MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ İSTANBUL VALİLİĞİ MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ TKY İyileştirme Takım Lideri Yetiştirme Semineri

TOPLAM KALİTE YÖNETİMİNDE PROBLEM ÇÖZME & YÖNETİM ve PLANLAMA TEKNİĞİ UYGULAMALARI İSTANBUL-2002

TOPLAM KALİTE YÖNETİMİNDE PROBLEM ÇÖZME İSTANBUL-2002

İçerik Problem PUKO Döngüsü Beyin Fırtınası 7 Kalite ve 7 Yönetim Aracı Akış Diyagramı Histogram Çetele Diyagramı Pareto Analizi Diyagram Sebep-Sonuç Diyagramı Kontrol Kartları Dağılım Diyagramı Afinite (Yakınlık) Diyagramı İlişkiler Diyagramı Ağaç Diyagramı Matris Diyagramları Matris Veri Analizi Süreç Karar Diyagramı Ok Diyagramı Kuvvet Alan Analizi GZFE Analizi Nominal Grup Tekniği Delphi Tekniği Yönetim ve Planlama Uygulama Tekniği

İnsanı rahatsız edici ve onun mutluluğunu bozucu durumdur. PROBLEM İnsanı rahatsız edici ve onun mutluluğunu bozucu durumdur. Bireyin bir amaca ulaşmasını ve amaca yönelik çabalarının engellenmesidir. Cevabı mevcut bilgi birikimiyle bulunamayan ancak araştırma ve incelemelerle bulunabilecek bir durumdur.

ÖRGÜTSEL PROBLEM Örgütün etkinliğini bozarak amacına ulaşmasını veya amaca yönelik çabalarının engellenmesidir. Bir üretim veya hizmet sürecinde bir sonraki müşteriyi yada kullanıcıyı hoşnut etmeyen her durumdur.

PROBLEMLERE DUYARLILIK Örgütte bir problemin varlığı, problemin fark edilmesiyle başlar. Asıl problem ise problemin yol açtığı rahatsızlıktan onu yaratanların değil, başkalarının etkilenmesidir. İnsanlar genellikle başkalarının yarattığı problemlere duyarlı iken kendi yarattıkları problemlere karşı duyarsızdırlar. Bazı yöneticiler karşılaştıkları problemleri çözmek yerine onu gizlemeye çalışırlar. Bunun temel nedeni;

Problemin getireceği yükün altında kalacakları korkusu, Problemi çözemeyecekleri endişesi, Problemin ortaya konması yönetimin kötü yanını ortaya koyacağı düşüncesidir. Oysaki bir kurumda yaşanan problemler çözülmez ise; çalışanların motivasyonu kırılır, problemden yakınmalar sebebiyle iş yapmaya zaman kalmayabilir.

Problem tespit edildiği takdirde olumlu bir yaklaşımla, kurumu iyileştirme ve geliştirme fırsatı her zaman vardır. Bu sebeple problemleri gizlemek yerine çözüm için harekete geçmek gereklidir. Bir problemin çözülebilmesi için öncelikle olumlu bir kurum kültürünün olması gerekir. Bir kurum kültürünün problem çözmeye elverişli olabilmesi için ise;

Kurumun etkinliğini yükseltebilecek öneriler getiren bir denetim sistemi, İyi kurulmuş bir iletişim sistemi, İç ve dış çevrelerden gelen eleştirileri içtenlikle dinleyip, benimseyip gereğini yapabilecek bir yönetimi, Üst yöneticilerin risk üstlenebilen, hata yapmaktan az korkan, yeni düşüncelere açık, denemekten korkmayan ve kurumun etkililiğini artırmak için yenileşmeyi arayan kişiler olmasına, Kurumun problemlerini araştırmak için yeterli kaynağın ayrılmış olmasına ihtiyaç vardır.

Problem Çözme Yöntemini Uygulama Etkinlikleri Problemin Anlaşılması Problem Çözme Yönteminin Aşamaları Bilginin Toplanması Değerlendirme Bilginin Çözümü Ve Yorumu Uygulama Seçeneklerin Değerlendirilmesi En iyi Seçeneğin Bulunması

PUKO DÖNGÜSÜ P: NE yapmak gerektiğini ve NASIL yapılacağını belirle. U: Planı ve ölçüm araçlarını uygula. K: Sonuçları değerlendir ve varsa sapma nedenlerini anla. Ö: İyileştirmeyi kararlı hale getir ve yeni çalışma kurallarını düzenle.

Problem çözme tekniklerinin ve araçlarının kullanılmasında yoğun olarak başvurulan araçlardan biri, fikir geliştirme aracı olarak bilinen beyin fırtınasıdır.

BEYİN FIRTINASI AMACI: Herhangi bir konuda çok sayıda düşünce üretmek veya çözüm önerilerini kısa zamanda ortaya çıkarmaktır. TEMEL AYIRICI ÖZELLİĞİ: Sorgulamaya, yargılamaya ve değerlemeye hiç yer vermemesidir. Fikirlerin kalitesi değil, sayısı önemlidir. BF katılanlar 5 ile 20 kişi arasında değişebilir. İdeal grup sayısı 12’dir. BF, düzenli veya düzensiz olmak üzere iki şekilde uygulanabilir.

Beyin fırtınası yaparken; Serbest ve neşeli bir ortam yaratılmalı. Uçuk fikirlerin ifade edilmesine izin verilmeli. Fikir üretme tıkandığında problem yeniden tanımlanmalı. Çalışmayı başkasının izlemesine izin verilmemeli. Kimseyle dalga geçilmemeli. Ses kayıt cihazı kullanılmamalı.

BEYİN FIRTINASI Uygulama Aşamaları Konunun katılacaklara önceden bildirilmesi Oturum başladığında panoya konunun açık bir şekilde yazılması Her üyeye sıra ile söz verilmesi (Bir seferde bir tek fikir söylenmesi) 10-15 Sn içinde aklına fikir gelmeyen üye o tur için “Pas” geçmesi Kimsenin söyleyecek fikri kalmayıncaya kadar turlara devam edilmesi Fikirler belirtildiğinde üzerinde tartışma yapılmaması, alay edilmemesi

BEYİN FIRTINASI Uygulama Aşamaları Söylenen bir fikir tekrar başka sözcüklerle ifade edilse bile yazılması Tüm fikirlerin söylenmesi ve yazılmasından sonra 5 dk. ara verilmesi Birbiri ile aynı olan fikirlerin belirlenmesi Benzer fikirlerin gruplandırılması Açıklama gereken fikirler üzerinde tartışılması ve netleştirilmesi Fikirlerin oylamasının yapılması.

Fikirleri Oylama Aşaması BEYİN FIRTINASI Fikirleri Oylama Aşaması Birinci tur oylamada üyeler istedikleri sayıda fikre oy verirler. Herkes birinci tur oylamaya katıldıktan sonra her fikrin aldığı oy sayısı belirlenerek yanına yazılır. En çok oy alan fikirler daire içine alınarak bunlar üzerinde tekrar konuşulur. Üyeler sıra ile söz alarak fikir geliştirir. Oylama sonrası en az oy almış fikirler (En az katılımcılar tarafından belirlenir.) ikinci tur oylamaya sokulmaz. İkinci tur oylamada her üye sadece bir tek fikre oy verir. Oylama sonunda her fikrin aldığı oy sayısı yanına yazılır. Böylece herkesin benimsediği ve nitelikli fikirler sıralanmış olur.

Örnek: Haftalık ders saatinin teorik ve uygulama Programın şeklinde değiştirilmesi Programın hafifletilmesi Öğrencilerin matematik dersindeki başarılarını neler artırır? Matematik öğretmenlerinin eğitilmesi Öğrenci rehberliğinin artırılması

Kalite ve ürün geliştirme sürecinde kullanılabilecek araçların sayısı oldukça fazladır. Ancak bunlardan özellikle Yedi Kalite ve Yedi Yönetim aracı yoğun olarak kullanılmaktadır. 7 KALİTE ARACI (7K) 7 YÖNETİM ARACI (7Y) 1. Akış Diyagramı 1. Afinite Diyagramı 2. Sebep-Sonuç Diyagramı 2. İlişkiler Diyagramı 3. Histogram 3. Ağaç Diyagramı 4. Veri Toplama (Çetele Diyagramı) 4. Proses Karar Diyagramı 5. Pareto Analizi 5. Matris Diyagramı 6. Kontrol Kartları 6. Matris-Veri Analizi 7. Dağılım Diyagramları 7. Ok Diyagramı

Kalite araçları özellikle uygulama sürecinde; * Problemlerin belirlenmesine ve çözülmesine yönelik bilgi ve veri üretimini kolaylaştırmak, * Sistematik bir biçimde bu bilgi ve verileri değerlendirmek amacına yönelik olarak tasarlanmışlardır. Bu araçlar özellikle; Sayısal ve görsel nitelikleri ile olayların kolay anlaşılmasına ve yorumlanmasına olanak verirler.

Yönetim araçları ise problemlerin detaylı anlaşılırlığını sağlamak için tasarlanmışlardır. Yöneticilerin ve çalışanların araştırma ve problem çözme sürecinde yaratıcılıklarını ve becerilerini konu üzerine yoğunlaştırmalarında, Ürün-kalite geliştirme ve tasarım evresinde yani sayısal verilerin olmadığı ortamda kullanılırlar.

Akış Şeması (Diyagramı) KALİTE ARACI -1- Akış Şeması (Diyagramı) Akış şemaları, bir süreçteki bütün adımların resimsel ifadesidir.Sürecin pratikte nasıl işlediği gösterilerek, olası zorluklar tanımlanır ve kısa yoldan, yeni, daha geliştirilmiş bir sürecin yaratılması ile sonuçlandırılır. Bu araç, yeni sürecin uygulanmasından önceki planlama sürecinde, ortaya çıkabilecek sorunların kolaylıkla ortadan kaldırılmasında yararlıdır.

Akış Şeması (Diyagramı) Problemi çözmeyi denemeden önce tanımlamak, süreci kontrol etmeyi denemeden önce anlamak, her şeyi kontrol etmeden önce neyin önemli olduğuna karar vermek, kısacası süreci tanımlayarak işe başlamak akış şemalarının kullanımını gerekli ve vazgeçilmez kılan nedenler olarak özetlenebilir.

Akış Şeması Geç kaldı mı? İdareye bildirdi mi? Sınıfa bildirdi mi? Öğrenci okula geldi mi ? Geç kaldı mı? İdareye bildirdi mi? Sınıfa bildirdi mi? Gecikme idareye bildiril di Gelmedi Okula geldi Kayda geçildi, geç kağıdı verildi. Gecikme idareye bildirilmedi. HAYIR EVET Öğrenci okula geldi mi ? Geç kaldı mı? İdareye bildirdi mi? Sınıfa bildirdi mi? Gecikme idareye bildiril di Gelmedi Okula geldi Kayda geçildi, geç kağıdı verildi. Gecikme idareye bildirilmedi. HAYIR EVET Öğrenci okula geldi mi ? Geç kaldı mı? İdareye bildirdi mi? Sınıfa bildirdi mi? Gecikme idareye bildiril di Gelmedi Okula geldi Kayda geçildi, geç kağıdı verildi. Gecikme idareye bildirilmedi. HAYIR EVET EVET HAYIR EVET EVET HAYIR Akış Şeması

Sebep-Sonuç (Balık Kılçığı)Diyagramı KALİTE ARACI -2- Sebep-Sonuç (Balık Kılçığı)Diyagramı Sorunların nedenlerini sistemli bir biçimde araştırmaya yönelik bir yöntemdir. Bir süreci geliştirmek için süreç ve çıktıları hakkında yeterli ve gerekli bilgiye sahip olmak gerekir. Bu amaca ulaşmak için en önemli araç, sebep-sonuç diyagramıdır.

Sebep-Sonuç (Balık Kılçığı)Diyagramı KALİTE ARACI -2- Sebep-Sonuç (Balık Kılçığı)Diyagramı UYGULAMA AŞAMALARI: 1. Sorunun tespit edilmesi ve tanımlanması. (Kağıdın sağ tarafına kare içerisinde sorunun yazılması) 2. Bu soruna neden olabilecek temel nedenler kareler içerisinde yazılarak ana gövdeye bağlanır. Belirlenen diğer sebepler küçük çizgilerle temel çizgilere eklenir.(Temel başlıklar, İnsan, Malzeme, Metod, Makine olarak belirlenir. Çevre, Yönetim vb. de eklenebilir.) 3. Beyin fırtınası tekniği ile sebepler bulunmaya çalışılır. 4. En önemli sebepler belirlenir. (Oylama yolu ile).

Sebep-Sonuç (Balık Kılçığı)Diyagramı Kağıt Toner Kulanım Gramaj Seviye Yanlış Ayar Kağıt Yerleştirme Buruşukluk Tazelik Kötü Fotokopi Ellerin Temizliği Bakımı Masanın Temizliği Yaşı Makina Çevre

HİSTOGRAM KALİTE ARACI -3- Sayısal verilerin sütun şema olarak ve bir ölçümün frekans dağılımının görüntülenmesidir.

ÇETELE DİYAGRAMI KALİTE ARACI -4- Bir zaman dilimi içerisinde toplanan basit verilerin guruplandırılarak ne anlama geldiğini değerlendirmede ve verilerin frekanslarının görüntülenmesinde kullanılan en kolay araçtır. Ayrıca süreç iyileştirilmesinde olasılıkları elemede yardımcı olma potansiyeline sahiptir. UYGULAMA AŞAMALARI: 1. Toplanan verilerin niteliği ve kaydedilme sıklığı veya hangi durumlarda kaydedileceği belirlenmeli. 2. Belirlenen aralıkların/sınıfların karşısına çizgi çizilmesi (Çizgilerin toplamı frekansı verir.) 3. Toplanan veriler özellikle histogram, pareto vb. grafiklerle görüntülenmelidir.

PARETO ANALİZİ (DİYAGRAMI) KALİTE ARACI -5- PARETO ANALİZİ (DİYAGRAMI) Histogram şeklinde düzenlenmiş frekans bilgilerinin azalan frekanslar sırasına göre düzenlenmiş şeklidir. Pareto analizi çoğunlukla bir problem çözme aracı olarak düşünülür. Oysa bu araç, problemin nasıl çözüleceğinden çok, hangi sorunların öncelikli olarak çözüleceğini belirler. 80:20 kuralı olarak da bilinir. (Ör: Personelin % 20'si devamsızlığın % 80'ni oluşturur.) Kontrol çizelgeleri veya diğer veri toplama formlarına dayanılarak yapılan pareto diyagramları bize dikkatimizi hangi önemli problemlere vereceğimiz konusunda yardım eder. 

PARETO ANALİZİ NASIL UYGULANIR? 1.Karşılaştırılacak problemleri beyin fırtınası  veya var olan verileri kullanarak  seçin. 2.Ölçüm karşılaştırması için yıllık maliyet veya sıklık gibi bir standart seçin. 3. Çalışılacak zaman periyodunu seçin, 8 saat, 5 gün, 4 hafta ... vb.  4. Her kategorideki gerekli verileri bir araya getirin.  5. Diğer tüm kategorilere bağlı olan her kategorinin sıklığını veya maliyetini karşılaştırın. 

PARETO ANALİZİ NASIL UYGULANIR? 6. Kategorileri azalan sıklık veya maliyetlerine göre, soldan sağa yatay bir eksende sıralayın. En az madde içeren kategoriler, en sağda son bar olarak birbirinin içine alınabilir. Ölçüm birimini dikey eksene çizin.  7. En uzun bar'ın üstünden, soldan sağa doğru, kategorilerin kümülatif sıklığını veren bir çizgi eklenebilir. Bu hat,  "Toplamın ne kadarı ilk 3 kategori ile açıklanır?" gibi sorulara cevap verir. 

KONTROL (KARTLARI) ŞEMASI KALİTE ARACI -6- KONTROL (KARTLARI) ŞEMASI Devam etmekte olan bir süreçteki değişkenleri, grafik olarak göstermekte kullanılır. Kontrol şemasının zamanı gösteren yatay bir ekseni, sistem veya süreci gösteren dikey bir ekseni vardır. Eğer süreç alt ve üst sınırların dışına çıkıyorsa, istatistiksel kontrolün dışında olduğu için, sistemin ayarlanması gerekir. Değişkenlik özel bir nedenden mi, yoksa genel bir nedenden mi kaynaklanıyor, sorgulanmalıdır.

DAĞILIM (YAYILMA) DİYAGRAMI KALİTE ARACI -7- DAĞILIM (YAYILMA) DİYAGRAMI İki değişken arasındaki ilişkiyi analiz etmede anahtar görevi görür. Bir X-Y diyagramıdır. Yatay eksende problemin nedeni, dikey eksende ise problem yer alır. Diyagramda ilişkiyi görüntüleyen noktalar ya pozitif veya negatif olarak birbiri ile ilişkilidir ya da noktalar öylesine dağınıktır ki, iki değişken arasında herhangi bir ilişkiden söz edilemez.

AFİNİTE (YAKINLIK) DİYAGRAMI YÖNETİM ARACI -1- AFİNİTE (YAKINLIK) DİYAGRAMI Bu araç, Pekçok fikir, görüş, konu veya faaliyet içinden temel olanları bulmada, Kaos olduğunda, Pekçok fikir ile karşı karşıya kalındığında, Yaratıcı/yapıcı düşünme gerektiğinde kullanılır.

AFİNİTE (YAKINLIK) DİYAGRAMI YÖNETİM ARACI -1- AFİNİTE (YAKINLIK) DİYAGRAMI UYGULAMA AŞAMALARI 1. Üzerinde çalışılan konunun açık olarak belirlenmesi 2. Beyin fırtınası uygulamasının yapılması 3. Her düşüncenin (3 satır, 7 kelime) kartlar üzerine yazılarak panoya asılması 4. Düşüncelerin ilgili gruplar altında toplanması 5. Düşünce grupları ile ilgili başlık kartlarının (5-10 adet) ve gerekirse alt başlıkların oluşturulması 6. Başlık, alt başlık ve gruplar için etraflarına çizgi çizilmesi. 7. Sonuçların, afinite diyagramı çalışmasına katılmayanlarla gözden geçirilmesi.

Başarılı bir eğitim sistemi nasıl olmalıdır? Sınav sistemi tanımlanmış olmalı Yeterli sayıda ders kitabı ve donanım sağlanmalı Yeterli bir alt yapı sağlanmalı Değişik eğitim ve öğretim türleri tanımlanmış olmalı Öğrenci sayısı uygun olmalı Her düzeyde eğitim sürekliliği sağlanmalı Eğitimin gelecek eğilimleri tanımlanmış olmalı Eğitilmiş insangücü gereksinimin sağlanması Kontrol mekanizmaları tanımlanmış olmalı Uygun sistem oluşturulmalı Dersaneler uygun olmalı Eğitim programları tanımlanmış olmalı

Başarılı bir eğitim sistemi nasıl olmalıdır? Yeterli bir alt yapı sağlanmalı Uygun sistem oluşturulmalı Kontrol mekanizmaları tanımlanmış olmalı Eğitim programları tanımlanmış olmalı Yeterli sayıda ders kitabı ve donanım sağlanmalı Sınav sistemi tanımlanmış olmalı Değişik eğitim ve öğretim türleri tanımlanmış olmalı Dersaneler uygun olmalı Eğitimin gelecek eğilimleri tanımlanmış olmalı Eğitilmiş insangücü gereksinimin sağlanması Öğrenci sayısı uygun olmalı Her düzeyde eğitim sürekliliği sağlanmalı

İLİŞKİLER DİYAGRAMI YÖNETİM ARACI -2- Bir dizi fikir arasındaki sebep ve sonuç bağlarının grafiksel gösterimidir. Bu araç, Ana sebepler belirlenmek istendiğinde, Daha iyi tanımlanması gereken, birbiri ile ilişkili fazla sayıda konu olduğunda, Ana sebepleri belirlemek için veri olmadığında kullanılabilir.

YÖNETİM ARACI -2- İLİŞKİLER DİYAGRAMI UYGULAMA AŞAMALARI 1. Takımın konu ile ilgili uzman kişilerden (4-6 kişi ideal) oluşturulması. 2. Bir problem konusu üzerinde anlaşmaya varılması (Yakınlık, Sebep-Sonuç, Ağaç Diyagramlarından yararlanılır) 3. Fikir üretilmesi ve başlıkların A,B,C gibi isimlendirilmesi 4. Her bir fikir için, “A fikri B fikrine yol açar mı?” sorusu sorulur.Sebep fikirden sonuç fikir yönünde tek yönlü bir ok çizilir. Takım arasında anlaşmazlık varsa hiç ok çizilmez. 5. En fazla sayıda dışarı giden ok, o fikrin temel sebep/sürükleyici fikir olduğunu gösterir. En fazla sayıda içeri gelen ok, o fikrin temel sonuç olduğunu gösterir.

İLİŞKİLER DİYAGRAMI YÖNETİM ARACI -2- Moral probleminin sebepleri arasındaki ilişki diyagramı B Takdir eksikliği Temel Sebep A Çalışanların katılması Etkin ve Adil Olmayan Ödül C Çalışanların Yorgunluğu, bıkkınlığı Hayal kırıklığına yol açan sistemler F Çalışma arkadaşları arasında D Temel Sonuç Hayal kırıklığına yol açan sistemler E

AĞAÇ DİYAGRAMI YÖNETİM ARACI -3- Belli bir amaca erişmek için izlenmesi gereken yolların, sistematik bir şekilde giderek artan bir detay düzeyinde grafiksel ifadesidir. Bu araç; Genel amaçların özel uygulama detaylarına indirgenmesinde, Uygulama seçeneklerinin belirlenmesinde, Temel sebeplerin belirlenmesinde, Fikirlerin açığa kavuşturulmasında, Bir uygulama gerçekleşirken olabilecek engeller/aksaklıkların ve bunların etkilerini azaltmak için ne yapılabileceğinin belirlenmesinde kullanılabilir.

AĞAÇ DİYAGRAMI YÖNETİM ARACI -3- UYGULAMA AŞAMALARI 1. Analiz edilecek problem ve amacın belirlenmesi 2. Panonun sol kenarından başlayarak sağa doğru konu ile ilgili ayrıntıların yazılması 3.Ayrıntıları tanımlayan ana başlıkların oluşturulması (Afinite veya ilişki diyagramı kullanılabilir.) 4. Ana başlıklarla ilişkili alternatif sebepler, taktikler veya işlerin belirlenmesi 5. Ağaç diyagramının oluşturulması 1.Düzey: Genel amaç, kavram, fikir Diğer Düzeyler: Her seferinde bir basamak olmak üzere neden, nasıl ve ne gibi soruların cevaplandırılması.

NEDEN-NEDEN AĞAÇ DİYAGRAMI YÖNETİM ARACI -3- NEDEN-NEDEN AĞAÇ DİYAGRAMI Öğretmenlerin Tutumu Tecrübesizlik Problem Bilgisizlik Çocukların Öğrenme Heyecanını Kaybetmesi Arkadaşların Tutumu Rehberlik Servisinin Yetersizliği Ailenin İlgisizliği Neden Ekipman Yetersizliği Okulun Kaynaklarının Yetersizliği Öğrencilerin Ekipman Getirmemesi Neden Gereksiz Ekipman Talebi

NASIL-NASIL AĞAÇ DİYAGRAMI YÖNETİM ARACI -3- NASIL-NASIL AĞAÇ DİYAGRAMI Öğretmenleri Eğit Öğrenciyi Uzaklaştıran Sebepleri İncele Çözüm Çocukların Öğrenme Heyecanını Artır En Önemli 10 Sebebe Odaklan ve Önlem Geliştir Okul-Aile İlişkilerini Güçlendir Nasıl? Uygula ve Sonuçları İzle Kaynak Planlamasını İyileştir Başarıyı Kalıcı Hale Getir Nasıl?

MATRİS DİYAGRAMLARI YÖNETİM ARACI -4- İki veya daha fazla değişken arasındaki ilişkiyi analiz etmekte kullanılan planlama ve yönetim aracıdır. Matris diyagramlarını oluşturmak için öncelikle sebep-sonuç analizi gibi değişkenler arası ilişkileri analiz ederek başlamak gereklidir. Matris diyagramının gerek duyduğu detaylı bilgiler afinite ve ağaç diyagramından elde edilebilir. L, X, T, Y ve çatı biçimli çeşitleri vardır.

MATRİS –VERİ ANALİZİ YÖNETİM ARACI -5- Matris diyagramı, Elde edilen çok sayıdaki bilginin, daha detaylı analiz edilmesine, Problemin çözülmesi için gerekli, ancak açıkça görülmeyen yapısal ilişkilerin açıklığa kavuşturulmasına, Faktörler arasındaki ilişkilerin sayısal ağırlıkları ile birlikte görüntülenmesine olanak vermektedir.

SÜREÇ KARAR (OLASILIK) DİYAGRAMI YÖNETİM ARACI -6- Bu tekniğin amacı, Oluşma şansı uygun bir sebebe bağlı olan tüm problemleri oluşmadan önce belirlemek, Önlenmesine yönelik tedbirlerin alınmasını veya sorun yaratan olayların ortadan kaldırılmasını sağlamaktır. Bu tekniğin kullanım alanı, Tamamlanma zamanı kritik olan, Hata maliyeti fazla olan, İlk kez gerçekleştirilecek karmaşık görevlerde kullanılır.

SÜREÇ KARAR (OLASILIK) DİYAGRAMI YÖNETİM ARACI -6- SÜREÇ KARAR (OLASILIK) DİYAGRAMI Ayrıca bir plan ya da projede neyin yanlış gidebileceğinin belirlenmesine olanak verir, yani potansiyel "eğer" senaryoları oluşturur. UYGULAMA AŞAMALARI Konu ile ilgili ağaç diyagramının oluşturulması, Ağaç diyagramının en alt seviyesinden bir başlık seçilmesi, Her başlık için "Hangi potansiyel problemler çıkabilir? veya "Burada ne yanlış gidebilir?" sorularına beyin fırtınası ile cevap aranması... Bunlar geliştirmeye gerek duyulan önlemler için "eğer"lerdir.

SÜREÇ KARAR (OLASILIK) DİYAGRAMI YÖNETİM ARACI -6- SÜREÇ KARAR (OLASILIK) DİYAGRAMI UYGULAMA AŞAMALARI "Eğer"lerin sıralanması, (Bütün başlıklar için) Uygun önlemlerin uygun "eğer"lerle eşleştirilmesi, Her bir önlemin olabilirliği (X=Uygun Olmayan, O= Uygun) sembolle belirtilmesi.

SÜREÇ KARAR (OLASILIK) DİYAGRAMI YÖNETİM ARACI -6- SÜREÇ KARAR (OLASILIK) DİYAGRAMI Bir depoda girdi-çıktı işlemlerinin bilgisayar kontrollu hale getirilmesi Program seçimi Bilgisayar seçimi Donanımın kurulması Programın kurulması Donanım çalışmıyorsa Yanlış donanım alımışsa Bilgisayar programı çalışmıyorsa El kitabını oku Tedarikçiyi ara Başka bir donanım sip. et Tedarikçiyi ara El kitabını oku Tedarikçiyi ara

OK (Aktivite Ağ) DİYAGRAMI YÖNETİM ARACI -7- OK (Aktivite Ağ) DİYAGRAMI Bir konu ile ilgili projeleri yürütebilmek ve geliştirebilmek için zaman sıralı planların oluşturulmasında kullanılır. Ayrıca her bir görevin ve görevlerin oluşturduğu planan ihtiyaç duyduğu süreyi belirlemeye yardım eder. Bu diyagram yardımı ile uygulamalarla görevler arasındaki ilişkiler, ayrıntılandırılarak ve ilerlemeler ölçülerek karşılaştırmalı bir referans haline dönüştürülebilir. Bu teknik matris diyagramından türetilmiştir.

Diğer Teknikler

KUVVET ALAN ANALİZİ Bir amaca doğru ilerleme veya iyileştirme için iki yol izlenebilir: 1. Performansı artırıcı kuvvetleri güçlendirmek. 2. Performansı kötüye iten kuvvetleri zayıflatmak veya ortadan kaldırmak. Kuvvet alan analizi bu kuvvetlerin iki türünü de belirlemeye dayanır.

KUVVET ALAN ANALİZİ Kullanım Amaçları İyileştirme fırsatlarını belirlemek. Düzeltildiğinde bir problemin çözümüne olumlu katkısı olabilecek temel sebepleri belirlemek. Yeni bir program veya önerilen bir iyileştirmenin, gerçekten, arzu edilen yararları sağlama olasılığını değerlendirmek. Engelleyici kuvvetleri yok etmek ve itici kuvvetleri desteklemek için gerçekçi bir uygulama planı oluşturmak.

KUVVET ALAN ANALİZİ Uygulama Aşamaları 1. Planlanan iyileştirme açık bir şekilde tanımlanır ve bu bir hedef cümlesi şeklinde yazılır. 2. Büyük bir kağıdın üstüne, hedefe ilişkin performans düzeyini temsil eden düz bir çizgi çizilir: %0 %100 3. Mevcut performans düzeyi, kağıdın ortasına çizilen dikey bir çizgi ile temsil edilir

KUVVET ALAN ANALİZİ Uygulama Aşamaları 4. Önceden bir analiz yapmadan, performansı etkileyen ilk olarak itici kuvvetler ve sonra da engelleyici kuvvetler beyin fırtınası yoluyla belirlenir. %0 %100 itici kuvvetler engelleyici kuvvetler 5. Listeler, sadece, amaca ulaşmada en fazla potansiyeli olan kuvvetleri göstermek üzere kısaltılır. Grup üyelerinin gerçekten güçlendirebileceklerini düşündüğü üç veya dört itici kuvvet belirlenir. Aynı şekilde, gerçekten zayıflatılabileceği düşünülen üç veya dört engelleyici kuvvet belirlenir.

YOKLAMA KAĞITLARI (CHECK SHEETS) Veri kaydetmeyi kolaylaştıran bir diyagram veya tablodur. Bir gözlemi, eylemi veya gerçekleşmeyi yansıtmak için bir veya / işareti koymak yeterlidir. Öğretmenler Toplantısı Kontrol listesi Maddeler Evet Hayır A.B’ye başsağlığı Yeni disiplin yönetmeliği

YOKLAMA KAĞITLARI Kullanım amaçları: Performansı, tartışmayı güçlendirmek. Temel nedenleri araştırmak. Bir çözümün veya iyileştirmenin sonuçlarını ölçmek. Performansı izlemek. (Önceki problemlerin tekrar ortaya çıkıp çıkmadığını yoklamak.)

Olumlu Olumsuz GZFE ANALİZİ (Swot) İçsel Dışsal GZFE Analizi, bir konu hakkında, sahip olunan güçleri, zayıflıkları, fırsatları ve engelleri kapsamaktadır. Olumlu İçsel Dışsal Olumsuz Güçler Fırsatlar Zayıflıklar Engeller

GZFE ANALİZİ (Swot) Kutuların içerisine güçler, fırsatlar, zayıflıklar ve engeller yazılarak bir durum hakkında kolayca analiz yapılabilir. Tablonun sol tarafı, bilgi toplarken güçlü ve zayıf olunan yönleri, sağ taraf ise bilgi toplandıktan sonraki durumu ifade etmektedir..

Su Kirliliği Güçler Gruptaki arkadaşlar bilgi toplamaya istekli Randevu alındı. Bilgisayar kullanabiliyoruz Kaynak yeterli Fırsatlar Su kirliliği hakkında bilgi edineceğiz İşbölümü yapma ve görevi tamamlama mutluluğuna ereceğiz. Başarılı bir sunum olacak Zayıflıklar Okul bilgi toplama kaynaklarından uzakta. Bilgi toplayacaklar belli değil: Bilgi hakkında belirsizlik var Engeller Bilgilere ulaşamazsak sunum eksik olur. Motivasyon düşer. Başarısızlık duygusu yaşarım

NOMİNAL GRUP TEKNİĞİ İzlenmesi Gereken Adımlar: Bu teknik, fazla iletişim olmayan takımlar için göreceli olarak daha geçerli bir yöntemdir. İzlenmesi Gereken Adımlar: 1. Beyin fırtınasında olduğu gibi takım üyeleri fikirlerini maddeler halinde yazar ve bütün maddeler bir araya getirilerek bir liste oluşturulur. 2. Eğer listede 50’den fazla madde varsa, “çoklu oylama” tekniği ile bu sayı mümkün olduğunca azaltılır.

NOMİNAL GRUP TEKNİĞİ 3. Her üyeye belli sayıda küçük kartlar dağıtılır. Eğer madde sayısı 20 ya da daha az ise 4’er kart, 20 ile 35 arası ise 6, 35 ile 50 arası ise 8’er kart dağıtılır. 4. Üyeler listeden en önemli buldukları maddeleri birer tane olmak üzere, kart üzerinde işaretler ve listeden ellerindeki kart sayısı kadar madde seçmek durumundadır.

NOMİNAL GRUP TEKNİĞİ 5. En önemli buldukları maddeye en yüksek puanı vermek kaydıyla, bu maddeleri puanlandırırlar. Puanlama kart sayısı üzerinden yapılır. (Kart sayısı 4 ise, en önemli maddeye 4 puan, diğerlerine sırasıyla 3, 2 ve 1 puan verilir.) 6. Puanlamalar yapıldıktan sonra bu kartlar toplanır ve verilen puanların istatistiği çıkarılır. En yüksek puanı alan madde, takımın seçimi olarak duyurulur. 7. Gerekirse maddeler puanlarına göre bir Pareto şemasında gösterilip üyelere değerlendirmeleri için dağıtılır.

DELPHİ TEKNİĞİ (Delfi) Birbirini tanımayan kişilerden bir sorun hakkında görüş ya da çözüm önerilerinin toplanmasında kullanılan tekniktir. Aşamaları Araç hazırlama Bireyleri saptama Yanıtlama Dönüt toplama İkinci aracı hazırlama Değerlendirme Bireylere bilgi verme

Delphi Tekniği; Örgütün çevre ile sorunlarını çözmede Örgütün toplumdaki konumunu anlamada Toplumun örgüte bakışını değerlendirmede KULLANILABİLİR.

PUKÖ YÖNETİMİ VE ARAÇLARI Yoklama kağıtları, Histogramlar, Anketler Karar matrisi, Pareto şemaları, Çoklu oylama Beyin fırtınası, Yakınlık diyagramları, Sebep-sonuç diyagramı, Ağaç diyagramı, İlişki diyagramı, Kuvvet alanı analizi 4.iyileştirme fırsatları üzerinde odaklaş Akış şemaları, 3. Ölç ve çözümle 2. Mevcut süreci tanımla 5. Temeldeki nedenleri belirle Beyin fırtınası, Mülakat Beyin fırtınası, Karar matrisi, Ağaç diyagramı 1.Çıktıları, müşterileri ve beklentileri belirle 6. Çözümleri yarat ve en iyilerini seç PLANLA BAŞLA Beyin fırtınası, Kuvvet alanı analizi, Eylem planları, Ağaç diyagramı, . Akış şemaları 12. Takip et ve getirileri sürekli kıl 7. Deneme uygulamasını planla UYGULA Yoklama kağıtları, Anketler, Histogramlar, Kontrol şemaları ÖNLEM AL KONTROL ET 11.Değişikliği standardize et 8. Denemeyi gerçekleştir 10. Önemli sonuçları belirle 9. Sonuçları değerlendir Yoklama kağıtları, Histogramlar Kuvvet alan analizi, Beyin fırtınası, Eylem planları, Ağaç diyagramı, Akış şemaları Pareto şemaları, Kuvvet alanı analizi Yoklama kağıtları, Anketler, Histogramlar,

Yönetim ve Planlama Tekniği Uygulamaları

TEKNİĞİN ÖZELLİKLERİ EKİP BAZLI PROJE BAZLI KATILIMCI SÜREÇLERE YÖNELİK ETKİN PLANLAMA

TEKNİĞİ UYGULAMA AŞAMALARI İlgili ve bilgililerin katılımı Sözel verilerin üretimi ve kullanımı Konuların etkin irdelenmesi Takım çalışması Etkin iletişim Sinerjik düşünme Hızlı ve verimli çalışma Çözümler (planlar) üretilmesi

KATILIMCILARIN ROLÜ Birikimlerini paylaşma Teknikler Birikimlerini paylaşma Çalışma yöntemine adapte olmaları Katılımı destekleme Aktif katılım Fikir üretme Kılavuzlara destek olma Kılavuzlar Katılanlar Çalışma Süreci

KARTLAR İLE FİKİR ÜRETİMİ Teknikler Bir fikir için bir kart (post-it) Her kart tek başına anlamlı olmalı Her kartta 5 ila 8 kelime olmalı Fikirler okunaklı yazılmalı Kartınızı çalışma dışında birisi okuduğunda anlayabilmeli Kılavuzlar Katılanlar Çalışma Süreci

YÖNETİM ve PLANLAMA TEKNİĞİ UYGULAMA BASAMAKLARI 3 AŞAMA - 14 ADIM 1. AŞAMA: Durum analizi ve problem tanımlama 2. AŞAMA: Çözüm geliştirme 3. AŞAMA: Uygulama planı üretme

YÖNETİM ve PLANLAMA TEKNİĞİ UYGULAMA BASAMAKLARI 1- İyi bir soru ... 2- Kartlar (Post-it) ile fikir üretimi 3- “Hızlı” ve “iyi” fikir üretimi ... 4- Benzer kartların gruplanması 5- Fikirlerin sentezlenmesi ... 6- Fikirlerin organizasyonu ... 7- Sonuçların paylaşımı

İYİ BİR FİKİR NASIL ÜRETİLİR ? Hazırlık aşaması Tahtaya yakın oturun Vücudunuz tahtaya dönük olsun Sol elde Post-it, sağ elde markör(kalem) Dikkatinizi soruya konsantre edin Doğru bir soru iyi bir çıkış yoludur Soru cümleleri grubun pusulasıdır Hızlı ve etkin çalışın Yaratıcı, yenilikçi düşünün Aşırı hızlı çalışmak yüzeyselliği getirir Aşırı yavaş çalışma gereksiz detaya neden olur İfade kalitesi, düşünce berraklığı yaratır Fikirleri üretir üretmez kartlara yazın

İYİ BİR FİKİR NASIL ÜRETİLİR ? Birikiminizi en özlü şekilde katın Kolay anlaşılır, özlü cümleler yazın Mümkün olduğunca çok fikir üretin İyi ifade edilmemiş kartlar önemlileri gizler İyi bir ekip olun, sinerjik çalışın Anlatmaktan çok, anlamaya çalışın Fikri üretirken paslaşın Fikirleri eleştirmek yerine geliştirin Hemen eleştirmeyin, zamana bırakın Tartışmayın, açıcı sorularla anlamaya çalışın % 80 uzlaşma yeterlidir ! Gereksiz yere vakit kaybetmeyin Aşırı tartışma yaratıcılığı engeller

TEKNİK NASIL UYGULANIR ? Durum Analizi ve Problem Tanımlama 1. AŞAMA Durum Analizi ve Problem Tanımlama

1- TANIM YAPILMASI İyi bir tanım için iyi bir soru gerekir. Doğru soru doğru cevap almayı kolaylaştırır. Tanımın yapılması Kartlarla tanım için fikir üretilmesi Operasyonel tanımın yapılması Yapılan yeni tanımın asılması

2- TANIM İLGİLİ FİKİR ÜRETİMİ Tanımla ilgili soru sorularak kartlarla katılımcıların fikir üretmeleri sağlanır. Tanımda belirlenen hedefe ulaşmak için neler yapmamız lazım ? Hangi hususlara dikkat etmemiz lazım ?

3- YAKINLIK DİYAGRAMI Tanımdan hareketle üretilen fikirlerin katılımcılar tarafından okunması Anlam olarak benzer ifade taşıyan kartların gruplanması Fikir gruplarının yan yana sıralanması

4- BAŞLIK ÜRETME Her grup için “anlamın tümünü” ifade eden “başlık kartları” oluşturulması Üretilen başlıkların ifade kalitesinin gözden geçirilmesi ve gerekli düzeltmenin yapılması

5- FİKİRLERİN SENTEZLENMESİ Gruplandırılan ve başlıkları belirlenen fikirler, önem ve uygulanabilirlik kriterlerine göre katılımcılar tarafından oylanır. Oylama sonucu sıralan gruplar başlıklarıyla asılır.

6- İLİŞKİLER DİYAGRAMI Sayısı belirlenen fikir gruplarının başlıklarıyla ilişkiler diyagramı oluşturulur. “Ne neyin nedenidir ?” sorusuyla başlıkların birbiriyle ilişkileri sorgulanır. Katılımcıların oylarıyla belirlenen ilişkiler okla gösterilir.

7- DİYAGRAMI DEĞERLENDİRME İlişkiler diyagramında başlıkların birbiriyle ilişkileri okların yönüyle değerlendirilir. Gelen ve Çıkan okların sayıları her başlığın yanına yazılır. En çok etkiyen başlık amaçtır. Amaca götürecek diğer kriterler ele alınarak belirlenir.

2. AŞAMA Çözüm Geliştirme

8- ÖNERİLER Amaca götürecek olarak belirlenen kriterlere kartlarla (post-it) öneri fikirleri üretilir. Üretilen fikirler sesli okunarak tahtaya yapıştırılır.

9- ÖNERİLERİ AYRIŞTIRMA Katılımcıların kartlarla ifade ettikleri öneriler topluca incelenir. Öneriler kendi içerisinde kuvvetli/önemli ve zayıf/önemsiz olarak ikiye ayrılır.

10- ENGELLER Kuvvetli/önemli olarak belirlenen öneriler katılımcılar tarafından değerlendirilir. Bu önerileri neler engelleyebilir? sorusu sorularak kartlarla(post-it) fikir üretilir.

11- ENGELLERİ AYRIŞTIRMA Katılımcıların kartlarla ifade ettikleri engeller topluca incelenir. Engeller kendi içerisinde kuvvetli/önemli ve zayıf/önemsiz olarak ikiye ayrılır.

12- ÖNLEMLER Kuvvetli/önemli engeller katılımcılar tarafından değerlendirilir. Bu engellere nasıl önlemler alınabilir? sorusu sorularak kartlarla(post-it) fikir üretilir.

13 -UYGULAMA PLANI Kuvvetli/önemli olarak belirlenen öneriler alınır. Bu öneriler önceliklerine göre sıralanır ve bir zaman dilimi içinde uygulama planına yerleştirilir.

14-FİKİRLERİN ORGANİZASYONU Uygulama Planına yerleştirilen önerilerin üzerine engeller eklenir. Engellerin üzerine ise önlemler de yerleştirilerek uygulama planı tamamlanır.

UYGULAMA PLANI ŞEMASI Önlemler Engeller Öneriler Post-it Post-it Post-it Post-it Post-it Post-it Post-it Post-it Post-it Engeller Post-it Post-it Post-it Post-it Post-it Post-it Post-it Post-it Post-it Öneriler Post-it Post-it Post-it Post-it Post-it Post-it Post-it Post-it Post-it Post-it Uygulanabilir öncelik +Zaman