kamu idarelerini, hesap verebilirlik, şeffaflık ve vatandaş talep ve beklentileri konusunda daha duyarlı ve sorumlu olmaya teşvik etmesi. Türkiye'deki potansiyel e-devlet uygulamaları için iyi bir örnek teşkil etmesi ve tüm kamu kesiminde yaygınlaştırılması.

SWOT Tehditler İkili personel yapılanması ve ücret adaletsizliği. Artan başvuru sayısına karşın sistemin güncellenmemesi. İnsan kaynağı planlamasının iş yükü artışıyla orantılı olmaması.

RİSK KAYDI Hesap verebilirlik ve şeffaflık riski Yetki-sorumluluk dengesi ile görev dağılımına ilişkin yazılı bir düzenlemenin olmaması. Ortaklık riski Belediyelerin sisteme katılımdaki isteksiz tavrı. Bilgi Teknolojileri riski Sistemin dış saldırılara açık olması. Verilerin kaybolması ve çalınması. İnsan kaynakları riski İş yüküyle orantısız personel sayısı.

RİSK HARİTASI

SONUÇLAR Yeni kurulmuş olmakla birlikte iyi işletilen bir sistem. Ancak, halen geliştirilmesi gereken yönleri bulunmaktadır. Geliştirmeye açık alanların olduğunu tespit etmekle birlikte COSO Modeline dayanan risk yönetiminin başarıyla uygulanabileceği sonucuna varılmıştır.

ÖNERİLER Hedeflerin daha açık belirlenmesi ve buna yönelik olarak daha sistematik bir izleme ve değerlendirmenin yapılması. Alınan derslerin değerlendirilmesi ve iyi uygulama olarak kamu sektörüne yayılması. COSO Modeline dayanan risk odaklı yönetim anlayışının incelenmesi ve Başbakanlık’ta uygulanması.