Zaman Yönetimi ve Yönetim Fonksiyonları ile İlişkisi A.Murat DEMİR Burak YAKARÖZKAN S.Onur KASAP

Zaman nedir Zaman; Yerine konması, geri döndürülmesi, yenilenmesi, depolanması, satın alınması mümkün olmayan bir kaynaktır.

Neden Zaman Yönetimi Çünkü üretim ve tüketim kaynağı olarak görülen ve kıt kaynak olan zamanın yönetilmesi önemli bir sorundur. Bu nedenle zamanı belirli bir hedef ve amaç doğrultusunda planlayarak kullanmak ve her saati, her dakikayı değerlendirmek gerekmektedir.

Zaman Tuzakları 1)Yönetim Fonksiyonları Açısından Planlama Örgütleme Yöneltme Koordinasyon Denetim 2)Kişisel Kaynaklı Zaman tuzakları Öncelikler Erteleme 3)Çevrenin Neden Olduğu Zaman Tuzakları

Beklenmeyen ziyaretçiler Toplantılar, toplantılar…(Gündemsiz ve Verimsiz) “Hayır” diyememek (Açık kapı politikası) İletişim bozukluğu Plansızlık

Gereksiz telefon görüşmeleri Önceliklerin yokluğu Dağınıklık – düzensizlik Kararsızlık – ertelemecilik Kendini gereğinden fazla işe adamak

Acelecilik Verimsiz okuma Rutin ve gereksiz işler Yetki verememek

Günün yüzde 20’sini açık bırakmak Zamanı aşırı yüklememek İşler için harcanan zamanı kaydetmek Zaman sınırı koymak Saate bağlı olmak

Benzer işleri birleştirmek Hızlı okumayı öğrenmek Zor işleri önce yapmak Zevkli işleri sona bırakmak

İşleri standartlaştırmak Gelen evrakı elemek, önceliklendirmek Dosyalama sistemi geliştirmek Çöp tenekesini kullanmak Tarihlendirilmiş takip dosyası tutmak

Masanızın üstünü temiz ve düzenli tutmak Fazla mesaiye karşı çıkmak Evrak çantasını işte bırakmak Her gün sakin bir saat ayırmak Ekip çalışması yapmak

Yöneticilere tam, net, doğru ve sözlü rapor vermek İşleri yaparken öncelikleri belirlemek Yetki ve sorumluluk devretmek Vadeli işlerin listesini çıkarmak Hızlı iş temposuna ayak uydurmak

Bitiş tarihleri belirleyip duyurmak Gelişmeleri gözden geçirme toplantıları yapmak Faaliyetler ve işlem sırası listesi oluşturmak

Çalışırken “erişilememek” Telefonları ertelemek Ziyaretçileri randevuyla kabul etmek Meşgul olduğunuzu açıklıkla söylemek

Ziyaretlerin bir amaca hizmet etmesini sağlamak Proje denetim çizelgeleri geliştirmek ve kullanmak Toplantı ve ziyaretleri bitirmeyi öğrenmek

Zaman Yönetimi Tablosu ACİL ÖNEMLİ II ACİL OLMAYAN III ÖNEMSİZ IV I. Kare: Bunalımlar, krizler, acil sorunlar,projeler II.Kare: önleyici etkinlikler, ilişki kurma ve geliştirme, yeni fırsatları görme, planlama, dinleme, vizyon geliştirme faaliyetleri III. Kare: Bölünmeler, bazı telefonlar, bazı raporlar, bazı toplantılar, acil konular ve popüler etkinlikler. IV. Kare: bazı emailler, internet sörfleri, chat yapmak, televizyondaki bazı programlar

İşin büyük olması Karar verememek Riske girme ihtimali düşüncesi Kişinin kendini enerjik hissetmemesi Mevcut işin bitirilmemiş olması

Zamanı İyi Kullanma Yolları 1)Düzen Yaklaşımı 6)Beceri 2)Sahip Çıkma yaklaşımı 7)Planlama 3)Başarı Yaklaşımı 8)Karar Verme 4)ABC Yaklaşımı 9)Yetki Devri 5)Teknoloji Yaklaşımı 10)Bireyin Kendini Yönetmeyi Bilmesi

Zamanın İyi Kullanılmasının Kuralları 1)Düşünün 6)Konsantre Olun 2)Bütünleştirici Olmak 7)Düzenli Olun 3)Seçici Olun 8)Değerlendirici Olun 4)Kararlı Olun 9)Kendinizi de Düşünün 10)Esnek Olun 5)Ayrım Yapın

Toplantılar “teşhis” için yapılmaz Toplantı Yönetimi Toplantılar “teşhis” için yapılmaz Tüm katılımcılar toplantıdan bir sonuç ile ayrılmalıdır ve “bir sonraki adım”ı düşünmelidir.

Her toplantının bir amacı olmalıdır Her toplantı bir maliyet oluşturmaktadır. Kendinize mutlaka sorun; Bu toplantı bir katma değer Oluşturacak mı?

Toplantı Gündemi Konulara göre detaylandırılmış bir gündem oluşturmak Toplantı gündeminin önceden yayınlanması. Tüm katılımcıların önceden hazırlanmasını sağlamak Zamana uymak Tartışma konularının belirlenmesi Konuların paylaşılması Her konu için zaman belirlenmesi

Zaman Toplantının belirlenen zamanda başlayacağını duyurun Toplantı duyurusunu outlook’dan gerçekleştirin. Toplantının zamanında başlamasını sağlayın Geç kalan kişilere gösterdiğiniz hoşgörü grubun standart davranış oluşturmasına neden olabilir.

Ayrı ayrı Toplantı konusunun dışına çıkmayın Konular Toplantı dışı konuları engelleyin Her bir konuyu Ayrı ayrı Ele alın zaman sınırını unutmayın!

Hedefler Hedeflerin tanımlanması ve toplantı öncesinde varsa diğer yazılı dökümanlar ile birlikte dağıtılması. Katılımcı sayısının minimumu seviyede olması – Yolculara ihtiyacınız yok! sadece orada bulunması gereken ve ihtiyaç duyulan katılımcıların bulunmasını sağlayın. Dökümanların minumum seviyede çoğaltılması

Toplantıyı yönetirken sakın gergin olmayın  Toplantıyı yönetmek Ortak Temel Kültürü bulun Beklentileri saptayın Toplantı sırasında notların alınması gerekiyorsa Aksiyon Planını oluşturun Toplantıyı yönetirken sakın gergin olmayın 

Toplantı Sonrası Aksiyon planının tüm katılımcılar ile paylaşılması Gerekiyorsa aksiyonların Katılamayanlara İlgili kişilere iletilmesi Toplantıda alınan aksiyonların takibi

Verimli bir toplantı için basit kurallar Herşey zaman ile ilgili Her toplantının bir hedefi olmalı Toplantıya Yolcu almayın Toplantı zaman planlamasını unutmayın

X Başarı ≠ harcanan zaman Başarı = eldeki sonuçlar ( Verimlilik)

Bize zaman ayırdığınız için teşekkürler. Kaynaklar İşletmelerde Yönetim ve Organizasyon -İsmail Efil Orhan Holding Zaman Yönetimi Sunumu Zamanın çoğu saatler değil, dakikalar halinde boşa harcanır. Dibinde ufak bir delik bulunan bir kova da kasten boşaltılmış bir kova kadar boştur. Paul J. Meyer Bize zaman ayırdığınız için teşekkürler.