İÇ KONTROL SİSTEMİ COSO-Süreç Yönetimi .06.2011

İÇ KONTROL SİSTEMİ 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun Amacı ‘Kalkınma planları ve programlarda yer alan politika ve hedefler doğrultusunda kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde elde edilmesi ve kullanılmasını, hesap verebilirliği mali saydamlığı sağlamak

İÇ KONTROL Yönetişim Yani Demokratik Yönetim

Yönetimden Yönetişim’e İÇ KONTROL Yönetimden Yönetişim’e

İÇ KONTROL İç kontrol, sadece kontrol faaliyetlerini değil, idarenin organizasyon yapısını, işleyişini, görev yetki ve sorumlulukları, karar alma süreçlerini kapsayan ve idarenin çalışanlarının tamamının rol aldığı dinamik bir süreçtir.

İÇ KONTROL Karar alma sürecine tüm personelin doğrudan ve aktif katılımı Mevzuat odaklı değil insan odaklı bir yaklaşım Sorun odaklı değil çözüm odaklı sistem Kaynakların etkin, etkili ve ekonomik kullanımı İç denetimi de kapsayan mali ve mali olmayan kontroller bütünü

İÇ KONTROL İnsan odaklı yaklaşım Sorumlulukları belirlenmiş bir yönetim Süreçler arası bağlantıların ve ilişkilerin tanımlandığı iş akışları Sürekli gözden geçirilip iyileştirilebilir süreçler

İÇ KONTROL Mutlak değil makul güvence Sürekli izleme ve değerlendirme gerekliliği (Fayda-maliyet analizi). Bütün faaliyetlerle ilgili tam olarak güvence sağlamak mümkün olamayacağından makul düzeyde güvence sağlanabilmesi ve kısıtlı denetim kaynaklarının en etkin biçimde kullanılması için risk odaklı bir yaklaşım

İÇ KONTROL İç Denetimin Önemi Teftiş değil, danışmanlık faaliyeti

İÇ KONTROL COSO BİLEŞENLERİ Kontrol Ortamı Risk Değerlendirme Kontrol Faaliyetleri Bilgi- İletişim İzleme Değerlendirme

İÇ KONTROL İç Kontrol bütün faaliyetlerde gömülü bir şekilde yer alır. İç Kontrol şeker gibidir: Her zaman görülmez ama her zaman tadılır.

İÇ KONTROL COSO STANDARTLARI Bütünlük ve Etik Değerler (Dürüstlük, Şeffaflık, Hesap Verebilirlik, Duyarlılık) Yetki ve Sorumluluk Paylaşımı Katılımcılık Performans Odaklı Bir Yönetim Anlayışı Sonuç Odaklılık Paydaşların Rolü Süreç Analizi

İÇ KONTROL COSO STANDARTLARI İç Kontrol Sisteminde amaç yalnızca hataları bulmak değil, amaçlara ulaşmada etkisiz ve gereksiz faaliyetleri de belirlemektir.

İÇ KONTROLÜN ÖNEMİ Psikolojik Etki Kameralı ortamda verimliliğin azalması  Etkin bir yönetim için katılımcılık ve sahiplenme Operasyonel Etki Etkin, önleyici, tespit edici ve düzeltici kontrol faaliyetleri sayesinde riskler kontrol altında tutulabilecek, kurumun hedefler doğrultusunda faaliyetlerini sürdürmesi sağlanabilecektir.

İÇ KONTROLÜN ÖNEMİ Örnek Olay 1 Enron Skandalı Enron, 2000’de ABD’nin en büyük 7. şirketi idi. (Fortune 500) 1985’te Houston’da kurulmuştur. Kurulduğunda küçük çapta bir boru şirketi iken zamanla en büyük enerji şirketlerinden birine dönüşmüştür.

İÇ KONTROLÜN ÖNEMİ Örnek Olay 1 Enerji piyasasında önemli bir oyuncu haline gelen şirket, ikincil şirketler (SPEs) kurdu. Şirketin iflasında yasal/yasadışı olarak uygulanan bazı muhasebe kuralları ve Enron dışında kurulmuş birçok başka şirket kanalıyla risklerin ve zararların gizlenmesi olmuştu. Şirket, Aralık 2001’de iflasını ilan etmek zorunda kaldı.

İÇ KONTROLÜN ÖNEMİ Örnek Olay 1 Denetim ve Kredilendirme Firmalarının Sorumluluğu Bağımsız denetim şirketinin sahte raporları Türev hesaplar ile kapatılan zarar Yöneticilerin Sorumluluğu

İÇ KONTROLÜN ÖNEMİ Örnek Olay 1 Denetimle veya izlemekle yükümlü olan bağımsız denetim şirketleri, derecelendirme şirketleri ve hisse senedi analistleri görevlerini yapmamışlar; bütün bu sistemi düzenleyen ve gözeten kamu kurumlar ise çaresiz kalmışlardır.

İÇ KONTROLÜN ÖNEMİ Örnek Olay 2 Kaliteli Eğitim Üniversitesi- Ankara 100 akademik ve 100 idari destek personeli bulunmaktadır. İç Kontrol Sistemi bulunmamaktadır. İç Kontrol Grubu da yoktur.

İÇ KONTROLÜN ÖNEMİ Örnek Olay 2 Personel Daire Başkanlığı Bölümüne zorla girilmiş ve devam eden 7 soruşturma dosyası ve soruşturma için gönderilen evrak asılları imha edilmiş veya çalınmıştır (12 Ocak 2010). Olayın yaşandığı gece sadece bir adet güvenlik görevlisinin çalışıyor olması (Güvenlik şirketi ile yapılan sözleşmede üç güvenlik görevlisi olacağı yazmasına rağmen) Nöbetteki o tek güvenlik görevlisinin de olay anında uyuyor olması.

İÇ KONTROLÜN ÖNEMİ Örnek Olay 2 Olaydaki Zayıflıklar Sözleşmeden kaynaklanan hatalar Güvenlik hizmetinin sözleşmedeki standartlara uygunluğu izlenmemiştir. Üniversite için kritik öneme sahip binalar sözleşmede belirtilmemiştir. Mesai saatleri dışında özel öneme sahip belgelerin nasıl saklanacağına dair yazılı bir prosedür bulunmamaktadır. Dosyaların Personel Daire Başkanlığı’nca teslim alındığı ve teslim edildiğine dair kayıt tutulmamıştır. Teslim edilen dosyaların içeriğine ilişkin belgenin konusu ve sayfa sayısını gösteren bir dizin kaydı bulunmamaktadır. Dosyaların kimin sorumluluğunda olduğuna ilişkin bir belirleme yapılmamıştır.

İÇ KONTROLÜN ÖNEMİ Örnek Olay 2 Soruşturma Sonrasında Güvenlik şirketine sözleşme gereği yüklü miktarda bir ceza kesilmiştir. Aksaklıkların sorumlusunu tespit etmek ve sorumlulara hangi disiplin cezasının verileceğine karar vermek üzere idari soruşturma başlatılmıştır. Ancak, soruşturma dosyalarının muhafazasına ilişkin sorumluluk açık ve net olarak tanımlanmadığı için herhangi bir kişiye idari ceza verilememiştir. Sözleşmeden kaynaklanan aksaklıklar yeniden düzenlenmiştir. Belirli aralıklara devriye ve gözetleme yapılmasını temin etmek amacıyla dijital bir sistem kurulmuştur. Kampüs içerisinde belirli noktalara (belirli noktalar risk değerlendirmesi ile belirlenmiştir) kart okuyucular yerleştirilmiş ve güvenlik görevlilerinden belirli aralıklarla kartları okutmaları istenmiştir.

İÇ KONTROLÜN ÖNEMİ Örnek Olay 2 Soruşturma Sonrasında Soruşturma dosyaları gibi kritik dosyaların saklanmasına ilişkin yazılı prosedür oluşturulmuştur. Kasanın veya odanın sorumluluğu bir personele verilecek, mesai saatleri içerisinde çıkartılan dosyalar kesinlikle mesai bitiminde yerlerine koyulacaktır. Öte yandan, birimler arası dosya gönderimleri için de bir prosedür belirlenmiştir. Bu prosedüre göre; dosyaların asıl nüshaları ilgili birimde muhafaza edilecek, diğer bölümlere gönderilecek dosyalar suret dosyalar olacak ve her dosyada belgelerin içeriğini ve sayfa sayısını gösteren bir dizin bulundurulacaktır.

İÇ KONTROLÜN ÖNEMİ Örnek Olay 3 Halton Yükseköğrenim Koleji’ndeki Yolsuzluklar 24 Kasım 1997 ve 5 Aralık 1997 tarihlerinde, kamu fonlarının usulsüz kullanımına ilişkin iddialar, bir vatandaş tarafından İngiliz Sayıştayı’na bildirilmiştir. Halton’daki sorunların kaynağı; Zayıf bir iç ve dış denetim süreci Zayıf yönetişim Alım ve seyahat harcamalarına ilişkin mali kontrollerde zayıflıklar Üst düzey çalışanların kendi aralarında anlaşıp, usulsüz faaliyetlere para aktarılması için kontrolleri çiğnemesi.

İÇ KONTROLÜN ÖNEMİ Örnek Olay 3 Müdür, en düşük teklifi vermediği halde Kolejin BT ekipmanlarına ilişkin ihaleyi kazanmış olan bilgisayar firmasından ikramlar kabul etmiştir. Koleje ait kredi kartları ile hediye olduğu anlaşılan eşyalar satın alınmıştır; Kolej’in Yönetim Kurulu, Kolejin yönetimi ve özellikle de Müdür ve Müdür Yardımcısının faaliyetlerini yeterli düzeyde takip edip gözetmemiştir. Halton Koleji yöneticileri, yılda yalnızca üç veya dört defa toplantı yapmakta olup bunu da görevlerini etkili şekilde yürütmeleri için yeterli görmüşlerdir. İç Kontrol Sistemindeki aksaklıkların tespitinden sonra olayın sorumluları da görevden alınmıştır.

İÇ KONTROLÜN ÖNEMİ Kurumsal Kültürün Eleştirilmesi Yeniden Yapılanma İhtiyacı İç Kontrolün Gerekliliği

İÇ KONTROLÜN ÖNEMİ Etkin, önleyici, tespit edici ve düzeltici kontrol faaliyetleri sayesinde riskler kontrol altında tutulabilecek, kurumun hedefler doğrultusunda faaliyetlerini sürdürmesi sağlanabilecektir.

TEŞEKKÜRLER