DAVET VE ZİYAFET PROTOKOLÜ Öğretim Görevlisi Meral GÜNEŞ ERGİN

DAVET VE ZİYAFET PROTOKOLÜ Toplumsal yaşamda olduğu gibi kurumsal yaşamda (kamusal ve özel bütün kurum ve kuruluşlarda ) zaman zaman davet ve ziyafetler düzenlenir. Bu yüzden, özellikle yöneticilerin sosyal ve yönetsel yaşamları yemek davetlerinde, resepsiyon ve kokteyllerde geçer.

1.Davet ve Ziyafetlerde Genel Kurallar: Resmi davetler resepsiyon, kokteyl parti ve yemek daveti olarak düzenlenir. Resmi davetler, ulusal gün ve bayramlarda; uluslararası veya kurumlararası kongre, konferans veya toplantılarda; devlet ve hükümet adamlarının, kordiplomatik mensuplarının ve yabancı konukların ziyafetlerinde ya da kurumun kuruluş yıldönümü, önemli bir başarısı veya bir kutlama vesilesi ile düzenlenir.

Davete gerekli katılımın sağlanması, davetin programlanması için davet 15 gün öncesinden yapılmalı;davet edilen kişiler gelip gelemeyeceklerini en az üç gün önceden davet sahibine bildirmelidirler. Davetlerde, davetiye kartında belirtilen kıyafeti giymek zorunludur. Kıyafet belirtilmemişse, akşam davetlerinde mutlaka koyu renk takım elbise giymek zorunludur.

Kokteyl ve resepsiyon ayakta verilen bir davet türüdür Kokteyl ve resepsiyon ayakta verilen bir davet türüdür. Bu yüzden, kokteyl ve resepsiyonda konukları oturtma zorunluluğu yoktur. Kokteyl ve resepsiyonda, hanımların içkileri bittiğinde, yanında bulunan erkeğin içkiyi yenilemeyi teklif etmesi bir inceliktir. Bir kişi, gittiği bir davette yöneticisini görünce, kendisine yaklaşarak selam vermeli, varsa eşine de saygılarını sunmalıdır. Bütün davetlerde ayrılan her davetli evsahiplerine teşekkür ederek veda etmelidir.

2. Davet ve Ziyafetlerde Karşılama ve Uğurlama Davet ve ziyafetlerde (kokteyl parti, resepsiyon ve resmi yemek davetlerinde) davetlileri karşılama ve uğurlama protokolde en önemli konulardan biridir ve kuralları şunlardır; Davetlerde, onur konukları ve eşleri (devlet ve hükümet adamları, kurum amiri üst yöneticiler, tanınmış ve seçkin kişiler) bizzat evsahipleri tarafından otomobilden indikleri yerde karşılanırlar.

2. Davet ve Ziyafetlerde Karşılama ve Uğurlama -2 Davetlerde konukların, davetin başlangıç saatinden itibaren en geç 20 dakika içinde gelmiş olmaları gerekir. En uygun giriş saati, davetiyede belirtilen başlangıç saatinden 5-10 dakika sonra girmektir. Davetliler, karşılama hattında evsahiplerinin ellerini sıkmalı; tanışmıyorlarsa kendilerini tanıtmalı; fakat sohbet etmeye kalkmamalıdır. El sıkarken gülümsemek, evsahiplerinin gözlerine bakmak ve kendilerine saygı sunmak nazik bir davranıştır. Evsahiplari karşılama töreninden sonra konukların arasına katılmalı ve uygun görecekleri konukları birbirlerine tanıştırmalıdır.

Davetiyede ayrılış saati belirtilmiş ise, davetlilerin belirtilen bitiş saatinden 15-20 dakika önce ayrılmaları beklenir. Akşam yemeklerinden ayrılış zamanı, normal olarak saat 23:00’tür. Ancak, onur konuğu varsa, ayrılış zamanını onur konuğu belirler. Bir görevli, gittiği davette kendi amirinden önce davetten ayrılmamalıdır. Ayrılmak zorunda olduğunda amirinden ve evsahibinden özür beyan ederek izin almalıdır.

Davetliler ayrılırken, önce evsahibi hanımın sonra evsahibi erkeğin ellerini sıkarak kendilerine teşekkür etmelidir. Bir davetten teşekkür etmeden ayrılmak son derece kaba bir davranıştır. Yemek davetlerinde, konuklar iç kapıda (konutun kapısında) uğurlanırlar. Ancak, onur konuğuna evsahibi eşlik ederek dış kapıda otomobile binişte uğurlar.

3. Kokteyl Partiler Kokteyl parti, kurumsal ve toplumsal yaşamda konukları resmi veya sosyal vesilelerle bir araya getirmek ve onların ayaküstü görüşmelerini sağlamak; bu sırada kendilerine alkollü ve alkolsüz içkiler ve hafif çerezler ikram etmek için, 17.00-19.00 yaz aylarında saat 18.00- 20.00 arasında (akşam yemeğinden önce) konutta, işyerinde, otelde veya sosyal tesislerde düzenlenen yarı resmi nitelikli bir davettir. Kokteyl partilerde uyulması ve uygulanması gereken genel kurallar şunlardır;

Resmi kokteyle davet, basılı davetiye ile yapılır Resmi kokteyle davet, basılı davetiye ile yapılır.Gerektiğinde kokteylin vesilesi davetiyenin üst kısmına yazılır. Resmi (kurumsal) kokteylde, davetiyede başlangıç ve bitiş saatleri belirtilebilir; fakat özel ve sosyal kokteyllerde sadece başlangıç saati belirtilir, bitiş saatini koymak doğru değildir. Kokteyl, kurumda özel bir kişinin onuruna veriliyorsa, konuklar evsahibi tarafından onur konuğuna tanıştırılmalıdır. Ayrıca, birbiriyle tanıştırılması gereken konuklar da evsahibi tarafından tanıştırılır.

4. Resepsiyonlar Resepsiyon; resmi vesilelerle, ulusal gün ve bayramlarda,kutlamalarda, kuruluş günlerinde, her türlü yıldönümlerinde, üst düzeydeki atamalarda ve görevden ayrılmalarda, yabancı resmi konuk veya seçkin bir ziyaretçi onuruna düzenlenen kabul törenidir. Resepsiyonlarda uyulması ve uygulanması gereken genel kurallar şunlardır: Resepsiyona davet, basılı davetiye kartı ile yapılır. Resepsiyon için davetiye kartında belirtilen kıyafeti giymek zorunludur. Kıyafet belirtilmemiş ise mutlaka koyu renk takım elbise giymek gereklidir.

Resepsiyonda karşılama ve kabul töreninden sonra, konuklara (davetlilere) önce bir kokteyl verilir. Resepsiyonlardaki büfeler, kokteyllerdeki büfelerden daha zengindir ve daha kalitelidir. Büfede soğuk etler, börekler, sandviçler, sıcak köfteler, iç pilavlı kebaplar, ağır ve hafif tatlılar ve çeşitli meyveler ikram edilir. Resepsiyonun sonuna doğru evsahipleri karşılama hattındaki yerlerini tekrar alırlar ve davetlilere veda ederler.

5. Yemek Davetleri Kamusal ve özel kurum ve kuruluşlarda yemek davet ve ziyafetleri özel, sosyal ve resmi olarak düzenlenir. Özel yaşamda düzenlenen yemek davet ve ziyafetleri özel; sosyal yaşamda düzenlenen yemek ve ziyafetleri sosyaldir. Kurumsal davet ve ziyafetler protokol kurallarına; özel ve sosyal davet ve ziyafetler ise toplumsal örf ve adetlere uygun olarak düzenlenir. Söz konusu özel, sosyal ve resmi yemek davet ve ziyafetleri ve özellikleri şu şekildedir:

Özel Davet ve Ziyafet; Kişinin evinde ya da restoranda özel olarak verdiği ve davetli sayısının 6’dan az olduğu yemek davetidir. Sosyal Davet ve Ziyafet; Kurumsal yaşamda( iş ortamında) bir yöneticinin kurumda yapılan toplantı ya da resmi görüşme sonunda konuklarına verdiği iş yemeği de yarı resmi davet ve ziyafettir. Resmi Davet ve Ziyafet; Başbakan ve bakanların, kurum amiri müsteşar, başkan ve genel müdürlerin; il ve ilçelerde vali ve kaymakamların, müstakil bütçesi olan bölge, il ve ilçe kuruluş müdürlerinin; özel kuruluşlarda genel müdürlerin ve patronların resmi amaç ve nedenle verdikleri resmi davet ve ziyafetlerdir.

Resmi yemek davet ve ziyafetlerde uyulması ve uygulanması gereken protokol kuralları şunlardır; Resmi yemek davetleri, ilke olarak akşam düzenlenmeli; davetler, basılı davetiye kartıyla yapılmalıdır. Resmi akşam yemeği davetlerinde masa düzenlemesi ve süslemesi ile yemek takımlarının kalitesine önem verilmelidir. Resmi akşam yemeğinin başlangıç saati 20.00 ya da 20.30’ dur. Resmi yemekte evsahipleri konukları, başlangıç saatinden beş dakika öncesinden itibaren salon girişinde karşılanmalıdır. Davete gelmeyenin yeri masada boş kalır. Konuk, yemeğe başlandıktan sonra gelirse, evsahibi ayağa kalkmadan buyur eder. Resmi yemek servisini protokol ve servis kurallarına uygun olarak garsonlar yapar.

6. Yemek Davetlerinde Masa ve Oturma Düzenleri Bir davette masa ve oturma düzeni konuklara verilen önem ve değeri gösterir. Zira, davet ve ziyafetlerde masa ve oturma düzeni protokolün en önemli unsurudur. Yemek Davetlerinde Oturma Düzeni Kuralları: Oturmalı yemek davetlerinde en önemli unsur, masa düzeni ve masada evsahipleriyle konukların sıralanış biçimidir. Konukların davetli olduğu yemeklerde, oturma düzenlerinde protokol olarak uyulması gereken kurallar şunlardır; Konuk listesi düzenlenirken salon ve masanın kapasitesi dikkate alınmalı; yemekte herkesin rahat biçimde oturması sağlanmalıdır.

Konukların listesi, resmi ve sosyal statülerine uygun ve uyumlu olacak, öncelik bakımından çatışmayacak biçimde oluşturulmalıdır. Oturma düzeninin sağlıklı yapılabilmesi için davete katılacak konuklar önceden tespit edilmelidir. Masa ve sandalyeler ile masa örtüleri ve peçeteler uyumlu olmalı; masada her konuğa 60-80 cm yer ayrılmalı; sıkışık oturulmamalıdır.

Yemek Davetlerinde Masa Planları ve Oturma Düzenleri; Onur konuğu olan eşsiz resmi yemekte tek uzun masada orta merkezli genel oturma planı: 9 5 1 ev sahibi 3 7 11 boş p pencere 12 8 4 onur konuğu 2 6 10

b) Eşlerin de davetli olduğu, ev sahiplerinin tek uzun masanın ortasında oturduğu resmi yemekte genel oturma planı: V 3 I Ev sahibi II 4 VI boş pencere 6 IV 2 Ev sahibesi 1 III 5 (Romen rakamları hanımları göstermektedir)

2.MÜST. KONUK BAKAN MÜSTEŞAR KONUK GENEL c) Yabancı konuklu eşsiz resmi yemekte, tek uzun masada orta merkezli ve uygulamalı oturma planı: 2.MÜST. KONUK BAKAN MÜSTEŞAR KONUK GENEL YARD. MÜST. MÜDÜR KONUK 1.MÜST. KONUK BÜYÜKELÇİ GENEL M. MÜŞAVİR YARD. BAKAN

d) Eşlerin de davetli olduğu, yabancı konukların bulunduğu diplomatik nitelikli resmi yemekte tek uzun masada orta merkezli örnek oturma planı: DIŞ İL D. BAŞ. BÜYÜKELÇİLİK KONUK GEN. GENEL 1.GEN.MÜD. 2. GEN. EŞİ MÜSTEŞARI MÜD. EŞİ MÜD. YARD.EŞİ MÜD.YARD. 2.GEN.MÜD. 1.GEN.MÜD. GENEL MÜD. KONUK BÜYÜKELÇİLİK DIŞ İL YARD. EŞİ YARD. EŞİ GEN.MÜD. MÜSTEŞARI EŞİ BŞK.

U masalar; U masa düzeni , ortası dolu ve ortası boş olmak üzere iki şekilde uygulanır. Masa uçları boş kalır. Eşlerinde davetli olduğu, yabancı konuklu, 18- 24 kişilik resmi yemekte ortası boş U masada oturma planı; IIKH - 1KE EŞİ - OKE- ES- OKH - 2KE - IKH 3KE IIIKH IVKH 4KE 5KE VKH VIKH BOŞ 6KE 7KE VIIKH 8KE 9KE (OKE: onur konuğu erkek, OKH:onur konuğu hanım, KH:konuk hanım, KE:konuk erkek K: konuk)

Düz baş masa merkezli yuvarlak masalarda genel oturma planı: Hanım ve erkek konukların davetli olduğu 40-50 kişilik resmi yemeklerde uygulanır. Yuvarlak masaların baş masaya bakan kısımları boş bırakılır. Baş masada son yerler hanım konuklara verilmez. 1 2 3 boş boş boş 2KE OKH ES OKE ESİ 1KE

Oval veya yuvarlak masada genel oturma planı; konukların eşli olarak katıldığı 8-10 kişilik özel, sosyal ve kurumsal, resmi ve diplomatik bütün yemek davetlerinde uygulanır. Yabancı konuklu ( diplomatik) bir yemekte oturma planı: II.KE ES I.KE 1.KH ESİ (ESİ:davet sahibinin eşi hanım)

7.Yemek Davetlerinde Menü Hazırlama,Menü Türleri ve Menü Örnekleri Menü hazırlama; Yemek davet ve ziyafetlerinde menü hazırlamada önemli olan yemek çeşidinin çokluğu ve bolluğu değil; davetlileri güler yüzle kabul ve karşılama, güzel ve dengeli 4-5 çeşit yiyecek içeren bir menü hazırlamaktır. Menü türleri ve menü örnekleri; Bir davette, çok çeşit içeren menüler yerine az çeşitli, fakat iyi hazırlanmış yemeklerden oluşan bir menü sunmak konukları daha memnun eder.

8.Yemek Davetlerinde Servis Kuralları Servis, herkes masaya oturunca başlar. Ancak, evde verilen özel yemek davetlerinde çorbalar konuklar masaya oturmadan çorba kaselerine doldurulup hazırlanabilir. Bir masada 12 kişiden fazla davetlinin olduğu yemek davetlerinde iki garson ya da hizmetkar görevlendirilmeli ve iki servis aynı anda başlamalıdır.

Herhangi bir yemek servis edilmeden içki servisi yapılmaz Herhangi bir yemek servis edilmeden içki servisi yapılmaz. Şarap, esas yemek servisi yapılır yapılmaz servis edilir. Davet evde verildiğinde ve servisi garson ya da hizmetkar yaptığında, ev sahibi şarabın tadına bakmaz, servis yapılması işareti verir. İlke olarak, evde verilen özel davette çorbayı ev sahibi hanım servis eder ve yemeyi başlatır; içkiyi ise daima ev sahibi erkek servis eder. Resmi yemeklerde, elle yenen yiyecek ikram edildiğinde, içinde limonlu ılık su bulunan parmak yıkama kasesi ile peçete ya da kolonyalı mendil servis edilir. Evde verilen özel yemekten yarım saat sonra salonda ince belli, düz kristal cam bardakta çay servisi yapılır.

9. Davet ve Ziyafetlerde Görgü ve Nezaket Kuralları Masada, ev sahibinin gösterdiği ya da masa yer planında belirtilen yere oturulmalıdır. Ev sahibi buyur etmeden sofraya oturulmamalıdır. Yemek masasına çanta, cep telefonu, anahtarlık, kitap vb. hiçbir şey konulmamalıdır. Servis yapılmadan kesinlikle ekmek alınıp yenmemeli; sofrada çatal, bıçak veya ekmekle oynanmamalıdır. Yere düşürülen kaşık, çatal, bıçak veya peçete yerden alınmamalıdır. Sofradan kalkarken, sandalye hafifçe kaldırılarak geriye doğru çekilmeli; kalktıktan sonra da geçişi engellememek için masaya yaklaştırılmalıdır.

10.Yemek Yeme Kuralları Servis tabağındaki yiyeceği, kişi kendi kullandığı çatal veya kaşıkla almaz;servis kaşığı ile tabağa alır, kaşığı yerine koyar;sonra yer. Yemeği tatmadan önce tuz kullanmak doğru değildir. Masada istenilen tuzluk, biberlik, kaşık, çatal, bıçak masaya bırakılır; elden verilmez. Yemek acele yenmez; konuğa veya topluluğa uyularak yavaş yavaş yenir ve birlikte bitirilir.Ağızda yemek varken bir şey içilmez. Tabaktaki sebzeyi yerken alması zor olduğunda, sebzeler, sağ elle alınan bıçağın ucuyla çatalın üzerine doğru itilir;böylece alınması daha kolay olur.

Resmi bir davette... Kalabalık ve süslü bir masaya oturduğunuz zaman en dışta bulunan çatal-bıçaktan başlayacağınızı daima hatırlayın. Yemek yemek için çatalı sağ elinize alabilirsiniz.

11. İçki Servis Etme ve İçki İçme Kuralları Her içki özel bardak ya da kadehi ile içilir:Votka ve rakı düz uzun bardakta; viski, martini, cintonik geniş bardakta; beyaz şarap küçük, kırmızı şarap büyük ayaklı kadehte; şampanya ve köpüklü şarap uzun ayaklı kadehte; likör en küçük kadehte içilir. Resmi davetlerde ve aile yemeklerinde içki olarak sofra şarabı ikram edilir; sert içki ikram edilmez. İçki almadan önce lokma yutulmalı, içki kadehinin kirlenmemesi için dudaklar peçeteyle hafifçe silinmelidir.

12.Şerefe Kadeh Kaldırma Kuralları İçkili bir davette (şerefe) ya da (sağlığa) kadeh kaldırmak, resmi ve sosyal her ortamda uygulanan yaygın bir gelenektir. Şerefe kadeh kaldırmak resmi davetlerde ayakta; özel ve sosyal davetlerde masada oturarak yapılır. Bir davette içkiyi başlatma, şerefe ya da sağlığa kadeh kaldırma hakkı daima ve mutlaka ev sahibine aittir. Bu yüzden, içkili yemeklerde ev sahibi erkek kadeh kaldırıp içkiyi başlatmadan içki içmeye başlanmaz.

13. Meyve Servis Etme ve Meyve Yeme Kuralları Meyveler ele alınıp soyulmaz. Tabağın içinde meyve bıçağı ve çatalı kullanarak soyulur. Genel kural olarak, bir meyve ağza ne ile götürülürse çekirdeği de onunla çıkarılır. Üzüm, kabuğu ile tane tane elle yenir. Çekirdeği yenebilir veya parmakla alınıp tabağa bırakılır. Evde verilen özel ve samimi davetlerde portakal, şeftali, armut,elma, muz, kavun karpuz gibi herkesin çatal-bıçakla soyması zor olan kabuklu meyvelerin ev sahibi tarafından önceden mutlaka soyulup dilimleyerek meyve tabağıyla servis edilmesi de mümkündür.

14. Çay \Kahve Servis Etme ve Çay\Kahve İçme Kuralları Çay ve kahve daima tepsi içinde servis edilir. Ev davetlerinde kahve veya çay servisini ev sahibi hanım yapmalıdır. İçki, çay, kahve, süt, meyve suyu ve su servisi konuğun sağından yapılır; boş kadeh, bardak ve fincanlar solundan yapılır. İkram eden ev sahibi yönetici çay ya da kahveyi bitirince, ziyaretçi yöneticiye teşekkür ederek izin istemeli ve kalkmalıdır.

15. Davet ve Ziyaretlerde Ev Sahiplerinin ve Konukların Görev ve Sorumlulukları; a. Ev sahiplerinin Görev ve Sorumlulukları: Konuklar arasında onur konuğu bulunsa bile, her konuk ile aynı düzeyde ve içtenlikle ilgilenilmeli;herkese eşit davranılmalıdır. Davette tanıştırılması gereken kişiler birbirlerine tanıştırılmalıdır.Ancak, onur konuğu ile tanıştırma kendisinin izniyle olmalıdır. Konuklar salonda ve yemek masasında unvan ve statülerine uygun biçimde oturtulmalıdır.

b. Konukların Görev ve Sorumlulukları Konuk, davete çağrılmayan bir kişiyi ( resmi bir kişi de olsa, eşi veya yakını da olsa) beraberinde götürmemeli; davete konuk getirmek ev sahibinden izin de istenmemelidir. Sofrada yemek kurallarına uyulmalı; yemeğe ve içkiye buyur edilmeden başlanmamalı; yemeğe ve içkiye ev sahipleriyle başlanmalı. Konuklar akşam davetinde saat 23.00’ten sonraya kalmamalıdır.