Y Ö N E T İ M S Ü R E Ç L E R İ YÖNETİM BİLİMİ

SORUN ÇÖZME - KARAR SÜRECİ PLANLAMA NE NİÇİN NE ZAMAN NEREDE NASIL KİM(LER) YAPILACAK? ÖRGÜTLEME KİM NEYİ NE KADAR YETKİ İLE HANGİ FİZİKSEL ÇEVREDE YAPACAK? İLETİŞİM YATAY DİKEY FORMAL İNFORMAL KAYNAK MESAJ KANAL ALICI DÖNÜT ETKİ DIŞ :. YETKİ :. İNFORMASYON :. HİZMET İÇİ EĞİTİM İÇ :. GEREKSİNİM KARŞILAMA :. ÖRGÜTÜ BENİMSEME KARARA KATMA KOORD İ NASYON DEĞERLENDİRME NE? NASIL VE HANGİ ÖLÇÜDE BAŞARILDI ? NE GİBİ DÜZELTİCİ GELİŞTİRİCİ EYLEMLER GEREKİR? ÖRGÜT AMAÇLARI

KARAR VERME SÜRECİ

Sorunu Duyma, Farkına Varma Sorunun Tanıma, Tanımlama Çözüm Seçenekleri Geliştirme Seçenekleri Değerlendirme En Uygun Seçeneği Seçip Uygulama Kararı Değerleme

Sorunu Duyma, Farkına Varma Hissedilmeyen sorun, sorun değildir. Sorunu hissetmemiş, kavramamış yönetici; * çözüm yollarını davranış seçenekleri olarak göremez, * yapacağı işi bilemez. BÖYLE BİR DURUMDA, AMAÇLI ve AKILCI KARARLAR DA ALINAMAZ. NE YAPMALI?

SİSTEM ÇÖZÜMLEMESİNE GİDİLMELİDİR. SİSTEM ANALİZİ Örgütsel etkililiği düşüren, örgütün iç ve dış değişkenlerine ilişkin işgören algılarını ölçme; alt sistemleri oluşturan birimlerin girdilerini – sürecini - ürününü tek tek ele alıp örgüt amaçlarına ne derece hizmet ettiğini ortaya çıkarmaktır.

SORUNU DUYMA BAŞARISINI ETKİLEYEN FAKTÖRLER  Yönetici tutumu  Sorun çözme yeterliği  Denetim sistemi  İletişim  Eleştiriye açıklık  Araştırma olanağı

Sorunun Tanıma, Tanımlama Gerçek sorunun bulunmasıdır. * Doğru ve iyi tanımlanmış bir sorun yarı yarıya çözülmüş sorundur. SORUNUN BOYUTUNA – SINIRINA – NEDENİNE – İVEDİLİĞİNE İLİŞKİN BİLGİ TOPLANMALIDIR.

Çözüm Seçenekleri Geliştirme En ussal ve sistemli bir işlem gerektiren aşamadır. Kurumda ilgili her birim ve bireyin katılımının sağlanması gerekir.

Seçenekleri Değerlendirme Çeşitli bilim dallarının yardımıyla. Mantık yoluyla; seçeneklerin getirisini, götürüsünü hesap ederek. Uzman görüş ve raporlarıyla. DEĞERLENDİRME ÖLÇÜTLERİ Amaca uygunluk, Kararda akılcılık, Sorunla ilgili değerlerin dikkate alınması İç ve dış çevre etkileri Örgütün biçimsel (formal) yapısı

En Uygun Seçeneği Seçip Uygulama Tercih sıralaması yapma EN İYİYİ (mükemmeli) DEĞİL, KENDİLERİNİ – ÖRGÜTÜ EN FAZLA TATMİN EDENİ (Gönlümüzün çektiğini değil, gücümüzün yettiğini) Synoptik Yöntem Bütün seçenekler gözden geçirilir. Yönetsel ve teknik kararlarda kullanılır. Incremental Yöntem En önemli seçeneklerin içinden en iyi görünenin seçilmesi Politik kararlarda kullanılır. Uygulamaları rapor etme, değerlendirme.

Kararı Değerleme Kararların sorunu nasıl çözdüğünün nesnel olarak ölçülmeye çalışılmasıdır. YÖNETİCİLER BU YOLLA ÖĞRENEREK YARARLI DENEYİMLER GELİŞTİRİRLER. Kararı değerleme çalışmalarına genç yöneticilerin ya da yönetici adaylarının katılması; onların karar sürecini etkili çalıştırmasına, üst kademe yöneticiliklere hazırlanmasına katkıda bulunacaktır.

 İyi kararlar verebilme kaygısı  Kararın çevresi  Zaman etmeni KARAR SÜRECİNİ ETKİLEYEN ETMENLER  İyi kararlar verebilme kaygısı  Kararın çevresi  Zaman etmeni  Kararların zamanında iletilmesi  Karar vermede psikolojik sorunlar  Karar verme ve höristik  Karara katılma

YÖNETİCİNİN KARAR VERMEDE İZLEMESİ GEREKEN İLKELER * Grup dinamiğini anlamalı, fakat örgüt amaçları dışında kullanmaya kalkışmamalıdır. * Güdüleyen, uzlaştıran ve koordine eden bir eylem göstermelidir. * Astlarına ve o kararın etkileyeceği kimselere katılma olanağı verilmelidir. * Etrafında demokratik bir hava yaratmalıdır. * Grup çalışmalarında amacı kaybetmemelidir. * Kooperatif yöntemlerin önemini kavramalıdır. * Grup kararlarının sınırlarını çizmelidir. * Kararlarda fikir birliği sağlamaya çalışmalıdır. * Grubun başarısı ve sürekliliğini amaçlamalıdır. * Örgütün yapısını iyi kurmalıdır. * Grup değer ve davranışlarını dikkate almalıdır. * Takdir hakkını kullanırken, kamu yararını gözetmelidir.

Planlama

PLANLAR; PLANLAMA * Kısa süreli Yıllık Planlar (Uygulama Programı) Önceden belirlenmiş amaçlara, rasyonel bir yaklaşım ve bunların gerçekleştirilmesine hazırlık aşaması ve Uygulamadan önce düşünmeyi öngören zihinsel bir süreçtir. PLANLAR; * Kısa süreli Yıllık Planlar (Uygulama Programı) * Orta süreli 2 – 3 yıllık planlar * Uzun süreli 5 yıllık planlar

Planlama İlkeleri Her plan ve sonuçları, örgüt amaçlarının gerçekleşmesine olumlu katkıda bulunmalıdır.  Planlar esnek olmalıdır. Karar süreci basamakları esas alınarak planlama yapılmalıdır.  Planlar kapsamlı ve sürekli olmalıdır.  Planlarda NE, NEDEN, NASIL, NE ZAMAN, NEREDE, KİM(ler)  5N 1K sorularına yanıt verilmiş olmalıdır.  Planlar geçmişe dayalı, geleceğe dönük olmalıdır.  Girişilen yüklenmelerin gerçekleşmesini kestirebilecek kadar uzun süreyi kapsamalıdır.  Planlamada, işgörenlerin katılımı sağlanmalıdır.  Kaynakların ekonomik kullanımına katkı sağlamalıdır.  Plan uygulamalarında denetim süreci de işletilmelidir.

Örgütleme

Amaca yönelik problematik bir durumda başvurulacak bir süreçtir. Örgütlerin etkili olabilmesi için ellerinde bulundurdukları insan kaynakları, fiziksel etmenler ve işlevlerini eşgüdümlenmiş bir biçimde bir araya getirmeleri olan örgütlemenin amacı; örgütsel başarı için gerekli öğeleri etkili ve verimli bir biçimde, uyuşum içinde bir araya getirmektir.

Örgütleme İşlevleri Yapıyı Kurma Kadrolama Donatım

Her basamaktaki yetki ve sorumlulukların saptanması Yapıyı Kurma: Her basamaktaki yetki ve sorumlulukların saptanması ve aralarındaki ilişkilerin belirlenmesidir. Yapı, örgütsel amaçları gerçekleştirmeye uygun bir hiyerarşik modelin kurulması; görev ve sorumlulukların birey ve düzeyler arasındaki ilişkilerin belirlenmesidir. HİYERARŞİ, AMAÇLA YAPI ARASINDA BİR KÖPRÜDÜR.

Kadrolama: Kadrolama, soyut yapının işletilmesi, Görevin gerekleri ile, bireyin yetenekleri arasında en iyi uyumun sağlanmasıdır. İŞİ KİMİN YAPACAĞI KADAR, ONDAN NE BEKLENDİĞİ DE ÖNEMLİDİR. Kadrolama, soyut yapının işletilmesi, insan unsuru ile harekete geçirilmesidir.

Donatım: Amaçlara ulaşmak için zorunlu araç gereçlerin ve hacimlerin özellik (tür), miktar ve önceliklerin belirlenmesi ve sağlanmasıdır. DONATIM İLE,İNSAN VE MADDE VARLIĞI AMAÇLAR YÖNÜNDE EN ETKİN BİÇİMDE BÜTÜNLEŞTİRİLİR.

Örgütleme Süreci Eylemleri 1. Başarılacak amaçların saptanması 2. Amaçlara ulaşmayı sağlayacak işlerin belirlenmesi 3. Görevlerin belirlenmesi 4. Benzer işlerin gruplanarak bölümlere ayırma işlerinin yapılması 5. Bölümlerde çalışacakların saptanması 6. İşgörenlerin yetki ve sorumluluklarının belirlenip, görev tanımlarının yapılması 7. İşlerin görüleceği ortamlar ya da yer, araç ve yöntemlerin belirlenmesi.

İletişim

İLETİŞİM Anlamların ortak kılınması sürecidir. Bilgi, düşünce, tutum ve duyguların bir kişi veya grup tarafından, diğer kişi ya da gruplara, uygun semboller kullanarak aktarılmasıdır. Anlamların ortak kılınması sürecidir.

İ L E T İ Ş İ M   M E S A J K A Y N A K K A N A L A L I C I Fikir, bilgi Duygu, tutum Beceriler * İletişim bece. * Kültür * Sosyal sistem M E S A J *İçerik *Öğeler *Kullanılan kod Hareket, jest, mimik, ses, söz, ışık, ısı,çizim, resim, heykel, yazı, formül vb.. K A N A L Beş Duyuya yönelik * Araç gereçler *Yöntem ve teknikler A L I C I Fikir, bilgi Duygu, tutum Beceriler   G ü r ü l t ü D Ö N Ü T

İLETİŞİM TÜRLERİ Formal İnformal Dikey Yatay Çapraz

Genel Müdür F O R M A L İ N F O R M A L Müdür Müdür Y U K A R I D N Ş Ğ A Ş Ğ I D N Y U K R Müdür Müdür Şef Şef

İLETİŞİM STRATEJİ ve İLKELERİ * Girişimi başkalarından önce ele almak. * İletişime yapıcı davranışlarla başlamak. * Katılım ve işbirliği sağlamak * Örgütte ve çevredeki liderleri de sürece katmak * Çalışanları güdülemek * Başarılı işleri ortaya koymak * Gereksinim ile doyum arasında denge kurmak * Söylentilere gerçeklerle engel olmak * İletişim engellerini bilmek ve değerlendirmek * Başkalarının fikirlerine saygı göstermek * Önemli haberleri yinelemek * Amaca hizmet edecek her türlü iletişim aracından yararlanmak * Destek ve karşıt güçleri tanımak * İletişimi sürekli kılmak

Eşgüdümleme

Güdüleme Güdülenme İşbirliği Yöneltme Özendirme Örgütte, işbölümü ile ayrılan insan ve madde kaynaklarının birleştirilmesi, bilgi ve becerilerin uzlaştırılması ve bu yolla örgütsel amaçları gerçekleştirilmesi için yapılan eylemlerdir. Eşgüdümleme Süreci Öğeleri Güdüleme Güdülenme İşbirliği Yöneltme Özendirme

GÜDÜLENME İnsanının belli bir yönde davranmasına yol açan; onu böyle bir davranışa iten; bir iş yapmaya istekli kılan ruhsal durumudur. İŞGÖRENİN KENDİNE VERİLEN GÖREVİ YAPMAK İÇİN ÇABAYA GİRİŞMESİ; GEREKEN ÇABAYI GÖSTERMESİ; BU ÇABAYI SÜRDÜRMESİDİR.

Karar sürecine katma GÜDÜLEME (Etkileme) Bireyi, bir amaca ulaşmak için davranmaya iten, eyleme geçiren; bireyin davranışını güçlendiren,etkinleştiren, yönelten bir iç güçtür. İŞGÖRENİ, GÖREVİNİ BEKLENEN NİTELİKTE ve NİCELİKTE YAPMASI İÇİN DIŞARIDAN BİR ETKİ İLE İSTEKLİ KILMAKTIR. ETKİNİN DIŞ YOLLARI  İnformasyon, hizmetiçi eğitim ETKİNİN İÇ YOLLARI  Bireysel gereksinimlerin karşılanması Karar sürecine katma Örgütü üyelerine benimsetme

İŞBİRLİĞİ Ortak amaca yönelik çalışan işgörenlerin, birbirlerine eşleşmiş ya da uyumlu çalışmalarından daha çok; gerektiğinde birbirlerine yardım ederek, destekte bulunarak çalışmasıdır. YÖNELTME İşgörenlerin, örgütsel amaçları gerçekleştirme çabaları sırasında planlanan doğrultudan sapmalarını önleme sürecidir. Amaçlardan Sapma * Başına buyrukluk * Coşkuyu kaybetme * Kümenin etkisinde kalma * Sağlığının bozulması * İşyükünün ağırlaşması * Değişik işleri yapma * Tekdüzeleşen görevler

İşgörene kendisi için koyulan ölçünün üstünde ÖZENDİRME İşgörene kendisi için koyulan ölçünün üstünde üretim yaptırma çabasıdır. Özendirme Yolları Parça başı ödeme Üretim ikramiyesi Dönem payı verme Ortaklık senetleri verme Sosyal olanaklar sağlama Madalya, şilt, plaket vb. saygınlık ödülleri verme Ücret / makam yükseltme

Eşgüdümleme Yöntemleri * GÖZDAĞI * ÖDÜL / CEZA * BORÇLANDIRMA * YARIŞMA * İŞE SARMA * İŞİ ÇEKİCİ KILMA * TAKIM KURMA

Denetim

Denetim Süreci ve Öğeleri Planlama Planlama Değerlendirme Durum Saptama Uygulama Değer. Uygulama Değer. Planlama Uygulama Değer. Düzeltme-Geliştirme Denetim Süreci ve Öğeleri

HAVA BOYUTU

Paylaşılan anlamlar bütünü, Paylaşılan değerler bütünü, ÖRGÜTSEL KÜLTÜR Paylaşılan anlamlar bütünü, Paylaşılan değerler bütünü, Bir davranış düzenleyici veya örgütte yapılan her şeyin yapılış biçimi, Örgüt üyelerince paylaşılan algılar, anlamla, inançlar ve değerler, Örgütün amaçlarını gerçekleştirebilmek için toplumun kültürüne dayanan; fakat toplumun kültüründen farklı değer ve normları olan kendine özgü bir kültürdür.