TAŞINIR KAYIT VE YÖNETİM SİSTEMİ BİLGİLENDİRME TOPLANTISI (TKYS) BİLGİLENDİRME TOPLANTISI 21 Eylül 2012

KBS Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemine Giriş SUNUM PLANI KBS Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemine Giriş Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminde Yer Alan Roller SGB Taşınır Kullanıcısı Taşınır Konsolide Görevlisi İstek Birim Yetkilisi Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi

KBS TAŞINIR KAYIT VE YÖNETİM SİSTEMİNE GİRİŞ KBS Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi Mozilla Firefox üzerinden çalışmaktadır. KBS ana sayfasına internet adres çubuğuna www. kbs. gov.tr adresi yazılarak ulaşılır. KBS ana sayfasına ulaşıldığında aşağıdaki form ekrana gelmektedir.

KBS TAŞINIR KAYIT VEYÖNETİM SİSTEMİNE GİRİŞ Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi linkine tıklanılır.

KBS TAŞINIR KAYIT VE YÖNETİM SİSTEMİNE GİRİŞ Açılan sayfanın üst bölümünde yer alan “Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi” linkine tıklandığında aşağıdaki form gelecektir.

KBS TAŞINIR KAYIT VE YÖNETİM SİSTEMİNE GİRİŞ TC Kimlik numarası ve sisteme girmek için verilen şifre yazılıp “Giriş” gerçekleştirilir.

KBS TAŞINIR KAYIT VE YÖNETİM SİSTEMİNE GİRİŞ Formda yer alan T.C. Kimlik , Şifre ve Güvenlik Resmi alanları doldurularak sisteme giriş yapılabilecektir. KBS Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminde; SGB Taşınır Kullanıcıları Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilileri ve Taşınır Konsolide Görevlisine ilişkin yetkilendirme işlemleri Üniversitemiz ile Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü arasında yapılacak protokol sonrasında Muhasebe Yetkilisi tarafından yapılacaktır.

KBS TAŞINIR KAYIT VE YÖNETİM SİSTEMİNE GİRİŞ İstek Birim Yöneticileri’ne ait yetkilendirme işlemleri ise ilgili harcama birimlerinde görevli olan Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilileri tarafından yapılacaktır.

KBS TAŞINIR KAYIT VE YÖNETİM SİSTEMİNE GİRİŞ Sisteme ilk defa giriş yapıldığında, aşağıdaki Şifre Değiştirme Formu’ndan şifre değiştirme işlemi tamamlanmalıdır.

KBS TAŞINIR KAYIT VE YÖNETİM SİSTEMİNE GİRİŞ Şifre değiştirildikten sonra kullanıcının yetkili olduğu uygulamaya, kurum ve kullanıcı rolünün görüldüğü sayfaya ulaşılacaktır.

KBS TAŞINIR KAYIT VE YÖNETİM SİSTEMİNE GİRİŞ Kullanıcı, Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi uygulamasında kullanıcı rolü veya kurum adı üzerini tıklayarak uygulamaya girebilecektir. Açılan menüden yapılmak istenen işlem türü seçilerek işlemler gerçekleştirilir.

TAŞINIR KAYIT VE YÖNETİM SİSTEMİNDE YER ALAN ROLLER KBS Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminde 4 adet kullanıcı rolü tanımlanmıştır. Bunlar; SGB Taşınır Kullanıcısı Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi İstek Birim Yöneticisi Taşınır Konsolide Görevlisi

SGB TAŞINIR KULLANICISI SGB Taşınır Kullanıcısı rolü kurumların taşınır mal yönetiminin belli bir standarda kavuşturulması amacıyla oluşturulmuştur. Kamu idareleri kendilerine bağlı tüm harcama birimlerinde aynı standartlarda mal tanımlaması yapabilmeleri için bir merkezden detay ve özelliklerin belirlenmesi gerekmektedir. Bu çerçevede SGB Taşınır Kullanıcısı rolü etkili bir taşınır mal yönetimi için büyük önem arz etmektedir.

SGB TAŞINIR KULLANICISI Üniversitemizde KBS Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminin uygulanması sırasında uygulama birliği sağlanması açısından; Bir tanesi Bilgisayar Araştırma ve Uygulama Merkezi’nde Bir tanesi İdari ve Mali İşler Merkez Taşınır Ambarı’nda Bir tanesi ise Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı’nda olmak üzere toplam 3 adet SGB Taşınır Kullanıcısı yetkilendirilmesinin uygun olacağı düşünülmektedir.

SGB TAŞINIR KULLANICISI SGB Taşınır Kullanıcısı, kullanıcı adı ve şifresi ile giriş yaptıktan sonra karşısına aşağıdaki menü çıkmaktadır.

SGB TAŞINIR KULLANICISI SGB Taşınır Kullanıcısının yetkili olduğu iki alan bulunmaktadır: Duyurular & Mesajlar Tanımlar

SGB TAŞINIR KULLANICISI DUYURULAR & MESAJLAR Duyurular Bu menü SGB Taşınır Kullanıcıları tarafından bağlı harcama birimleri taşınır kayıt kontrol yetkililerine genel duyuru yapmak amacıyla kullanılır.

SGB TAŞINIR KULLANICISI Mesajlar Harcama birimlerindeki kullanıcıların SGB Taşınır Kullanıcısı ile kod listesinde detay açma, ölçü birimi tanımlama, marka ve özellik tanımlama gibi konularda mesajlaşmalarına imkan veren bir menüdür. SGB Taşınır Kullanıcısı, kendisine gelen mesajı Yanıtla butonuna tıklayarak açılacak pencereye mesajını yazar ve Gönder butonu ile ilgili kişiye gönderir.

SGB TAŞINIR KULLANICISI TANIMLAR SGB Taşınır Kullanıcısı tarafından Tanımlar menüsünden Marka Tanımları Ölçü Birimleri Taşınır Kod Listesi ve Malzemeler Malzeme Ek Özellikleri Tanımlama işlemleri yapılır.

SGB TAŞINIR KULLANICISI MARKA TANIMLAMA Aynı özellikteki taşınırları birbirinden ayıran en önemli özelliklerden birisi de taşınırın ticari markasıdır. Bunun için mal tanımında taşınırın markasının da belirtilmesi gerekmektedir. Marka Tanımları menüsünden ilgili butonlar kullanılarak işlem yapılır. Markası olmayan taşınırlar için de “MARKASIZ” detayı eklenmiştir.

SGB TAŞINIR KULLANICISI ÖLÇÜ BİRİMLERİ TANIMLAMA Ölçü birimleri alt menüsüne tıklandığında açılacak pencerede yeni ölçü birimleri eklenilir. Bunun için Ekle ve Kaydet butonları kullanılır. Daha önce eklenmiş bir ölçü birimini Sil butonu ile silinebilir. Ancak söz konusu ölçü birimi esas alınarak bir kayıt yapılmışsa artık o ölçü birimi silinemez. Kırmızı renkte olan ölçü birimleri merkezden açılmış olup, silinemez, düzeltilemez.

SGB TAŞINIR KULLANICISI MALZEME EK ÖZELLİK TANIMLAMA Malzeme Ek Özellikleri Tanımlama menüsü, taşınır kod listesinde alt detay açmadan, ek özellik belirleyerek taşınırları tanımlamaya yarar.

SGB TAŞINIR KULLANICISI TAŞINIR KOD LİSTESİ VE MALZEMELER Kod Listesinde Alt Detay Açma / Malzeme Tanımlama Taşınır Kod Listesinden kırılımlar tek tek açılarak son detaya gelindiğinde istenilirse yeni kırılımlar eklenilebilir. Bunun için “Taşınır Grubu Ekle” butonu tıklanılır. Hangi detayın altına alt detay eklemek istiyorsak o detaya ait satırın üzerine gelip “Taşınır Grubu Ekle” tıklandığında açılacak pencerede alt detayın ismi ve kodu yazılarak kaydedilir.

TAŞINIR KONSOLİDE GÖREVLİSİ Konsolide görevlisi kendi rolü ile sisteme giriş yaptığı zaman karşısına konsolide raporları alabileceği bir pencere açılmaktadır. Almak istediği raporları kombodan seçim yaparak gerçekleştirir. Konsolide görevlisi kendi rolü ile sisteme giriş yaptığı zaman karşısına konsolide raporları alabileceği bir pencere açılmaktadır. Almak istediği raporları kombodan seçim yaparak gerçekleştirir.

İSTEK BİRİM YETKİLİSİ İstek Birimi Yetkilileri sistem üzerinde Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkililerince tanımlanmaktadır. Harcama Birimlerinin Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilileri tarafından yetkilendirilen taşınır istek birimi yetkilileri kamu hesapları bilgi sistemine T.C. Kimlik no , şifreleri ve güvenlik resmini yazarak erişebilirler.

İSTEK BİRİM YETKİLİSİ İstek birimi yetkilileri sisteme girdikten sonra istek birimi yetkilisi olarak kendilerine işlem yetkisi verilen kurumu seçerek uygulamaya erişebileceklerdir.

İSTEK BİRİM YETKİLİSİ İstek birimi yetkilileri bu uygulama üzerinden kendilerine hizmet veren ambarlardaki taşınırları görebilecekler ve taşınır ihtiyaçlarını seçerek, talepte bulunabileceklerdir.

İSTEK BİRİM YETKİLİSİ Taşınır Talepleri menüsünden Taşınır İstek Belgesi Oluştur alt menüsüne tıklandığında ambar mevcutlarını gösteren malzeme listesi penceresi açılır.

İSTEK BİRİM YETKİLİSİ İstenilen malzemelere ilişkin miktar bilgileri talep sütununa yazılarak malzeme seçiminde bulunulur. Malzeme seçim işlemi tamamlandıktan sonra ilgili malzemelerin kime veya nereye verildiği seçimi yapılır ve TİB Oluştur butonu tıklanır. Talep edilen malzemenin varsa ek özellikleri sağ tarafta açılan kolonda görülecektir. Yukarıda talep edilen çöp torbalarının ebatları yan kolonda ek özellik olarak görülmektedir. Özelliklerine göre farklılaştırılmış ürünlerden hangisi talep edilecekse, o ürün seçilmelidir. NOT: Sistemde istenilen Kişi veya Birim adları tanımlı değilse, Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisinden sözkonusu tanımlamaları yapması istenmelidir.

İSTEK BİRİM YETKİLİSİ Oluşturulan taşınır istek belgesi sistem tarafından taşınır kayıt kontrol yetkilisine gösterilmektedir. Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisince istek belgesine göre karşılanan taleplere ilişkin bilgilere taşınır istek belgesi menüsünden ulaşılabilir.

İSTEK BİRİM YETKİLİSİ Taşınır istek birimi yetkilisi tarafından talep edilen ve taşınır kayıt kontrol yetkilisince karşılanan talepler aşağıdaki gibi görülmektedir. “TİB Detay Göster” butonuna basılarak taşınır talepleri ve karşılanan miktarlara ilişkin detay bilgilere ulaşılabilir.

TAŞINIR KAYIT VE KONTROL YETKİLİSİ Taşınır Mal Yönetmeliği hükümleri gereğince Üniversitemiz harcama birimlerinde bulunan tüm taşınır malların kayıt ve yönetimini Harcama Yetkilileri adına yürütmekle görevli Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilileri KBS Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminde en fazla işlem yapması gereken kişiler olacaktır. Üniversitemiz harcama birimlerinde görevli Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilileri KBS Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemine T.C. Kimlik Numaraları ve kendilerine Üniversitemiz Muhasebe Yetkilisi tarafından yapılacak yetkilendirme sonucunda verilecek şifreler ile giriş yapabileceklerdir. NOT : Sisteme ilk defa giriş yapıldığında, aşağıdaki Şifre Değiştirme Formu’ndan şifre değiştirme işlemi tamamlanmalıdır.

TAŞINIR KAYIT VE KONTROL YETKİLİSİ Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi, kullanıcı adı ve şifresi ile giriş yaptıktan sonra karşısına aşağıdaki menü çıkmaktadır.

TAŞINIR KAYIT VE KONTROL YETKİLİSİ Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisinin yetkili olduğu alanlar aşağıdaki gibidir. Duyurular & Mesajlar Tanımlar Taşınır Mal İşlemleri Kayıt Arama Diğer Belge Girişleri Taşınır Raporlar Kullanıcı İşlemleri Sayım ve Yıl Sonu İşlemleri

TAŞINIR KAYIT VE KONTROL YETKİLİSİ DUYURULAR & MESAJLAR Bu menü Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilileri ile SGB Taşınır Kullanıcıları arasında haberleşme ve mesajlaşma amaçlıdır. Duyurular bölümünde SGB Taşınır Kullanıcısının yaptığı duyurular ile Maliye Bakanlığınca programın kullanımına ilişkin genel duyurular yer almaktadır. Mesajlar bölümünde ise taşınır kayıt işlemlerine ilişkin SGB Taşınır Kullanıcısı ile yapılan yazışmalar yer alır.

TAŞINIR KAYIT VE KONTROL YETKİLİSİ TANIMLAR Bu menüde, taşınırların kaydedileceği fiziki veya sanal AMBARLAR ile edinilen ÜRÜNLER (Taşınırlar), bu taşınırların edinildiği FİRMALAR ve taşınır talebinde bulunacak olan İSTEK BİRİMLERİ, Yetkilendirilen İSTEK BİRİMİ YETKİLİLERİ ile YERLEŞİM BİRİMLERİ ilgili harcama biriminde görevli olan Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilileri tarafından tanımlanacaktır. Tanımlar menüsü açıldığında aşağıda görülen alt menüler açılır.

TAŞINIR KAYIT VE KONTROL YETKİLİSİ

TAŞINIR KAYIT VE KONTROL YETKİLİSİ Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilileri bu menü aracılığı ile tüm taşınır işlemlerinin kayıt altına alınmasını gerçekleştirirler.Bu menü açıldığında aşağıda yer alan alt menülere ulaşılır. Giriş İşlemi Çıkış İşlemi Taşınır Talepleri Değer Artımı Zimmet İşlemleri Dayanıklı Taşınırlar Detay Bilgileri Kayıttan Düşme Teklif Ve Onay Tutanağı Onaylama İşlemleri Onaylı Taşınır İşlem Fişleri TAŞINIR MAL İŞLEMLERİ

TAŞINIR KAYIT VE KONTROL YETKİLİSİ

TAŞINIR KAYIT VE KONTROL YETKİLİSİ KAYIT ARAMA İŞLEMLERİ Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilileri bu menü aracılığı ile sorumluluklarında olan ambarların mevcutları konusunda her türlü bilgiye ulaşabilirler.Bu menü açıldığında aşağıda yer alan alt menülere ulaşılır. Ürün TİF leri Arama Mevcuttaki Ürünler Urun Kodu Listesi Dayanıklı Taşınır Listesi

TAŞINIR KAYIT VE KONTROL YETKİLİSİ

TAŞINIR KAYIT VE KONTROL YETKİLİSİ DİĞER BELGE GİRİŞLERİ Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilileri bu menü aracılığı ile muayene ve kabul işlemleri kısa sürede bitirilemeyecek olan taşınırların kaydı işlemlerini gerçekleştirmektedir. Ayrıca Taşınır Mal Yönetmeliği değişikliği ile alımı bir merkezden yapılan taşınırlara ait taleplerin Taşınır Geçici Alındıları ile gerçekleştirilmesinin hükme bağlanması düşünülmektedir. Bu menü açıldığında aşağıda yer alan alt menülere ulaşılır. Taşınır Geçici Alındısı Taşınır Geçici Alındı Listesi

TAŞINIR KAYIT VE KONTROL YETKİLİSİ

TAŞINIR KAYIT VE KONTROL YETKİLİSİ TAŞINIR RAPORLAR MENÜSÜ Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilileri bu menü aracılığı ile sorumluluklarında olan ambarların taşınır kayıtları ile ilgili olarak ihtiyaç duyabilecekleri her türlü raporları elde edebilmektedir. Bu menü açıldığında aşağıda yer alan alt menülere ulaşılır. Taşınır Raporlar

TAŞINIR KAYIT VE KONTROL YETKİLİSİ

TAŞINIR KAYIT VE KONTROL YETKİLİSİ SAYIM VE YIL SONU İŞLEMLERİ Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilileri bu menü aracılığı ile sorumluluklarında olan ambarların mali yıl sonlarında yapmaları gereken sayım işlemlerini gerçekleştirmektedir. Bu menü açıldığında aşağıda yer alan alt menülere ulaşılır. Sayım Tutanağı Oluştur Sayım Tutanağı Listesi Sayım Fazlası Sayım Noksanı Yıl Sonu İşlemlerini Bitir

TAŞINIR KAYIT VE KONTROL YETKİLİSİ

Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminin tanıtımı amacıyla hazırlanmış olan bu sunuma ve Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanmış olan Taşınır Mallar Yönetim Sistemi Uygulama Kılavuzuna sgdb.anadolu.edu.tr adresinden ulaşabilirsiniz.

TEŞEKKÜRLER