ZAMAN VE TOPLANTI YÖNETİMİ Asuman UĞUR 2011 www.mpm.org.tr

Sunum İçeriği Zaman Yönetimine İlişkin Kavramlar Zaman Yönetimi Biyolojik Ritm İlişkisi Zaman Yönetimi ve Davranış Biçimleri Zaman yönetimi için yapılması gerekenler Amaç ve hedef belirleme Önceliklerini belirleme Plan yapma Acil durum değerlendirmesi Zaman yönetimini engelleyen nedenler Kişisel nedenler Örgütsel nedenler Dışarıdan kaynaklanan nedenler Teknolojik nedenler Toplantılar Verimli Bir Toplantının Yapılandırılması Toplantıda Oynanan Roller

Başarılı bir zaman yönetimi uygulaması için tek bir araç gerekli ve yeterlidir !

SİZ !

ZAMAN BİYOLOJİK RİTM İLİŞKİSİ Sabah tipleri Her zaman hazır tipler Öğleden sonra tipleri www.mpm.org.tr

A , B ve C TİPİ DAVRANIŞ ÖZELLİKLERİ Ben merkezci Telaşlı Mükemmelliyetçi Aceleci Detaycı Rekabetçi İşini ciddiye alır Agresif Saldırgan Hırslı yapı Daha az rekabetçi Sabırlı Yumuşak başlı İyi dinleyici Kolay sinirlenmez ve tedirgin olmaz Agresif değil TİP B TİP A www.mpm.org.tr

A , B ve C TİPİ DAVRANIŞ ÖZELLİKLERİ Ben merkezci Telaşlı Mükemmelliyetçi Aceleci Detaycı Rekabetçi İşini ciddiye alır Agresif Saldırgan Hırslı yapı Daha az rekabetçi Sabırlı Yumuşak başlı İyi dinleyici Kolay sinirlenmez ve tedirgin olmaz Agresif değil TİPC TİP B TİP A Detaycı Mükemmelliyetçi İşlerini ciddiye alır Kurallara uyarlar Sabırlı İnsanları mutlu etme çabası Agresif değil Hislerini çok dışa vurmazlar www.mpm.org.tr

ZAMAN VE STRES İLİŞKİSİ ZAMAN BASKISI STRES www.mpm.org.tr

STRESLE MÜCADELEYİ ZORLAŞTIRAN FAKTÖRLER Düşmanlık duyguları baskın olan kişiler Kendilerini her konuda suçlayanlar Aşırı duyarlı ve duygusal olanlar Ben merkezciler Olayları çok kötü ya da çok iyi bulanlar Olgunlaşmamış çocuk kişilikliler Çevresi ile ilişki kuramayanlar www.mpm.org.tr

STRESLE KOLAY MÜCADELE EDEBİLENLER İş ve sosyal hayata daha aktif katılanlar Mücadele ve değişiklikten hoşlananlar Hayatı ve çevresini kontrol ettiklerine inananlar Gelecekten beklentisi olanlar Hoşgörülü ve esnek kişilikte olanlar Yakın çevresiyle olumlu duygusal ilişki kurabilenler www.mpm.org.tr

ZAMAN YÖNETİMİ AÇISINDAN STRESLE BAŞA ÇIKMAK İÇİN İşleri ertelememek, bir an önce yapmak Mükemmellik peşinde koşmamak Akşam geç vakitlere kadar çalışmamak, zamanı iyi planlamak Hedefleri, öncelikleri ve işle ilgili görevleri gerçekçi belirlemek. İşe yoğunlaşmışken, bu durumu önemsiz şeylerle kesintiye uğratmamak www.mpm.org.tr

ZAMAN YÖNETİMİ AÇISINDAN STRESLE BAŞA ÇIKMAK İÇİN Esnek olmayan plan ve programlar yapmamak İş bitirme tarihlerini gerçekçi olarak belirlemek Gerektiğinde “HAYIR” diyebilmek Aşırı iş yükünden kaçınmak, zamanında yetiştiremeyecek işleri yüklenmemek, Yerine getirilemeyecek sözler vermemek Kendine her gün 10 dakika ayırmak www.mpm.org.tr

ZAMANI NASIL HARCIYORUZ ? FAALİYET SÜRE (GÜN) HAFTA Uyku Yemek Giyinme Ulaşım Kişisel Bakım İş Telefon Arkadaş Hobi Televizyon İnternet Aile Diğer Toplam 24 Saat 168 Saat

ZAMAN YÖNETİMİ İÇİN www.mpm.org.tr Amaç ve hedeflerin belirgin olması Önceliklerin belirlenmiş olması Planlama yapılması Acil durum değerlendirilmesi www.mpm.org.tr

AMAÇ NE NEDEN NEDİR www.mpm.org.tr

www.mpm.org.tr HEDEF Belirli Ölçülebilir Zamanlı Sonuca yönelik Ulaşılabilir www.mpm.org.tr

Önemli olanı belirleyip önce onu gerçekleştirmektir. ÖNCELİK HEDEFE ULAŞMAK İÇİN EN ÖNEMLİ VE EN ÖNCE YAPILMASI GEREKEN “FAALİYET” DİR. ÖNCELİK BELİRLEMEK Önemli olanı belirleyip önce onu gerçekleştirmektir. www.mpm.org.tr

ANCAK ÇOĞUMUZ; www.mpm.org.tr Hoşlanmadıklarımız yerine hoşlandıklarımızı Uzun sürecek olan yerine çabuk bitecek olanı Zor olan yerine kolay olanı Bilmediğimiz yerine bildiğimizi Karmaşık olan yerine rutin olanı Önemli olan yerine acil olanı Kendi seçtiğimiz yerine başkalarının istediğini www.mpm.org.tr

ÖNEMLİLİK DEĞERLENDİRMESİ Önem Derecesi Amaç için Öncelik Derecesi Çok Önemli Mutlaka yapılmalı 1. Öncelik Oldukça Önemli Yapılması gerekli 2. Öncelik Önemli Yapılması faydalı 3. Öncelik Önemsiz Yapılması gerekli değil Önceliği yok

PLAN YAPMIYORUZ? NEDEN www.mpm.org.tr Sıkılmak Önemini bilmemek Amaç ve hedeflerin belirsizliği Günlük ve acil olaylara önem verme www.mpm.org.tr

PLAN YAPMANIN ÖNEMİ www.mpm.org.tr PLAN Örgütsel ve kişisel anlamda uzun süreli düşünmeyi sağlar Kişiyi geleceğe yöneltir Zaman kaybını önler Kişiyi amacına yoğunlaştırır ve motive eder Mesleki ve özel hedeflere daha sağlam ve çabuk ulaşmayı sağlar Önemli işlere öncelik vermeyi sağlar Daha az telaş ve stres, günlük iş akışına sağlıklı bakmayı sağlar Kişinin işe karşı olan motivasyonunu yükseltir. www.mpm.org.tr

PLAN YAPARKEN NELER YAPILMALI? Amaca uygun hedefleri saptamak Mevcut durumun analizini yapmak Olası gelişme ve değişimleri incelemek Bu hedeflere ulaşmak için diğer yolları bulmak Karar vermek ve uygulamak Denetleme ve kontrol etmek www.mpm.org.tr

PLAN UZUN ORTA KISA www.mpm.org.tr

GÜNLÜK PLAN ÖRNEĞİ Saat Yapılacaklar Toplantılar Telefon Kişisel Yazışma

GÜNÜN SONUNDA www.mpm.org.tr Ertesi günün planını yapın Tamamlanmayanları analiz edin O günün planını gerçekleşen ile karşılaştırın www.mpm.org.tr

ZAMAN YÖNETİMİ TUZAKLARI Kişilerden kaynaklanan tuzaklar Dışarıdan kaynaklanan tuzaklar Kurumlardan kaynaklanan tuzaklar Teknolojik tuzaklar www.mpm.org.tr

KİŞİSEL TUZAKLAR www.mpm.org.tr Öz disiplin yokluğu ve organize olamamak Ertelemek Sürüncemede bırakma Kendim yapacağım tutkusu Hayır diyememek Masa düzeninin olmayışı www.mpm.org.tr

ÖZ DİSİPLİN YOKLUĞU VE ORGANİZE OLAMAMAK Haz duygusunu erteleyebilmeyi öğrenmek Nasıl olmak istediğimizi belirleyip belirlediğimiz bu modele uygun davranmayı ve düşünmeyi seçmek. www.mpm.org.tr

ERTELEMENİN NEDENLERİ Planlamaya zaman ayırmamak Başarısızlık ve “Hata yapacağım” korkusu Alışkanlıklar Hoş olmayan bir iş yaptığını düşünmek İşe konsantre olamamak Verilmesi güç kararlar Takıntılı şekilde mükemmellik tutkusu www.mpm.org.tr

ERTELEMEDEN KURTULMAK İÇİN Hemen işe başlamak Ertelenebilecek işleri parçalara ayırmak Sıkıcı ve sevimsiz işleri başkalarına devretmek Tarih saptamak İş bitiminde kendini ödüllendirmek www.mpm.org.tr

SÜRÜNCEMEDE BIRAKMAK www.mpm.org.tr İşe başladıktan sonra sıkılmak Daha cazip bir işe başlama isteği Takıntılı şekilde mükemmellik tutkusu www.mpm.org.tr

SÜRÜNCEMEDE BIRAKMAMAK İÇİN Zaman sınırlaması koymak Zor ve sıkıcı olandan korkmamak Öz disiplin ve kararlılık İşi bitirdikten sonra kendini ödüllendirmek www.mpm.org.tr

www.mpm.org.tr “KENDİM YAPACAĞIM” TUTKUSU Yetki devri konusunda isteksiz A tipi davranış özellikleri Takıntılı şekilde mükemmeliyetçilik Astlarına güvensiz www.mpm.org.tr

"HAYIR“ DİYEBİLMEK NEDEN ZORDUR? “HAYIR” demenin o kişiyi reddetmek, geri çevirmek olacağını düşünerek "hayır" demekten çekiniriz. "Hayır" dediğimizde ilişkilerimizin zedelenebileceğini düşünürüz, hatta ilişkilerin bitme noktasına gelebileceğinden endişe duyarız. Bencil olarak algılanabileceğimizi düşünerek hayır demekten korkarız. www.mpm.org.tr

Herkesle iyi olmak, herkesi mutlu etmek ve dolayısıyla da herkes tarafından sevilebilmenin yolunun her şeye “evet” demekten geçtiğini düşünerek "hayır" demekten kaçınırız. "Hayır" denilmesinin kendimizi ne kadar olumsuz olarak etkileyeceğini düşünerek "hayır" diyemeyiz kolayca. "Hayır"ın ne zaman ve ne şekilde denileceğini öğrenememiş olduğumuzdan "hayır" demek zor olabilir. www.mpm.org.tr

“HAYIR” DEMENİN ADIMLARI Yapmak istemediğiniz davranışı kısaca tanımlayın. “Benden .......... yapmamı istiyorsun” Yapmak istemediğiniz davranışla ilgili kendi gerçeğinizi ve duygularınızı anlatın. Bu davranışı yaparsanız kendinizi nasıl hissedeceğinizi, üzerinizde bırakacağı etkiyi tanımlamaya çalışın. “.............. yaparsam işlerim aksayacak, gerginleşeceğim, bitirmek için çok yorulacağım” veya “......... olursa çok huzursuz olacağım” v.b www.mpm.org.tr

UNUTMAYIN ! www.mpm.org.tr Hayır” diyerek koruduğunuz kendi sınırlarınız, yönetimini eline almaya çalıştığınız kendi zamanınızdır. www.mpm.org.tr

www.mpm.org.tr Masa Düzeninin Olmayışı Çalışanlar iş üzerinde hakimiyetini kaybederler Üretkenlikleri azalır Dikkat dağınıklığı olur Sürekli gergin ve yorgun olurlar Diğer çalışanların gözünde imaj zedelenir Masa Düzeninin Kalıcı Olabilmesi İçin Lüzumsuz her şey çöp kutusuna atılmalı ABC sistemi uygulanmalı Üzerinde çalışılan dosyanın dışında her şey masadan kaldırılmalı Etkili bir dosyalama sistemi kurulmalı Masanın kenarına ikinci bir masa eklenmeli www.mpm.org.tr

www.mpm.org.tr Kurumsal Tuzaklar Yetki ve görev devrinin olmayışı Karar verememek Verimsiz toplantılar Çalışma ortamının koşulları Kuralsız yazışmalar Hızlı okuma tekniklerinin olmayışı Öğle yemeği ve dinlenme aralarının uzaması Sekreterlerin verimsizliği İş gezileri www.mpm.org.tr

www.mpm.org.tr Yetki Devri Yönettiklerinizden fazla çalışıyorsanız Eve iş götürüyorsanız Planlama ve gözetime az vakit ayırıyorsanız Ayrıntılarla çok fazla uğraşıyorsanız Yetki devri gerekiyor www.mpm.org.tr

www.mpm.org.tr Beraber çalıştıklarınızı geliştirmek için Karar verme yetkisinin en alt düzeyde kalması için Motivasyonu sağlamak için YETKİ DEVREDİN YETKİYİ DEVREDECEĞİNİZ KİŞİYİ BULUN VE EĞİTİN www.mpm.org.tr

SİZİN İŞİNİZ ONUN İŞİ www.mpm.org.tr SİZ YAPIN SİZ GÖZLEYİN YÖNLENDİRİN SADECE CEVAP VERİN KARIŞMAYIN SORU SORMASINA İZİN VERMEYİN ONUN İŞİ ELEŞTİRSİN O GÖZLESİN O YAPSIN O YAPSIN SORU SORABİLİR O YAPSIN SORU SORMAZ www.mpm.org.tr

İŞİ TAMAMIYLA ONA BIRAKIN AMA KONTROL EDİN www.mpm.org.tr

YETKİ DEVRİNİN ÖNÜNDEKİ ENGELLER Yetki veren açısından Yetki verilen açısından Kurumlar açısından www.mpm.org.tr

Yetki Veren Açısından Engeller Yetki Verilen Açısından Engeller Hatalara hoşgörüyle yaklaşmamak İşte ya da yetki devri konusunda deneyimsiz olmak Güvensizlik Astların yetkinliğinden çekinmek Ayrıntılarla uğraşmak ve bizzat uygulamayı istemek “En iyi ben yaparım” düşüncesinde olmak Takıntılı şekilde mükemmellik tutkusu Denetimi yitirme korkusu Yetki Verilen Açısından Engeller Karar vermek için gerekli bilginin ve otoritenin yetersizliği Risk almak istememek Kendine güvensizlik Deneyim yetersizliği Yetenekli olmamak Üstlere bağımlılık İlgi eksikliği www.mpm.org.tr

Kurumsal Engeller www.mpm.org.tr Görev tanımlarının belirli olmayışı İç iletişimde yetersizlik Kararların isabetsizliği Yönetsel başarısızlık Yetki ve sorumluluk sınırlarının belli olmayışı Yetki devrini engelleyen yasal nedenler Personel sayısının yetersizliği İşin özelliği ve müşteri memnuniyeti Kriz yönetimi www.mpm.org.tr

Ters Yönde Yetki Devri www.mpm.org.tr Bir problemim var… Haberiniz var mı ? Masanıza bıraktığım evrakı kontrol ettiniz mi ? Bu konuda bana fikir verebilir misiniz ? www.mpm.org.tr

Ters Yönde Yetki Devrinin Nedenleri Astların kendine güveni olmayışı Bilgi yetersizliği Riskten kaçmak Eleştirilmekten korkmak Bağımsız karar verememek www.mpm.org.tr

Çözüm Yolları www.mpm.org.tr (Yetki sınırlarını belirlemek) İyi planlama, Sabır Gelişmeleri düzenli olarak tartışma Uzun vadeli bakma Yeniliklere açıklık Yöntem farklılıklarını kabullenme www.mpm.org.tr

YETKİ DEVRİ KURALLARI Ne yapılacak ? İçerik Kim yapacak ? Kişi Niçin yapılacak ? Amaç Nasıl yapılacak ? Detay Ne zamana kadar tamamlanacak ? Süre www.mpm.org.tr

KARAR Seçenekler kümesinden, en az bir amaç doğrultusunda ve bir ölçüte dayanarak en uygun, mümkün bir ya da birkaç seçeneği seçme sürecidir www.mpm.org.tr

KARAR VERMEK SÜRECİNİN ELEMANLARI Karar verici Seçenekler Ölçütler Çevresel etkiler Karar vericinin öncelikleri Kararın sonuçları www.mpm.org.tr

KARAR VEREMEMENİN NEDENLERİ Bilgi eksikliği Amaç ve hedeflerin net olmaması Yetersiz alternatif Belirsiz seçim kriterleri ve tercih güçlüğü Yetkisizlik Kararı uygulama güçlüğü Yenilgi ve hata yapma korkusu Takıntılı şekilde mükemmellik tutkusu www.mpm.org.tr

KARAR VERME AŞAMALARI www.mpm.org.tr Bilgi toplama ve ilk durum analizi Başkaları ile görüşme Hedeflerin tanınması Kararı deneme Uygun zamanı saptama Alternatiflerin analizi ve geliştirilmesi Verilerin arasında öncelik belirlemek www.mpm.org.tr

TOPLANTI BELLİ SONUÇLARA ULAŞMAK İÇİN İKİ VEYA DAHA FAZLA İNSANIN ARASINDAKİ BİLGİ, GÖRÜŞ VE FİKİR ALIŞVERİŞİDİR. www.mpm.org.tr

NEDEN TOPLANTI YAPIYORUZ Sorun çözmek Karar almak Bilgiye ihtiyaç olduğunda Değişiklikleri duyurmak Görev vermek İkna etmek Çalışanların moralini yükseltmek İletişimi sağlamak www.mpm.org.tr

MOTİVASYON PİRAMİDİ Kendini gerçekleştirme Sevgi ve ait olma ihtiyacı Güvenlik ihtiyacı Yaşamsal ihtiyaçlar Saygı ihtiyacı Hedeflere adanmışlık:Çalışanlardan daha fazla çaba gösterecek!!! Açık iletişim: Şeffaf olacak!!! Böylece, çalışanların güvenini kazanmak, güvenilir olmanın sonucunda çalışanların inancını ve bağlılığını kazanmak, saygı görmek. Saygının oluşmasında zamana ihtiyaç vardır.

TOPLANTIYA İHTİYAÇ DUYULAN DURUMLAR Pek çok kişiye kısa zamanda bilgi aktarmak gerekiyorsa Sinerjiye ihtiyaç duyuluyorsa Çok sayıda seçenek olup çok azı tespit edilebiliyorsa Motivasyon azalmışsa Hata yapma maliyeti ve riski yüksekse Bir karar almak için “organizasyonu çalıştırmaya zaman” yoksa (acil durum) Aynı konuyla ilgili farklı görüşlere gereksinim varsa Belirsizlik riski varsa

TOPLANTI SAYISINI ARTIRAN ETKENLER Proje merkezli çalışmalar Pazar ilişkileri Kaynak bulma faaliyetleri Çapraz faaliyet gösteren ekipler Önemli müşteriler ile yapılan ortaklıklar Kurumların kendi içindeki yoğun ilişkiler

TOPLANTIYA İHTİYAÇ DUYULMAYAN DURUMLAR Verilerin yetersiz olduğu ve iyi hazırlık yapılmadığı durumlarda Sonuçlardan pek bir şey çıkmayacağı biliniyorsa Diğer bireyleri işin içine çekmek, konuyu bulanık hale getirecekse Konu bire bir görüşmeyi ele alınmayı gerektiriyorsa Mesele zaten karara bağlanmışsa Konu herkesin zamanın almaya değecek kadar önemli değilse Sonuçta liderin dediği kabul edilecekse Başka bir iletişim yöntemi (NOT, E-POSTA, TELEFON) daha yararlı olacaksa

İŞLEVLERİNE GÖRE TOPLANTILAR EĞİTİM VE BİLGİ KONGRE KONFERANS FORUM BİLGİLENDİRME PANEL SEMPOZYUM SEMİNER BRİFİNG KARAR VERME KURUL KOMİSYON KOORDİNASYON SORUN ÇÖZME ÇEMBERLERİ KALİTE ODAK GRUP TOPLANTISI EMİR TOPLANTISI

Beyin Fırtınası Tartışılacak konu ya da sorun seçilir ve açıkça tanımlanır, Katılımcılar ellerindeki kağıtlara konu ile ilgili düşüncelerini yazar, Her katılımcı sırası geldiğinde konu ile ilgili fikrini söyler. Başkan bu fikirleri kağıda yazıp asar, Katılımcılar “pas” diyebilirler ancak başkan onları cesaretlendirmelidir,

Uygulama Sırasında Sorun ya da konuyu herkes kabul etmelidir. Katılımcıların düşünceleri söz ya da hareketlerle asla eleştirilmemelidir. Her düşünce flip chart ya da yazı tahtasına yazılmalıdır. Oturum sırasında başka bir düşünce tartışılmamalıdır. Çok uçuk gibi görünen düşüncelerin söylenmesinden çekinilmemelidir. Her katılımcı sıra kendine geldiğinde bir düşünce söylemelidir Katılımcılardan her hangi birinin üstünlük kurmasına izin verilmemelidir

Uygulama Sonunda Üzerinde çalışma yapılacak konu ya da konuların seçilmesi için iki tur oylama yapılır. İlk tur oylamada her katılımcı ortaya çıkan düşüncelerden her konu için oy kullanabilir. İkinci turda en çok oy alan fikir oylanır. Ancak her katılımcı yalnız bir oy kullanır

ALTI ŞAPKALI DÜŞÜNME TEKNİĞİNİN YARARLARI Yaratıcılığın gelişmesini sağlar Karar verme becerisini geliştirir Düşüncelerin ve duyguların belli bir düzene sokulmasını ve sistematikleşmesini sağlar Bireylere düşünme yollarını öğretir Tek bir düşünme türüne takılıp kalmalarını ve gereksiz tartışmalara girmelerini önler Katılanlar bilgi ile duygu, duygu ile avantajı riski, yaratıcı fikirleri ayırt eder

Zamanına Göre Toplantı Türleri Gerekli Süre Amaç ve Biçim Başarının Sırrı Günlük Yoklama 5-10 dakika Günlük program ve faaliyetlerin paylaşılması İdari konuların dışına çıkmayın Haftalık Taktik 45-90 dakika Haftalık çalışmaların irdelenmesi ve taktik engel ve sorunların çözülmesi Stratejik tartışmaları engelleyin Aylık Strateji 2-4 saat Uzun vadede başarıyı etkileyecek kritik sorunların tartışılması, analiz edilmesi ve karara bağlanması Bir ya da iki konuyu sınırlayın Hazırlık ve araştırma yapın Dönem Değerlendirme 1-2 gün Sektördeki gelişmeler, kilit personel, ekip ve proje geliştirme gibi konuların gözden geçirilmesi İş konularına odaklanın Aşırı bir yapı ve aşırı bir gündem oluşturmayın

VERİMLİ BİR TOPLANTININ YAPILANDIRILMASI TOPLANTI ÖNCESİNDE TOPLANTI SIRASINDA TOPLANTI SONRASINDA Hazırlık Zamanlama Toplantı sonrası takip Gündem Anlaşmazlıklara yaklaşım Eylem planı hazırlama Katılımcılar Katılımı sağlama Maliyet Notalma Yer, araç, gereç Yerleşim düzeni Toplantı bildirimi

TOPLANTI ZAMANI, YAPILMAK İSTENEN İŞ İÇİN HARCANACAK ZAMANIN %20’SİNİ AŞMAMALIDIR

Toplantı Öncesi Hazırlık Amaç belirlemek, Gündem oluşturma, Toplantıya kimler katılmalı, Toplantı maliyeti, Toplantı yeri ve araç gereçler, Yerleşim düzeni.

Toplantı Amacı Toplantı organizasyonunun hazırlık aşamasında bilinmesi gereken cevaplardan biri de niçin toplantı yapılacağıdır. Uygulamanın başarısındaki en önemli faktör hedefi açık olarak belirmektedir. Hedef gerçekçi, ulaşılabilir, teşvik edici ve ulaşmaya değer olmalıdır.

Toplantı Gündemi Amacı ve belli hedefleri gösterir, Başlama ve bitiş saatini belirtir, Kimin hangi konuyla ilgilendiğini gösterir, Hazırlanma imkanı sağlar, Toplantı sonuç odaklı olur.

AMAÇ HEDEFLER TOPLANTININ KONUSU KATILIMCILAR YER TARİH VE SAAT GÜNDEM MADDESİ KİM SÜRE AÇILIŞ

Katılımcılar Karar Toplantılarına Kilit noktadaki kişilerin, Karar mekanizmasında aktif rol oynayanların, Uzman kişilerin katılımı sağlanmalıdır.

Sorun Çözme Toplantılarına Çözüme ulaşmak için kimlere ihtiyaç duyuluyorsa çağırılmalıdır, Ayrıca sorunun yaşandığı bölümün çalışanları da bu tür toplantılarda hazır bulunmalıdır.

Bilgi Toplantılarına Kimin bilgilendirilmeye ihtiyacı var ? Kimden bilgi edinebilirim ?

Katılımcılar “Sanki ben orada değildim” “Benimle hiç ilgisi yoktu” “Bu toplantıya ne gerek vardı?” “Orada sadece yeter sayıyı tamamlamak için bulundum” Şeklinde düşünüyorlarsa, toplantıya ilgisiz kişiler çağırılmış demektir.

Toplantı Maliyeti Maddi faktör, Moral faktörü.

Kurumdan Katılanlar İçin Maddi Faktör Yol, Otel, Yemek, Harcırah masrafları, Donanım ya da kiralama, Kırtasiye, baskı, posta, Harcanan emek, Harcanan enerji. Kurumdan Katılanlar İçin Toplantıya katılanların saat ücreti ile katılan üye sayısının çarpanı ve toplantının süresi, toplantının işgücü maliyetidir.

Moral Faktörü Zaman kaybı, Dikkati başka tarafa yoğunlaştırma, İşlerin yavaşlaması, Toplantı sırasında moral bozulması.

Yerleşim Düzeni Planlanırken Yerleşim düzeni toplantının türüne göre belirlenmeli ancak özellikle karar toplantılarında herkesin herkesi görebileceği şekilde olmalı, Başkan konum olarak herkesle göz teması kurabilecek durumda olmalı, Uzlaşmacı ve hoşgörülü insanlar, kavgaya eğilimli insanlarla yan yana oturtulmalı,

Yerleşim Düzeni L VEYA V DÜZENİ KONFERANS DÜZENİ Çok sayıda kişinin katılacağı ve bilgilendirme toplantıları için uygundur. T DÜZENI Katılanlar konuşmacıyı rahat izler, grup iletişimini kolaylaştırır OVAL VE DAiRE DÜZENİ SINIF DÜZENİ Not tutma, yazı yazma üstünlükleri vardır. İletişimi güçleştirir. U DÜZENİ Oldukça sık başvurulur, iletişimi kolaylaştırır. KÜÇÜK VE BÜYÜK KARE DÜZENİ Grup çalışmaları açısından iyidir. DİKDÖRTGEN DÜZENİ Karar alma toplantıları için uygundur.

Toplantı Zamanı Toplantı 90 dakikayı aşmamalıdır. Eğer bu vaktin aşılması zorunluysa, yemek ve çay-kahve molaları için kısa aralar verecek şekilde bir program yapılmalıdır. Uzun süren toplantılarda, ara verildiğinde katılanların dinlenmesi, ihtiyaçlarının giderilmesi yolundaki ek olanakların teminini sağlamak önemlidir.

Gerekli Malzeme Tepegöz Projeksiyon Slayt gösterici Flip chart Renkli markör kalem Yazı tahtası Renkli kartonlar DVD

ZAMAN KAYIPLARI Toplantıya geç başlamak, Gündemde konularla ilgili zaman sınırlaması olmayışı, Daha az önemli konulara daha fazla zaman ayırmak, Toplantıyı geç bitirmek.

TOPLANTI BİLDİRİMİ KATILIMCILARIN HAZIRLIK YAPABİLMELERİ İÇİN, TOPLANTI KONUSU VE AMACI YAZILI TOPLANTI PROGRAMI HER KATILIMCIYA GÖNDERİLMELİDİR.

Toplantı Başkanı Toplantıya zamanında gelmeli toplantıyı zamanında başlatmalıdır, Toplantıya güler yüzle başlamalı, Toplantının amacı ve hedefini açıkça belirtmeli, Toplantıya hazırlıklı gelmeli ve herkesin hazırlıklı gelmesini sağlamalı, Değişik bakış açılarını destekleyip, yapıcı katkıları yüreklendirmeli,

Bir toplantının başarısına tek başına bile etkili olabilecek en büyük engel Başkanın nefsine olan düşkünlüğüdür. başarılı geçmesinde en önemli görev Toplantı Başkanına Bazıları; Hükmetmeyi sever, fikirlerini gruba empoze ederler, Tembel ve güvenilmezdir ve sorumluluktan kaçarlar.

Toplantı Başkanı Toplantıya zamanında gelmeli toplantıyı zamanında başlatmalıdır, Toplantıya güler yüzle başlamalı, Toplantının amacı ve hedefini açıkça belirtmeli, Toplantıya hazırlıklı gelmeli ve herkesin hazırlıklı gelmesini sağlamalı, Değişik bakış açılarını destekleyip, yapıcı katkıları yüreklendirmeli,

Katılımcılar arasında dengeyi sağlamalı, herkesi dinlemeli, Herkesin katkıda bulunmasını sağlamalı, Tartışmaları denetim altında tutmalı konudan uzaklaşmamalı, Gerektiğinde sorular sorarak, konulara açıklık getirmeli, Konuyu özetleyerek sonuca bağlamalıdır, Tutanak tutulmasını sağlamalıdır.

Başarılı Bir Yönetici İle Katılımcılar hedeflerine daha kolay ulaşacaklardır, Tartışma ve görüşmeler daha yapıcı olacaktır, Ele alınan konu bütün yönleriyle incelenecektir, Daha az zaman kaybı olacaktır, Karışıklık ve yanlış anlamalar önlenecektir. .

Katılımcıların Toplantı Öncesi Görevleri Bir önceki toplantının tutanakları okunup görevlerin neler olduğu ve ne kadarının yapıldığı belirlenmelidir, Misafir ve telefon görüşmeleri nedeniyle toplantıdan çağrılmamak için gerekli önlemler alınmalıdır, Toplantıya zamanında katılabilmek için yapılan işler düzenlenmelidir,

Toplantıya Önem Vermemek Toplantının fazla önemli olmadığı düşünülerek konuya ilişkin olmayan bir vekil göndermek, Zaman kaybı olduğunu düşünerek toplantıya katılmamak, Toplantıdan önce yapılması gerekenleri yapmamış olmak, Toplantı sırasında cep telefonuyla konuşmalar yapmak, Toplantıya gerekli bilgi ve notları getirmemiş olmak,

Katılımcıların Toplantı Sırasındaki Beklentileri Toplantıdan beklentilerin net bir şekilde açıklanması, Toplantı zamanının denetlenmesi, Katılanların ihtiyaçlarına duyarlı katılımcılar, İletişim sorunlarının yaşanmaması, Katılımcıların rahat edeceği toplantı yeri ve iklimi.

Toplantıyı Engelleyen Roller SALDIRGAN : Eleştirir ve başkalarını küçük görür. ENGELLEYİCİ : İnatçı ve itirazcı, diğer görüşleri de reddeder ÇEKİMSER : Tartışmaya katılmaz ancak not alır. İHTİRASLI : Gurur ve kibirli tavırlar sergiler UÇARI . Konuyu sürekli değiştirir. DESPOT : Söz alır baskı yaparak konuşur. BENCİL : Kendi görüşlerinde ısrarlı olur ŞEYTAN : Sürekli tartışma yaratır.

Toplantıyı Destekleyen Roller GİRİŞİMCİ: Yeni fikirler öne sürer. ÖNERİCİ : Kendi görüşlerini ve başkalarının görüşlerini bildirir. AYRINTICI : Başkalarının fikirlerinden hareketle ayrıntıya iner. AÇIKLAYICI : Örnekleme yapar. SINAYICI: Gruba sorular sorar. ÖZETLEYİCİ : Tartışmayı gözden geçirir.

Toplantıyı Kaynaştıran Roller RAHATLATICI : Olumsuzlukları gidermeye çalışır. UZLAŞMACI : Gelişme için taviz verir. UYUM SAĞLAYICI : Arabulucu rolleri üstlenir. MORAL VERİCİ : Dostça davranır katılımı arttırır.

Toplantıda Oynanan Oyunlar “Ne müthiş bir insanım” oyunu, Suçlama oyunu, Acındırma oyunu

Etkin Katılım Toplantıya katılan herkesin amaca ulaşmada katkı payının olması gerekir. Ama Toplantılarda bazı katılımcılar kendilerini küçük düşürmekten çekinirler, Düşüncelerini ortaya koymaktan utanırlar ve grup baskısını üzerlerinde hissederler.

Toplantılarda Etkin Katılım İçin; Güçlü hazırlık, Başarılı idare, Etkili iletişim.

KİŞİLER ARASI İLETİŞİM SÖZLÜ SÖZSÜZ DİL YÜZ VE BEDEN DİL ÖTESİ BEDENSEL TEMAS MEKAN KULLANIMI ARAÇLAR Niyet edilmiş Niyet edilmiş Niyet edilmemiş Niyet edilmemiş

İLETİŞİM İletişimde kelimelerden daha önemli şeyler Mimikler ve vücut hareketleri Ses tonu Kelimeler % 55 % 38 % 7 Ne söylediğin değil nasıl söylediğin önemli!!! Motivasyon- İletişim İişkisi İki Yahudi trende karşı karşıya oturuyorlarmış. Biri öbürüne saati sormuş. Cevap alamamış. İkinci, üçüncü defa sormuş. Yine cevap yok. Saati soran üç dört istasyon sonra inmeye hazırlanırken dayanamamış: -neden saatin kaç olduğunu söylememekte direndiniz, diye sorunca, karşısındaki nihayet sessizliğini bozmuş: -size saati söyleseydim, bir sohbete başlayabilirdik. Benim evlenecek yaşta kızım var. Belki de sizin de o yaşlarda bekar bir oğlunuzun olduğu ortaya çıkacaktı. Bir ihtimal kızımı oğlunuza isteyecektiniz. Halbuki ben saati olmayan bir kimseyle akraba olmak istemem, demiş. Motivasyon olmayınca iletişim de olmuyor!!!

Kişilerarası İletişim Çatışmalarının Nedenleri Biliş Algı Duygu Bilinçaltı İhtiyaçlar Kişisel faktörler Roller İletişim becerileri Kültürel faktörler Sosyal ve fiziksel çevre Mesajın niteliği

Toplantılarda Etkin İletişim İçin Konu dışına çıkmamak, Empati kurabilmek, Hoşgörülü olmak, Gerektiğinde hayır diyebilmek, Düşüncelerini açıkça söylemek, Zamanlamaya özen göstermek, Kavgacı bir tutum sergilememek, Dinleme becerisini geliştirmek.

Dinlemenin Önündeki Engeller Kendimizle kıyaslamak, Düşünceleri okumaya çalışmak, Kendi söyleyeceklerini hazırlamak, Söylenenlerin bitmesini beklemeden hüküm vermek, Kendi başından geçeni düşünmeye koyulmak, Konuyu değiştirmek .

Dinleyen Göz iletişimi kurar, Jest ve mimiklerle dikkatle dinlediğini belli eder, Başka bir şey düşünmez, başka bir şeyle meşgul olmaz, Müdahale etmez, Konuşanın cümlelerini tamamlamaz, İfadelerin satır aralarını kavramaya çalışır, Sorular sorar konuya açıklık getirir, Konuşmacıya saygı gösterir ve yargılamaz

Görüşmeler Şu Durumda Kesilmelidir Daha ileriye gidilebilmesi için daha fazla olguya gereksinim duyulduğunda, O anda bulunmayan katılımcıların görüşüne ihtiyaç duyulduğunda, Katılımcılar konu üzerine düşünmek için zamana ihtiyaç duyduklarında, Zamanın yetmediği durumlarda, Sorunu birkaç kişinin halledeceği durumlarda.

Kilit kelimelere dikkat edin. İyi kayıt tutmak için Kilit kelimelere dikkat edin. Ana fikirleri söyleyenlerin özünü yakalamaya çalışın. Söylenen her kelimeyi yazmayın. Kelimeleri kısaltın. Ana fikirleri, temel ifadeleri veya kararları daire içine alın Kağıtları numaralayın. Değişik renkte kalem, işretler, rakam, yıldız, ok gibi yardımcı şekiller kullanın.

Toplantıyı Kapatma Başkanın, toplantı sonunda kısa bir özet ile katılımcılara teşekkür ederek toplantıyı kapatması gerekir. En önemli şey toplantıda alınan kararların, üzerinde anlaşmaya varıldığı gibi ve zamanında uygulamaya konulmasıdır.

Toplantı Tutanağı Toplantının zamanı tarihi, Toplantının nerede yapıldığı ve kimin yönettiği, Katılımcıların adı ve gelemeyenlerin katılmama nedenleri, Tartışılan ve verilen tüm kararlar, Toplantının sona erdiği zaman, Gelecek toplantının yeri, zamanı ve tarihi.

Tutanak Alınan kararlar sonucu hangi eylemlerin, kimler tarafından ne zaman gerçekleştirileceği belirtilir, Konuların bir sonraki toplantıya aktarılmasını sağlar.

TOPLANTI KAYIT CETVELİ TARİH BAŞLANGIÇ BİTİŞ YERİ AMACI KATILANLAR KONU KARAR

www.mpm.org.tr ÇALIŞMA ORTAMININ KOŞULLARI NEM HAVALANDIRMA AYDINLATMA GÜRÜLTÜ SICAKLIK ÖĞLE YEMEĞİ VE DİNLENME ARALARI YASA İLE SAPTANMIŞ ARALAR İŞ AKIŞINA BAĞLI DİNLENME ARALARI İSTEĞE BAĞLI ARALAR www.mpm.org.tr

www.mpm.org.tr OKUNABİLİR YAZILAR Açık, net ve anlaşılır olmalı Sayfa düzeni kenarda beyaz boşluk bırakacak şekilde yapılmalı Kelime dağarcığı bilgiyi mümkün olan en kısa zamanda vermeli Yazım kuralları anlamı vurgulamak ve netlik sağlamak için doğru kullanılmalıdır www.mpm.org.tr

www.mpm.org.tr HIZLI OKUMA TEKNİKLERİ Okurken başı sağdan sola hareket ettirmemek Yüksek sesle okumamak Okumaya her satırın ikinci yada üçüncü sözcüğü ile başlamak Okunanları tekrar etmemek Okurken dudakları oynatmamak www.mpm.org.tr

SEKRETERİN GÖREVLERİ İşyerinde iletişimi sağlamak Dosyalama ve arşivleme yapmak Yazışma yapmak İş programı hazırlamak ve uygulamak Toplantı organizasyonu yapmak Seyahat organizasyonu yapmak Bilgisayarda dosya oluşturmak Bilgisayarda yazı hazırlamak Telefon görüşmelerini organize etmek

SEKRETERLİK İÇİN MESLEK ELEMENLARINDA ARANAN ÖZELLİKLER Dili iyi konuşmak ve yazmak Doğru yazılı ve sözlü anlatım yapmak Sabırlı ve düzenli olmak Düşüncelerini açıkça aktarabilmek Güler yüzlü ve hoşgörülü olmak Başkaları ile uyumlu olmak Sorumluluk duygusuna sahip olmak Soğukkanlı olmak ve sır saklayabilmek Telefonla konuşabilmek ve işin gerektirdiği teknolojiyi kullanabilmek

BAŞARILI SEKRETERLER İÇİN Sekreterinizi bilgilendirin Bazı basit kararları vermesine izin verin Öncelikli işleri beraber planlayın Rutin işleri sekreterinize devredin Randevularınıza sadık olun Başarıyı ve övüncü paylaşın Kendisini geliştirmesine imkan verin Hatalara karşı anlayışlı olun Sorunları özel olarak bildirin

İŞ GEZİSİNE KATILMANIZ GEREKLİ İSE Yanınıza alacaklarınızın listesini yapın ve kontrol edin Görüşülecek kişilerin telefon, faks vb. bilgilerini listeleyin Gidilecek yere ait bilgileri edinin Düzgün ve kullanışlı bir çanta zaman kazandırır www.mpm.org.tr

DIŞARIDAN KAYNAKLANAN TUZAKLAR ZİYARETÇİLER www.mpm.org.tr

ZİYARETÇİLERİN ÇALIŞMAYI KESMEMESİ İÇİN Randevu alışkanlığının kazanılması gerekir Görüşme saatleri saptanabilir Zaman limiti olmalı ve buna uyulmalıdır Ziyaretçi ile başkası ilgilenebilir Görüşme salonları oluşturulabilir Ziyaretçiler daha uygun bir zamana yönlendirilebilir İkramda bulunmak süreyi uzatabilir www.mpm.org.tr

TEKNOLOJİK TUZAKLAR TELEFON TELEVİZYON BİLGİSAYAR www.mpm.org.tr

TELEFON www.mpm.org.tr

ZAMAN KAYBINA NEDEN OLAN TELEFON ALIŞKANLIKLARI Fazla gevezelik Mesajları yazmak için kağıt ve kalem bulundurmamak Söyleyeceklerimizi önceden hazırlamamak Kesin ve açık cevap vermemek Gelen bütün telefonlara cevap vermek zorunda kalmak Zor insanlarla konuşmak zorunda kalmak Acil ve önemli bir iş sırasında telefona cevap vermek zorunda kalmak İyi dinlememek www.mpm.org.tr

TELEFON EDERKEN Telefonu çevirmeden önce gerekliliği tartılmalı Rutin aramalar için en uygun zaman tespit edilmeli Görüşme öncesinde kısa notlar alınmalı Konuyla ilgili dosya el altında bulundurulmalı Önemli telefonlar için randevu alınmalı Telefon 5 defadan fazla çaldırılmamalı Karşıdaki kişiye ulaşıldığında kimlik ve konu belirtilmeli İyi dinlememek www.mpm.org.tr

BİLGİSAYAR www.mpm.org.tr

Seyredilecek programlar ve zamanlama konusunda seçici olunmalıdır. TELEVİZYON Seyredilecek programlar ve zamanlama konusunda seçici olunmalıdır. www.mpm.org.tr

YÖNETİCİLERİNİN ZAMAN TUZAKLARI Çalışanların nitelik ya da nicelik olarak azlığı Gereksiz ve zamansız ziyaretler İş çeşitliliği ve gereksizliği Gereksiz telefon görüşmeleri Bürokrasi ve kırtasiyecilik Kaynakların yetersizliği nedeniyle malzeme yetersizliği İş bölümünün olmayışı ve görev ve yetki karmaşası Üstlerle uğraşma Program dışı çıkan acil işler www.mpm.org.tr