BARI Ş KILIÇ SAP Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung Sistem, uygulama ve veri işlemleri

SAP nedir? © 2008 by SAP AG. All rights reserved. 2 Avrupa'nın en büyük yazılım şirketidir. SAP, 1972 yılında beş eskiIBM çalışanı tarafından "Systems Analysis and Program Development" adı altında Mannheim Almanya'da kurulmuştur. 130'dan fazla ülkede ofisi bulunmaktadır. Şirketin en iyi bilinen ürünleri SAP ERP (Enterprise Resources Planning) ve SAP Business Objects (İş zekası ve Analitik Raporlama) yazılımıdır. SAP'nin dünya üzerinde 'in üzerinde çalışanı bulunmaktadır. Bunların tanesi Ar-Ge çalışanıdır Cirosu 16 Milyar EUR, Ar-Ge Yatırımı 2,25 Milyar EUR seviyelerindedir. 250 binin üzerinde müşterisi bulunan SAP, Almanya'nın en değerli dünyanın 22. en değerli markasıdır. İş uygulamaları alanında dünyada lider yazılım olarak kabul edilmektedir.

SAP nedir? © 2008 by SAP AG. All rights reserved. 3 SAP ürün gamını 5 ana başlık altında toplamıştır. 1. başlık İş Uygulamalarıdır. İş uygulamaları altında Kurumsal Kaynak Planlama, Müşteri İlişkileri Yönetimi, Tedarikçi İlişkileri Yönetimi, Ürün Yaşam Döngüsü Yönetimi gibi çözümler bulunmaktadır. 2.Başlık olan Analitik Uygulamalar detaylı veri analizi ve raporlama yapmayı sağlar. 3.Başlık Mobil Uygulamalardır. Her türlü uygulamanın mobil ortama taşınmasını sağlar.

SAP nedir? © 2008 by SAP AG. All rights reserved. 4 4.Başlık Bulut uygulamalar altında İnsan Kaynakları, Müşteri İlişkileri Yönetimi, Tedarikçi İlişkileri yönetimi gibi uygulamalar bulunmaktadır. 5.Başlık Veritabanı ve Teknoloji Uygulamaları altında en öne çıkan ürünü HANA'dır. HANA platformu, üzerinde çalışan uygulamaların performansını 1000 kata kadar hızlandırabilme yeteneğine sahiptir. Yakın zamanda yaptığı satın alma ile Sybaseveritabanını ürün gamına katmıştır. SAP'nin belirtilen başlıklar altında satışını yaptığı 1000'in üzerinde ürünü bulunmaktadır.

SAP kullanıldığı sektörler © 2008 by SAP AG. All rights reserved. 5 SAP 24 ana sektörde yazılım çözümleri sunmaktadır. Bunları alfabetik sırayla sayarsak; Bankacılık ve finans Endüstriyel makineler ve bile ş enleri Demir çelik ve hadde ürünleri Havacılık Kimya Kamu Gaz, su, elektrik da ğ ıtım Medya

SAP kullanıldığı sektörler © 2008 by SAP AG. All rights reserved. 6 Madencilik İ n ş aat ve mühendislik Otomotiv Perakende Akaryakıt ve gaz Profesyonel hizmetler Sa ğ lık Savunma ve güvenlik Sigortacılık Spor ve e ğ lence Telekomünikasyon

SAP kullanıldığı sektörler © 2008 by SAP AG. All rights reserved. 7 Toptan da ğ ıtım Tüketici ürünleri Lojistik Ya ş am bilimleri Yüksek ö ğ renim Yüksek teknoloji Bu ana sektörler birçok alt sektörü içinde barındırmaktadır. Örne ğ in Bisküvi, çikolata, kek üretimi yapanlar, Süt, yo ğ urt, peynir üretimi yapanlar, kuruyemi ş bakliyat üretimi yapanlar, içecek üretimi yapanlar, un, makarna, ekmek üretimi yapanlar, kozmetik ürünler üretenler tüketici ürünleri sektörü altında de ğ erlendirilmektedir.

SAP kullanıldığı sektörler © 2008 by SAP AG. All rights reserved. 8 Benzer ş ekilde demir çelik, orman ürünleri, ambalaj üretimi yapanlar, demir çelik ve hadde ürünleri ana sektörü altında toplanmı ş lardır. Bunun sebebi özellikle üretim proseslerinin çok benzer olmasından kaynaklanır. SAP yazılımları dünyanın en büyük 500 firmasında %50 ile %100 arasında kullanım oranlarına sahiptir. İ lk 500'de kimya, ilaç, madencilik sektörlerinde %100'lük bir kullanım oranı bulunmaktadır. Tüketici ürünlerinde %86, Otomotivde %89, Akaryakıt sektöründe %90'lık bir kullanım oranı bulunmaktadır. SAP 43 yıllık tecrübesi sonucu bazı sektörlerdeki ihtiyaçlar do ğ rultusunda sektöre özel çözümler geli ş tirmi ş tir. Bunlara Industrie Solution kısaca IS denir. IS-RETAIL perakende, IS-MEDIA medya, IS-HER yüksek ö ğ renim, IS-AFS konfeksiyon ve ayakkabı, IS-Utilities elektrik, su, gaz da ğ ıtım, IS-CABLE kablo üretimi sektörlerine özel yapılmı ş endüstri çözümlerine örnektir.

Örnek bir imalat firması © 2008 by SAP AG. All rights reserved. 9 Üretim süreci girdiler çıktılar FI Şirket Ürün işleme Satın alma Fiyatlan dırma Malın Maliyeti Fiyatlan dırma Temel veriler Takvimler Kurlar

© 2008 by SAP AG. All rights reserved. 10 Kullanıcı Bilgisayarları Kullanıcı Bilgisayarları Uygulama sunucu Uygulama sunucu Uygulama sunucu Uygulama sunucu Veri tabanı sunucu Üç aşamalı İstemci /Sunucu yapısı

© 2008 by SAP AG. All rights reserved. 11 Kullanıcı Bilgisayarları veritabanı ve Uygulama sunucusu İki aşamalı İstemci / Sunucu yapısı

© 2008 by SAP AG. All rights reserved. 12 veritabanı ve Uygulama sunucusu Hiçbir şey bilgisayarınıza kaydedilmez. Tüm veriler merkez Veri tabanı olan sunucuya kaydedilir ve sizin için saklanır. SAP ile Çok kullanıcılı/istasyon

SAP FI (MALİ İŞLER) MODÜLÜ © 2008 by SAP AG. All rights reserved. 13 FI modülü (Financial Accounting) Mali muhasebe tarafında gelen verilerin birden fazla modül ile entegre bir ş ekilde kayıt edilmesi ve bu kayıtların saklanması aynı zamanda da finansal verilere üzerinden planlama kontrol ve stratejik kararlara alt yapı sa ğ layacak finansal raporların alınmasını sa ğ layan bir modüldür. SAP ‘inin muhasebe tarafı büyük ölçüde bu modül üzerinden yapılmaktadır. Bu modül içerisinde günlük hayatta pek kullanmadı ğ ınız ya da günlük hayatta ba ş ka anlamlar yükledi ğ iniz terimlere denk gelebilirsiniz.

SAP FI (MALİ İŞLER) MODÜLÜ Üst Birim, Ş irket Kodu, Masraf Yeri,Üretim Yeri… Üst Birim : Birden fazla ş irketiniz oldu ğ unda ve bu ş irketlerin hiç birinin birbiri ile hiç bir ş ekilde ba ğ lantısı olmasın dedi ğ inizde (Kullanıcılar, Yetkiler, Mü ş teriler vs vs) yardımımıza üst birim (client) yapısı ko ş maktadır. Birden fazla üst birim olu ş turup bu üst birimlerin altında ş irketleri açıp birbirinden ba ğ ımsız ş ekilde bu ş irketleri yönetebiliriz. Ş irket Kodu : Muhasebede kullanılan organizasyonel bir birimdir. Ş irketi temsil eder. Birden fazla üst birim olu ş turup bu üst birimler altında ş irketleri tutabilece ğ imiz gibi bir üst birim olu ş turup bu üst birimin altında birden fazla ş irkette tutabiliriz. Burada ş unu belirtmeliyiz bilançolar, kar zarar tabloları ş irket kodu seviyesinde olaca ğ ından resmi defterlerde ayrı olacaktır. Ancak birbirine yakın süreçleri tasarımlara zaman harcamadan aynı tasarımları di ğ er ş irketlerde de kullanabilir durumda olmaktayız. 14

SAP FI (MALİ İŞLER) MODÜLÜ Masraf Yeri : Ş irket açısından bakıldı ğ ında masrafların olu ş tu ğ u ve o masraflardan sorumlu olan birimlere verilen addır. Di ğ er bir de ğ i ş le giderleri takip edebilece ğ imiz en ufak birime masraf yeri denmektedir. Masraflar direk üretim yerlerinde do ğ abildi ğ i gibi üretime dolaylı yoldan yansıyan masraflarda bulunmaktadır. Bu masraf türleride dönem sonu kapanı ş ları itibari ile belirli da ğ ıtım kriterleri göz önünde bulundurularak üretim yerlerine gönderilmektedir. Üretim yeri : Adından da anla ş ılaca ğ ı üzere üretim yapılan yere üretim yeri denir. Ancak bir yerin üretim yeri olabilmesi için sadece üretim yapmasına gerek yoktur. En kısa tabir ile bir yerde stok hareketi var ise orasıda bir üretim yeridir diyebiliriz. 15

SAP FI (MALİ İŞLER) MODÜLÜ Genel olarak ekstra bir talep olmaz ise dü ş ünülen dört adet FI kırılımı vardır. Genel Muhasebe Satıcılar Muhasebesi Mü ş teri Muhasebesi Duran Varlık 16

SAP FI (MALİ İŞLER) MODÜLÜ Genel Muhasebe : Bir organizasyonun tüm i ş lemlerinin kaydını tuturak (Muhasebesel) farklı muhasebe standarlarına göre raporlanabilmesini sa ğ layan sistemdir. Bu ba ş lık içerisinde incelenen konulara örnek verecek olur isek ; Defter Tanımlamaları Hesap Planı Banka veriler Denkle ş tirmeler Vergi İş lemleri Kapanı ş Kayıtlarıı Mizan Mali Tablolar 17

SAP FI (MALİ İŞLER) MODÜLÜ Satıcılar Muhasebesi : Satıcılar ile ilgili olarak tüm kayıtların tutuldu ğ u alandır. Satınalma talep, teklif ve sipari ş inin sonrasında malın giri ş i, fatura giri ş i ve bu faturaların ödenmesi kısımlarında arka planda kayıt atan bir modüldür. Yine bu ba ş lık içerisindeki konulara bir kaç örnek verelim : Satıcı Tanımlamaları Satıcı Faturaları Satıcı Ödemeleri Satıcı Avansları Satıcı Denkle ş tirmeleri Satıcı hesap bakiyeleri ve raporları… Mü ş teriler Muhasebesi : Mü ş teriler ile ilgili muhasebe kayıtlarının tutuldu ğ u ve faturalama süreçlerinin sonuna kadar SD modülü ile entegre çalı ş an bir di ğ er birimdir. 18

SAP FI (MALİ İŞLER) MODÜLÜ Duran Varlık : Duran varlıkların yönetiminin sa ğ landı ğ ı bölümdür. Duran varlıkların giri ş, çıkı ş gibi i ş lemleri bu alan üzerinden yönetilir. Amortismanıda unutmamak lazım Ba ş lık içerisindeki konular : Duran Varlık Sınıfları Duran Varlıkların Sisteme Tanıtılması Duran Varlık Giri ş leri Duran Varlık Çıkı ş ları Yatırımlar Aktifle ş tirmeler Amortisman hesaplama ve kayıt altına alma gibi. Genel olarak SAP FI denilince bu 4 ana ba ş lık konu ş ulmaktadır. Ancak tabi ki bu modül bu kadar de ğ ildir. Hazine yönetimi, Bankalar, Krediler vs vs.. gibi bir çok modülü de kapsamaktadır. 19

1-) Maliyeti nedir? Program ücretsiz fakat kullanıcıya göre fiyat çıkıyor 100 kullanıcı için TL ile TL arasındadır. Eski program AS 400 eski kullanılan program kullanılmadı ğ ı için o da ekstra maliyet oldu 2-) Geçi ş teki sıkıntılar neler oldu? programı bilen personelin azlı ğ ı hatta hiç olmaması Sap kurulurken ş irketin ihtiyaçlarına uygun varyasyonların kolay olu ş turulamaması programın çok detaylı olması sebebiyle her bir i ş lem için ayrı ayrı rapor varyant olu ş turulması gerekmektedir. Buda hem geçi ş i hemde kullanımı zorla ş tırmaktadır. danı ş man firmaların azlı ğ ı ve teknik destek servis sa ğ lanılamaması 3-) Uygulama yapılırken eksik yapılan kayıt vb. durumlar var mı? Yok çünkü Uygulamalar öncelikle SAP test sisteminde deneme olarak yapılır, eksiklik ve noksanlar tespit edilip canlı sisteme hatasız geçi ş yapılır. 20

4-) Tedarikçiler/ payda ş lar sisteme entegre olabildiler mi? Nasıl?/ olmadılarsa neden? Kullanan firmalar oldu ğ u gibi hala kullanmayan tedarikçilerimizde var hatta ço ğ unluktadır. Avantajı; hem kar ş ılıklı veri giri ş i mutabakat ve i ş lemleri sonuçlandırmada daha hızlı olunurken bu SAP kullanmayanlarda tam tersi bir durum göstermektedir. 5-) Sistem aksaklıkları yanlı ş lıkları nasıl hata olarak veriyor Yanlı ş bir i ş lem veya olması gerekti ğ i gibi yapılmayan i ş lemlerde program sol alt kö ş ede ilgili hata kodu ile açıklamasını yapmaktadır. Örne ğ in; 391 hesaplanan katma de ğ er vergisi hesap koduna manuel kayıt attırmamakta (çünkü kdv fatura girilirken otomatik olarak kendi atar) e ğ er atılmak istenirse hata vermektedir. bununla ilgili kaydı ancak vergi borcu yarat sekmesi ile manuel girebiliyoruz. 21

6-) Kullanıcı sayısı olumlu/ olumsuz neleri etkiliyor Olumlu yönleri; her kullanıcı için ayrı ve ilgili modülünde hesap açılmaktadır. Her kullanıcı kendi kullanıcı adı ve ş ifresi ile sisteme girip gerekli çalı ş mayı yapar, yapılan hataların kim tarafından yapıldı ğ ı daha kolay tespit edilir. Her kullanıcıya aynı yetki verilmedi ğ i için kullanıcıların yapaca ğ ı sınırlıdır. Örne ğ in; Ş eflere ayrı geni ş kayıt ve kontrol yetkilendirmeleri yapılır, di ğ er personele daha az yetki veriliyor. Olumsuz yönü; Sistem internet a ğ ı ile çalı ş tı ğ ından aynı anda giren kullanıcı sayısı arttıkça programın hızı dü ş ebilir. 7-) Satı ş rakamını girdi ğ inizde olması gerekenden dü ş ük veya yüksek tutar girdi ğ inizde ne oluyor? Muhasebe kaydının borç/ alacak tarafı birbirini tutmadı ğ ından kayıt sonlandırılamaz Örne ğ in; bu faturayı ön kayıt olarak olu ş turursak faturayı kesin kayda dönü ş türecek ki ş i bunu fark eder ve düzeltir. Veya birim satı ş fiyatının altında yapılan her harekete uyarı verip kaydı sonlandırmaz 22

8-) Stok ve ve maliyet hesaplarında SAP ın farkları neler Sap programı ba ş lı ba ş ına her hesapta detay oldu ğ u gibi stok ve maliyet hesapları kısmında daha detaylı çalı ş ılabilir bir programdır. Her bir ürün ve sto ğ un tek tek birim maliyetine varana kadar hesaplanabilir. 9-) Satı ş rakamları veya günlük ciro kaydedildi ğ inde hataları veya hırsızlı ğ ı tespit etmek mümkün mü nasıl? Mümkün; SAP’ ın kendi içinde birçok rapor modülü vardır, ilgili kontrol için ilgili satı ş rakamlarının denetimi sa ğ lanarak bu tespit edilebilir Hırsızlık yapmı ş olunan çalı ş ma sonrasında günlük envanter durum raporu alınarak hırsızlık tespit edilebilir. 23