ZAMAN TUZAKLARI VE TUZAKLARIN YÖNETİMİ

Zaman Tuzağı Kavramı Sosyal ilişkiler, kişisel ve kültürel özelliklerden kaynaklanan ve zaman kayıplarına yol açan veya zamanı kötü kullanmamıza sebep olan faktörlere zaman tuzakları denir. Bu tuzaklar: Plansızlık. Öncelikleri belirleyememek ve sıraya koyamamak. Ertelemek. Kendini gereğinden fazla işe adamak (işkolik olmak). Acelecilik. Açık kapı politikası. Gündemsiz ve verimsiz toplantılar. Kararsızlık. Toplantılar. Yetki vermemek. Başkasına bağımlı işlerin bitmesini beklemek. Dağınık masa ve büro düzeni.

Zaman Tuzaklarının Nedenleri Muhtemel Nedenleri Plansızlık Yararlı görmeme, yönetmeye değil, yapmaya meyilli olmak, plansız da başarılı olunabileceğini düşünmek. İşleri önceliklere göre saptamak Hedeflerin olmaması. Kendini gereğinden fazla işe adamak Geniş ilgi alanı, hedeflerinde karışıklık, öncelikleri belirleyememek. Kriz yoluyla yönetim Plansızlık, gerçek dışı zaman tahminleri, sorun çözmeye ilgi duymamak, astların kötü haber vermek istememeleri. Acelecilik Ayrıntılarda sabırsız olmak, gelecek için plan yapamamak, acil durumlarda tepki göstermek, çok kısa zamanda işi yapmaya çalışmak.

Zaman Tuzakları Muhtemel Nedenleri Gereksiz yazışmalar, kırtasiyecilik ve verimsiz okumak Bilgi patlaması, bilgisayara fazla düşkün olmak, elememek. Sıradan ve gereksiz işler İşlerde öncelikleri belirleyememek, astları gereğinden fazla gözetim altında tutmak, yetki vermeyi reddetmek, uygulamaya çok karışmak. Ziyaretçiler Sosyal ilişkilerden haz duymak, hayır diyememek. Telefon Öz denetim eksikliği, ilgilenme ve bilgi sahibi olma isteği. Toplantılar Kararlardan sorumlu tutulmak korkusu, kararsızlık, fazla iletişim, kötü liderlik. Kararsızlık Olaylara karşı güvensizlik, bir hatanın sonuçlarından korkmak, gerekçeleri bilmekte ısrar etmek, mantıklı karar vermemek. Yetki verememek Astların yetersiz olmasından korkmak, astların becerisinden korkmak, astlara fazla iş verilmemesi.

Kişiden Kaynaklanan Zaman Tuzakları Kişiden kaynaklanan zaman tuzakları, kişinin kendi inanç, tutum ve davranışlarının sonucunda ortaya çıkar. Kişinin kendi otokontrolünü geliştirmesi ve davranışlarını kabul sınırları içinde bulundurması, kişiden kaynaklanan zaman tuzaklarını ortadan kaldırır.

Kişiden Kaynaklanan Zaman Tuzakları 1. Öz Disiplin Yokluğu: Doğuştan sahip olunan bir özellik olmayıp yaş, deneyim ve eğitimle kazanılır. Öz disipline sahip olmayanlar, diğer insanlara sadece birkaç dakika ayırarak zamandan tasarruf edeceğini düşünürler. Kişisel zaman yönetiminde öz disiplini gelişmiş olan insanlar daha başarılıdırlar. Önceliklerini belirlerler ve zamanın yönetimine girmezler. Doğru zamanda doğru işler yaparak, kendileri zamanı yönetirler.

Kişiden Kaynaklanan Zaman Tuzakları 2. Bireysel Hedeflerin Belirsizliği 3. Erteleme ve Oyalama: Erteleme Nedenleri: Bazı işlerin hoşa gitmemesi. İşin sonuçlarının beklenildiği gibi çıkmayacağına olan inanç. İşin nasıl yapılacağının bilinmemesi. Önceliklerin belirlenmesindeki kararsızlık. Zor işlere başlama konusunda duyulan çekingenlik.

Kişiden Kaynaklanan Zaman Tuzakları 4. Kendine Aşırı Güven veya Güvensizlik: Kendine aşırı güven bazen zihinsel güce, bazen fiziksel güce, bazen de hafıza gücüne güven şeklinde olabilir. Bu şekilde abartılmış bir güven işlerin ertelenmesine neden olabilir ya da bazı işlerin yapılmasının gereksiz görülmesine neden olabilir. Başarılarımızdan, performansımızdan ve yeteneklerimizden emin olamamak, bu özelliklerimize karşı aşırı güvensizlik, bizim iş yapma yeteneğimizi önemli ölçüde ortadan kaldırarak, zaman kaybına neden olur.

Kişiden Kaynaklanan Zaman Tuzakları 5. Hayır Diyememe ve Aşırı Sosyallik: Kibarca “hayır” deme yolları: “Bu konuyu pek iyi bilmiyorum, bunu benden daha iyi yapabilecek birine ihtiyacınız var.” “Keşke dün sorsaydınız, bunu yapabilirdim. Ancak şu an kendimi başka işe vermiş durumdayım.” “Şu anda X’in acil bir işini yapmaktayım.”, “Başka bir sefere size yardımcı olabilirim. O zaman sorsanız?”,

Kişiden Kaynaklanan Zaman Tuzakları 6. Hafife Alma ve Önyargılar 7. Önceliklerin Belirsizliği: Zaman tuzaklarında en önemlisi, önceliklerin yer değiştirmesidir. Önceliklerin yer değiştirmesi, aynı zamanda yapılacak işlerin çokluğu anlamına gelir.

Kişiden Kaynaklanan Zaman Tuzakları 8. Stres ve Zaman Baskısı Gerilimli Zaman Kullanımı Huzurlu Zaman Kullanımı Düşük verimlilik ve etkinlik, Kalıplaşmış çözümler, Katı davranışlar, Durum ve ihtiyaçlara alışılmış tepkiler, Reaktif hareket, İşlerin nasıl yapıldığına önem verme. Yüksek verimlilik ve etkinlik, Yaratıcı çözümler, Esnek davranışlar, Gerçek durum ve ihtiyaçlara yönelik tepkiler, Bilgiye dayalı (proaktif) hareket, Nelerin yapıldığına önem verme.

Kişiden Kaynaklanan Zaman Tuzakları 9. Olumsuz Kişisel Tutum Duygusal karışıklık, enerji kaybetmemize ve daha az verimli olmamıza neden olabilir. Kendini koruma, kıskançlık, mücadele, öfke ve diğer olumsuz duygular, elimizden gelenin en iyisini ortaya koymamızı zorlaştırdığı gibi üretici olabileceğimiz zamanı boşa harcatır. 10. Alışkanlıkların Kontrolünde Olmak 11. Kararsızlık 12. Güç Olandan Kaçınmak

İşten Kaynaklanan Zaman Tuzakları Sık ve Uzun Telefon Görüşmeleri Beklenmeyen Ziyaretler Yetersiz Sekretarya Hizmetleri Gereksiz Toplantılar Örgütsel Belirsizlik ve Kriz Durumları

Zaman Kullanım Matrisi Acil Olan işler Acil Olmayan İşler I Faaliyetler Beklenmedik acil olaylar, Hemen çözülmesi gereken sorunlar ve krizler, Kritik önemi olan işler (kriz süresince matrisin bu bölümü devreye sokulur. II Önleme ve üretim kapasitesine dönük faaliyetler, İlişki geliştirme, Yeni fırsatlar arama ve geliştirme, Planlama ve dinleme. III Engeller, ziyaretler ve telefonlar, ajanda işleri, Gelen mektuplar ve raporlar, Daha fazla ihmal edilemeyecek işler, Herkesin dikkatini çeken faaliyetler. IV Teferruat, önemsiz ayrıntılar, Önemsiz mektuplar, Önemsiz telefonlar, Zaman israf edici faaliyetler, Hoş fakat önemsiz uğraşlar, Özel işler, Önemsiz toplantılar. Önemli Önemsiz

Birçok insanın önemli olarak nitelendirdiği fakat acil olmaması nedeniyle yeterince öncelik vermediği kabul edilen konular: Hazırlık yapmak. Planlama yapmak ve yeterince organize olmak. Problemlere değil, fırsatlara odaklanmak. Kişisel gelişim, Sosyal etkileşim, Takımın gelişmesi için sorumluluk almak. Sağlığına dikkat etmek.

Yönetim Anlayışından Kaynaklanan Zaman Tuzakları Yetki Devrinden Kaçınma: Tek adam olma politikasını benimseme, Başkalarının hatalarına anlayış göstermeme, Kişisel kararların önemine inanma, Acil durumlarda açıklama yapmaya zaman bulamama, Yetki ve sorumluluk kavramlarında karışıklık olması, Yetki devredecek profesyonel birinin bulunmaması, Otoriteyi kaybetme korkusu, Özgüven eksikliği ve kıskançlık. Yetersiz İletişim

Yönetim Anlayışından Kaynaklanan Zaman Tuzakları 3. Yönetsel Hedeflerin Belirsizliği 4. Koordinasyon Eksikliği 5. Aşırı veya Yetersiz Yönetim 6. Açık Kapı Politikası

Örgütsel Yapı ve Politikalardan Kaynaklanan Zaman Tuzakları Sağlıksız Çalışma Ortamı Bürokrasi ve Büro Patoloji Merkezi ve Hiyerarşik Örgüt Yapısı