Sunumda, Prof.Dr. Edip Teker’in notlarından faydalanılmıştır.

Normal koşullarda, çalışma yaşamında ortalama bir insanın sahip olduğu verim potansiyelinin (kapasitesinin) sadece % 30’u ile % 40’ını kullandığı tahmin edilmektedir. Geriye kalan % 60-70 arasındaki süre ise boşa akıp gitmektedir.

Bunun nedenleri ise: Kişinin amaçlarının “açık” ve “iyi” belirlenmemiş olması, Önceliklerin belirlenmemiş olması, Kişinin ne yapacağını bilmemesi, Planlamadan yararlanılmamasıdır.

Etkin zaman yönetimi ne sağlar? Yerine getirmek zorunda olduğumuz faaliyetleri ve bunlar arasındaki öncelikleri tanıyıp, görmemizi sağlar, Yaratıcı faaliyetlerimiz için zaman kazanmamızı sağlar, Karşı karşıya bulunduğumuz stresi azaltma, stresle başa çıkma ve stresi önlemeyi sağlar, Ailemize, arkadaşlarımıza, hobilerimize daha fazla serbest zaman ayırabilmemizi sağlar, Amaçlarımıza sistemli bir şekilde ulaşmamızı ve yaşamımızın her anının daha fazla anlam kazanmasını sağlar.

Önceliklerin belirlenmesi ne sağlar? Gerçekleştirmeyi düşündüğünüz işler arasında önem derecesine göre bir öncelik sırası belirlemeniz size şu yararları sağlar: Önemli ve zorunlu işlere öncelik vermenizi sağlar, İşlerinizi gerektiğinde aciliyetlerine göre ele alıp, bitirmenizi sağlar, Belirli bir iş üzerinde gücünüzü yoğunlaştırmanızı sağlar, Yapacağınız işleri, belirlediğiniz süre içinde daha verimli (etkin) yapmanızı sağlar, Belirlediğiniz hedeflerinize içinde bulunduğunuz koşullar altında daha iyi ulaşmanızı sağlar, Başkaları tarafından yapılabilecek görevlerin onlar tarafından yapılmasını veya onlara devredilmesini sağlar, Planlama dönemi sonunda (örneğin bir iş günü sonunda) en azından önemli işlerinizi bitirmenizi sağlar, Başarınızın anahtarı olan veya başarınızın ölçüsü olabilecek işlerin sonuçsuz kalmamasını sağlar.

Çağımızın ünlü bilim adamı Peter Drucker’e göre “Doğru işi yapmak (efektif olmak), bir işi doğru yapmaktan her zaman daha iyidir”.

ABC analizi nedir? Zaman kullanımına ilişkin olarak yöneticiler arasında yapılan anketler, yöneticilerin fiilen kullandıkları zamanlarını, üstlendikleri fonksiyonların gerektirdiği işlerin önem derecelerine (örneğin; “çok önemli” (A), “önemli” (B) ve “daha az önemli” (C)) uygun bir şekilde harcamadıklarını göstermektedir.

Günlük hayatımızda ABC analizi.. Günlük yaşamınızda ABC Analizi yöntemini şöyle uygulayabilirsiniz. Bunun için: Bir güne, A- kategorisine giren görevlerden sadece 1-2’sini alarak, bu görevler için takriben 3 saat zaman ayırınız. Geriye kalan B- kategorisine giren 2-3 görev için takriben 1 saat süre ayırınız. Arta kalan C- kategorisi görevler için ise, takriben 45 dakika süre ayırınız.

Zaman planlamasında kural.. Temel kural olarak, zamanınızı üç bloka ayırmaya çalışınız. Bu amaçla zamanınızın, % 60’ını planlanmış işlerinize, % 20’sini tahmin edilemeyen faaliyetlere (engellere ya da zaman hırsızlarına) % 20’sini de spontan (o anda içinizden gelen) ve sosyal aktivitelere (yaratıcı faaliyetlere) ayırmaya çalışınız.

Pareto İlkesi.. Satışlarımızın % 80’i müşterilerimizin veya ürünlerimizin % 20’sinden, Hatalı ürünlerin % 80’i, üretim hatalarının % 20’sinden, Kararların % 80’i, toplantılarda kullanılan zamanın % 20’sinden, İş başarısının % 80’i, masa başında yapılan işlerin % 20’sinden kaynaklanır.

Covey's time management matrix 7 Habits of Highly Effective People Stephen R. Covey

Kendi planları olmayanlar başkalarının planlarının bir parçası olurlar.

Tipik zaman tuzakları.. Kişinin her faaliyete şahsen katılmayı ve mutlaka olayların yakınında bulunmayı arzulaması, Kişinin her konuda geniş ve kapsamlı bilgi sahibi olmayı istemesi, Kişinin tüm sorunları aynı anda çözüme kavuşturmayı istemesi, Kişinin herkesi memnun etmeyi istemesi, Kişinin herşeyi o anda ve içinden geldiği gibi (spontan) yapmayı istemesi,

Kişinin herşeyi hızlı bir şekilde ve diğer işlerin arasında yapıvermeyi istemesi, Kişinin başkalarının kendisini her arayışta ve kendisi ile görüşme isteminde bulunulmasında, görüşmeye hazır ve istekli olması, Kişinin kendisinden istenebilecek tüm bilgi ve dökümanları her an hazır bulundurma isteği, Kişinin önemsiz dahi olsa, her konuyu (evrakı) kendisinin bitirmeyi istemesi, Kişinin zaman tuzaklarını yakalama ve bunları önleyici çaba içinde olmaması.

Yeni bir güne başlarken.. Yeni bir güne olumlu bir başlangıç yapabilmek için şu hususlara özen gösteriniz: Hergün, hoşunuza giden birşeyler yapmaya özen gösteriniz. Hergün, sizi kişisel hedeflerinize biraz daha yaklaştıracak birşey yapmaya özen gösteriniz. Hergün, işinizle denge sağlayacak birşeyler yapmaya çalışınız (spor, hobi veya ailenize zaman ayırınız).

İşe başlarken.. Günlük planlarınızı bir önceki günün akşamı yapınız. Güne başlarken, günlük planınızda önceden belirlediğiniz hedef ve görevlerinizi öncelik ve aciliyetleri açısından bir kez daha gözden geçiriniz. Önem ve aciliyetin farklı olduğunu unutmayınız. Önemliliğe, aciliyetten daha fazla önem veriniz. Bir günde uzun vadeli A- görevlerden biri üzerinde yoğunlaşmaya özen gösteriniz.

Gün sonunda.. Büronuzdan ayrılmadan önce, kendinizi sakin bir şekilde ev yolculuğuna ve boş zamanınızı nasıl en iyi şekilde değerlendireceğinize hazırlayınız. Gün sonunda, o gün hangi işleri bitiremediğinizi kontrol ederek, ertesi güne ertelediğiniz işleri belirleyiniz. Gün sonunda, ertesi günün planını hazırlayınız. Böylece, ertesi gün neler yapacağınızı düşünmeyi uykudan önceye bırakmamış ve dolayısıyla uykudan önce huzursuz olmayı önlemiş olursunuz. Olumlu bir yaşam felsefesinin gereği olarak, o günün sizin için hayatınızda nasıl bir değer taşıdığını tekrar düşününüz.

Bioritmi dikkate almak.. İnsanın fizyolojik verim potansiyeli (çalışma gücü) bir günde belirli dalgalanmalar (iniş ve çıkışlar) gösterir. Bu dalgalanmalar genelde doğal bir ritme sahip oldukları için, her insanın bu iniş ve çıkışları önceden tahmin etmesi mümkündür.

Kendinize rahatsız edilmeyeceğiniz kesintisiz ve sessiz bir saat ayırmanın önemi..

Ajanda kullanımı.. Günlük ajanda kullanımının bize sağlayacağı başlıca faydalar şunlardır: Yapmamız gereken tüm işleri bütünü ile görmemizi sağlar, Önemli işleri, terminleri, görüşmeleri vs. sistemli ve amacımıza yönelik planlamamızı sağlar, Öngördüğümüz faaliyetleri gerçekten gerçekleştirebilip, gerçekleştiremediğimizi kontrol etmemizi sağlar.