Yıldırım BAHADIR Programcı-Proje Sorumlusu Karabük Valili ğ i Bilgi İş lem Ş ube Müdürlü ğ ü Bilgi Edinme

1. Amaç 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu 5.maddesine göre “Kurum ve kurulu ş lar, bu Kanunda yer alan istisnalar dı ş ındaki her türlü bilgi veya belgeyi ba ş vuranların yararlanmasına sunmak ve bilgi edinme ba ş vurularını etkin, süratli ve do ğ ru sonuçlandırmak üzere, gerekli idarî ve teknik tedbirleri almakla yükümlüdürler.” Bilgi Edinme Modülü, Bilgi Edinme Hakkı Kanunu çerçevesinde yapılan ba ş vuruların elektronik ortamda takip edilerek sonlandırılması amacıyla geli ş tirilmi ş tir. 2. Bilgi Edinme Ana Sayfasına Giri ş Bilgi Edinme yetkilisi, kullanıcı adı ve ş ifresi ile e- İ çi ş leri sistemine giri ş yapar. “Modüller” alanından “Bilgi Edinme - AnaSayfa” linkini seçerek Bilgi Edinme Modüllerine ait menülere ula ş ır.

 Bilgi edinme müracaatları e-içi ş leri sistemine Karabük Valili ğ i İ l Basın Halkla İ li ş kiler Müdürlü ğ üne gelmektedir. Buradan ilgili birime yönlendirilmektedir.

3. Bilgi Edinme Anasayfa Modüler ekranından Bilgi Edinme – AnaSayfa linkini seçen ya da Bilgi Edinme Modülünde i ş lem yaparken Ana Sayfa butonuna tıklayan kullanıcı Bilgi Edinme Modülü Ana Sayfası’na eri ş ebilir. Bilgi Edinme Modülü Ana Sayfasında, Basın ve Halkla İ li ş kiler Mü ş avirli ğ i tarafından yayınlanan ve biriminizi ilgilendiren duyurular görülebilir.

Biriminizi ilgilendiren henüz cevaplanmamı ş ba ş vurular da Ana Sayfada listelenmektedir. Listelenen ba ş vurularda  Detay  İş lem Yapılıyor Olarak İş aretle  Dilekçe İ le İş lem Yap  Rapor Al butonları birim tarafından kaydı yapılan ba ş vurularda da vatanda ş tarafından yapılan ba ş vurularda da bulunur. Ba ş vuru vatanda ş tarafından yapılmı ş ise bu butonlara ek olarak “Ba ş vuruyu Reddet” butonu bulunmaktadır. Listelenen bu ba ş vurular bu sayfada cevaplanabilir, detayları görülebilir ve raporları alınabilir.

"Ba ş vuru Tarih Aralı ğ ı” arama yapılırken girilmesi zorunlu alandır. Ba ş vuru tarih aralı ğ ı kriterine ek olarak istenilen kriter girilerek “Ara” butonuna basılır. Kriter(ler)e uygun kayıtlar listelenir. Listelenen ba ş vurularda, ba ş vuru henüz cevaplanmamı ş ise; Detay İş lem Yapılıyor Olarak İş aretle Dilekçe İ le İş lem Yap Rapor Al Ba ş vuruyu Reddet (Vatanda ş tarafından yapılan ba ş vurularda) butonları bulunur. Böylece Ana Sayfa da oldu ğ u gibi arama sayfasında da ba ş vurular cevaplanabilir, detayları görülebilir ve raporları alınabilir.

Ba ş vuru arama sayfasında üzerinde i ş lem yapılmı ş olan ba ş vurular da listeletilebilir. Birim kendisine gelen ba ş vuru ile i ş lem yapmı ş sa sadece “Detay” ve “Rapor Al” butonları aktiftir.

Ayrıca yapılan ba ş vuru iç kuruma yönlendirilmi ş se yapılan bu yönlendirme i ş lemi “Son i ş lemi İ ptal et” butonuyla geri alınabilir.

4.2 Bilgi Edinme Kayıt (Yazılı /e-Posta)  Birimler, kendilerine yazılı olarak ya da elektronik posta yoluyla gelen bilgi edinme ba ş vurularını “Ba ş vuru İş lemleri” menüsünden “Bilgi Edinme Kayıt (Yazılı/e- Posta)” seçerek sisteme girebilirler. Ba ş vuru i ş lemlerinden “Bilgi Edinme Kayıt (Yazılı/e-Posta)” seçildi ğ inde kullanıcı e – İ çi ş leri Bilgi Edinme Ba ş vuru Formu sayfasına yönlendirilir.

İ lk olarak sayfada ba ş vuran ki ş i tipi seçilir. Ba ş vuran ki ş i tipi tüzel ki ş i seçildi ğ inde yetki belgesi yüklenebilmesi için alan açılır. Bu a ş amadan sonra ba ş vuru geli ş ş ekli seçilir. Ba ş vuran ki ş inin adı, soyadı, taabiyeti, TC kimlik numarası, adresi, elektronik posta adresi ve ba ş vuruya hangi yolla cevap almak istedi ğ i girilir. Ba ş vurulacak birim, istenilen bilgi belge ve ba ş vuru açıklaması girilir, “Kaydet” butonuna basılır. Ba ş vuran ki ş iye kaydının yapıldı ğ ına dair e – mail’in ba ş arıyla iletildi ğ i mesajı alınır.

Mesaj onaylandıktan sonra istenirse “Dosya Ekle” butonu kullanılarak ba ş vuruya dosya eklenebilir. Dosya ekle butonuna basıldı ğ ında; alanı açılır. “Browse…” butonuna basılarak eklenmek istenen dosya seçilir ve “Yükle” butonu yardımıyla dosya yüklenir ve alan kapatılır. Böylece kaydedilen ba ş vuru ilgili birime dü ş er. 5. Dı ş Kurum İş lemleri Ba ş vurularda, ba ş vuruyu ilgilendiren birim her zaman do ğ ru girilmemektedir. Böyle durumlarda gelen ba ş vuru, kullanıcı tarafından ilgili birime yönlendirilebilir. Ba ş vuruyu ilgilendiren birim iç birim olabilece ğ i gibi dı ş kurum da olabilir. Ba ş vuru ilgilendiren birim dı ş kurum oldu ğ unda, yönlendirilmek istenen dı ş kurum “Dı ş Kurum İş lemleri” menüsünden “Dı ş Kurum Ekleme” seçilerek eklenebilir.

5.1 Dı ş Kurum Ekleme Dı ş Kurum İş lemlerin menüsünden “Dı ş Kurum Ekleme ” seçildi ğ inde Dı ş Kurum e – Postası Ekleme Sayfası gelir. Eklenecek dı ş kurum adı, dı ş kurum e – posta adresi, varsa açıklama girilir ve “Kaydet” butonuna basılır. Dı ş kurum e – posta bilgisi ba ş arıyla eklenmi ş olur ve buna dair uyarı mesajı alınır. Böylece kaydedilen dı ş kurum, dilekçeye verilecek cevap tipi “Dilekçe Dı ş Kuruma Yönlendirildi” seçildi ğ inde açılan “Yönlendirilecek Dı ş Kurum Listesi” alanına eklenmi ş olur. Burada dı ş kurum adı ile dı ş kurum e – posta adresi girilmesi zorunlu alanlardır.

5.2 Dı ş Kurum Arama Dı ş Kurum İş lemlerin menüsünden “Dı ş Kurum Arama ” seçildi ğ inde Bilgi Edinme Dı ş Kurum e – Postası arama Paneli gelir. Kurum adı ve e – posta bilgisi arama kriterleridir. Bu kriterlerden herhangi biri girilerek ya da girilmeden ara butonuna basıldı ğ ında uygun kayıtlar listelenir.

Listelenen kayıtlar istenirse butonuna basılarak silinebilir ya da butonu yardımıyla güncellenebilir.

6. Bilgi Edinme Rapor Seçilmi ş tarihler arasında, birime gelen bilgi edinme ba ş vurularının ve bu ba ş vurulara yapılan i ş lemlerin raporu “Bilgi Edinme Rapor” butonuna tıklanarak alınabilir. Kullanıcı “Bilgi Edinme Rapor” butonuna bastı ğ ında rapor alma sayfasına ula ş ır.

Raporun ait oldu ğ u tarih aralı ğ ı girilir. Kurum ve kurulu ş adı kullanıcının aktif birimi seçilmi ş olarak gelir ve Basın ve Halkla İ li ş kiler Mü ş avirli ğ i dı ş ındaki birimler bu alanı de ğ i ş tiremez. Ancak aktif birimi Basın ve Halkla İ li ş kiler Mü ş avirli ğ i olan kullanıcı bu alanı de ğ i ş tirerek seçti ğ i birime ait raporu alabilir. Kurum ve Kurulu ş adına bilgileri düzenleyen seçili olarak gelir ve de ğ i ş tirilemez. Bu a ş amadan sonra “Rapor Al” butonuna basılarak seçilen tarih aralı ğ ında seçili kuruma ait rapor alınabilir.

Ba ş vuru takip tablosunda ise ba ş vurunun hangi a ş amalardan geçti ğ i bilgisi verilmektedir.

E ğ er ba ş vuru birime do ğ rudan gelmeyip ba ş ka bir birim aracılı ğ ıyla yönlendirilmi ş se yönlendirilen birim ba ş vuru takip tablosunda sadece kendi birimi ile ilgili a ş amaları görür İş lem Yapılıyor Olarak İş aretle Ana Sayfada ya da Ba ş vuru Arama sayfasında listelenen ba ş vurularda bulunan “ İş lem Yapılıyor Olarak İş aretle” butonu, ba ş vuru ile ilgilenilmeye ba ş landı ğ ını, ba ş vuran ki ş iye iletmek amacıyla kullanılır. Bu butona basıldı ğ ında ba ş vuran ki ş iye ba ş vurusu ile ilgilenildi ğ ine dair elektronik posta gönderilir Dilekçe İ le İş lem Yap Bilgi edinme ba ş vurusuna yapılacak i ş leme (yanıtlama, reddetme, ba ş ka kuruma yönlendirme v.b) karar verildikten sonra bu buton yardımıyla i ş lem sisteme geçirilir. Ba ş vuruya yapaca ğ ı i ş leme karar veren kullanıcı bu butonu kullanmalıdır.

“Dilekçe ile İş lem Yap” butonuna basıldı ğ ında “Dilekçe İş lem Sayfası” açılır.

“Dilekçeye Verilecek Cevap Tipi” alanına tıklandı ğ ında dilekçeye verilebilecek cevaplar listelenir. Kullanıcı buradan istedi ğ i cevap tipini seçer Dilekçe İ ç Kuruma Yönlendirildi Ba ş vuran ki ş i dilekçeyi ilgilendiren kurumu yanlı ş seçmi ş ise, ba ş vurunun konuyu bilen, do ğ ru kuruma iletilmesi gerekir. E ğ er dilekçeyi ilgilendiren kurum İ çi ş leri Bakanlı ğ ı birimlerinden biri ise dilekçeye verilecek cevap tipi “Dilekçe İ ç Kuruma Yönlendirildi” olmalıdır.

Dilekçeye verilecek cevap tipi “Dilekçe İ ç Kuruma Yönlendirildi” seçildi ğ inde, yönlendirilecek iç kurumun seçilece ğ i alan açılır. İ stenilen birimin ilk birkaç harfi girilerek yada birim a ğ acı kullanılarak ba ş vurunun yönlendirilmek istedi ğ i iç birim belirlenir. butonu tıklanarak iç birim seçilmi ş ve i ş lem listesine eklenmi ş olur. Ba ş vuru birden çok iç kuruma yönlendirilebilir. Yanlı ş lıkla istenilenden ba ş ka bir kurum eklenirse; i ş lem listesinde yanlı ş girilen kurum üzerine tıklanarak seçilir, daha sonra butonuna tıklanarak silinir.

Dilekçeye verilecek cevap tipi “Dilekçe Dı ş Kuruma Yönlendirildi” seçildi ğ inde, dilekçe cevap alanında cevap metni; olarak gelir. Kullanıcı bu metinde istedi ğ i de ğ i ş iklikleri yapabilir.

“Varsa eklenecek dosya” alanında kullanıcı, yönlendirece ğ i kurumu bilgilendirmek üzere eklemek istedi ğ i dosyaları ekleyebilir.. “Browse…” butonuna basılarak eklenmek istenen dosya seçilir ve “Yükle” butonu yardımıyla dosya yüklenir. İ stenirse yapılan i ş lemin açıklaması “ İş lem Açıklaması” alanına girilebilir. Bu alana girilen açıklama ba ş vuruda rapor alma i ş lemi yapıldı ğ ında raporda görülür.

Veri giri ş leri yapıldıktan sonra “Onayla” butonuna basılarak i ş lem sonlandırılır. Ba ş vuran ki ş iye bilgilendirmek üzere mail gönderilir. (Mail içeri ğ inde “Dilekçe Cevap” alanındaki metin bulunur.) Birim dilekçeyi dı ş kuruma yönlendirdikten sonra üzerinde hiçbir i ş lem yapamaz. Bu sebeple dilekçe üzerinde sadece “Detay” ve “Rapor Al” butonları aktif olur. Ba ş vuruyu dı ş kuruma yönlendirme i ş leminde de, amir onayına gönderme yapılamaz

Dilekçe Yanıtlandı Dilekçe ba ş vurulan kurumu ilgilendiriyorsa ve kurum ba ş vuruyu olumlu cevaplayarak, ba ş vuran tarafından istenilen bilgi ve belgelere eri ş imini sa ğ layabiliyorsa, kullanıcı dilekçe cevap tipi olarak “Dilekçe Yanıtlandı” seçmelidir. Dilekçeye verilecek cevap tipi “Dilekçe Yanıtlandı” seçildi ğ inde, dilekçe cevap alanında cevap metni; olarak gelir. Kullanıcı bu metinde istedi ğ i de ğ i ş iklikleri yapabilir.

“Varsa eklenecek dosya” alanında kullanıcı, ba ş vuranı bilgilendirmek üzere eklemek istedi ğ i dosyaları ekleyebilir.. “Browse…” butonuna basılarak eklenmek istenen dosya seçilir ve “Yükle” butonu yardımıyla dosya yüklenir. İ stenirse yapılan i ş lemin açıklaması “ İş lem Açıklaması” alanına girilebilir. Bu alana girilen açıklama ba ş vuruda rapor alma i ş lemi yapıldı ğ ında raporda görülür.

Dilekçe Kısmen Cevaplandı Kısmen Reddedildi Ba ş vurulan birim, dilekçede istenilen bilgi ve belgelerin bir kısmının ba ş vurana iletilmesini uygun buluyor, kalan kısmını reddediyorsa, kullanıcı dilekçe cevap tipi olarak “Dilekçe Kısmen Cevaplandı Kısmen Reddedildi” seçmelidir.

Dilekçeye verilecek cevap tipi “Dilekçe Kısmen Cevaplandı Kısmen Reddedildi” seçildi ğ inde, dilekçe cevap alanında cevap metni; olarak gelir. Kullanıcı bu metinde istedi ğ i de ğ i ş iklikleri yapabilir.

“Varsa eklenecek dosya” alanında kullanıcı, ba ş vuranı bilgilendirmek üzere eklemek istedi ğ i dosyaları ekleyebilir.. “Browse…” butonuna basılarak eklenmek istenen dosya seçilir ve “Yükle” butonu yardımıyla dosya yüklenir. İ stenirse yapılan i ş lemin açıklaması “ İş lem Açıklaması” alanına girilebilir. Bu alana girilen açıklama ba ş vuruda rapor alma i ş lemi yapıldı ğ ında raporda görülür.

Dilekçe Reddedildi Ba ş vurulan birim, dilekçede istenilen bilgi ve belgelerin ba ş vurana iletilmesini uygun bulmuyor, dilekçedeki iste ğ i reddediyorsa, kullanıcı dilekçe cevap tipi olarak “Dilekçe Reddedildi” seçmelidir. Dilekçeye verilecek cevap alt tipi alanı yardımıyla dilekçenin hangi sebepten reddedildi ğ i (Dilekçe Eksik Bilgiden Dolayı Reddedildi – Dilekçe Gizlilik Dolayısıyla Reddedildi) bildirilir. Dilekçeye verilecek cevap tipi “Dilekçe Reddedildi” seçildi ğ inde, “Dilekçeye Verilecek Cevap Alt Tipi” alanı açılır, girilmesi zorunlu alandır, buradan dilekçenin reddedilme sebebi seçilir.

Dilekçe cevap alanında cevap metni; olarak gelir. Kullanıcı bu metinde istedi ğ i de ğ i ş iklikleri yapabilir.

“Varsa eklenecek dosya” alanında kullanıcı, ba ş vuranı bilgilendirmek üzere eklemek istedi ğ i dosyaları ekleyebilir.. “Browse…” butonuna basılarak eklenmek istenen dosya seçilir ve “Yükle” butonu yardımıyla dosya yüklenir. İ stenirse yapılan i ş lemin açıklaması “ İş lem Açıklaması” alanına girilebilir. Bu alana girilen açıklama ba ş vuruda rapor alma i ş lemi yapıldı ğ ında raporda görülür.

Gizli Ya da Sır Niteli ğ indeki Belgeler Ayrılarak Dilekçe Yanıtlandı İ stenen bilgi veya belgelerde, gizlilik dereceli veya açıklanması yasaklanan bilgiler ile açıklanabilir nitelikte olanlar birlikte bulunuyor ve bunlar birbirlerinden ayrılabiliyorsa, söz konusu bilgi veya belge, gizlilik dereceli veya açıklanması yasaklanan bilgiler çıkarıldıktan sonra ba ş vuranın bilgisine sunulur. Ayırma gerekçesi ba ş vurana yazılı olarak bildirilir. Kullanıcının üzerinde i ş lem yaptı ğ ı ba ş vuruda bu durum söz konusu ise, dilekçeye verilecek cevap tipi “Gizli Ya da Sır Niteli ğ indeki Belgeler Ayrılarak Dilekçe Yanıtlandı” olmalıdır.

Ayırma gerekçesi ba ş vurana, dilekçe cevap alanına açıklaması yapılarak bildirilir. “Varsa eklenecek dosya” alanında kullanıcı, ba ş vuranı bilgilendirmek üzere eklemek istedi ğ i dosyaları ekleyebilir.. “Browse…” butonuna basılarak eklenmek istenen dosya seçilir ve “Yükle” butonu yardımıyla dosya yüklenir.

İ stenirse yapılan i ş lemin açıklaması “ İş lem Açıklaması” alanına girilebilir. Bu alana girilen açıklama ba ş vuruda rapor alma i ş lemi yapılı ğ ında raporda görülür.

7.4. Ba ş vuruyu Reddet Vatanda ş tarafından yapılan ba ş vurularda, dilekçede istenilen bilgi ve belgelerin tümünün yada bir kısmının ba ş vurana iletilmesi uygun bulunmuyor, dilekçedeki istek tümüyle yada kısmen reddediliyorsa, kullanıcı “Ba ş vuruyu Reddet” butonu kullanarak ba ş vuruyu kısa yoldan reddedilebilir. İş levsel olarak “Dilekçe İ le İş lem Yap” butonu tıklandı ğ ında açılan dilekçe i ş lem sayfasında dilekçe cevap tipi olarak “Dilekçe Reddedildi” ya da duruma göre “Dilekçe Kısmen Cevaplandı Kısmen Reddedildi” seçmek ile aynıdır. Bu buton yardımıyla yapılan tüm i ş lemler “Dilekçe İ le İş lem Yap” butonuyla da yapılabilir. Kısa yol butonu olarak dü ş ünülebilir. Bu sebeple dosya ekleme kontrolü bulunmaz, buradan verilecek cevaplar amir onayına gönderilmez. Ba ş vuru do ğ rudan reddedilir. Sadece vatanda ş tarafından yapılan ba ş vurularda görülür, birim tarafından kaydı yapılan ba ş vurularda bu buton bulunmaz.

Kullanıcı “Ba ş vuruyu Reddet” butonuna tıkladı ğ ında dilekçe reddetme paneli sayfası açılır.

Dilekçe cevap tipi olarak “Dilekçe Reddedildi” ve “Dilekçe Kısmen Cevaplandı Kısmen Reddedildi” bulunur. Ba ş vurulan birim, dilekçede istenilen bilgi ve belgelerin bir kısmının ba ş vurana iletilmesini uygun buluyor, kalan kısmını reddediyorsa, kullanıcı dilekçe cevap tipi olarak “Dilekçe Kısmen Cevaplandı Kısmen Reddedildi” seçmelidir.

İ stenirse Reddetme Açıklaması girilir. Dilekçe içeri ğ i alanında istenilen de ğ i ş iklik yapılabilir. Kaydet butonuna basılır, dilekçe içeri ğ i ba ş vurana mail olarak gider, i ş lem ba ş arıyla tamamlanır. Birim dilekçeyi yanıtlamı ş olur, bu a ş amadan sonra dilekçe üzerinde hiçbir i ş lem yapılamaz. Bu sebeple dilekçe üzerinde sadece “Detay” ve “Rapor Al” butonları aktif olur. Ba ş vurulan birim, dilekçede istenilen bilgi ve belgelerin ba ş vurana iletilmesini uygun bulmuyor, dilekçedeki iste ğ i reddediyorsa, kullanıcı dilekçe cevap tipi olarak “Dilekçe Reddedildi” seçmelidir. Dilekçe cevap tipi “Dilekçe Reddedildi” seçildi ğ inde “Dilekçeye Verilecek Cevap Alt Tipi” alanı açılır. Buradan dilekçenin hangi sebeple reddedildi ğ i (Dilekçe Eksik Bilgiden Dolayı Reddedildi - Dilekçe Gizlilik Dolayısıyla Reddedildi) seçilebilir.

İ stenirse Reddetme Açıklaması girilir. Dilekçe içeri ğ i alanında istenilen de ğ i ş iklik yapılabilir. Kaydet butonuna basılır, dilekçe içeri ğ i ba ş vurana mail olarak gider, i ş lem ba ş arıyla tamamlanır Rapor Al “Rapor Al” butonu kullanılarak ba ş vuruya dair rapor alınabilir. Detay görmeden farklı olarak, rapor alındı ğ ında ba ş vurunun geçirdi ğ i tüm a ş amalar görülür.