Konaklama ve Ağırlama Sektörleri için e-fatura 26 Haziran 2013 Melike Karaman Genel Müdür Yardımcısı PROTEL A.Ş. E-FATURADAN BAHSEDEĞİM!!! E-DEFTER YOK NEDEN AÇIKLA!

e-fatura ile ... Ayda Senede 1000 fatura 1200 Ton karbon 4800 Ağaç 15.000 Lt atık su 156.000 Kg sıvı atık

e-fatura ? Alıcısına Gelir İdaresi sistemi üzerinden elektronik ortamda gönderilen fatura Klasik kağıt fatura düzeninde faturanın düzenlendiği yerden alıcısına ulaşana kadar izlediği yol pekçok adımdan oluşmaktadır.

e-fatura ? Alıcısına Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemi üzerinden elektronik ortamda gönderilen fatura (kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir) E-fatura da ise fatura düzenlendiği anda kullanılan bağlantı yöntemine göre ONLİNE veya dakikalar içinde alıcısının sstemine gönderilmektedir Dolayısıyla burada sağlanan pratiklik ; mutabakat, ödeme ve tahsilat süreçlerinde pekçok faydayı da beraberinde getirmektedir. Tüm bu faydaların brüt satış geliri üzerinden %2 kar sağladığı yönünde istatistikler bulunmaktadır.

Cevaplanması gereken sorular İşletmeniz e-fatura mükellefi olacak mı? Soru -2- E-fatura mükellefi iseniz; e-fatura gönderim/alım işlemlerini hangi yöntemle yapacaksınız? Soru -3- Elektronik faturayı iş süreçlerinize nasıl uyarlayacaksınız?

Soru -1- e-fatura mükellefi olacak mısınız? 14 Aralık 2012 VUK 421 nolu Genel Tebliğ ve hemen arkasından gelen 58 nolu sirküler NET bir tanım yapıyor; 2011 de brüt satış hasılatınız 25 Milyon TL ise ve madeni yağ lisansı olan bir işletmeden 2011 senesinde mal satın aldı iseniz (veya bu lisansa sahip firma iseniz) 2011 de brüt satış hasılatınız 10 Milyon TL ve ÖTV ek III listedeki malları (kola, gazlı içecek veya alkollü içkiler, tütün ürünleri) satınaldı iseniz (veya bu ürünleri imal veya ithal ediyor iseniz) Ancak uygulamanın kademeli olarak yaygınlaştırılması planlanmaktadır !

Soru -2- e-fatura mükellefi olunca ne olacak? 1 Eylül 2013 den itibaren; Diğer e-fatura mükelleflerine düzenlediğiniz faturalar KAĞIT fatura olamayacak ! Diğer e-fatura mükelleflerinden size gelen faturalar elektronik ortamda gelecek ! Bir e-fatura mükellefine kağıt fatura düzenlediğinizde faturayı DÜZENLEMEMİŞ sayılacaksınız! 421 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile zorunluluk getirilen mükelleflerden bilgi işlem sistemlerini entegrasyon yöntemi ile kullanmak isteyen mükellefler bir yıl içinde entegrasyon çalışmalarını tamamlamaları gerekmektedir. Ancak 31.12.2013 tarihine kadar entegrasyon testlerini tamamlayamayan mükelleflerin portal hesapları tanımlanıp aktive edilecektir.

Soru -3- e-fatura düzenlemek ve almak için yöntemler nelerdir? 1- Gelirler İdaresi Başkanlığı arayüzü üzerinden kullanım 2- İşletmenin bilgi işlem sistemini entegre ederek kullanım 3- Özel entegratörler üzerinden kullanım Kesinti süresi 2 günü aşamaz!

1- Gelir İdaresi Başkanlığı arayüzü üzerinden kullanım Bilgi işlem sisteminin entegre edilmesi yoluyla e-fatura uygulamasından yararlanma konusunda yeterli alt yapıya sahip olmayan kullanıcıların uygulamadan yararlanmalarını sağlamak amacıyla GİB tarafından geliştirilen ve temel fonksiyonları bünyesinde barındıran bir WEB uygulamasıdır. Uygulamaya başvurunuzun kabulü sonrası ; başkanlık tarafından verilen erişim bilgileri ile BROWSER üzerinden erişebilirsiniz. Manuel yöntem seçilirse işletmenin yazılım veya donanım anlamında karşılaması gereken bir ister olmaz. Ancak b maddesi seçilirse; faturaların düzenlendiği tüm sistemlerden dosya yükleme için talep edilen formatta hazırlanması için bir yazılım çözümü gerekli olur.

1- Gelir İdaresi Başkanlığı arayüzü üzerinden kullanım Bilgi işlem sisteminin entegre edilmesi yoluyla e-fatura uygulamasından yararlanma konusunda yeterli alt yapıya sahip olmayan kullanıcıların uygulamadan yararlanmalarını sağlamak amacıyla GİB tarafından geliştirilen ve temel fonksiyonları bünyesinde barındıran bir WEB uygulamasıdır. GİB arayüzü 2 şekilde kullanılabilir; Faturaların sisteme manuel girilmesi/izlenmesi Faturaların tanımlı formatta toplu olarak yüklenmesi/alınması (FYM = Fatura Yükleme Modülü) Manuel yöntem seçilirse işletmenin yazılım veya donanım anlamında karşılaması gereken bir ister olmaz. Ancak b maddesi seçilirse; faturaların düzenlendiği tüm sistemlerden dosya yükleme için talep edilen formatta hazırlanması için bir yazılım çözümü gerekli olur.

2- İşletmenin bilgi işlem sistemini entegre ederek kullanımı İşletmenin bilgi işlem sisteminin (Fatura tanzim etmek ve fatura kaydetmek için kullandığınız sistemlerin) GİB e-fatura sistemine entegre edilmesi Bilgi işlem sistemi entegrasyonu için GİB tarafından talep edilen bir takım standarlara uyulması ve isterlerin sağlanması gerekmektedir.

2- İşletmenin bilgi işlem sistemini entegre ederek kullanımı BIS (Bilgi İşlem Sistem Raporu) Kullanılan sunucu Bağımsız disk ünitesi Ağ cihazları ve ağ bağlantıları Güvenlik cihazları ve programları Internet bağlantısı İş sürekliliği ve felaketten kurtarma senaryoları Yedekleme donanım ve yazılımları Saklama ve yedeklemenin nereye yapılacağı Bunların yönetimi için ayrılan insan kaynağı raporlanmaktadır. Statik IP 7x24 erişilebilirlik !

3- Özel entegratör kanalıyla kullanım GİB tarafından verilen Özel Entegrasyon izni almış mükelleflerin bilgi işlem sistemini kullanarak e-fatura gönderip alabilirsiniz. Özel entegratörlerle 3 yöntemle çalışabilirsiniz. ERP sisteminizi entegre edebilirsiniz Özel entegratörün sunduğu web tabanlı arayüz üzerinden kullanabilirsiniz Dosya paylaşımı (faks, e-posta, xml vs) Özel entegratörlük kurumu Aralık 2012 ‘de GİB ‘in her firmanın ayrı entegrasyon talebiyle gelmesi üzerine oluşturulmuş bir statüdür. Özel entegratör olmanın şartları ağırdır, bu nedenle uzun vadede çok büyük bilgi işlem firmalarının ve bankaların bu alanda aktör olacağı açıktır. Özel entegratör üzerinden çalışmak işletmelerin birçok yükümlülüğü daha kolay karşılamaları sağladığı için uzun vadede TERCİH EDİLEN YÖNTEM OLACAKTIR.

Tercih parametreleri ? Ref :Billentis Nisan 2013 Bruno Koch Büyüklük Fatura düzenleyen Fatura alan Büyük işletme Tam entegrasyon 2 yönlü iletişim Dışarıda arşivleme Orta büyüklükte işletme Export araçları Import araçları Küçük işletme WebEDI (web arayüzü) PDF, Faks vs formatlarda gönderi Dışarıda veya dahili arşivleme Web arayüzünden görüntüleme, indirme PDF, faks vs formatlarda alma

Tercih parametreleri ? Ref :Billentis Nisan 2013 Bruno Koch Büyüklük Fatura düzenleyen Fatura alan Büyük işletme Bilgi işlem sistemi entegrasyonu Özel entegratörlerle Bilgi İşlem Sistemi Entegrasyon Orta büyüklükte işletme Fatura Yükleme Metodu ile GİB portal üzerinden kullanım Özel Entegratörlerle entegrasyon veya offline kullanım Küçük işletme GİB veya özel entegratör portalı üzerinden kullanım Özel entegratör ile dosya paylaşım metodu ile kullanım Tercih parametresi firma büyüklüğü mü ? Fatura süreçlerinin karmaşıklığı mı ?

Tercih parametreleri ? Düzenlenen ve alınan faturaların miktarı Bilgi işlem alt yapısı İşletmenin dahili ihtiyaçları Maliyet Diğer iş ortaklarının yeterlilikleri ve talepleri

Soru -5- Entegrasyon ihtiyacı varsa? Piyasada bu yöntemlerin bir veya birkaçını destekleyen entegrasyon paketleri mevcut. Bazı çözümler tek ürünü desteklerken; bazı çözümler birden fazla ürünü desteklemekte yani ÇOKLU PLATFORM çalışmaktadır.

PROTEL‘in Micros-Fidelio ürünleri e-fatura entegrasyon çözümüdür.

GİB arayüzü FYM ile entegrasyon Bilgi işlem sistemi entegrasyon Özel entegratörlerle entegrasyona uygun alt yapı

OPERA Suite 8 Materials Control Micros 3700 – 9700 Logo, Netsis, SAP ile çalışır

Otel ve Restoran operasyonu FATURA SÜREÇLERİ de dahil olmak üzere OTEL-RESTORAN YÖNETİM SİSTEMLERİ ile yönetilmektedir. Bu sistemlerde DÜZENLENEN, ayrıca diğer firmalardan gelerek bu sistemlere KAYDEDİLMESİ gereken e-faturaların yönetimini sağlar

Microsoft .Net Framework de geliştirildi HTML5 tabanlı WEB arayüzü 3.firmalarla web servisler üzerinden entegrasyona açık mimari Farklı ticari sistemlerle ve Farklı özel entegratörlerle entegrasyon imkanı

... İle e-fatura senaryoları

1- İşletmenin e-fatura mükellefi olup olmadığı nasıl takip edilecek? Bir firmanın e-fatura mükellefi olup olmadığı bilgisi OPERA ve S8 ‘de PROFİL kartlarında, Materials Control ‘de TEDARİKÇİ kartında yer almaktadır. Micros GSS kullanıldığı durumlarda bu program üzerinde, GSS kullanılmadığı durumlarda Online sorgulama ile bilgi alınır! Fatura düzenleyen taraf fatura keseceği firmanın e-fatura mükellefi olup olmadığını kontrol etmekle sorumlu. Bu bilgi GİB tarafından bir servis ile e-ft mükelleflerine sunulmaktadır.

1- İşletmenin e-fatura mükellefi olup olmadığı nasıl takip edilecek?

1- İşletmenin e-fatura mükellefi olup olmadığı nasıl takip edilecek?

1- İşletmenin e-fatura mükellefi olup olmadığı nasıl takip edilecek?

1- İşletmenin e-fatura mükellefi olup olmadığı nasıl takip edilecek? Vergi numarası bilgisi girildiği anda online sorgulama yapılır.

2-Firmaların e-fatura mükellefi olup olmadığı bilgisi nasıl güncellenecek? e-fatura mükellef bilgisi kullanıcı tarafından değiştirilebilir (OPERA ve S8 de yetkiye bağlıdır) GİB e-fatura mükelleflerine bu bilgileri sorgulamak üzere bir servis sunmaktadır. Bu bilgiler PORTAL PLUS tarafından periyodik olarak sorgulanacak ve sistemlerde güncellenecek. Micros‘da online sorgulama

3- e-fatura mükellefi bir firmaya fatura kesmek istediğimde ne olacak ?

3- e-fatura mükellefi bir firmaya fatura kesmek istediğimde ne olacak ?

3- e-fatura mükellefi bir firmaya fatura kesmek istediğimde ne olacak ?

4- Kesilen faturaların GİB ‘e gönderimi

5- Gelen faturaların kontrolü ve kabulü

6- Birkaç detay Kurulumlar Özel Entegratör Lisansı almış firmaların duyurulması ve bu konudaki çalışmaların tamamlanması sonrası başlayacak (Hedef; Ağustos ortası) Temel ve Ticari fatura senaryoları kullanılabilir; Fidelio da yapılan düzenlemeler ile cari kart bazında; veya cari+ürün- hizmet bazında özelleştirilebilir. Şubeli yapılarda gelen faturaların şubelere dağıtımı fatura üzerinde tedarikçiden gelen şube ve ambar kodları ile ayrılır!

6- Birkaç detay Kullanıcı yetkilendirmesi Standart veya özel raporlar hazırlanabilir Sistem raporları ile işlem görmemiş, onaylanan faturalar ilgili birimlere raporlanabilir.

6- Birkaç detay BT Entegrasyon paketinde ; sonraki sürümlerde sunulacak ek özellikler ile; e-fatura mükellefi olmayan tedarikçi faturalarının OCR teknolojisi kullanılarak sisteme aktarımı mümkün olabilecek. Arşivleme için özel sıkıştırma teknikleri kullanılacak. Yasal zorunluluğu yerine getiren arşivleme özellikleri yanında; tasnif, arama, içinde arama, görüntüleme özellikleri barındıran ileri düzeyli arşivleme paketi kullanılabilecek.

Bilgi için efatura.protel.com.tr ürün ile ilgili tüm detayları, başvuru önerilerimizi e-posta veya e-fatura mikro sitemiz üzerinden paylaşacağız.

Sorularınız için efatura@protel.com.tr

Teşekkür ederiz.