Proje Yönetimi Egitiminden Cihangir ÇAĞLAR

Proje Nedir?

Proje Nedir? Belirli bir zaman ve bütçe çerçevesinde, belli bir başlama ve bitiş tarihine sahip, belirli amaçlara (ürün, hizmet, sonuç) ulaşılmasını sağlayacak olan faaliyetler dizisidir. Aslında değişik tanımlamalar ortaya konulabilir ancak genel olarak proje tanımlarında bu ifadeler kullanılıyor. PMI geçici bir süre için kendine özgür biri ürünü/hizmeti oluşturmak için yapılan girişim, PMI genel olarak yapılan işleri operasyonel ve proje olarak ayırmayı ön görüyor. Projeler bütün organizasyonel kademeler tarafından yerine getiriliyor. Şimdilerde artık projelerden ziyade birkaç delivery sağlayan programlar daha önemli hale geldi.

Niye Projeler Yapılır? Stratejik Plan Proje

Niye Projeler Yapılır? Pazarın İstekleri ve Talepleri Enerji Verimliliği Yüksek Araba

Niye Projeler Yapılır? Stratejik Fırsatlar ve İş İhtiyaçları Bir eğitim firmasının yeni bir eğitim hazırlaması

Niye Projeler Yapılır? Müşteri İhtiyaçları Yeni bir endüstriyel bölgenin elektrik ihtiyacı için elektrik akım sistemi yapımı

Niye Projeler Yapılır? Teknolojik Gelişmeler Elektronik teknolojisindeki gelişmeleri kullanarak daha hızlı, ucuz bilgisayar yapma

Niye Projeler Yapılır? Yasal Zorunluluklar Kimyasal ürünler üreten bir firmanın toksin materyalleri uzaklaştırma sistemi tasarımı

Proje Örnekleri Bilişim – Bir yazılım geliştirmek. Ürün geliştirme – Bir otomobil modeli geliştirmek. Araştırma Geliştirme – Bir bilimsel araştırma yürütmek. Reklam – Bir reklam filmi çekmek. Siyasi – Seçim kampanyası yürütmek. Kültür – Bir kitap yayımlamak. Etkinlik – Şampiyonlar Ligi finali düzenlemek. Askeri – Bir operasyon düzenlemek. İnşaat – Bir bina yapmak

Proje Kısıtları Maliyet (Kaynaklar) Zaman (Takvim) Kalite (Performans) Kapsam (Hedeflenen Sonuçlar) Araba örneğini ver Kalite daha ziyade ikinci planda kalıyor diğer 3 kısıda göre Müşteri Memnuniyeti ! Kalite Kısıtı Limitleri

Proje Karikatürü İhtiyaç Olunan Proje Müşterinin Proje Tarifi Eger önceki slayttaki durum olmaz ise (kişiler, amaçlar, yaklasımlar arasında koordinasyon olmaz ise) karikaturdeki gibi bir durum olur. Biraz abartılmıs olabilir ama kamuda bu gibi pekcok ornek mevcuttur. TUSSIDE garajının olmaması: amaçlar ve adımlar arası butunluk olmaması TUSSIDE konferans salonu: belkentileri almadan gormeden yapılan planlama sonucu. Deniz kenarında denizi gormeyen salon. Müşterinin Proje Tarifi Proje Yöneticisinin Anladığı Proje Analizi Projenin Çizimleri Proje İlk Test Sonucu Proje Danışmanı Tarifi

Proje Karikatürü İhtiyaç Olunan Proje Proje Dökümanları Proje İlerlemesi Proje Faturaları Projeye Verilen Destek Proje Tanıtımı Proje Teslim Zamanı Müşterinin Projede Gerçek İhtiyacı Proje Kullanım Sıklığı Proje Felaket Planı Proje İlanları Projeye Yüklenilmesi Proje Yamaları

Proje Yönetiminde Roller Proje Yöneticisi -Başından sonunda projeden sorumlu -Proje yönetim takımının lideri -Liderlik, planlama, iletişim, diplomasi becerileri Proje Sponsoru Proje Yöneticisi Proje Sponsoru -Genel müdür yardımcısı veya direktör -Fizibilite araştırması ve onaylatmadan sorumlu -Proje için kaynakları sağlayan veya serbest bırakan kişi Proje Lideri Amerika’da Colarado eyaletinde hükümetin büyük çaplı projelerinde profesyonel proje yöneticisi aranmaktadır Proje Ekibi Proje Ekibi Proje Ekibi Proje Lideri -Sorumlu olduğu konuda projenin baş uzmanı -Hem uzman, hem yönetici

Proje Yöneticisi “Genel Yaklaşımcı” yapılması gerekiyor? NE ZAMAN Gereken kaynaklar NASIL temin edilecek?

Proje Yöneticisi Nasıl Olmalı Py ve iki çalışan sahilde yürürken lamba çıkıyo. Birer dilek: mühendis (akdenizde ada), son (geri çağır) Proje Yöneticisi- Masabaşı rapor yazan X İşten en iyi anlayan X Çalışanlara Yol Gösteren & İşlerin Yürümesine Önderlik Eden √ Proje yöneticisi yaptırtır, getirtir, götürtür

KAPSAM YÖNETİMİ Projede hangi işler yapılacak? Projede işleri yönetebilmek için işlerin küçük parçacıkları nelerdir?

İş Kırılım Yapısı (WBS) Projenin ana iş kalemlerinin hiyerarşik biçimde proje kapsamını anlattığı bir dokümandır. WBS’de yer almayan bir iş, proje kapsamına dahil değildir. Aslında değişik tanımlamalar ortaya konulabilir ancak genel olarak proje tanımlarında bu ifadeler kullanılıyor. PMI geçici bir süre için kendine özgür biri ürünü/hizmeti oluşturmak için yapılan girişim, PMI genel olarak yapılan işleri operasyonel ve proje olarak ayırmayı ön görüyor. Projeler bütün organizasyonel kademeler tarafından yerine getiriliyor. Şimdilerde artık projelerden ziyade birkaç delivery sağlayan programlar daha önemli hale geldi. HİYERARŞİK SIRALAMA Ana İş Kalemleri └ İş Paketleri └ Faaliyetler

İş Kırılım Yapısının (WBS) Yararları Proje hedef ve amaçlarının kapsamı yansıtacak şekilde açılmasında Sorumlulukların belirlenmesinde, Kaynak, zaman ve maliyet planlamasında, Değişiklik, risk ve performans yönetiminde, Ekip oluşturmada, İş Paketleri ve Faaliyetleri tanımında

Örnek - Bahçe - İş Kırılım Yapısı Ana İş Kalemi İş Paketi Faaliyet Havuz Yeri Seçimi Kazmak Kamelya Havuzun Çukuru Küremek Havuz Kaplaması Toprağı Taşımak Süs Havuzu Su Sistemi Havuz Süsleme

ZAMAN YÖNETİMİ Projede işler hangi sırayla yapılacak? Projede hangi kaynaklara ihtiyaç var? Faaliyet süreleri ne olacak? Hangi işe ne zaman başlamam gerekiyor? Proje ne kadar sürecek?

Faaliyetler Arası İlişki Tipleri Finish-to-Start (FS): Bir faaliyetin başlayabilmesi için diğer bir aktivitenin bitmiş olması gerekir. Örn: Sıvama – Boyama Rapor yazma – Onaylatma Start-to-Finish (SF): Bir faaliyetin bitmesi için diğerinin başlaması gerekir. Örn: Çimento Karma – Beton Dökme Nöbet Tutma

Faaliyetler Arası İlişki Tipleri Start-to-Start (SS): Bir faaliyetin başlaması için diğerinin de başlaması gerekir. Örn: Temel Atma – Beton Dökme Pasta Keki – Kreması Finish-to-Finish (FF): Bir faaliyetin bitmesi için diğerinin de bitmesi gerekir. Örn: Kablolama – Elektrik Kontrolü Yemek – Salata

Kutu Diyagramı Kutular aktiviteleri, oklar ise aktiviteler arasındaki ilişkiyi gösterir. Proje yönetiminde sık kullanılan araçlardandır. 1 2 3 4 5 6 7 8

Uygulama: Örnek Proje (Ayakkabı) No WBS Görev Adı Süre Öncül 1 Enerji Sisteminin Tasarımı 30   2 1.1 Olası Enerji Sistemlerinin Araştırılması 27 3 1.1.1 Yurtiçi araştırma 10 4 1.1.2 Yurtdışı araştırma 20 5 1.1.3 Verilerin derlenmesi 7 3;4 6 1.2 Olası Enerji Sistemlerinin Belirlenmesi Isıtma Sisteminin Tasarımı 33 8 2.1 Olası Isıtma Sistemlerinin Araştırılması 9 2.1.1 12 2.1.2 23 11 2.1.3 9;10 2.2 Olası Isıtma Sistemlerinin Belirlenmesi 13 Ayakkabı İç Tasarımı 19 14 3.1 İç tabanın belirlenmesi 15 3.1.1 Uygun malzemelerin araştırılması 16 3.1.2 Esneklik ve ısı dayanım testlerinin yapılması 17 3.1.3 Sonuçlara göre olası tabanların belirlenmesi 18 3.2 İç malzemenin belirlenmesi 3.2.1 Fort’un belirlenmesi 3.2.2 Bombe’nin belirlenmesi 21 3.2.3 Uskufye’nin belirlenmesi 22 3.2.4 İç astarın ve iç derinin belirlenmesi Ayakkabı Dış Tasarımı 35

Uygulama: Örnek Proje (Ayakkabı) No WBS Görev Adı Süre Öncül 24 4.1 Modelinin belirlenmesi 25   4.1.1 Asker bot modellerinin araştırılması 5 22 26 4.1.2 Yeni modelin tasarlanması 20 27 4.2 Ölçülerin belirlenmesi 10 28 4.2.1 Tabana uygun kalıpların belirlenmesi 3 29 4.2.2 38-45 arası ayakkabı ölçülerine göre kalıpların çeşitlendirilmesi 7 30 4.3 Dış malzemenin belirlenmesi 12 31 4.3.1 Isı kaybını en aza indirecek derinin araştırılması 4 32 4.3.2 Uygun olası deri malzemelerinin belirlenmesi 33 4.3.3 Taban dış malzemesinin araştırılması 2 34 4.3.4 Uygun olası taban malzemelerinin belirlenmesi 35 Prototip Montajı 79 36 5.1 Bileşenlerin Optimum entegrasyonu 65 37 5.1.1 Enerji ile ısıtma sistemlerinin eşleştirilmesi 12;34 38 5.1.2 Belirlenen kombinasyonlarla malzemelerin montajı 45 39 5.2 Isıtma ömrü testi 40 5.3 Dayanıklılık testi 41 6 Kontrol Amaçlı Seri Üretim 51 42 6.1 Seri üretim için gerekli ekipmanın hazırlanması 21 43 6.1.1 Üretim makinalarının uyarlanması ve gerekenlerin alınması 44 6.1.2 Üretim için gerekli araç ve gerecin temini 6.2 Üretim personelinin eğitimi 43;44 46 6.3 Hammadde Tedariği 47 6.4 Kontrol için gereken miktarın üretimi

Örnek Proje (Ayakkabı) 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.2 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 4.1.1 4.1.2 4.2.1 4.2.2 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 5.1.1 5.1.2 5.2 5.3 6.1.1 6.1.2 6.2 6.3 6.4 Başla Bitiş

Faaliyet Kaynak ve Süre Belirleme

Örnek - Bahçe – Süs Havuzu – Çukur Faaliyetler: Kazmak, Küremek, Toprağı Taşımak

WBS Aktivite Kaynak 1 Çukur Kazmak

Kaynak – Aktivite İlişkisi Çalışma(Efor) = Süre*Birim*Verimlik Faktörü*Elverişlilik

Proje Zaman Programını Oluşturma

Kutu Diyagramı: Faaliyetlerin Gösterimi Faaliyetin en erken başlama zamanı Faaliyetin en geç başlama zamanı Ara zaman (Lead time) 3 X faaliyeti Y faaliyeti 10 15 FS 7 İlişki tipi Faaliyetin süresi Diğer Faaliyetle ilişkisi

Critical Path Method (CPM) Ağ çizelgeleme 1: En erken ve en geç başlama sürelerinin hesapları ve kritik yol belirleme ES: En erken başlama zamanı (ileri doğru hesaplama) LS: En geç başlama zamanı (geri doğru hesaplama)

İleri Doğru Hesaplama (En erken başlama süreleri hesabı) (10+5=15) (15+20=35 > 15+10=25) 15 (0+10=10) C 20 35 10 E A 10 B 5 (10+5=15) 15 D 10 Not: Bir faaliyet, birden fazla faaliyete bağımlı ise faaliyetin en erken başlama süresi en uzun süreli zincirin süresine eşittir.

Geri Doğru Hesaplama (En geç başlama süreleri hesabı) (25-5=20 > 15-5=10) (35-20=15) 15 15 C 20 35 35 10 10 B E A 10 5 15 25 10 (35-10=25) D Not: Bir faaliyet, birden fazla faaliyeti tetikliyorsa faaliyetin en geç başlama süresi kendinden sonraki faaliyetlerin en geç başlama süresinden büyük olamaz.

CPM (Kritik Yol Belirleme) Toplam Bolluk: (En geç başlama – En erken başlama) Kritik Faaliyet: Ağ üzerinde toplam bolluğu sıfır veya en küçük olan faaliyet. Kritik Yol: Ağ üzerindeki Kritik Faaliyetlerden geçen yol olarak tanımlanır.

Kritik Yol 15 15 C 20 35 35 10 10 B E:Bitiş faal. A:Baş.faa. 10 5 15 10 10 B E:Bitiş faal. A:Baş.faa. 10 5 15 25 D 10

Kritik Yol : Kritik yol 15 15 C 20 35 35 10 10 E:Bitiş faal. 10 10 E:Bitiş faal. A:Baş.faa. 10 B 5 15 25 D 10 : Kritik yol

Critical Path Method (CPM) Ağ çizelgeleme 2:En erken ve en geç bitiş sürelerinin hesapları ve kritik yol belirleme EC: En erken bitiş zamanı (ileri doğru hesaplama) LC: En geç bitiş zamanı (geri doğru hesaplama)

CPM Örnek Faaliyet Öncül Adım Faaliyet Süresi A - 5 B 10 C 4 D B,C 15 B Faaliyeti = 10 g 15 15 15 15 A Faaliyeti = 5 g D Faaliyeti = 15 g 5 5 30 30 5 11 C Faaliyeti = 4 g 9 15

Zaman Yönetimi - Uygulama FAALİYET SÜRE İLİŞKİ 1. Mimari Çalışmanın Yapılması 12 2. Yer Seçimi 9 (1 – SS) +3 3. İzinlerin Alınması 5 (2 – FS) +0 4. Çalışma Ekiplerinin/Malzemelerin Oluşturulması 5. Şantiyenin Kurulması 7 6. Temelin Atılması 6 (5 – SF) +10 7. Malzemelerin Getirilmesi (5 – FF) +1 8. İnşaatın Yapılması 8 (3,4,6,7 – FS) 9. İnce İşlerin Yapılması (8 – SS) +3 10. Testlerin ve Onarımların Yapılması 4 (9 – FS) +1 11. Villanın Teslim Edilmesi (10 – FS) +1

Zaman Yönetimi - Uygulama 1. 2. 3. 4. 12 3 17 5. 19 6. 22 16 7. 20 13 8. 30 9. 33 25 10. 38 34 11. 43 39

Zaman Yönetimi - Uygulama FAALİYET SÜRE Başla Bitiş Gannt 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # 12   17 19 16 22 13 20 30 25 33 10 34 38 11 39 43

İş Programı Geliştirme Süre Kısaltma Teknikleri Sıkıştırma (Crashing): Kritik faaliyetlere daha fazla kaynak aktarmaktır. Maliyet yükseltir. Kritik olmayan faaliyetlerden Proje dışı yeni kaynak Hızlandırma (Fast Tracking): Bazı faaliyetleri paralel yürütmektir. Riski artırır. Kalite sorunları ortaya çıkar.

Kullanılan kaynakların maliyetleri? Projenin toplam maliyeti nedir? Maliyet Yönetimi Kullanılan kaynakların maliyetleri? Projenin toplam maliyeti nedir?

Aktivite Maliyetlendirme Maliyet = Kaynak Miktarı*Kaynak Maliyeti + Sabit Maliyetler

İş Paketinin Maliyeti – Örnek İş Paketi Maliyeti = Σ Aktivite Maliyeti Proje: Bahçe İş Paketi 2: Havuzun Çukurunun Açılması Faaliyetler: Kazmak, Küremek, Toprağı Taşımak İş Kalemi Maliyeti = Σ İş Paketi Maliyeti

Projenin Maliyeti – Örnek Proje Maliyeti = Σ İş Kalemi Proje: Bahçe İş Kalemi: Kamelya, Süs Havuzu

www.cihangircaglar.com