Dış İlişkiler Ofisi 12 Şubat 2016 TÜRK HAVA KURUMU ÜNİVERSİTESİ ERASMUS KOORDİNATÖRLERİ BİLGİLENDİRME TOPLANTISI Dış İlişkiler Ofisi 12 Şubat 2016

GÜNDEM THKÜ Dış İlişkiler Ofisi (Tanıtım, Yapılanma) Erasmus + Programı genel bilgi THKÜ Erasmus Faaliyet özeti (2013’ten günümüze) 15 Şubat-30 Mart 2016 Erasmus Başvuruları ÖĞRENCİ Öğrenim-Staj PERSONEL Ders Verme-Eğitim Alma Bölüm Erasmus Koordinatörlerinin Sorumlulukları -Gelen-Giden Öğrenci -İkili Anlaşmalar Soru, Çözüm ve Öneriler

THKÜ DIŞ İLİŞKİLER OFİSİ 2015 öncesi: faaliyette fakat ofis yapılanması yok Ağustos 2015: DİO’nun kurulması (yönetmeliğin olmaması büyük eksiklik! THKÜ DİO Müdür: Özde YILMAZ Uzman: Derya Barlak Uzman: Merve Mandal DİO Görevleri Erasmus faaliyetleri (çağrıya çıkma,öğrenci seçme, aday gösterme, UA ile ilişkiler raporlama ) Tanıtım faaliyetleri (ulusal/uluslararası) Yurtdışından öğrenci kabulü, yabancı uyruklu öğrenciler (idari sorunlar – kayıt sürecinde destek, barınma, ikamet alma vs. süreçlerde destek)

ERASMUS kapsamında DİO’nun Üniversite’nin diğer birimleriyle ilişkisi Mütevelli heyeti ve Rektörlük (UA ileSözleşme imzalanması) Mali İşler (Erasmus hesabı, hibe dağıtımı, dönem sonu borçları) Öğrenci işleri (derslerin sayılması, transcripte işlenmesi) Enstitü/Fakülte/Bölümler ( seçilen öğrencilerin DİO traf bildirilmesi, YK alınması, ders seçimi, LA hazırlanması-değiştirilmesi, dönüşte ders/staj denkliği,)

Erasmus+ Programı nedir? Erasmus+ programı, Avrupalı yüksek öğretim kurumlarının birbirleri ile işbirliği yapmalarını teşvik etmeye yönelik bir Avrupa Birliği programıdır. Erasmus+ Öğrenci Hareketliliği nedir? 1 akademik yıl içinde 1 veya 2 yarıyıl için başka bir Avrupa ülkesi Erasmus+ Üniversite Beyannamesi sahibi yüksek öğretim kurumunda, eğitim ücreti ödemeden, öğrenci olmak üzere yurt dışına gidebilmektedirler. Avrupa Komisyonu değişimden faydalanan bireylere katkı sağlamak amacıyla öğrencilere hibe vererek değişime mali olarak da destek vermektedir. Ulusal Ajans kimdir? Avrupa Komisyonu’nun TR’deki EÜB sahibi üniversiteler ile iletişimini AB Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı (Ulusal Ajans) sağlar

ERASMUS ve THKÜ 2013 - Avrupa Komisyonu’na başvurulda ve EÜB (Erasmus Charter) alındı. Charter eki “Erasmus Policy Statement” taahhütlerimizi içerir ve http://erasmus.thk.edu.tr sayfamızdan incelenebilir. HİBE MİKTARLARI 2013-2014: 49,400 , kullanılan: 21,305, 7 öğrenci, 4 personel 2014-2015: 42,480 , kullanılan: 32,381 15 öğrenci, 3 personel 2015-2016: 42,000 , kullanılan: 6,000 5 öğrenci, --- personel *Faaliyetler her bir sözleşme dönemi için o yılın 1 Haziran’ında başlar, bir sonraki yılın 30 Eylül’de sona erer. Örn: 30 Eylül 2016 tarihinde 2015-2016 proje dönemi sona erecek.

2015-2016 Dönemi Faaliyetlerimiz Bahar Dönemi için çağrıya çıkılmadı (DİO yapılanması) ancak hibeyi iade etmeyelim! Güz Dönemi Giden Öğrenci: 5 Staj: 0 (Çağrı döneminde 20 öğrenci gönderilebilir) Öğretim Elemanı (ders verme): 0 (5 kişi gönderilebilir) İdari personel/öğretim elemanı (eğitim alma): 0 (5 kişi gönderilebilir) **Faaliyetlerin 30 Eylül 2016’da tamamlanmış olması gerekiyor!

Öğrenci Hareketliliği (Öğrenim-Staj) Hibe miktarları Hayat pahalılığına göre ülke türleri Hareketlilikte misafir olunan ülkeler Aylık öğrenci Öğrenim hibesi (AVRO) Aylık öğrenci Staj hibesi (AVRO) 1. Grup Program Ülkeleri Avusturya, Danimarka, Finlandiya, Fransa, İrlanda, İtalya, Lihtenştayn, Norveç, İsveç, İsviçre, Birleşik Krallık 500 600 2. Grup Program Ülkeleri Belçika, Hırvatistan, Çek Cumhuriyeti, Kıbrıs Rum Kesimi, Almanya, Yunanistan, İzlanda, Lüksemburg, Hollanda, Portekiz, Slovenya, İspanya, Türkiye 400 3. Grup Program Ülkeleri Bulgaristan, Estonya, Macaristan, Letonya, Litvanya, Malta, Polonya, Romanya, Slovakya, Makedonya 300 YTÜ AB OFİSİ 2014-2015 KOORDİNATÖR BİLGİLENDİRME TOPLANTISI

Sonunda çağrıya çıktık…  (15 Şubat-30 Mart 2016) (bkz. http://erasmus.thk.edu.tr ) 2016-2017 Erasmus Güz Dönemi Öğrenim Hareketliliği (planlanan 25 öğrenci) Öğrencinin min 3-max 12 ayını yurtdışında anlaşmalı olduğumuz bir üniversitede geçirmesi Başvuru koşulları: Min 2,20 CGPA İngilizce sınavından min 60 puan almak 18 Mart 2016’da (saat 13:30) Yabancı Diller bölümü TOEFL sınavı düzenleyecek, elinde geçerli dil belgesi olmayan tüm öğrenciler katılmak zorunda * Hazırlık ve 1. sınıf öğrencileri program kuralları gereği başvuramaz,

GİDEN ÖĞRENCİ SÜRECİ - I DİO trf açıklanan tarihler arasında erasmus sayfamızda bulunan form, 1 transcript ve 18 Mart’ta gireceği İngilizce sınavı sonucu ile birlikte DİO’ya başvurur. CGPA (%50) ve dil puanı (%50) sonuçlarına göre öğrenciler sıralamaya konur. Öğrencinin başvuru formunda belirttiği tercih sıralaması ve puanına göre karşı üniversiteye DİO tarafından aday gösterilir (Nomination)

GİDEN ÖĞRENCİ SÜRECİ - II Karşı Üniversiteden “Acceptance Letter” gelir (öğrencinin bu aşamada vize işlemlerine hemen başlaması önerilir, DİO trf öğrenciye verilmek üzere harç muafiyet yazısı ve büyükelçiliklere hitaben bir yazı hazırlanır) Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement-LA) Bölüm Koordinatörü ile birlikte hazırlanır, ders eşlemesi yapılır, bire bir içerik uyumu aranmamalı, seçmeli derse sayılabilir, hiç uyuşma yoksa öğrenci döneminin uzayacağı ile ilgili bilgilendirilmelidir. Öğrenim Anlaşmasının bir kopyası THKÜ DİO’da kalır, diğer kopyası karşı üniversiteye gönderilir, bir kopya da öğrenci de kalır (toplamda 3 kopya)

GİDEN ÖĞRENCİ SÜRECİ - III Öğrenci karşı üniversitenin add/drop döneminde ders değişikliği yapabilir, yeni bir LA hazırlayıp karşı üniversitenin DİO koordinatörüne ve THKÜ Bölüm koordinatorüne imzalatmak zorundadır, belge sonunda mutlaka DİO’ya gelmelidir. Öğrenci yurtdışına çıkmadan önce %70 hibesi ödenir, döndükten sonra transcript, katılım belgesi ve pasaprt giriş-çıkış fotokopisini teslim ettikten sonra kalan %20 hibesi yatırılır. Derslerinin tümünden başarısız olan öğrenciye hibe yatırılmaz. Karşı üniversitenin öğrenim dilini teyit etmek öğrencinin sorumluluğundadır. Öğrencilerin planlanan faaliyet döneminde bir yarıyıl için 30, iki yarıyıl için ise 60 ECTS’lik ders yüküne sahip olmaları gerekmektedir. Başarılı veya başarısız olunan tüm derslerin tam akademik tanınma işlemi yapılmalıdır (Fakülte YK kararı alınacak ve karar öğrenci işleri ve DİO’ya yollanacak).

2015-2016 Staj Hareketliliği Asgari Şartlar Staj Hareketliliği Faaliyeti, yükseköğretim kurumunda, öğrencinin öğrencisi olduğu mesleki eğitim alanında uygulamalı iş deneyimi elde etmek üzere 2 ila 12 ay arasında bir süre içerisinde yurtdışındaki bir işletmede staj yapmasıdır. (max öğrencinin faydalanabilmesi için en fazla 4 ay staj yapılabilir dedik) Asgari Şartlar Ön lisans ve birinci kademe öğrencilerinin kümülatif akademik not ortalamasının asgari 2.20/4.00 olması İkinci ve üçüncü kademe öğrencilerinin kümülatif akademik not ortalamasının asgari 2.50/4.00 olması Başvuru Değerlendirme Ölçütü; CGPA %50 Yabancı Dil Sınav Sonucu %50

Staj Hareketliliği dikkat edilecek konular Staj faaliyeti için ikili anlaşma olmasına gerek yoktur. Staj yerlerini öğrencilerin bulması beklenmektedir. (Bölüm koordinatörlerinin yardımıyla ve yönlendirmesiyle) Faaliyet süresi en az 2, en çok 4 ay olmalıdır ve faaliyet 30 Eylül 2016 tarihinde tamamlanmalıdır. Ders devamı olan öğrencilerin akademik tatillerde staj yapmaları beklenmektedir. Staj faaliyetinden staj zorunluluğu olan ve olmayan tüm öğrenciler yararlanabilir, ancak stajın içeriği eğitim görülen bölümle ilgili olmak zorundadır. Staj yapılacak kurumlar Erasmus program ülkelerinde yer alan, öğrenim alanı ile ilgili herhangi bir kurum, kuruluş veya öğrenim görülen üniversite olabilir. *Bölümler staj yeri konusunda kriterler belirleyebilir (Lütfen DİO’yu bilgilendiriniz). Avrupa Birliği Kurumları ve AB ajansları, AB programlarını yürüten ve bu kapsamda hibe alan kuruluşlar, misafir olunan ülkedeki ulusal diplomatik temsilciliklerimiz (büyükelçilik ve konsolosluk gibi) staj hareketliliği için uygun değildir. Ders yükünü tamamlamış, mezun olabilecek durumda olan öğrenciler, staj hareketliliğinden yararlanabilirler. Ancak faaliyet mezuniyeti takip eden 12 ay içinde tamamlanmalıdır. Zorunlu veya gönüllü stajların, transkript, diploma eki veya Katılım Sertifikası aracılığı ile tam akademik tanınması yapılmalıdır. İçerik ve tarih bakımından uygun olmayan stajlar kesinlikle onaylanmamalıdır.

Staj Hareketliliği Süreç DİO trf ilan edilen başvuru süreleri içerisinde öğrenci staj yapacağı işletmeden kabul belgesi ile birlikte başvurusunu yapar. Dil puanı ve akademik ortalamasıyla birlikte sıralamaya alınır, kontenjan dahilinde (2015 kotası: 20 kişi) Erasmus staj hakkı kazanır. Gitmeden önce LA for Traineeships doldurmak zorundadır (bölüm koordinatörüyle birlikte) (form için lütfen erasmus web sayfanmızı ziyaret ediniz)

Ders Verme Hareketliliği (Erasmus Teaching Mobility) Yükseköğretim kurumlarında çalışan akademik personelin EÜB (Erasmus Üniversite Beyannamesi) sahibi yükseköğretim kurumlarında 1 akademik yıl içerisinde en az 8 saat olmak şartıyla 2 günden 2 aya kadar ders vermesine imkan sağlayan faaliyet alanıdır. Ders Verme Hareketliliğinin Hedefleri Eğitim konusunda uzmanlık ve deneyim değişimini teşvik etmek. Yükseköğretim kurumlarını sundukları derslerin çeşit ve içeriğini genişletme ve zenginleştirme konusunda teşvik etmek Kimler Faydalanabilir? Üniversitemizde tam veya yarı zamanlı olarak istihdam edilen personel Resmi olarak ders verme yükümlülüğüne sahip tüm öğretim elemanları faydalanabilir.

Erasmus Ders Verme Hareketliliği Hibesi Ders verme ve Eğitim alma hareketliliğinden faydalanan personele verilen hibe katkı niteliğinde olup; yurtdışında geçirilen döneme ilişkin masrafların tamamını karşılamaya yönelik değildir. Misafir olarak gidilen kurumda en az 8 saat ders vermek gerekmektedir. Öğretim programında ve/veya katılım sertifikasında yararlanıcının en az 8 saat ders verdiği açıkça görünmediği durumlarda faaliyet geçersiz kabul edilir. Yararlanıcıya hibe ödemesi yapılmaz. Bu süre bitimine kadar sizin ve anlaştığınız kurum için en uygun olan 1 haftalık süre. Faaliyetin gerçekleşmediği durumlarda hibe ödemesi yapılmaz. 14 günden daha uzun süren faaliyet hareketlilik faaliyetlerinde; 15. ve sonrası günler için aşağıda verilen günlük hibe miktarının %70’ i gündelik olarak esas alınır.

2015-2016 Personel Hareketliliği Hibeleri

Erasmus Personel Hareketliliği Hibesi Haftalık Harcırah Gitmeden Önce (% 80) Döndükten sonra (% 20) Seyahat Masrafları Personel seyahat gideri, Komisyon ajansın’nın inernet sitesinde yer alan «mesafe hesaplayıcı» kullanılarak, aşağıdaki miktarlar baz alınarak hesap edilir. YTÜ AB OFİSİ 2014-2015 KOORDİNATÖR BİLGİLENDİRME TOPLANTISI

Erasmus Eğitim Alma Hareketliliği İdari ve akademik personellerin EÜB (Erasmus Üniversite Beyannamesi)sahibi üniversitelerde veya işletmelerde belli süre zarfında ve belli bir iş planı kapsamında eğitim alma faaliyetidir. Süre: en az 2 iş günü, en fazla 2 ay Yararlanıcılar: İdari Personel, Akademik Personel (Okutman,Uzman, Arş. Gör ve Öğretim Üyeleri) Gerçekleşme Şekilleri: EÜB sahibi bir yükseköğretim kurumunda veya Avrupa Birliği üyesi bir ülkedeki işletmede. Bizim ve anlaştığınız kurum için en uygun olan 1 haftalık süre.

Nerelerden Eğitim Alabiliriz? Üniversiteden Üniversiteye Üniversiteden İşletmeye İşletme Büyüklüğü, yasal statüsü ve faaliyet gösterdiği ekonomik sektör ne olursa olsun, özel veya kamuya ait her türlü kurum /kuruluş ile sosyal ekonomi dahil her türlü ekonomik faaliyette bulunan girişimdir. Üniversite ile İşletme arasında gerçekleştirilecek Hareketlilik için anlaşma yapılmasına gerek yoktur. YTÜ AB OFİSİ 2014-2015 KOORDİNATÖR BİLGİLENDİRME TOPLANTISI

Başvuru Süreci Başvurudan Önce Uygun bir kurumun veya işletmenin belirlenmesi İkili anlaşmanın yapılması (üniversite ise) Karşı kurumdan davet mektubu alınması (karşı kurumdan kabul edildiğinizi gösteren bir e-posta da olabilir) İş Planı /Öğretim Programının hazırlanarak onaylanması Başvuru Sırasında Davet mektubu ve iş planının birime teslim edilmesi Hareketlilikten Önce Davet Mektubu İş planı / Öğretim Programı Sözleşme Görevlendirme Yazısı Bilgi Formu Uçak Bileti ve Faturası Hareketlilikten Sonra Katılım Sertifikası Biniş Kartı Nihai Rapor

Bölüm Koordinatörlerinden Beklentimiz (öğrenim hareketliliği için) Öğrencilerin yapması gereken işlemlere yönelik http://erasmus.thk.edu.tr linkinde yer alan öğrenim hareketliliğine ilişkin süreç takvimine ve başvuru kılavuzuna hakim olmak ve öğrenciyi ilgili işlemleri yapma konusunda yönlendirmek Öğrenciye, anlaşmalı olunan Üniversiteye / Organizasyona ilişkin konuda bilgi akışı sağlamak Öğrencilerin değişiklik taleplerini onaylamak/reddetmek/düzeltme istemek Öğrencinin Öğrenim hareketliliğine ilişkin ders seçimini kontrol etmek (Learning Agreement-30 ECTS) Giden öğrencilerle ilgili YK alınması takibi

Bölüm Koordinatörlerinden Beklentimiz (öğrenim hareketliliği için – During Mobility) Öğrencinin ekle-sil (changes) işlemi yapması halinde ilgili işlemin gerçekleştirilmesine yardımcı olmak Öğrenci yurtdışındayken akademik boyutta yaşayacağı sıkıntılara çözüm önerisi sunmak ve sorularını cevaplamak Yapılan değişiklikler ile ilgili evrakları muhafaza etmek (LA’ler)

Bölüm Koordinatörlerinden Beklentimiz (staj hareketliliği için) Öğrencinin staj yapmak istediği tarihleri (Kabul mektubu) ve staj içeriğini (Learning Agreement for Traineeship) uygunluk bakımından kontrol edip onaylamak, düzeltme istemek veya reddetme Değişiklik taleplerinin uygunluğunu kontrol etmek, onaylamak ve düzeltme istemek Gidiş ve dönüş evraklarında yer alan Bölüm Koordinatörü imzasını, belgeler uygun ise tamamlamak Staj ile ilgili prosedürleri Staj komisyonlarına ve ilgili birimlere aktarmak

Bölüm Koordinatörlerinden Beklentimiz (Gelen Öğrenci için) THKÜ’de öğrenim görmeye hak kazanan öğrencilere ders listesi ve içeriğinin gönderilmesi Öğrencinin online başvurusunun kontrolü ve sisteme yüklenen belgelerin imzalanması (Learning Agreement) Kabul Belgesinin (Letter of Acceptance) hazırlanması ve öğrenciye gönderilmesi (DİO ile koordineli) Öğrenci geldiğinde Nihai ders programı hakkında öğrenci ile görüşmek Öğrencinin ders değiştirmesi gerektiğinde öğrenciye rehberlik ederek, öğrencinin hazırlayacağı Changes to Original Learning Agreement belgesini kontrol etmek/imzalamak

Bölüm Koordinatörlerinden Beklentimiz (Gelen personel için) THKÜ’de ders verme-eğitim alma faaliyeti gerçekleştirmek isteyen misafir ile eğitim/öğretim programı ve faaliyet tarihi hakkında mutabakata varmak Misafirin gerekli belgeleri doldurmasını istemek: - Teaching/Training Agreement (Öğretim/Eğitim Programı) Gönderilen Eğitim/Öğretim programını imzalamak ve Kabul belgesi (Letter of Acceptance) hazırlamak İmza süreçlerini tamamlayıp, - Letter of Acceptance - Teaching/Training Agreement belgelerini e-posta yoluyla misafire göndermek.

İKİLİ ANLAŞMALARIN HAZIRLANMASI INTER-INSTITUTIONAL AGREEMENTS

İkili Anlaşma Süreci Anlaşmayı THKÜ teklif ediyor ise; Anlaşmayı karşı okul teklif ediyor ise; http://erasmus.thk.edu.tr linkinden ikili anlaşma örneği indirilir ve form doldurulur. Formun elektronik kopyası karşı kuruma gönderilerek karşı kurumun da formu doldurması istenir. Her iki taraf için de şartların kabul edilmesi halinde karşı kurumun formu imzalayarak THKÜ’ye göndermesi istenir. Karşı kurum tarafından imzalanıp mühürlenen anlaşma bölüm Erasmus koordinatörü tarafından imzalanarak DİO’ya iletilir. Gelen anlaşma formu, THKÜ bilgileri ile doldurulur. Anlaşma bölüm Erasmus koordinatörü tarafından imzalanır ve DİO’ya iletilir. Anlaşma Erasmus kurum koordinatörü tarafından imzalanarak ve mühürlenerek ilgili bölüm Erasmus koordinatörüne geri gönderilir.   Bölüm Erasmus koordinatörü anlaşmayı imzalanmak üzere karşı kuruma gönderir. Karşı kurum imzaladıktan sonra bir kopyayı YTU’ye gönderir.

İkili Anlaşmaların Dış İlişkiler Ofisine iletilmesi İkili anlaşma listeleri DİO tarafından bölüm Erasmus koordinatörlerine iletilir. Listedeki anlaşmalar bölüm koordinatörleri tarafından kontrol edilir (ilgili bölümler kısmı özellikle!) Listeye eklenecek yeni ikili anlaşmalar varsa anlaşma kopyaları AB Ofisi’ne iletilir. Son tarih: 30 Mart 2016 2015-2016 Öğrenci yerleştirmeleri 30 Mart 2016’ya kadar AB Ofisi’ne gönderilen anlaşmalara göre yapılacaktır.

SORU, SORU(N), ÖNERİLER YTÜ AB OFİSİ 2014-2015 KOORDİNATÖR BİLGİLENDİRME TOPLANTISI

THKÜ DIŞ İLİŞKİLER OFİSİ Şubat 2016 KATILIMINIZDAN DOLAYI TEŞEKKÜR EDERİZ THKÜ DIŞ İLİŞKİLER OFİSİ Şubat 2016